Formål

Formålet er å tydeliggjøre retningslinjene for ansvarsfordelingen av personrettede tiltak internt i kommunen, spesielt mellom bydelene.

Omfang/Virkeområde

Gjelder overføring av brukere mellom enheter i Gerica.

Ansvar

Det er behov for å lage rutiner for hvordan bydelstilhørigheten skal registreres og hvordan flytting/overføring av brukere fra en bydel til en annen skal gjennomføres. Rutinen beskriver hvilke forhold som kan være aktuelle, hvem som har ansvar for ulike oppgaver og på hvilket tidspunkt. I tillegg skal rutinen belyse eksempler på relevant problematikk og utfordringer som kan oppstå i denne sammenhengen. Sykehjemsetaten er også delvis omfattet av rutinen.

Følgende overordnede prinsipper gjelder ved avklaring av ansvarsforhold og overføring av saker mellom bydelene:

• Hensynet til brukerens beste.
• Bruker bør motta statlige og kommunale tjenester fra samme NAV-kontor og fra en bydel. Dersom brukeren har behov for statlige arbeids- og/eller aktivitetsrettede tjenester i tillegg til kommunale tjenester, må avklaring av hvilken bydel som skal være ansvarlig skje i samråd med statlig del av NAV.

Retningslinjene skal klargjøre hvilken bydel som har ansvar for tjenester og ytelser, og skal blant annet:

• Ivareta brukerens behov for forutsigbarhet og likebehandling.
• Bidra til den beste og mest hensiktsmessige løsningen for brukeren.
• Ivareta bydelenes behov for å ha best mulig oversikt over inntekter og utgifter.
• Være enkle å praktisere.
• Være hensiktsmessige i flertallet av sakene.
• Gi retningslinjer for hvordan saker skal håndteres der det har oppstått tvil om hvilken bydel som har ansvaret.

Kriterier for tilhørighet er beskrevet i fellesskriv-2021/5. Ved uenighet mellom bydelene om tilhørighet skal dette ikke diskuteres i brukers journal i Gerica, men håndteres via andre egnede kanaler.

Aktivitet/Beskrivelse

Det er viktig å vite at en får tilgang til brukerne i Gerica gjennom nivået i brukerbildet, samt nivået på tjenester og tiltak. Nivået på sak gir ikke tilgang. Hvis nivået som er satt i tilgangsrollen "matcher" noen av brukerens nivå, får man tilgang til brukeren. Det medfører at flere bydeler kan ha tilgang til samme bruker i Gerica samtidig, eller at en bruker er registrert i feil bydel etter flytting. For å se hvem som har tilgang til å se brukeren kan en se på fanen Gruppering på brukerbildet. 

 

Ny søknad/henvendelse – behov for overføring av bruker til annen bydel

I dag kommer henvendelser/søknader om tjenester på forskjellige måter som krever ulik tilnærming dersom bruker allerede er registrert i Gerica:

Søknad/ henvendelse	Aktivitet	Ansvar	Kommentar
Følgende advarsel kommer når man registrerer ny bruker: ” Angitt fødselsnummer er allerede i bruk på følgende personer: Etternavn, Fornavn og brukerid”. Dette betyr at brukeren allerede er registrert i Gerica, men at brukeren er registrert med nivå i en annen bydel.	For å komme videre må det gjøres et brukersøk  i brukerlisten for å få tilgang til brukeren.	Ansatt som skal registrere brukeren.	Brukersøk oppretter tilgang til bruker i 3 døgn. Endringer på brukerbildet for varig tilgang må gjøres innen det. (se under)
Elektronisk meldinger fra sykehuset eller fastlegen som "havner "i feil bydel fordi bydelstilhørigheten på brukerbildet ikke er oppdatert.	Meldingen skal ligge som ikke behandlet. Nivå og bydel på brukerbildet må korrigeres så raskt som mulig, slik at riktig bydel ser meldingen. At bydelstilhørigheten er endret dokumenteres i journal 140; Henvendelse – notat Bestillerkontoret, slik at den nye bydelen får vite hva som har skjedd.	Saksbehandler i bydel som ser PLO-meldingen.	Dersom meldingen allerede er besvart eller merket som behandlet av feil bydel, må vedkommende i tillegg ta kontakt med riktig bydel per telefon for å informere om dette. Meldingen vil ellers kunne forbli uoppdaget, ettersom den er registrert som behandlet.

Fakturering ved flytting

Hvis en bruker med betalbar tjeneste flytter midt i en måned, så må nivået på brukerbildet endres etter at faktureringen i fraflytningsbydelen er gjort. Dette må det avtales særskilt mellom bydelene for å hindre at det blir gjort feil. Alternativt kan det foretas internfakturering i ettertid. Årstak følger med over til neste bydel.

Beboerregnskap

Hvis det er etablert beboerregnskap i Gerica for aktuell bruker, må regnskapet avsluttes før flytting i henhold til rutinen for beboerregnskap. Nytt tjenestested avgjør om beboerregnskap skal benyttes ved ny tjeneste.

Melding om flytting til folkeregisteret

Bruker har selv ansvar for å melde ny bostedsadresse til Folkeregisteret ved flytting. 

Den 01.10.2017 trådte Lov om folkeregistrering med tilhørende forskrift i kraft. Hovedregelen her er at en person skal regnes som bosatt der vedkommende hadde sitt bosted før institusjonsoppholdet. Det er ikke lenger avgjørende om oppholdet på sykehjemmet er ment eller viser seg å være langvarig. Kun dersom tilknytningen til fraflytningsbolig opphører eller boligen ikke lenger er tilgjengelig skal personen registreres som bosatt på sykehjemmet.

Når søker flytter til en langtidsplass i sykehjem innenfor Oslo kommune skal det ikke lenger meldes flytting til Folkeregisteret. Det er opprinnelig bostedsbydel som har ansvaret for å kontrollere at det ikke meldes flytting til sykehjemmet.

Dersom fraflytningsboligen ikke lenger er tilgjengelig skal flyttemelding vurderes på nytt. Det er sykehjemmet det flyttes til som har ansvar for å følge opp dette og endre adressen i Gerica.

Når bydelene fatter vedtak om en langtidsplass i sykehjem utenfor Oslo kommune skal det ikke meldes flytting til Folkeregisteret. Beboeren skal beholde sin opprinnelige bostedsadresse i bydelen. Dersom sykehjemsbeboeren ikke lenger har opprinnelig bolig til disposisjon, skal beboeren registreres som uten fast bosted i kommunen. Det er sykehjemmet det flyttes til som har et ansvar for å følge opp at det ikke meldes flytting og at beboeren beholder sin opprinnelige adresse/ bostedsbydel.

Fraflytningsbydel har ansvar for å kontrollere at det ikke meldes flytting til sykehjem utenfor Oslo. Forutsetningen er at fraflytningsbydel skal ha det rettslige og økonomiske ansvaret for å tilby vedkommende alders- eller sykehjemsplass.

 

Registrering av nivå og bydelstilhørighet på brukerbildet

Standard registrering i brukerbildet

Hovedregelen er at på fanen Gruppering på brukerbildet skal nivå og bydel være det samme. Bydelen representerer både stedet hvor brukeren bor og som har administrasjonsansvar for brukeren. Unntaket gjelder brukere som tilhører andre kommuner.

Nivåsetting i brukerbildet

Det skal kun registreres 3 nivåer i brukerbildet, og det er saksbehandler som har ansvar for å registrere rett nivå på bruker. 

Nivået indikerer hvor brukeren bor og hvem som har ansvar for bruker, og styrer i tillegg tilgangen for ansatte.

Nivået skal vises som følgende:

Se brukerveilder Gerica- Brukeradm (brukerliste) kapittel 6.4.1

 

Spesielle hensyn

Permanent flytting - Når søker har aktive tjenester før flytting

Hvis søker har aktive tjenester administrert fra en annen bydel, bør det gjennomføres et brukersøk slik at bydelens forvaltning får tilgang til brukeren frem til flyttedatoen, hvis det er behov for det. Dette er nødvendig for å kunne vurdere og behandle søknaden.

I hovedsak skal bydelen varsles om flytting, hvis dette er kjent. Hvis bydelen ikke er varslet, og brukeren har aktive tjenester i Gerica, bør den andre bydelen kontaktes for en avklaring av situasjonen. Fraflyttingsbydel er ansvarlig for å hjelpe brukeren i perioden det tar å overføre saken.

Endringer på brukerbildet i forhold til nivå, adresse også videre er tilflytningsbydelens ansvar og gjøres når flyttingen er iverksatt, såframt ikke det avtales noe annet (for eksempel i forhold til fakturering). 

Permanent flytting -Når søker ikke har aktive tjenester før flytting

Hvis søkeren ikke har aktive tjenester i fraflyttingsbydel, skal adresse, nivå og bydelstilhørighet på brukerbildet oppdateres til den nye bydelen. Dataene må kvalitetssikre ved å søk i Folkeregisteret. Den gamle adressen til brukeren legges inn på fanen Kommunikasjon på brukerbildet.

Brukere med behov for tjenester gitt på flere ulike adresser samtidig

Se brukerveileder som er utarbeidet, Gerica - Flere tjenesteytere av samme type tjeneste

Brukere uten fast bopel (UFB)

Hvis bruker ikke har tilhørighet til noen fast eller midlertidig adresse, skal ansvaret for brukeren være i henhold til fødselsdato, definert i fellesskriv-2021/5. Administrativt tildelt bydel forkortes til ATB. Nivå og bydel settes lik ATB.

Når det er uklarhet om tilhørighet, har den bydelen som brukeren henvender seg til, hjelpeplikt fram til oppnådd tilhørighet er avklart.

Tjenester etter helse- og omsorgs-tjenesteloven for brukere som er innlagt i Velferdsetatens institusjoner

Nivå og bydel beholdes lik opprinnelig bostedsbydel. Oppholdsbydel må foreta brukersøk i brukerlisten for å få tilgang til bruker. Det er oppholdsbydel, det vil si der institusjonen ligger som skal fatte vedtak om disse tjenestene. Det er oppholdsbydel som finansierer tjenestene.

Oppholdsbydel skal samtidig med at vedtak fattes gjøre opprinnelig bostedsbydel kjent med vedtaket. Oppholdsbydel kan kreve refusjon fra institusjonen dersom behovet for helse- og omsorgstjenester varer mer enn en måned.

Tjenester til barn under 18 år

Nivå og Bydel settes til foreldrenes/omsorgspersonenes bostedsbydel, siden det er disse som er ansvarlig for oppfølging og har betalingsansvar for tjenester til barn under 18 år.

Ved delt omsorg følger betalings-ansvaret morens bydel. Morens bydel skal følge opp og ha ansvar for planlegging av langsiktige tiltak til barn som bor vekselvis hos begge foreldre. For personer som ble innlagt i institusjon før fylte 18 år, blir bostedsbydel definert som den bydel foreldrene/ omsorgs-personene bodde i da vedkommende fylte 18 år.

Permanent flytting - Når søker ikke har aktive tjenester før flytting

Hvis søkeren ikke har aktive tjenester i fraflyttingsbydel, skal adresse, nivå og bydelstilhørighet på brukerbildet oppdateres til den nye bydelen. Dataene må kvalitessikres ved å søke i  Folkeregisteret.

Den gamle adressen til brukeren legges inn under fanen kommunikasjon på brukerbildet.

Flytting internt innad i egen bydel

Hvis en bruker for eksempel skal bytte tjenestested innenfor egen bydel, som for eksempel hjemmesykepleie, bør dette håndteres på samme måte som ved et leverandørbytte. Se brukerveiledning punkt 4 i Gerica - Brukervalg - bydel. Unntak nivåkonvertering/Omorganisering.

Omsorg+

Bystyret vedtok ved behandling av budsjett .2024 at beboere som har flyttet til Omsorg+ i annen bydel fra og med 01.01.2024 er opprinnelig bostedsbydels økonomiske ansvar jf. vedtak H1 (11.1.1, budsjett 2024) så lenge vedkommende bor i Omsorg+.

Brukerbildet skal settes til nivå 1.x.2, der x og bydel tilsvarer opprinnelig bostedsbydel, selv om brukeren flytter til Omsorg+ i en annen bydel. Opprinnelig bostedsbydel varig økonomisk ansvar for helse- og omsorgstjenester og ansvar for å dekke andel av husleie og fellesutgifter så lenge vedkommende bor i Omsorg+.

Dette omfatter hjemmetjenester, institusjonstilbud og øvrige helse- og omsorgstjenester. For hjemmetjenester (hjemmesykepleie og praktisk bistand) vil rutinen for fakturering være lik som brukervalgsordningen. For sykehjemstjenester, inkludert dagsenterplasser administreres av sykehjemsetaten, vil den bydelen brukeren kommer fra bli fakturert av sykehjemsetaten. Fakturering av øvrige tjenester som utføres av bydelens boligen ligger i, må avtales særskilt mellom bydelene.

Bruker har selv ansvar for å melde flytting til Folkeregisteret

Langtidsplass i sykehjem

Nivå på brukerbildet settes til 1.x.16, der x og bydel er lik opprinnelig bostedsbydel.

Opprinnelig bostedsbydel har ansvar for å vedta og finansiere alle helse- og omsorgstjenester.

Når sykehjemsbeboeren flytter inn på sykehjemmet er det sykehjemmet/sykehjemsetaten som skal ivareta at beboeren er registrert med riktig bostedsadresse.

Sykehjemmet/Sykehjemsetaten skal foreta kontroll av beboerens adresse i folkeregisteret. Kontrollen skal være gjennomført for samtlige beboere før årsskiftet.

Se kapittelet om Melding om flytting til folkeregisteret. 

Midlertidig opphold

Hvis oppholdet er midlertidig, for eksempel ved besøk eller bruk av feriebolig, skal ikke nivå og bydel på brukerbildet endres. For å få tilgang til brukeren, må det gjøres et brukersøk i brukerlisten. Midlertidige adressen registreres som ny adresse, mens den permanente adressen skal legges inn under fanen kommunikasjon i brukerbildet.

Vedtak om tjenester fattes og utføres av bydelen hvor oppholdet skjer.

Overføring av TT – saker

Når flytting er kjent fra avgiverbydel

Avgiverbydel:

• Informerer tilflyttingsbydel om at bruker skal flytte.
• Overfører saksmappa til tilflyttingsbydel.

TT- saken skal følge bruker fra en bydel til den neste.

Tilflyttingsbydel har ansvar for:

• Korriger brukeropplysningene i brukerbildet, inkludert adresse, nivå og bydelsfelt.
• Kopier aktive tjenesten fra avgiverbydelen, og registrer tildelt dato (datoen dere mottok brukere) samt nivå. Når du lagrer den nye tjenesten, velg "JA" når du blir spurt om å koble tjenesten til en sak.
• Avslutt tjenesten fra fraflyttingsbydelen, med årsak "Flyttet".
• I aktiv TT –sak, endre revurderingid til saksbehandler i tilflytningsbydel.
• Ved revurdering av vedtak skal nivået på saken endres til ny bydel, og saksbehandler endres til ny saksbehandler.

Når flytting ikke er kjent fra avgiverbydel

• TT- saken skal følge bruker fra en bydel til den neste.

Tilflyttingsbydel har ansvar for:

• Korriger brukeropplysningene i brukerbildet, inkludert adresse, nivå og bydelsfelt.
• Kopier aktive tjenesten fra avgiverbydelen, og registrer tildelt dato (datoen dere mottok brukere) samt nivå. Når du lagrer den nye tjenesten, velg "JA" når du blir spurt om å koble tjenesten til en sak.
• Avslutt tjenesten fra fraflyttingsbydelen, med årsak "Flyttet".
• I aktiv TT –sak, endre revurderingid til saksbehandler i tilflytningsbydel.
• Ta kontakt med avgiverbydel om å overføre saksmappa.
• Ved revurdering av vedtak skal nivået på saken endres til ny bydel, og saksbehandler endres til ny saksbehandler.

Når bruker med aktiv TT- tjeneste flytter til sykehjem i en annen bydel skal adressen endres, samt øvrige opplysninger på brukerbildet, men TT- saken forblir i administrasjonsbydelen.

Ledsagerbevis

Ledsagerbevis skal følge med bruker til ny bydel.​

• Kopier aktive tjenesten fra avgiverbydelen, og registrer tildelt dato (datoen dere mottok brukere) samt nivå. Når du lagrer den nye tjenesten, velg "JA" når du blir spurt om å koble tjenesten til en sak.
• Avslutt tjenesten fra fraflyttingsbydelen, med årsak "Flyttet".
• I aktiv sak skal revurderings-ID og saksbehandler endres til ny saksbehandler.
• Ved revurdering av vedtak skal nivået på saken endres til ny bydel.​

Søkere fra andre kommuner

Søknad om sykehjem eller bolig med heldøgns omsorg fra søkere uten bolig tilhørighet i noen bydel, fordeles etter fødselsdato tilsvarende UFB, lenke her

Brukere fra andre kommuner på hotellopphold

Nivå og brukerbildet settes til 1.x.1, der x er bydelen hvor oppholdet skjer. Bydel settes til  id 30 «Andre kommuner». Kommune settes til den kommune der bruker har bosted.

Vedtak om tjenester skal fattes og finansieres av bydelen der oppholdet finner sted. For å forenkle uttak av statistikk for disse brukerne, kan man registrere "Hotellgjest" i feltet Status under fanen Detaljer på brukerbildet.

Tjenester/bolig fra eksterne tilbydere i annen bydel

Brukerne beholder samme nivå og bydel lik opprinnelig bostedsbydel.

Vedtaksbydel/opprinnelig bostedsbydel kjøper tjenester/bolig fra eksterne tilbydere i annen bydel. Vedtaksbydel har ansvar for både å vedta og finansiere alle helse- og omsorgstjenester som ytes til disse personene. Dette omfatter både hjemmetjenester, institusjonstilbud og øvrige helse- og omsorgstjenester.

Andre opphold i institusjon

Brukerne beholder samme nivå og bydel lik opprinnelig bostedsbydel.

Brukere i institusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, aldershjem, sykehjem, fengsel, langtidsbrukere i psykiatrisk institusjon, døgnovernattingssteder og lignende, er innleggende bydel/ den bydel bruker bodde i før innleggelsen sitt ansvar. Den samme bydelen er også ansvarlig ved utskriving av brukeren.

Settebydel

Hvordan registrering i Gerica skal foretas må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Tilgang til settebydel kan gis via brukersøk, manuelt innslag eller ved å endre nivået på brukerbildet i enkelte tilfeller.

Nivå på brukerbildet skal i utgangspunktet ikke endres til settebydel. Settebydel vil ha tilgang til bruker gjennom tjenestene de tildeler. Hvis det er en leder eller en saksbehandler som er inhabile, kan man sperre tilgang til bruker for enkelt ansatte, de vil ha tilgang til bruker gjennom brukerbildet selv om bruker ikke har noen aktive tjenester i bydelen. Hvis det er flere som er inhabile endrer man nivået på brukerbildet til settebydel. Settbydel må da internfakturere bydelen som "eier" bruker.

Ulike problemstillinger en må ta i betraktning:

• Dersom nivå på brukerbildet endres vil saksbehandlere i bostedsbydel likevel ha tilgang til bruker dersom det er kommunal utfører av tjenesten.
• Dersom tilgang til settebydel blir gitt via brukersøk, vil tilgangen bli borte etter gitt tid i opsjon i rollen.
• Dersom nivå på brukerbildet ikke endres til settebydel, må saksbehandler være særlig oppmerksom på fange opp PLO-meldinger til brukeren.
• Dersom tilgang til bruker for saksbehandlere i settebydel blir gitt via tilgang til enkeltbruker, må saksbehandler bytte rolle for å se bruker. En må også huske å holde listen over hvilke ansatte som skal ha tilgang til brukeren.
• Sperring av tilgang til bruker kan benyttes for ansatte som ikke skal ha tilgang til bruker. Se rutine Gerica - Sperring av helseopplysninger 
• Dersom nivå på brukerbildet endres til settebydel, må settebydelen huske å endre dette tilbake når brukeren ikke lenger har behov for tjenester, eller når ansvaret igjen skal overtas av den bydelen som opprinnelig "eier" brukeren.

Når en leder er inhabil, kan direkte underordnede ikke treffe avgjørelser i saken. I slike tilfeller bør saken overføres til en annen ansvarsmyndighet i bydelen. Dersom dette ikke er mulig, overføres saken til en annen bydel i samsvar med oversikt over settekontor.

Avslutning ved flytting ut av bydelen

Brukeropplysningene skal ikke endres når en bruker flytter til en annen bydel, dersom det ikke er aktuelt å videreføre tjenester i tilflyttingsbydelen fra flyttetidspunktet. Flyttingen skal dokumenteres i journalen..

Referanser

Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester har utarbeidet et fellesskriv 2021/5 Ansvarsfordeling mellom bydelene i saker om personrettede tiltak.

Gerica - Tilgangsstyring og roller

Gerica - Sperring av helseopplysninger