Gerica - Blålysroller - Bruk og dokumentasjon av innlogging - Brukerveileder v. 1.4

Hensikten med rutinen

Rutine for når blålysroller skal benyttes og hvordan bruken dokumenteres ved innlogging.

Hver innlogging må ha tjenestelig behov.

Endringene skal gjøres fortløpende. 

 

Hvem gjelder rutinen for

Alle som benytter blålysrolle.

 

Ansvarsfordeling

Pro-seksjonen i Helseetaten (systemforvalter for fagsystemet Gerica) har ansvar for denne rutinen.

Virksomheten har ansvar for å følge rutinen.

 

Utførelse av rutine

Blålysrolle

Rollen gir automatisk logg. Ved innlogging med en blålysrolle vil det komme opp en melding ved innlogging, hvor ansatt må gi en begrunnelse for hvorfor vedkommende benytter rollen. Blålysroller logger følgende:

  • hvilken ansatt som har brukt rollen
  • hvor lenge vedkommende har vært pålogget
  • hvilke tabeller som er gjort innsyn i
  • hva som er utført (lest, endret, opprettet)

 

Når er det aktuelt å benytte blålysroller? 

  • internkontroll
  • utvidet tilganger
  • korrigere brukerfeil
  • søke etter brukerfeil for systemkoordinator
  • låse opp diagnosejournaler, benyttes i de tilfellene hvor det ved en feil er satt inn en slutt dato i en diagnose.
  • ved mistanke om snoking hos ansatte, se rutine her: Gerica_mistanke om snoking

​

Hvordan dokumentere innlogging

 

Blålysrolle som gjelder retting av  journal og feilføring av diagnosejournaler

Blålys_Feilførte journaler, skal kun brukes til å korrigere journaltype, tjenestetype, journaltid eller tiltaksestimatet på feilførte journaler. Dette for å få fakturagrunnlaget korrekt i forbindelse med brukervalg i hjemmetjenesten, eller i forbindelse med fakturering av egenandel bruker.

Dokumentasjon ved innlogging skal inneholde følgende:

  • brukerid nummer ​(det er mulig å skrive flere brukerid.nr.)
  • årsak til endring.
  • hensikt med endringen.

 

​Obs! Når det er friteksten som skal korrigeres, skal ikke blålysrollen benyttes, men ” legg til tekst” funksjonen. Se Gerica - Tilgangsstyring og roller kap 2.2 og § 5-2 retting og sletting av journal.

 

​Mål: Det bør være svært lite behov for å gjøre journalendringer.

 

Andre blålysroller

Eksempel: Tilgang til brukerlisten, Formidlingsenheten PLA, Systemkoordinator tilgang til hele Oslo kommune, Statistikk eller blålysroller innad i egen virksomhet.

  • Blålys_Formidlingsenheten PLA skal benyttes i de tilfellene det er behov for korrigering i Plassadministrasjonsmodulen. Se brukerveileder Gerica - Tilgangsstyring og roller kap 2.2
  • Blålys_Tilgang til brukerlisten, benyttes kun av ansatte på trygghetsavdelingene, fordi de ikke klarer å innhente personnummer på alle brukerne som ønsker opphold slik at de ikke kan bruke Brukersøk. Se brukerveileder: Gerica - Tilgangsstyring og roller kap 2.2
  • Blålysroller_Statistikk skal benyttes i de tilfellene virksomhetene har behov for å ta ut statistikk tilbake i tid på brukere som de ikke lenger har tilgang til. Dette for å unngå at ansatt benytter rollen som en standardrolle. Se brukerveileder: Gerica - Tilgangsstyring og roller kap 2.2 

Dokumentasjon ved innlogging skal inneholde følgende:

  • brukerid nummer (når det er mulig)
  • ansattid nummer (når det er mulig)
  • årsak til endring. 
  • hensikt med endringen.

 

Blålysrolle systemlogg for systemkoordinator og administrator

Skal benyttes ved søk etter brukerstøttesaker som brukerfeil, internkontroll og ved mistanke om snoking.

Dokumentasjon ved innlogging skal inneholde følgende:

  • brukerid nummer (når det er mulig)
  • ansattid nummer (når det er mulig)
  • årsak til endring. 
  • hensikt med endringen.

Formålet er å dokumenterer bruk av systemlogg.

 

Blålysrolle -Oslo kommune- systemkoordinator

Skal benyttes:

  • ved kopiering av filter/rapporter eller standardtekseter fra andre bydeler.  
  • til oppslag/søk på brukere hvor personnr. ikke er tilgjengelig.

Dokumentasjon ved innlogging skal inneholde følgende:

  • Begrunnelse på hvorfor rollen benyttes.​

Kontroll av blålysinnlogginger

Se egen rutine Gerica_kontroll av tilgansstyring og brukeradministrasjon, kap.6 og brukerveileder Gerica_kontroll bruk av blålysroller.

​

Lovverk

Lovdata Forskrift om pasientjournal (pasientjournalforskriften)

 

Referanser

EQS rutine Gerica_kontroll av tilgansstyring og brukeradministrasjon

EQS Brukerveileder Gerica - Tilgangsstyring og roller

EQS rutine Gerica_mistanke om snoking

Normen retting og sletting og § 5-2 retting og sletting av journal.

EQS rutine Gerica_Navning av roller

EQS rutine Gerica - Tildeling og avslutning av tilganger i Gerica