Gerica SvarUt - Digital Post v. 1.1

Formål

Saksbehandling av vedtak om tvang, inngripende velferdsteknologi, GPS og brev om endret omsorgsbehov gjøres i Gerica og sendes ut i SvarUt
Kontroll av saksflyt og utsendig følges opp jevnlig for å sikre at vedtak/ brev blir sendt ut

Omfang/Virkeområde

Gjelder for saksbehandlere av vedtak om tvang, inngripende velferdteknologi, GPS og endret omsorgsbehov i langtidshjem og helsehus.  

Ansvar

Institusjonssjef er ansvarlig for at prosedyren er kjent for sine ansatte.

AKU er ansvarlig for revidere prosedyren. 

Aktivitet/Beskrivelse

Oppgave Ansvar Saksbehandler Ansvar Vedtaksmyndig Ansvar Primær kontakt/tjenesteansvarlig
Informasjon om pårørende/verge (postmottakere) skal være oppdatert på brukerkortet.     
Ved innkomst/endringer:
• Registrere /oppdatere kontaktperson som er fast post mottaker med «SvarUt-mottaker»-ikon på brukerkortet

• Dersom kontaktperson skal få brev digitalt via SvarUt må fødselsnummer registreres.
• Dersom advokat err verge må det registreres organisasjonsnummer og ikke fødselsnummer. Dette nummeret må dobbeltsjekkes når det legges inn.
 
 
Saksbehandle aktuell sak

Dokumentasjon av vedtak om tvang i Gerica">Vedtak om tvang

Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)">Vedtak om inngripende velferdsteknologi

    
Sende vedtak til godkjenning
• Lagre dokumentet. 
• Ved sending til postsenteret, kontroller at brevet sendes til riktig mottakere.
. Vedtaket til beboer sendes ikke i SvarUt, kan skrives ut og leveres direkte.
. Husk å ta bort beboer som SvarUt mottaker i psotsenteret ved utsending. 
• Ved sending til postsenteret, kontroller at vedlegg er med dersom aktuelt.
    
Sending til for eksempel til Statsforvalter.  Vedtak om tvang sendes Statsforvalter i kopi,  Statsforvalter hentes direkte fra Gerica. Se veiledning under fanen relatert.   

 
Godkjenning og utsendelse av vedtak og
underkjennelse av vedtak		  
• Sjekk ukentlig i Postsenter - Utsendelseskontroll om det ligger noen brev til godkjenning.
• Kontroller at mottaker av brev, samt vedlegg er korrekt. 
• Godkjenn utsendelse dersom alt er ok. Underkjenn med begrunnelse dersom noe må endres av saksbehandler.
  
Oppfølging av egne underkjente vedtak
• Etter vedtaket er sendt til godkjenner sjekk journalbildet for å se om det ligger underkjente dokumenter som skal rettes.
• Åpne journalen som ligger der og klikk på fanen «PostUt». Der står det begrunnelse på underkjennelsen.
• Utfør endringene som beskrevet og send brev til ny godkjenning.
    

 

OPPFØLGING OG KONTROLL


Saksflyt og utsending må følges opp jevnlig for å sikre at vedtak/brev blir sendt ut og at rutinen følges.

Det skal være fast oppfølging av disse statusene:

Symbol Status Beskrivelse
1 - Venter Dersom brev/ vedtak blir liggende mer enn 1 uke med denne statusen må det følges opp for å hindre at de blir glemt. Brev/ vedtak med denne statusen er ikke sendt til Postsenteret for kontroll. Brev som er opprettet ved en feil, eller ikke skal sendes ut skal endres til status «avbrutt».
2 - Til kontroll Dersom brev/ vedtak blir liggende mer enn 1 uke med denne statusen må det følges opp for å hindre at de blir glemt. Brev/ vedtak med denne statusen ligger til kontroll i Postsenteret, men er ikke sendt ut. For brev som ikke skal godkjennes og sendes ut må sending til kontroll angres eller underkjennes og håndteres videre etterpå.
3 - Underkjent Dersom brev/ vedtak blir liggende mer enn 1 uke med denne statusen må det følges opp for å hindre at de blir glemt. Brev/ vedtak med denne statusen er underkjent under kontroll i Postsenteret og har ikke blitt rettet/ endret eller sendt til ny kontroll. Brev som er opprettet ved en feil, eller ikke skal sendes ut skal endres til status «avbrutt».
4 - Sender Dersom brev/ vedtak blir liggende mer enn 1 dag med denne statusen må det følges opp. Utsending til SvarUt har stanset opp. Dersom dette gjelder alle brev/vedtak i samme tidsperiode må det meldes via Kompass.
5 - Feil Utsendingen har feilet til en eller flere mottakere. Årsak til feilen står beskrevet i journalen. Dersom feil ikke kan rettes må forsendelsen skrives ut lokalt (se forrige avsnitt) og sendes per post. Status skal da endres til «Overlevert bruker».

Manual SvarUt ligger i relatert fane