Vaksineteamet i SYEs administrasjon:
Vaksineteamet i Sykehjemsetatens mål er å bidra til at all vaksinering av beboere, pasienter samt medarbeidere, utføres trygt og forsvarlig og i henhold til myndighetenes anbefalinger og retningslinjer.
Overordnet organisering og aktivitet
Etatsoverlege for langtidshjem er medisinskfaglig ansvarlig for all vaksinering i SYE og rapporterer til ledergruppen.
Teamet består for øvrig av fagpersonell fra avdeling for kvalitet og utvikling (AKU) med representant fra smittevernteamet, representant fra EPJ-teamet, EQS-teamet og farmasøyter.
Øvrige ressurser kontaktes ved behov (for eksempel ved behov for person- og informasjonssikkerhetsvurdering, vurdering av juridiske spørsmål, og bistand fra HR og SAM vil være relevant for hhv rapportering og kommunikasjon). Dersom en person går ut av teamet skal denne som hovedregel erstattes med en ny deltaker, forutsatt at man ikke har vurdert det slik at behovet ikke lenger er tilstede og at sårbarheten i teamet ikke blir for stor.
Aktiviteten i teamet styres av føringer fra helsemyndighetenes anbefaling om vaksinering. Sesongvaksinering med influensavaksine vil kreve høyere aktivitet på våren og høsten. For øvrige vaksineringer (for eksempel koronavaksinering, eventuell yrkesvaksinasjon) er aktiviteten per nå styrt av føringer som kommer fra myndighetene.
- Legge til rette for at vaksinering i SYE kan gjennomføres forsvarlig slik at lover og forskrifter kan etterleves
- Holde seg oppdatert på relevante føringer fra myndighetene vedrørende vaksinering
- Etablere og vedlikeholde overordnede rutiner i kvalitetssystemet EQS
- Sikre at informasjon om vaksinering formidles til institusjonene gjennom utarbeidelse av innhold i «vaksine-epost», aktuelle Teams-grupper, andre relevante kommunikasjonskanaler, gjennomføring av informasjonsmøter, svare ut henvendelser via e-post «vaksine.logistikk», samt gi nødvendig opplæring
- Bidra til høy vaksinasjonsdekning blant beboere, pasienter og medarbeidere ved å delta og lage innhold til vaksinasjonskampanjer, informasjonsmateriell og lignende
- Ha oversikt over institusjonenes bestillinger av vaksiner, følge opp gjennomføring av vaksinering i institusjonen, herunder også ha oversikt over satte vaksiner per institusjon
- Samarbeide med Helseetaten og kommuneoverlegene om hensiktsmessige løsninger for journalføring og dokumentasjon for pasienter, beboere og medarbeidere
- Samarbeid med kommuneoverlege og smittevernoverlege for praktisk logistikk og felles forståelse av føringer fra myndigheter når dette er relevant (for eksempel koronavaksiner)
- Kommunisere med myndigheter om faglige spørsmål og avklaringer når det er relevant
- Vedlikeholde og oppdatere informasjon om vaksinekoordinatorer og stedfortredere ved institusjonene, og bidra til at de har tilgang til felles forum for informasjonsutveksling, erfaringsutveksling og rådføring (per nå Teams)
- Utføre nødvendige risikoanalyser
- Rapportering av vaksinasjonsdekning til ledelse og eventuelt andre når aktuelt
Roller/funksjoner som skal ivaretas innen gruppen:
Vaksineteamets medisinsk ansvarlige
Funksjon: Overordnet ansvar for at vaksinering i regi av SYE er forsvarlig og i henhold til lovkrav og forskrifter
- Gir råd til ledelsen om vaksinering i SYE, og gi medisinskfaglige råd om vaksinering av beboere, pasienter og medarbeidere
- Holde seg oppdatert på myndighetsinformasjon (i hovedsak FHI) og mediebildet
- Forestå nødvendig kontakt med ledelsen i SYE, kommuneoverlege og smittevernoverlege i Oslo
- Kontakter koordinator for vaksineteamet for å informere om aktiviteter, nyheter eller oppgaver som må løses
- Bistår vaksineteamets medlemmer i spørsmål av medisinsk karakter, forsvarlighets- og lovkravspørsmål
- Har overordnet ansvar for informasjon som sendes ut på e-post og i aktuelle Teams-grupper.
Person: Etatsoverlege Aslak Heldal Haugen
Vaksineteamets koordinator
Funksjon: Koordinerer aktivitetene i vaksineteamet, har kjennskap til systemene som brukes, administrerer tilganger og tar initiativ til å løse oppgaver.
- Organiserer møter (innkalling, agenda, referat) og oppgaver (delegering til team-medlemmer basert på type henvendelse)
- Følger med på føringer fra myndigheter, og tar kontakt med vaksineteamets medisinsk ansvarlige og/eller teammedlemmer ved behov for oppfølging.
- Bistår de andre i teamet ved behov (f.eks. skriving av prosedyrer, rapportering, epost o.l.)
- Sikre at nødvendig informasjon og arbeidsoppgaver deles i teamet for å redusere sårbarheten ved fravær o.l.
- Har oversikt over systemene som benyttes i gruppen (Teams, vaksineepost, masterfiler, rapportering osv.) og administrer disse.
- Generelt god IT-kompetanse, ha innsikt i systemene som benyttes i vaksinearbeidet (f.eks. Pasinfo, OSVAK, EPJ, Teams m.m.)
- Tilgang til og erfaring med EQS
- Har kjennskap til SYEs og Oslo kommunes vaksinerigg
Estimert ressursbruk: Minimum 1-2 timer per uke, men oppskaleres i perioder med høyere aktivitet.
Person: Farmasøyt Julie Wendelbo
Logistikk og håndtering av vaksiner
Funksjon: Sikre forsvarlig logistikk av vaksiner (bestillingsrutiner, oppbevaring, bruk av vaksiner)
- Samarbeide med myndigheter og Oslo kommune for øvrig om logistikk (bestilling, leveranse, oppbevaring, legemiddelhåndtering).
- Sikre et system for bestilling, informasjon om bestilling til institusjoner, oppfølging av bestilling.
- Håndtering av e-poster av logistisk art i vaksine.logistikk.
- Ha oversikt over vaksiner bestilt, brukt og kassert i henhold til behov.
- Opprettelse og vedlikehold av prosedyrer innenfor logistikk og legemiddelhåndtering.
- Farmasøytisk kompetanse og praktisk legemiddelhåndteringskompetanse
- Enkel regnskapsføring (excel, Pasinfo o.l)
- EQS for prosedyreskriving
- Kan systemene som brukes i vaksineteamet
Sesongvaksinering influensa og pneumokokk: 5-10 % stilling med høyest aktivitet i april - mai og uke 37-45.
Korona: Inntil 10-15 % forutsatt situasjonen slik den er per juli 2023, men det vil jobbes med å forenkle prosessene og legge mer ansvar på institusjonene.
Farmasøyt Julie Wendelbo (logistikk, håndtering, informasjons- og opplæringstiltak influensa- og pneumokokk-vaksinering)
Farmasøyt Elin Trapnes (logistikk, håndtering, informasjons- og opplæringstiltak koronavaksinering)
Spesialkonsulent II Anne-Johanne Botterud
Spesialkonsulent II, avd økonomi og adm, Mari Lang-Ree (regnskap korona, så lenge regnskapet må være detaljert).
Funksjon: Sikre, i samarbeid med HEL, at krav knyttet til journalføring og dokumentasjonsplikt overholdes.
- Sikre at Gerica har den funksjonaliteten som skal til for ordinering og registrering av satte vaksiner
- Sikre at SYSVAK-registrering og oppslag kan gjøres
- Sikre oppdaterte prosedyrer for dokumentasjon og journalføring (Gerica og Pasinfoløsning for medarbeidere)
- Forvaltning av systemene (Pasinfoløsning per i dag)
- Forskrifter knyttet til SYSVAK, journalføring og ordinering av vaksiner
- Grunnleggende kompetanse i personvern og informasjonssikkerhet
- Svært god kjennskap til funksjonaliteter og bruk av Gerica.
- Svært god kjennskap til Pasinfo-løsningen/Pasinfo vaksine
- EQS for prosedyreskriving
- Kjennskap til systemene som benyttes i vaksineteamet
Estimert tidsbruk: Etter behov for endringer i forbindelse med sesongvaksinering og endringer i føringer fra myndigheter. Antas å være begrenset i perioder uten høy aktivitet.
Spesialkonsulent Rajendhram Ponnuthurai (overtar gradvis etter Inger Kind vedrørende Gerica)
Spesialkonsulent Lars-Kristian Nielsen-Stensrud (hovedforvalter av Pasinfo vaksine-løsningen i SYE)
Farmasøyt Julie Wendelbo og spesialkonsulent II Anne Johanne Botterud (back-up som forvalter av pasinfo-løsning)
Personvern og informasjonssikkerhetsvurderinger innhentes ved behov.
Rapportering- vaksinestatus
Funksjon: Sikre rapportering i henhold til beslutninger i SYE, i kommunen, og myndigheter.
- Rapportering av influensavaksinering og øvrig vaksinering av medarbeidere og beboere, pasienter og ansatte, på den måte besluttet og i de perioder man har bestemt.
- Jobbe for å utvikle bedre systemer for rapportering ved bruk av Power BI. (Bruke data fra OSVAK og Pasinfo-vaksine). Samhandling med Datavarehuset
- Kjenne til systemene som benyttes.
- Kjenne til begrensninger i datagrunnlag slik at riktig rapportering gis.
Tidsbruk: Lav i perioder uten vaksinering. Økt i forbindelse med sesongvaksinering.
Farmasøyt Julie Wendelbo (influensa, medarbeidere)
Spesialkonsulent II Anne-Johanne Botterud
Farmasøyt Elin Trapnes (korona)
Bidra til effektiv og hensiktsmessig informasjonsutveksling til institusjonene ved nye føringer og endringer i praksis.
- Etablere et godt system for informasjon til og fra institusjoner, institusjonssjefer og vaksinekoordinatorer.
- Samarbeide med vaksineansvarlig om informasjon som skal formidles til institusjonene.
- Samarbeide med SAM om kampanjer, mediehenvendelser, rapportering internt og eksternt.
- Bistå øvrige teammedlemmer ved behov for å formidle informasjon i riktig kanal.
- Vaksine.logistikk-epost håndteres daglig i perioder med høy aktivitet, sjeldnere i perioder hvor man har besluttet dette i teamet.
- Informasjon om status smitte bør også ut, samt statistikk over satte vaksiner
Kompetanse: Generelt gode kommunikasjonsevner
Tidsbruk: En del tidsbruk for å få på plass nye systemer, mer tidsbruk i forbindelse med vaksinasjonskampanjer, rapporteringer o.l.
Vaksineteamets koordinator, farmasøyt Julie Wendelbo
All kommunikasjon med institusjonene gjøres i samarbeide med farmasøyt Julie Wendelbo, farmasøyt Elin Trapnes og etatsoverlege Aslak Heldal Haugen
Funksjon: Overordnet bidra til at prosedyrer for vaksineområdet er hensiktsmessige, oppdaterte og tilgjengelige for brukerne. EQS-ansvarlig samarbeider med dokumentansvarlig, som har hovedansvar for innhold og utforming av prosedyrene.
- Setter føringer fra myndigheter i sammenheng med behov for oppdatering av prosedyrer i samarbeid med dokumentansvarlig.
- Har overordnet oversikt over prosedyrer som gjelder vaksineområdet og bidrar til at de er oppdaterte og tilgjengelige for brukerne.
- Bidrar til å begrense antall prosedyrer og unngå overlappende prosedyrer som ikke er nødvendige.
- Vurdere om prosedyrer i SYE kan erstattes/samkjøres med HEL sine by-omfattende prosedyrer når mulig (i samarbeid med dokumentansvarlig)
- Følge opp bruk av prosedyrer og bidra til endring/implementering/utfasing når bruk er lav
Kompetanse: God kjennskap til funksjonalitet i EQS, samt generelt god oversikt over EQS.
Estimert tidsbruk: I perioder uten store endringer og lite utviklingsarbeid- liten tidsbruk, da dokumentansvarlig utfører endringer.
Personer:
Farmasøyt Julie Wendelbo
Støtte fra EQS kvalitetsforvaltere innhentes ved behov