Hensikten med rutinen
Sikre at alle sendte og mottatte elektroniske meldinger blir lest, behandlet og fulgt opp av tjenestestedene
Hvem gjelder rutinen for
Ledere, systemkoordinator samt alle ansatte som sender og mottar elektroniske meldinger
Ansvarsfordeling
Ledere har ansvar for at alle mottatte meldinger blir behandlet og fulgt opp, og at det blir sjekket at sendte meldinger har blitt sendt ut uten feil.
Meldingsansvarlig på vakt har ansvar for å sjekke sendte meldinger, lese, behandle og svare på meldinger daglig innen frister
Systemkoordinator kan bistå med å sjekke meldinger som er ubehandlet og informere ledere om å følge opp meldingene som er feilet eller ikke lest
PRO-seksjonen har ansvar for å følge opp mottak av meldinger på brukere som ikke er opprettet i systemet (0-brukere)
Utførelse av rutine
| Nr | Beskrivelse | Ansvar | Tid/frist |
|---|---|---|---|
| 1 | Sjekke i Meldingsoversikten at sendte meldinger ikke har feilet. Sjekk de 3 ulike statusene - klar til sending, - sendt, men ikke mottatt kvittering og – sending feilet. (Se egen forklaring under) | Meldingsansvarlig | Daglig |
| 2 | Sjekke om det er ubehandlede meldinger i Gerica under Status Ikke behandlet i Meldingsoversikten og følge opp at meldingene blir lest/behandlet | Meldingsansvarlig | Daglig |
| 3 | Hvis melding har feilet ved sending pga feil mottaker, ta kontakt med ansatt som har sendt melding og be vedkommende sende på nytt | Meldingsansvarlig | Når situasjonen oppstår |
| 4 | Dersom sendt melding har feilet og det er sjekket at mottaker av meldingen er riktig og man ikke finner feilen meldes det til systemkoordinator | Ansatte | Når situasjonen oppstår |
| 5 | Melde til PRO seksjonen dersom meldinger feiler og man ikke finner årsak til feilen | Systemkoordinator | Når situasjonen oppstår |
| 6 | Er det andre utenfor ditt myndighetsområde som ikke har behandlet meldingen innen tidsfristen, sendes internmelding til SK / ansvarlig i riktig instans, med beskjed om at de må behandle meldingen. | Systemkoordinator | Når situasjonen oppstår |
| 7 | Meldinger på 0-brukere legges inn og tilgjengeliggjøres for bydel. PRO seksjonen oppretter bruker og kobler til rett bydel ved mottatt elektronisk melding slik at bestillerkontoret i bydel får tilgang på meldingen. | PRO seksjonen | Minimum 3 ganger per dag: 08, 12 og14.30 |
| 8 | Slette meldinger på 0-brukere som er feilsendt og ikke skal registreres i Gerica | PRO seksjonen | Når situasjonen oppstår |
De ulike statusene i meldingsoversikten
Status - Klar til sending
Hvis melding ikke blir sendt etter mer enn 5 minutter vises fortsatt dette tegnet 
i Meldingsoversikten (meldinger blir sendt automatisk hvert 5 minutt). Årsaker til at dette skjer kan være:
- Meldingsserveren er nede slik at meldinger ikke blir sendt ut på helsenett.
Meld fra til Systemkoordinator dersom ingen meldinger ersendt ut når det har gått mer enn5 minutter. Systemkoordinator melder fra til PRO seksjonen som følger opp videre.
Status - Sendt men ikke mottatt kvittering
Sjekke daglig om det er mottatt kvitteringer på meldingene.
Hvis Gerica ikke mottar kvitteringer på sendte melding innen rimelig tid til en kommunikasjonspartner (15 minutter på virkedager mellom 08-16 for sykehus og tre virkedager for fastleger), må det meldes systemkoordinator. Systemkoordinator melder videre til PRO seksjonen som vil ta kontakt med kommunikasjonspartneren.
Status - Sending feilet
Når vi får en konkret feilmelding på en utgående melding, blir ikke disse meldingene mottatt hos den vi sender til. Dette vises med rødt kryss
Sjekk innholdet i feilmeldingen for informasjon om hvorfor meldingen feiler.
Eksempel på feilmelding kan være 
Dersom ansatte ikke finner ut av feilmelding kontakt systemkoordinator. Systemkoordinator kontakter PRO seksjonen dersom det kommer en feilmelding som ikke er forståelig.
Kompetansekrav
Kjennskap til elektroniske meldinger
Begrepsforklaring
Motta = Sjekke om det er mottatt nye meldinger
Lese = Å klikke på gul konvolutt for å lese
Behandle = Trykke på ”Merk som lest” i meldingskartoteket i Gerica og status endrer meldingen fra gul konvolutt til åpen konvolutt
0- brukere= Brukere som ikke er registrert i Gerica fra før
Meldingsoversikt = Bilde i Gerica som viser oversikt over alle meldinger til tjenestestedet og status på sendte og mottatte meldinger
Lovverk
Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter
Referanser