Smittevern - Ansattvaksinering - Pasinfo Vaksine v. 1.6

Hensikten med rutinen

  • Sikre at influensavaksiner satt på ansatte dokumenteres korrekt i vaksineapplikasjonen «Pasinfo Vaksine» og at vaksinemelding blir sendt til SYSVAK/Folkehelseinstituttet.

Hvem gjelder rutinen for

  • Systemforvalter i Fagsystemavdelingen, smittevernpersonell i Avdeling for samfunnsmedisin, superbruker i bydel, bruker (vaksinatør) i vaksineapplikasjonen.

Ansvarsfordeling

  • Fagsystemavdelingen har forvaltningsansvar for «Pasinfo Vaksine».
  • Avdeling samfunnsmedisin har ansvar for å holde rutinen oppdatert og gi brukerstøtte til superbrukere i bydel.
  • Bydelsoverlege/etatsoverlege er ansvarlig for å be om tilgang for å holde oversikt over superbrukere i egen bydel/virksomhet.
  • Superbruker har ansvar for å gi tilgang og brukerstøtte til bruker (vaksinatør) i virksomheten.

Innholdsfortegnelse

 

Tilgangsstyring 

  • Bydelsoverlege eller etatsoverlege sender informasjon om hvem som skal være superbruker i etat/bydel til smittevern@hel.oslo.kommune.no, med følgende informasjon:​

    • E-postadresse
    • Fornavn
    • Etternavn
    • Telefonnummer
    • Bydel/Etat/Arbeidssted
    • Stillingstittel
    • Startdato
    • Sluttdato
    • Navn nærmeste leder
    • E-post nærmeste leder

  • Superbrukere melder inn vaksinatører på samme måte som nevnt over. 

 

Roller og ansvar
 

HEL/Faggruppe smittevern og superbrukere i SYE

Superbruker

  • Skal melde inn vaksinatører i egen enhet.
  • Skal gi opplæring i bruk av vaksineapplikasjonen (“Pasinfo Vaksine”) til vaksinatører i sin bydel/virksomhet.
  • Skal gi brukerstøtte til vaksinatører.
  • Skal melde feil som ikke kan løses på egenhånd til avdeling for samfunnsmedisin på epost smittevern@hel.oslo.kommune.no.

Vaksinatør

  • Skal sikre korrekt registrering av satt vaksine.
  • Skal sikre at vaksineapplikasjonen kun brukes til å registrere vaksiner satt på ansatte (dette inkluderer også studenter og andre medarbeidere).
  • Skal sikre at taushetsplikt ivaretas og at navnelister over vaksinerte ansatte ikke skal deles med noen.

Taushetsplikt

Viktig informasjon om taushetsplikt for alle som setter vaksiner:

  • Vaksinatør har taushetsplikt på lik linje som annet helsepersonell, og skal ikke oppgi helseopplysninger til andre.
  • Dersom arbeidsgiver ønsker å lage et register/oversikt over vaksinerte ansatte må arbeidsgiver innhente samtykke fra hver enkelt arbeidstaker, og må benytte et samtykkeskjema.

Man kan for eksempel tenke seg et annet scenario:

  • Dersom man går til fastlegen eller bedriftshelsetjenesten og får en vaksine, kan ikke arbeidsgiver ringe fastlegen/bedriftshelsetjenesten for å få vite om man har tatt vaksine – uten å spørre arbeidstaker om samtykke til å innhente opplysninger på forhånd.
  • Det er frivillig for arbeidstaker å svare, men da kan den ansatte bli ansett som uvaksinert.

 

Registrere vaksine i vaksineapplikasjonen

Vaksineregistrering

  1. Vaksinatør må være logget inn i applikasjonen før vaksinering starter.
  2. Hvis ansatt er ukjent for vaksinatør, må legitimasjon fremvises før vaksinering
  3. Vaksinatør gjennomgår egenerklæringsskjema med den ansatte. Alle punkter i skjemaet gjennomgås og ved avvik skal det vurderes av lege om vaksinen kan settes eller ikke. Det utløses triage (varselstrekant) dersom man svarer ja på noen av spørsmålene i egenerklæringen som kan være kontraindikasjon for vaksinering dersom den fylles ut elektronisk. Det er viktig å journalføre om man overser denne, eller om det gjøres en legevurdering. 
  4. Vaksinatør registrerer vaksinasjon, felter som skal fylles ut:
    1. Navn på vaksine
    2. Batch/LOT
    3. Årsak til vaksinering
    4. Vaksinasjonsdato
    5. Vaksine satt på stedet
    6. Vaksinatør – settes automatisk til innlogget bruker (kan endres manuelt)
    7. Rekvirent (Må være lege eller helsesykepleier)
    8. Ansvarlig virksomhet – velg fra forhåndsdefinert liste
    9. Registreringsgrunnlag. 
    10. Merknad (ikke obligatorisk felt)

Egenerklæringsskjema

Etterregistrering 

  • Under 5 dager siden vaksinasjon:
    • Registrer vaksinen på vanlig måte i Pasinfo Vaksine ved å opprette timeavtale på riktig dato for vaksinering. 
  • Over 5 dager siden vaksinasjon:
    • Registrer vaksinen i Pasinfo Vaksine ved å opprette timeavtale på dagens dato.
    • Skriv i merknaden at det er etterregistrert, og hvilken dato vaksinen ble satt. 
    • Kontakt smittevern@hel.oslo.kommune.no slik at dato kan rettes i Pasinfo Vaksine Admin. 
      • Faggruppe smittevern: Sørg for å registrere riktig konsultasjonsdato i selve vaksineregistreringen (dato da vaksinen ble satt). Deretter skal dato for timeavtalen endres til det samme som konsultasjonsdato inne i vaksineregistreringen i Pasinfo Vaksine Admin. Skriv en merknad om at vaksinasjonen er etterregistrert

 

Samtykke - Vaksinering av barn og ungdom under 16 år 

Brukerveiledning

 

Ansvar og oppfølging for HEL/Faggruppe smittevern og superbrukere i SYE i Pasinfo Vaksine Admin

Alle disse listene med oversikt over de ulike kategoriene finner du når du trykket på "Vaksinering" i listen i menyen til venstre i Pasinfo Vaksine Admin. Deretter velger du liste ved å klikke på "Aktive registreringer".

Ansatt - Avviste vaksineregistreringer til SYSVAK

  1. En kontrolliste i «Pasinfo Vaksine Admin» fanger opp alle tilfeller av vaksinasjoner der melding til SYSVAK har feilet. Visningen sjekkes av både superbrukere og av HEL alle hverdager i perioden det vaksineres mest og deretter én gang per uke til vaksinering avsluttes.

  2. HEL forsøker å løse tilfeller der melding til SYSVAK har feilet, f.eks. ved å kontakte den ansatte og nøste i hva som kan være grunn til feilen.

  3.  HEL kontakter FHI ved behov.

  4. Bruk notatfelt i tidslinjen på den ansatte i «Pasinfo Vaksine Admin» for å dokumentere hva som har blitt gjort. Lenke til den aktuelle feilvaksinasjonen kan sendes på mail når man trenger bistand i en sak. 

  5. Når sak er løst, dvs. at melding er blitt bekreftet godkjent av SYSVAK, vil vaksinasjonen forsvinne fra kontrollisten for feilede meldinger til SYSVAK.

Ansatt - Duplikatregistreringer

  • SYSVAK fanger opp og håndterer duplikatmeldinger hvis dataene i følgende felter er identiske: fødselsnummer, SYSVAK-kode og vaksinasjonsdato. 

  • Dersom batchnummer, preparatnavn, årsak til vaksinasjon, registreringsdato eller registrerende enhet er annerledes enn ved opprinnelig registrering, vil disse feltene oppdateres i SYSVAK. 

  • En kontrolliste i "Pasinfo Vaksine Admin" fanger opp alle tilfeller av duplikatregistreringer, og superbrukere bør sjekker visningen jevnlig. Dobbeltregistreringer skal deaktiveres i "Pasinfo Vaksine Admin" og grunnlag for deaktivering dokumenteres i journalnotat i vaksineregistreringen før deaktivering utføres. Dette er for å sikre riktig statistikk.  

Ansatt - Timeavtaler som mangler vaksineregistrering

  • Denne systemvisningen må sjekkes jevnlig av superbrukere slik at vi unngår tilfeller der vi har gitt helsebehandling uten å sende vaksineregistrering til SYSVAK. 

  • Gå gjennom alle timeavtaler som mangler vaksineregistreringer. Dersom vaksineregistreringen ikke er gjeldende (feilregistrert) må man åpne disse ved å dobbeltklikke på hver enkelt vaksinering, og deretter klikke på "Deaktiver" i linjen under "søk" feltet. 

  • Dersom vaksineregistreringen skal gjennomføres, at den ansatte fikk vaksinen men at registreringen ikke ble fullført, må dette gjøres i vaksineregistreringsappen Canvas.

    • Under 5 dager siden registreringen: Man kan gjennomføre vaksinen ved å fullføre vaksineregistreringen på timeavtalen som ble utført gitt dato. 
    • Over 5 dager siden registreringen: Man må legge inn NY vaksineregistrering i Canvas, og sørge for å lege inn riktig dato i selve vaksineregistreringen. Deretter kan man endre dato for timeavtalen i Pasinfo Vaksine Admin. 

 

Reserveløsning ved nedetid

Dersom Pasinfo Vaksine ikke fungerer:

  • Skriv ut egenerklæringsskjema og fyll ut feltene på begge sider.

  • Oppbevar de på et sted der det kun er de som gjennomfører vaksinasjonene som har tilgang for å ivareta personvern.

  • Vaksinene må deretter etterregistreres i vaksineapplikasjonen så snart det lar seg gjøre.

  • Egenerklæringsskjema makuleres etter at vaksinene er registrert. 

 

Kompetansekrav

  • Superbruker og vaksinatør: Brukeropplæring i “Pasinfo Vaksine”

Begrepsforklaring

  • «Pasinfo Vaksine»: Vaksineapplikasjon for registrering av vaksiner satt på ansatte.
  • «Pasinfo Vaksine Admin»: Applikasjon for tilgangsstyring/visning, organisasjonsstruktur og kontroll av vaksineregistreringer
  • «Pasinfo Brukeradministrasjon»: Applikasjon for å gi brukertilgang til vaksinatører i vaksineapplikasjonen
  • SYSVAK: Nasjonalt vaksineregister. Melding sendes automatisk til SYSVAK fra vaksineapplikasjonen

Lovverk

SYSVAK-registerforskriften

Forskrift om utførelse av arbeid §6-12

Eksempler på avvik fra rutine

Vaksine(r) registrert på papir/alternative løsninger, for ekempel CGM, blir ikke dokumentert i Pasinfo Vaksine.

Her kan du lese mer

Yrkesvaksinasjon - FHI