Formål

• Sikre at dokumentasjon oppbevares og arkiveres hensiktsmessig og forsvarlig.
• Sikre at identiteten bak signaturer på dokumentasjon er tilgjengelig.

Omfang/virkeområde

• Prosedyren gjelder for medarbeidere som deltar i legemiddelhåndteringen på helsehus og langtidshjem

Ansvar

• Institusjonssjef har overordnet avsvar for legemiddelhåndteringen ved institusjonen.
• Institusjonssjef har ansvar for at prosedyren implemteres
• Avdelingssykepleier har ansvar for et hensiktsmessig og forsvarlig system for dokumentasjon av legemiddelhåndtering i avdelingen, i samsvar med gjeldende prosedyrer og øvrig regelverk.

Aktivitet/beskrivelse

1. Signaturliste

For hver avdeling i institusjonen skal det være signaturliste for ansatte som deltar i legemiddelhåndteringen (se vedlegg "Signaturliste"). Den ansatte skal ikke ha legemiddelhåndteringsoppgaver før det er signert på signaturlisten.

Signaturlisten skal inneholde:

• Fullt navn skrevet med blokkbokstaver
• Stilling
• Full signatur (for-, mellom- og etternavn)
• Kort-signatur med tre bokstaver: Initialer fra for- mellom- og etternavn, eller første bokstav i fornavn og to første bokstaver i etternavn.

Når kort-signaturbrukes for å dokumentere utførte oppgaver i legemiddelhåndtering skal det alltid brukes de samme tre bokstavene som er ført i signaturlisten

Avdelingssykepleier har ansvar for at signaturlisten for egen avdeling er oppdatert. Signaturlisten skal stå i legemiddelpermen. Ved oppdatering skal gammel signaturliste arkiveres i 3 år.  

2. "Legemiddelperm"

Ved hver avdeling eller samlet for institusjonen skal det være en legemiddelperm hvor minimum følgende skjema og lister oppbevares:

• Signaturliste
• Oversikt over ansatte med fullmakt til utdeling av legemider
• Fullmakter til utdeling av legemidler
• Fullmakt til å bestille legemidler
• Internkontrollskjemaer for medisinrom og andre legemiddellagre
• Skjema for Utdeling av reseptfrie legemidler til medarbeidere
• Evt. skjema for adgangskort/ kodekort medisinrom

3. "Medisinperm"

Hver avdeling eller hvert team/gruppe skal ha en medisinperm som inneholder følgende aktive dokumenter vedrørende legemiddelbehandlingen til alle pasienter/beboere i avdelingen/teamet/gruppen:

• Siste oppdaterte Doseringsliste skrevet ut av lege
• Doseringsliste for Marevan, signert av lege
• Kvitteringsliste for istandgjøring og utlevering av faste legemidler
• Insulin- og blodsukkerskjema
• Kvitteringsskjema rullering av legemiddelplaster
• "Rotasjonskjema" for rullering av insulininjeksjoner dersom dette er i bruk 

Medisinpermen oppbevares innelåst i medisintrallen og skal være utilgjengelig for uvedkommende

Utskrevne dokumenter i medisinpermen med unntak av Doseringslisten og "Rotasjonskjema" for rullering av insulininjeksjoner, skal etter bruk scannes inn i Gerica fordi dokumentene er endel av pasient/beboers journal. 

4. Dokuementasjonssystem for legemidler i gruppe A og B

Dette vil beskrives i prosedyre Oppbevaring og kontroll av legemidler i reseptgruppe A og B (Ikke tilgjengelig)

Hjemmel

Forskrift om legemiddelhåndtering i virksomheter som yter helsehjelp

Forskirft om pasientjournal