Innledning

Brukerveileder for å kvittere for oppmøte, samt lage fakturagrunnlag for betaling av egenandel.

Se rutine, Gerica Dokumentasjon på dagtilbud i sykehjemsetaten 

 

Brukerveiledningen gjelder for:

• Alle virksomheter i sykehjemsetaten som registrere oppmøte og lager fakturagrunnlag. 
• Bydel som generere fakturagrunnlag
• Samarbeid mellom dagsenter i sykehjemsetaten og bydel.

Forutsetning 

For å kunne registrere oppmøte og lage fakturagrunnlag må alle dagsenterbrukere være registrert med følgende:

• Tidsplan på tjeneste (til bruk ved oppmøte/fakturagrunnlag)
• Betalingssats nr. 19 som er basert på journal og tid i journal skal være registrert på tjenesten under økonomifanen.

 

Fremgangsmåte

Bydel sitt ansvar:

• På fanen økonomi settes det inn Sats: 19 Dagsenter (2)

• På fanen ressurser vises antall timer (dager) bruker er innvilget , 6 timer = 1 dag.

• Gir beskjed om nye brukere til det aktuelle dagtilbud i 135 OL-beskjedjournal.

Dagtilbudet sitt ansvar:

Tjeneste

• Sett inn tildeltdato på tjenesten.

Opprett tiltak og tidsplan

• Tiltak med estimat og tidsplan på tiltak (brukes ved dokumentasjon i tiltaksplan). For dagtilbudet gjøres dette via tiltaksplanen. Se manual: Tiltaksplan

Kopiere eksisterende tidsplan

Gjøres fra tjenestebildet.

Skal du kopiere eksisterende tidsplan kan du bruke "dra og slipp fra et tiltak til et annet.

Marker tidsplanen. Hold venstre musetast nede- dra tidsplanen "over på" tjenesten og slipp.

 

Timeregistreringsbildet 

I dette bildet registrer du oppmøte og lager fakturagrunnlag.

Klikk på Aktivitetsmenyen og velg menypunktet timeregistrering.

Du får da opp dette bildet:

• Type Tjeneste: Fyll ut feltet «Type tjeneste» med dagsenter id 26, dagrehabilitering id 25 eller dagsenter for hjemmeboende med demens id 116
• Tiltak/Tjeneste på dato: Sett inn dagens dato. På den måten får du opp brukere som er på dagsenter på angitt dato. Forutsetning her er at det er lagt inn tidsplan på tjenesten og at det matcher med dagens dato. Tar ikke hensyn til om tjenesten er satt på midlertidig stopp.
• OBS! Ikke rør avhakingsboksene «Vis aktive» og «Vis bare tjenester»
• Trykk på resirkuleringsikonet      og du vil få opp alle brukere som har dagsenter tjeneste i dag.
• Satsnr: Klikk på «lynet» for å sette et alle brukerne satsnr.
• Hak av for alle brukere ved å trykke på dvs. alle brukere som er på dagsenter i dag, ta bort hake for de som ikke er der. eller marker brukere som er der med mellomromstasten.​
• Dato start og Dato slutt: sett inn dagens dato, dagen du registrerer oppmøte/fakturagrunnlag for.
• Sett inn kl.start og kl.slutt: ved å høyreklikk i begge klokkefeltene 
• Timer/min: Sett inn 1time i feltet, obs! 1 time = 1 dag.
• Ansatt: Innlogget ansatt kommer automatisk opp.

 

Registrere besøk/oppmøte:

For å kunne registrere oppmøte/faktureringsjournal så er det to knapper å velge mellom. Funksjonen er den samme, men velger du "Registrer besøk", så blir verdiene stående igjen i feltene. (dato, kl.slett og timer)

 

Det opprettes da en faktureringsjournal per dag på bruker.

Fravær 

Det opprettes journal fra brukers tiltaksplan som dokumentasjon av fravær, dette registreres i dagsenterjournal id; nr 123. NB! Endre journaltype i tiltaksplanen fra 150 Faktureringsjournal til 123 Dagsenterjournal.

Se rutine: vedr. fravær her.

Hvordan få opp bruker som ikke er på dagsenter på dagens dato

Benytt samme metode som beskrevet over, med unntak av:

• Tiltak/Tjeneste på dato: La dette feltet stå blankt. På den måten får du opp alle brukerne som har en dagsentertjenesten.
• Hak av for aktuell bruker med mellomromstasten.
• Registrer besøk.

Hvordan kontrollere i ettertid om det er laget fakturagrunnlag?

Gjøres fra journalbildet.

• Klikk på fanen Journaltype.
• Journaltype: søk opp 150; Faktureringsjournal.
• Fra dato: Sett inn datoen som du ønsker å kontrollere.

Feilregistrering av oppmøte/fakturering 

Gjøres fra journalbildet.

Hvis bruker ikke skal fakturers.

Åpne aktuell journal og tiltak, ta vekk haken på fakturering. Skriv i fritekstfeltet at dette er en feilregistrering?

Når tidsbruk er feil (mer enn 1,1 time =1 dag)

(Batchnr. finner man ved å klikke på «Fil» og «Vis skjulte felt».

Gå deretter inn i journalen og det vil da komme en egen X-fane hvor dette batchnr. ligger.

Klikke på ikonet  og deretter dra over feltet «Batch nr.» og sett inn under verdi , eksempel 2114528

Klikk på fanen journaltype, skriv inn journaltype 150 Faktureringsjournal.

Åpne først journalen og deretter klikke på tiltaket «Time(fakturering – registrering) og endre i feltet tidsforbruk

 

Tjenester og journaler som skal benyttes ved dokumentasjon

• Listen under viser hvilke type journaler som skal benyttes i den daglige dokumentasjonen.
• I tillegg vises det en oversikt over andre relevante journaltyper som er knyttet til annen dokumentasjon.
• Se rutine, Gerica Dokumentasjon på dagtilbud i sykehjemsetaten om hvordan de ulike journaltypene skal benyttes.

Tjenestetyper	Journaltype	Beskrivelse
26; Dagsenter 25; Dagrehabilitering 116; Dagsenter for hjemmeboende med demens	123; Dagsenterjournal	Dokumentasjon knyttet til dagtilbudet. Ugyldig fravær: Dokumenteres på tiltak XX.9.4.4 Dagsenterkjøring i 123 Dagsenterjournal
26; Dagsenter 25; Dagrehabilitering 116; Dagsenter for hjemmeboende med demens	150; Faktureringsjournal	Gjøres fra timeregistreringsbildet! Fakturagrunnlag for betaling av egenandel dagsenter
	119; Fysioterapijournal	Dokumentasjon knyttet til dagtilbudet.
	112; Ergoterapijournal	Dokumentasjon knyttet til dagtilbudet.
	135; OL-Beskjedjournal	For å kunne kommunisere med søknadskontor og andre tjenestesteder.
	106;Tverrfaglig samarbeidsjournal	Brukes til dokumentasjon av samarbeid og utveksling av opplysninger mellom yrkesgrupper som yter tjenester til felles brukere. Det er ogsåutarbeidet enhetlige rutiner og standardtekster for bruk av denne journalen i forbindelse med dagtilbud.