Hensikten med rutinen
Rutinen angir hvilke muligheter pasient/bruker har for å gjøre hele eller deler av journalen utilgjengelige for helsepersonell. Sperringen kan gjøres for enkeltpersoner, grupper av helsepersonell og virksomheter.
Rutinen angir hvordan virksomheten skal gå frem for å sperre hele eller deler av journalen iht pasienten/brukerens krav og viktige momenter en må ta stilling til.
Hvem gjelder rutinen for
Denne rutinen omfatter alle virksomheter som benytter Gerica.
Ansvarsfordeling
Utleverende virksomhet skal ha prosedyre for hvordan pasient/bruker kan utøve sin reservasjonsrett. Det er virksomhetene som behandler krav om sperring av journaler. Hovedansvaret ligger til bydelen pasient/bruker tilhører; som har ansvaret for helse- og omsorgstjenestene for sine pasienter/brukere. Det er også virksomhetene som blir berørt av dette som må vurdere, behandle, beslutte og utføre/administrere sperringen teknisk. I dette ligger også vurdering av evt. risiko forbundet med dette – forsvarlig helsehjelp og administrering av tjenestene, i samarbeid/dialog med pasient/bruker som krever sperring.
Det må utarbeides lokale rutiner i virksomheten, og vurderes i hvert enkelt tilfelle.
Systemforvalter i Pro-seksjonen har ansvar for å beskrive hvordan sperringer av journaler skal utføres teknisk og administreres av virksomhetene, samt belyse hvordan dette vil fungere for sluttbrukerne.
Utførelse av rutine
Vurdering ved sperring av journal
- Hvordan skal dette meldes innad i egen virksomhet?
- Hvem som skal ha tilgang i hvert enkelt tilfelle. Eks. skal systemkoordinator også ha tilgang til pasient/bruker, slik at vedkommende kan gi tilgang for å legge til nye ansatte eller fjerne ansatte?
Viktige momenter en må ta stilling til, når det kun er gitte enkelteansatte som skal ha til pasientjournalen
- Informere pasient/bruker om mulig konsekvenser ved begrenset tilgang til enkelt ansatte, sårbart ved for eksempel fravær/ny ansatte.
- Hvis pasient/bruker har sperret tilgang fra tidligere og skal ha tjenester igjen.
- Hvordan håndtere logistikken rundt helsehjelpen, for eksempel generering/fordeling av arbeidslister.
- Saksbehandling, vedtak ol.
- Ved endring av hjelpebehov.
- Inn/ut av sykehus eller institusjoner.
- Oppfølging av PLO-meldinger.
- Oppfølging av dialog meldinger.
- Fakturering av pasient/bruker for eks. ved korttidsopphold.
- Ansatt/e som har tilgang slutter.
- Hvilken rolle ansatte skal ha. Se punktet begrensing av rolle til ansatt
- Evt. vurdere settebydel.
Internkontroll
- Rutine for kontroll, brukersøk sperret i systemloggen. Se punkt Logg brukersøk sperret
Viktige momenter en må ta stilling til når enkeltansatte skal få sperret tilgang til gitte pasientjournaler
Eksempel når kollega/familie skal ha tjenester fra egen virksomhet eller når det er fremsatt av pasient/bruker.
- Skal begrensningen tas vekk igjen ved opphør av tjenester.
- Skal begrensningen tas vekk igjen når ansatt slutter.
Viktige momenter ved tilgang til enkeltbrukere
Eks. en ansatt i hjemmetjenesten som følger opp en pasient/bruker som har flyttet til en bolig med bemanning, eller når det utpekes en «settebydel».
- Følge opp at ansatte ikke har tilgang lengere enn tjenstlig behov.
- Ansatt må bytte til egen rolle for å få tilgang til pasient/bruker.
Aktivitet/Beskrivelse
Det er en fane ”sperring av journal” på brukerkortet som administrerer sperring. Tilgangen til å sperre journal er tilgangsstyrt i Gerica, så du må ha rettigheter i sikkerhetsprofilen for å få registrert i denne fanen. Det er kun PRO-seksjonen og systemkoordinator i bydel/etat som har denne tilgangen.
Denne funksjonen gir to valgmuligheter:
- Angi ansatte som ikke skal ha tilgang til pasient/bruker.
- Angi at kun en eller flere ansatte skal ha tilgang til pasient/bruker.
Se brukerveileder Gerica - Tilgangsstyring og roller, kap. 6 Sperring av helseopplysninger.
Begrensing av rolle til ansatt
NB! Når det er angitt at kun enkeltansatte som skal se pasient/bruker vil tilgangen allikevel begrenses av rollen den ansatte logger inn med. Eksempel ansatt jobber i hjemmesykepleien sone sør og pasient/bruker ikke trenger hjemmesykepleie lenger, så vil pasient/bruker forsvinne i fra brukerlisten når tjenesten avsluttes. Enten med en gang, eller etter angitte dager i opsjonen som er knyttet til rollen.
NB! for at nye ansatte skal få tilgang til bruker, så anbefales det at systemkoordinator i bydel får tilgang til bruker, slik at vedkommende kan legge til/fjerne ansatt/e fra fanen Sperret journal. Hvis systemkoordinator ikke skal ha tilgang til bruker så må tilgangen oppheves i driftsverktøyet (Sperret journal) på alle ansatte som har tilgang, for å kunne legge til en ny/e ansatt/e. I tillegg må ansatte som fremdeles skal ha tilgang legges inn på nytt igjen.
Det skal fremgå av journalen om registrerte opplysninger er sperret
For å dekke kravet er det laget en funksjon for å søk etter en gitt bruker ved hjelp av personnummer.
Denne funksjonen er tilgjengelig fra brukerlisten på knappen
Dersom du allerede har en rolle som gir deg tilgang til pasient/bruker vil du bli varslet om dette. Dersom du ikke allerede har tilgang til bruker kan du gi deg selv 3 dagers tilgang ved å velge en av dine tilgjengelige roller i feltet "Gi tilgang til følgende nivå"
Dersom brukeren du søker etter har sperret sin journal for deg vil du få følgende melding:
Forsøk på å søke opp brukere som har sperret sin journal vil bli logget spesielt i systemloggen.
Tilgang til enkeltbrukere fra ansattkartoteket
Det er mulig å få tilgang til enkeltbrukere utover dem man har tilgang til gjennom rollene. Dette gjøres på fanen Tilgang til enkeltbrukere på ansattkortet. Det er maks 10 brukere som kan legges til listen. Det kan være aktuelt å gi en slik tilgang, hvis en ansatt skal følge opp en pasient/bruker på et annet tjenestested enn den ansatte jobber til vanlig. Eks. en ansatt i hjemmetjenesten som følger opp en pasient/bruker som har flyttet til en bolig med bemanning, eller når det utpekes en «settebydel».
Se brukerveileder for tildeling og oppheving av tilgang 
Gerica - Tilgangsstyring og roller , kap 5 tilgang til enkeltbrukere og 6.3 Oppheve sperringer tilganger.
Når ansatt benytter en rolle hvor det er haket av for «kun tilgang til enkeltbrukere», så vil ansatt kun se de brukerne som er registrert under fanen Tilgang til enkelt bruker i ansattkortet, uavhengig av hvilket nivå det står i rollen.
NB! Hvis rollen benyttes på LMP så må nivå settes til et nivå der det ikke genereres arbeidslister eller et nivå uten pasient/bruker. Dette fordi "Ruter" og "Vis ledige" vil vise brukere på nivået angitt på rollen.
Oppheve tilgang
Se brukerveileder Gerica - Gerica - Tilgangsstyring og roller , kap.6.3 Oppheve sperringer tilganger.
Logg brukersøk sperret
Det er mulig å søke om ansatte har foretatt brukersøk på pasient/bruker som de er sperret for. Dette gjøres ved å hente inn Brukersøk sperret i LogType.
Se brukerveileder Gerica - Tilgangsstyring og rolle, kap.7.2.2 Brukersøk sperret
Bydel/etat bør kontrollere om ansatte har prøvd å søke opp en journal de er sperret for. Se punkt 7 Gerica_kontroll av tilgangsstyring og brukeradministrasjon.
Lovverk
Dersom pasienten har motsatt seg at andre får tilgang til helseopplysninger, jf. pasientrettighetsloven § 5-3 og helsepersonelloven § 25 og § 45, skal opplysningene sperres. Pasienten kan bestemme om sperringen bare skal gjelde bestemte personer, om de sperrede opplysningene bare skal være tilgjengelige for dem pasienten selv bestemmer, eller om de bare skal være tilgjengelige etter samtykke. Det skal fremgå av journalen om registrerte opplysninger er sperret. Det kan gis tilgang til sperrede opplysninger dersom tungtveiende grunner taler for det, jf. pasientrettighetsloven § 5-3.
Referanser
Veileder i personvern og informasjonssikkerhet ved tilgang til helseopplysninger mellom virksomheter