Formål
Få innsikt i hva som må gjøres, eller hva virksomhetene må tenke på ved endring av nivåstruktur i Gerica.
Omfang/Virkeområde
Denne prosedyren viser en beskrivelse av faste oppgaver og ansvar ved nivåendring/omorganisering, og hva virksomhetene bør tenke på ved endring av nivåstruktur i Gerica.
Ansvar
PRO-seksjonen har ansvar for prosedyren.
Virksomhetene har ansvar for at nivåstrukturen er gjeldende i henhold til personvern og tilgangsstyring i kommunen. Se punktet referanser
Aktivitet/Beskrivelse
Tjenestekonverteringsverktøy
Tjenestekonvertering er en funksjon i Gerica applikasjonen, som kan benyttes for å registrere nytt tjenestenivå på brukernes aktive tjenester/tiltak. Gammelt tjenester/tiltaksnivå blir erstattet med nytt tjenestenivå når rutinen tjenestekonvertering benyttes. Tjenesten/tiltakene som er aktiv når rutinen kjøres, uavhengig av start dato på tjeneste/tiltak vil bli overskrevet med nytt tjenestenivå.
I tjenestekonverteringsbildet kan brukere filtreres etter tjenester/tiltak, adresser, brukerid, navn, fødselsnummer, nivå/er, bydel eller grunnkrets. Det kan også lages egne QBE eller tekstseleksjoner, som henter ut det man har behov for å filtrere på.
Tilgangen til tjenestekonverteringsverktøyet styres av tilgangen i sikkerhetsprofilen. Tilgangen blir gitt i rollen systemkoordinator på den dagen tjenestekonverteringen gjennomføres. Etter utført nivåendring tas tilgangen bort igjen. Tjenestekonvertering skal alltid gjøres i samarbeid Pro-seksjonen.
Endring av nivå tjeneste/tiltak
En annen metode er å endre tjenestenivået manuelt per tjeneste og oppdatere tiltak med nytt tjenestenivå.
For å beholde historikk, så bør aktiv tjeneste med tilhørende tiltak kopieres. Den nye tjenesten med nye nivåer kobles til aktiv sak. Husk at all informasjon på tjenesten må oppdateres.
Eksempel bydel og private tjenesteleverandører: Utfører, tjenesteansvarlig/primærkontakt, sekundærkontakt og ruter.
Eksempel sykehjemstetaten: Institusjon, rom, type plass, tjenesteansvarlig/primærkontakt, sekundærkontakt.
Endringer av nivå tjeneste/tiltak ved omorganisering skal alltid gjøres i samarbeid med systemkoordinator.
Hva må virksomhetene tenke på ved omorganisering?
Virksomhetene har ansvar for at tildeling av tilganger er i tråd med gjeldende føringene for personvern og tilgangsstyring i kommunen. Virksomheten må tenke på hvordan nivåstrukturen i Gerica skal være, slik at ansatte ikke får tilgang til brukere de ikke skal ha tilgang til. Se Fellesskriv til bydelene; Tildeling av tilgangsrettigheter i Gerica, Kommentar til fellesskriv; Tildeling av tilgangsrettigheter i Gerica.
Standard nivåstruktur i Gerica
Nivåstruktur nivå2 (Bydel/Sykehjemsetaten) og nivå3 (Hjemmeboende, Bolig, Bestiller, Rus, Sykehjem/Institusjon) skal ikke endres. Unntak: Hvis sykehjemmet/institusjonen legges ned. For private tjenesteleverandører av hjemmetjenester i Oslo kommune skal i tillegg nivå4 (Leverandørnavn) ikke endres.
Standard nivåoppsett for alle bydelene. 
Standard nivåoppsett for alle sykehjemmene
Standard nivåoppsett for private tjenesteleverandører av hjemmetjenester i Oslo kommune 
Virksomheten står fritt til å bygge opp nivåstrukturen slik de ønsker, med unntak av standard nivåoppsettet. Opprettelse av nye nivåer i nivåtreet skal alltid gjøres i samarbeid med Pro-seksjonen.
Ved nivåendring/omorganisering så ønsker Pro-seksjonen et møte med virksomheten, for å gå igjennom ny ønsket nivåstruktur. Dette for å sikre at virksomheten blir kjent med fordeler eller konsekvenser nivåendringene kan ha for tilgangsstyring, GAT-integrasjon, dokumentfletting ol. I tillegg så vil Pro-seksjonen komme med anbefalinger på hva virksomheten kan gjøre, for å gjennomføre nivåkonverteringen i Gerica. For eksempel: ved flytting av brukere på adresser, så anbefaler vi at grunnkrets feltet i Gerica benyttes. Dette fordi at det går mye raskere å gi nytt nivå på brukere med grunnkrets enn brukere med adresse/gata/nr.
Fakturering
Bydel som fakturere på nivå, må fakturere på gammelt og nytt nivå den mnd. nivåendringene utføres.
Sykehjemsetaten må varsle Pro-seksjonen ved endringer av nivåstruktur på sykehjem. Pro-seksjonen varsler bydeler som fakturerer på nivå, evt. bistår bydelen ved med å få legge inn nye kostnadssteder på de nye institusjonsnivåene, slik at faktureringen blir korrekt.
Statistikk
Ved uttak av statistikk tilbake i tid, så er det viktig å ta ut data på gammelt og nytt tjenestenivå.
Arbeidslister
Vi anbefaler at det generert/fordelt arbeidslister til dagen etter nivåkonvertering. Ny organisering ifht fordeling/generering av arbeidslister vil gjelde fra dagen etter nivåkonvertering. Gamle arbeidslister som er laget frem i tid på gammelt nivå må slettes!
Oppgaver/Ansvar/Frist
| Oppgaver | Ansvar | Frist | |
|
Registrer nye nivåer i Gerica. Husk legg inn telefonnummer og eventuelt om tjenesten skal være tilgjengelig på helsenorge.no |
Systemkoordinator i samarbeid med Pro-seksjonen | Før nivå endring/konvertering | |
| Opprette nye roller | Systemkoordinator | Før nivå endring/konvertering | |
| Tildele ansatte nye roller, skal ikke settes som hovedrolle før etter nivåkonverteringen. | Systemkoordinator | Før nivå endring/konvertering | |
| Lage nye filtre/rapporter på nytt nivå. Eks. daglig rapport utskrift | Systemkoordinator | Før nivå endring/konvertering | |
| Ved tjenestekonvertering av brukere på adresser, sjekke at adresser er skrevet korrekt i brukerkortet | Virksomhet | Før nivå endring/konvertering | |
|
Ved tjenestekonvertering av brukere fordelt på grunnkrets, sjekk at alle bruker som skal få nytt nivå har registrert korrekt/grunnkrets. |
Virksomhet, kontrolleres av systemkoordinator | Før nivå endring/konvertering | |
| Gi beskjed om dato for gjennomføring av nivåkonvertering og ny nivåstruktur som er planlagt i Gerica til Elise. Det er også endringer i Elise applikasjonen som må gjøres den dagen nivåkonverteringen skjer. Mail: support@pasinfo.no | Virksomhet | Før nivå endring/konvertering | |
|
Gjelder kun for bydel. GAT-Integrasjon på nye nivåer. Nye kostnadssteder i GAT sendes til Pro-seksjonen |
Systemkoordinator | Før nivå endring/konvertering | |
| Legge inn tekst i tekstfanene på nye nivåer. For at dokumenter skal flette topp og bunntekst. | Systemkoordinator | Før nivå endring/konvertering | |
|
Gjelder kun for sykehjemsetaten Opprette ny institusjon. Sykehjemsetaten sender informasjon om Institusjonsnavn, pris per mnd, område, nivå og evt. merknad. |
Systemkoordinator og Pro-sekjonen | Før nivå endring/konvertering | |
|
Gjelder kun for sykehjemsetaten Opprette nye rom og senger i Plassadministrasjon |
Formidlingsenheten/systemkoordinator | Før nivå endring/konvertering | |
|
Arbeidslister fordeles kun til dagen etter nivåkonvertering, kjør ut back up på papir. |
Virksomhet | Før nivå endring/konvertering | |
|
Kjører ut rapport på brukere som skal få nytt nivå per tjenestenivå/evt. bydel, tjenestetype rett før konvertering. Dette for å sikre at resultatet av antall brukere er likt etter nivåendring |
Pro-seksjonen og Systemkoordinator | Datoen for endring av nivånivåendring | |
|
Gjelder kun for sykehjemsetaten Plassadministrasjon Steg 1: Registrere ny reservasjon med bruker, type opphold, type plass, type reservasjon, koble til rett tjeneste, fra dato og hake av for manuelt registrert. I tillegg så må informasjon på tjenestene oppdateres med romnr, typeplass og institusjon. |
Formidlingsenheten/systemkoordinator | Datoen for endring av nivå | |
| Nivåkonvertering, endring av nivåer på tjeneste/tiltak. | Pro-seksjonen og systemkoordinator, ansatt fra virksomhet. | Datoen for endring av nivå | |
|
Gjelder kun for bydel Importere inn nye kostnadssteder fra GAT, knytte til de nye nivåene |
Pro-seksjonen | Datoen for endring av nivå | |
|
Gjelder kun for bydel Ved fakturering på nivå, legge inn nye kostnadssteder på de nye nivåene |
Pro-seksjonen i samarbeid med bydel | Datoen for endring av nivå | |
|
Kjører ut rapport på brukere som har fått nytt nivå per tjenestenivå/evt. bydel, tjenestetype rett før konvertering. Kontroller at antall brukere er likt som før nivåendring |
Pro-seksjonen og systemkoordinator | Datoen for endring av nivå | |
|
Gjelder kun for sykehjemsetaten Plassadministrasjon Steg 2: Sykehjemsetaten må sette sluttdato på reservasjoner, senger og rom på institusjon som ikke er i bruk lenger. Sende mail til Pro-seksjonen om at Institusjonen skal settes passiv |
Systemkoordinator/Formidlingsenheten og Pro-seksjonen | Dato for endring av nivå | |
|
Ved bruk av kjernejournal, registrer inn nye nøkler i tjenestenivået. Se EQS rutine Kj_Opprette nytt tjenestested i selvbetjentløsningen. |
Pro-seksjonen | Før eller etter nivå endring/konvertering | |
| Ved bruk av kjernejournal oppdatere navn og org.nr i brønnøysundregister, slik at det kommer riktig tjeneste navn opp ved oppslag i kjernejournal. | Virksomhet | Før eller etter nivå endring/konvertering | |
|
Eventuelt endre "gruppene/nivåene" i velferdsteknologiløsningene, slik at de varsles på riktig ansvarstelefon. Hvis det skal endres grupper/nivåene i Evondos må Velferdsteknolog i Helseetaten bistå hvis grupper skal ha nytt navn i systemet.
|
Virksomhet | Før eller etter nivå endring/konvertering | |
|
Gjelder kun for bydel og private tjenesteleverandører Endre ruter eller opprette nye på nytt nivå |
Systemkoordinator | Før eller etter nivå endring/konvertering | |
|
Gi beskjed til brukerstøttemailen til LIV (Rapport i Ledelse og informasjonsverktøyet) at det er nye nivåer og hvilke kostnadssteder disse nye nivåene har. support.liv@pasinfo.no |
Superbruker i LIV | Før eller etter nivå endring/konvertering | |
| Filtre/rapporter på gammelt nivå, settes til ikke i bruk. | Systemkoordinator | Etter nivå endring/konvertering | |
|
Koble til hovedrolle (Gul hake) på ansatte på de nye rollene, sette sluttdato på gammel rolle. |
Systemkoordinator | Etter nivå endring/konvertering | |
|
Gjelder kun for bydel og private tjenesteleverandører Endring av utfører på tjeneste/tiltak. Kan utføres ved script som kjøres av Pro-seksjonen, hvis utfører XX skal erstattes med utfører XX. |
Pro-seksjonen evt. virksomhetene | Etter nivå endring/konvertering | |
|
Legge inn tjenesteansvarlig/primærkontakt og sekundærkontakt Gjelder kun for bydel og private tjenesteleverandører Legge inn nye ruter |
Virksomhetene | Etter nivå endring/konvertering | |
| Sette sluttdato på gamle roller som ikke er i bruk i Rollekartoteket. Husk! Kvalitetssikre at ingen ansatte har denne rollen som en aktiv rolle. | Systemkoordinator | Etter nivå endring/konvertering |
Kompetanse
Ansatte i Pro-seksjonen som skal bistå bydel/leverandør/etat med rutinen Tjenestekonvertering i Gerica, må ha kompetanse på å kunne lage QBE-seleksjoner, for å filtrere ut riktige brukere som skal få nytt nivå. I tillegg så må ansatt ha kompetanse på uttak av rapporter før/etter nivåendring, samt feilsøking hvis det er nødvendig.
Referanser
Fellesskriv til bydelene; Tildeling av tilgangsrettigheter i Gerica
Kommentar til fellesskriv; Tildeling av tilgangsrettigheter i Gerica