Rutinen er opprettet på bakgrunn av Fellesskrivet av 8/2013 fra Byrådet som gjelder bruk av tjenestetelefoner med LMP i pleie-og omsorgstjenesten.
Se skriv her
Byrådet har vedtatt at alle kommunale og private leverandører av hjemmesykepleie og praktisk bistand i hjemmet skal benytte tjenestetelefoner med LMP. Rutinen gjelder for alle virksomheter, alle hjemmetjenesteleverandører og eventuelt andre organisatoriske enheter som tar i bruk tjenestetelefoner med LMP.
Virksomhetene har ansvar for å lage lokale rutiner og følge disse.
Byrådsavdelingen har ansvar for fellesskrivet.
PRO-seksjonen har ansvar for å oppdatere denne rutinen.
Instruksen er utarbeidet med sikte på å etablere tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved bruk av tjenestetelefoner med LMP i pleie og omsorgstjenesten. Instruksen er utarbeidet på grunnlag av en overordnet risikovurdering.
Tjenestetelefoner her menes mobiltelefoner med applikasjonen LifeCare Mobil Pleie (LMP) som kommuniserer med kommunens pleie og omsorgssystem Gerica. Denne benyttes av ansatte som utfører helse- og omsorgstjenester i regi av eller på oppdrag fra kommunen.
LifeCare Mobil Pleie applikasjonen skal bl.a. benyttes til:
Se brukerveilder for Gerica LifeCare Mobil Pleie
Følgende instruks gjelder for bruk av tjenestetelefoner med LMP i pleie og omsorgstjenesten:
1. Virksomhetene skal ha rutiner for opplæring og oppfølging av ansatte som sikrer at tjenestetelefoner med LMP blir brukt i henhold til dette fellesskrivet, og at dokumentasjon av helseopplysninger blir gjort med god kvalitet og i henhold til journalforskriften.
2. Ansatte som skal bruke tjenestetelefoner med LMP skal være autorisert som bruker av kommunens pleie og omsorgssystem, Gerica.
3. Pålogging skal skje via kode (skjermkode) på tjenestetelefonen, og med personlig brukernavn og passord ved innlogging på LMP appen. (samme som i Gerica)
4. Virksomhetene har ansvar for at kode (skjermkode) for pålogging til tjenestetelefonen blir endret minimum hver 90.dag/hver 3 måned, og at dette blir dokumentert.
5. Brukerident og passord er personlig og skal ikke lånes bort til andre.
6. Virksomheten skal ha rutine for inn og utlevering av tjenestetelefoner med LMP slik at virksomheten til en hver tid har kontroll med hvilke ansatte som disponerer hvilke tjenestetelefonen med LMP.
7. Den enkelte ansatt skal ha kontroll med hvor tjenestetelefonen med LMP som vedkommende har fått utlevert, befinner seg til en hver tid.
8. Den enkelte ansatt har ansvar for at tjenestetelefonen med LMP blir benyttet slik at uautorisert personell ikke kan få innsyn i de opplysningene som vises på mobilskjermen.
9. Tjenestetelefoner med LMP skal oppbevares på kontoret (i arbeidsgivers lokale) når de ikke er i bruk.
10. Tjenestetelefoner med LMP som ikke er i bruk skal oppbevares slik at uvedkommende ikke kan få adgang til disse. Dette kan oppnås ved at telefonene er innlåst i et låst skap, rom eller en bygning hvor kun autorisert personell har adgang.
11. Tjenestetelefoner med LMP som ikke er i bruk skal oppbevares slik at det er lett å oppdage hvis en tjenestetelefonene med LMP har blitt borte. Dette kan f.eks oppnås ved at tjenestetelefonen med LMP har en egen plass med et nummer som påføres både plassen og telefonen.
12. Virksomhetene skal ha utarbeidet rutiner/prosedyrer hvor det fremgår hva som skal gjøres når en tjenestetelefonen med LMP mistes, blir gjenglemt eller blir stjålet
13. Ved tap av en tjenestetelefon med LMP skal den ansatte umiddelbart kontakte nærmeste leder eller annen kontaktperson som kan sperre tjenestetelefonen.
14. Virksomheten skal sperre tjenestetelefonen med LMP umiddelbart etter at melding om tap er mottatt.
Tjenestetelefonen med LMP kan sperres på flere måter, og virksomheten skal velge den metoden som gir raskest sperring.
15. Virksomhetene skal ha rutiner for hvordan feil med tjenestetelefonen med LMP skal meldes og følges opp
16. Ansatt skal gi beskjed til nærmeste leder eller kontaktperson når en tjenestetelefonen med LMP ikke fungerer som forutsatt.
17. Tjenestetelefonen med LMP skal sendes til reparasjon i henhold til vedlikeholdsavtale hvis det ikke er mulig å identifisere og reparere feilen lokalt.
18. Manglende feilretting i henhold vedlikeholdsavtalen skal meldes til Helseetaten ved PRO-seksjonen.
19. Før innføring av tjenestetelefoner med LMP i nye virksomheter, skal det utarbeides lokale risikovurderinger basert på risikosituasjonen i den enkelte virksomhet.
20. De lokale risikovurderinger skal revideres minimum hvert 3.år og ved større endringer.
Informasjonssikkerhet ved bruk av mobilt utstyr er beskrevet i ”Norm for informasjonssikkerhet i helse-, omsorgs- og sosialsektoren”, kapittel 5.4.4. Her fremgår det bl.a. at sikkerhetstiltakene ved bruk av mobilt utstyr skal være så gode at det ikke innebærer økt risiko utover det som gjelder for bruk av stasjonært utstyr.