Tilganger til Gerica for ansatte bestilles og avsluttes via eget skjema i Kompass. Denne brukerveilederen ansvaret for Bestillere, og hvordan bestille og avslutte tilganger via Kompass.

Brukerveilederen gjelder for

Ansatte som innehar rollen Bestiller i Kompass, tilknyttet skjemaer for brukeradministrasjon til Gerica.

Ansvarsfordeling

Pro-seksjonen har ansvar for denne rutinen og for skjemaer for brukeradministrasjon til Gerica.

Leder i den en enkelte virksomhet har ansvar for den praktiske gjennomføringen og sikre korrekt tildeling og avslutning av tilganger til Gerica. Leder må gjøre rutinen kjent for sine ansatte og sikre nødvendig opplæring, dokumentasjon av tilgangsbehovet og internkontroll etter gjeldende rutiner.

Ansatte har ansvar for å følge rutinen.

Brukerveileder

Om tilgang til Gerica

Tilgang til Gerica består av to elementer; tilgang til Gerica-ikon og rolletilgang i Gerica. Den ansatte må ha begge for å få tilgang til Gerica.

Om Bestiller-rollen

Nærmeste leder har vanligvis best oversikt over informasjon knyttet til ansettelse og den ansattes personopplysninger. I kraft av sin lederstilling har også nærmeste leder nødvendig myndighet til å vurdere hvilket behov den enkelte ansatte har for tilganger. Det er derfor valgt å starte prosessen for brukeradministrasjon hos ledere med personalansvar eller tilsvarende.

Ledere med personalansvar har derfor en rolle i Kompass som Bestiller, og har tilgang til et eget skjema i Kompass (Se kapittelet Bestillingsskjema for brukeradministrasjon Gerica for mer informasjon). Skjemaet benyttes for å bestille ny, endre eksisterende og avslutte tilganger til Gerica for ansatte i Oslo kommune.

Beskrivelse av prosessen brukeradministrasjon for Gerica finner du i rutinen Gerica - Tildeling og avslutning av tilganger i Gerica.

Bestille eller avslutte tilgang til Gerica

Bestillingsskjema for brukeradministrasjon Gerica

Som Bestiller for din virksomheten har du tilgang et eget bestillingsskjema i Kompass (Tilgangsstyring Gerica), som er utviklet av forvaltere av Gerica og driftes av UKE. I skjemaet har du tilgang til alle ansatte i din virksomhet.

Du finner Kompass som eget ikon i din startmeny (Gå til Start/Alle programmer/Virksomhetsspesifikke systemer), eller som nettsted her.

I Kompass finner du skjemaet under knappen Applikasjonstjenester:

Kompass_appl.tj_1.PNG

Skroll ned til du finner skjemaet, eller skriv inn «Tilgangsstyring Gerica» eller bare «Gerica» i søkefeltet øverst. Åpne «Tilgangsstyring Gerica»:

Skjema brukes både til å opprette tilgang til ny bruker, for å endre eksisterende tilganger og til å og avslutte tilgang for en ansatt. Det er et interaktivt skjema, som vil endre seg noe ut fra hva du velger. For ny bruker og endre bruker vil skjemaet være likt, mens ved avslutning av tilganger vil skjemaet se annerledes ut. Under følger beskrivelse av begge.

Skjemaet har også integrasjon mot PRK/Gerica-applikasjonen på noen av valgene. Det betyr at dersom du velger Ny bruker, vil tilgang til Gerica-applikasjonen/Gerica-ikonet bli tildelt den ansatte når/hvis saken godkjennes. Dersom du velger Avslutte bruker, vil tilgang til Gerica-applikasjonen/Gerica-ikonet bli avsluttet for den ansatte når/hvis saken godkjennes. Se også beskrivelse av dette i neste kapittel.

Sende inn bestilling (Ny/endre/avslutte tilgang til Gerica)

Du kan også se hvordan fylle ut bestillingsskjemaet i denne opplæringsvideoen (Link kommer).

Ny bruker eller endre bruker

Søk opp den ansatte, enten med navn eller den ansattes prk-ident*.

^{* NB!}

^{Pass på at du velger riktig prefiks når du søker opp den ansatte; for bydeler er perfikset bydelsforkortelsen, mens for etat vil det være forkortelse for etaten. For eksempel er prefikset BGO i Bydel Gamle Oslo, men i Velferdsetaten vil prefikset være VEL.}
^{Velger du en ansatt med prefiks SYE (Sykehjemsetaten), vil et eget felt komme opp i skjemaet, med valg for hvilken institusjon i SYE tilgangen skal gjelde for.}

Velg deretter om det gjelder ny ansatt, endring av tilgang eller avslutning av bruker under feltet Tilgangstype:

Ny bruker benyttes for å bestille tilgang for en ny ansatt, som ikke har tilgang til Gerica i din virksomhet fra før.
- Dette valget vil gi den ansatte tilgang til Gerica-ikon
Endre bruker benyttes dersom en ansatt, som allerede har tilgang til Gerica, trenger en ny rolle i Gerica ELLER kan avslutte en av sine eksisterende roller (men ikke alle) i Gerica
- Dette valget vil IKKE gi eller avslutte Gerica-ikon for den ansatte
Avslutte bruker benyttes når alle tilganger i Gerica for din virksomhet skal avsluttes, for eksempel når den ansatte slutter i sin stilling. Se beskrivelse av skjema for dette valget i neste kapittel
- Dette valget vil avslutte tilgang til Gerica-ikon for den ansatte.

Avslutte bruker

Avslutte bruker benyttes KUN når alle tilganger i virksomheten skal avsluttes, for eksempel når den ansatte slutter. Dette fordi det er satt opp integrasjon mot PRK ved dette valget, som vil fjerne tilgangen til Gerica-applikasjonen/ ikonet for den ansatte.

^NB!

^{Integrasjonsløsning fra Kompass til PRK avslutter tilgang til ikonet for Gerica. Det er viktig at tilgang til Gerica avsluttes på ansatt som ikke lengre jobber i din virksomhet. Selv om den ansatte har aktive roller i Gerica i andre virksomheter, skal tilgang i din virksomhet avsluttes.}
^{Om du ikke er sikker på om den ansatte har tilganger i Gerica på andre tjenestesteder i din bydel må du sjekke det i Gerica.}

Behandling av bestilling (Ny/endre/avslutte tilgang til Gerica)

Når du har sendt inn skjemaet, vil bestillingen behandles av lokal Iverksetter. Er det ingen mangler eller uklarheter i bestillingen legger iverksetter inn aktuelle roller i Gerica. Rollene som er tildelt legges inn i kommentarfeltet i Kompass, slik at du som leder får informasjon/bekreftelse på at de bestilte rollene er tildelt i Gerica.

Avvisning av tilgang

Er det mangler og uklarheter i bestillingen vil iverksetter avslå bestillingen. Du vil da få mail om dette med begrunnelse for avslaget. Ved avslag kommer en kommentar boks opp, hvor iverksetter må skrive bakgrunn for avslaget. Du vil dermed få e-post på at saken er avslått og begrunnelsen for avslaget. Når en bestilling er avslått, er saken ikke lenger redigerbar og du må opprette en ny bestilling (med fullstendige opplysninger).

Godkjenning av tilgang

Dersom Iverksetter får tilstrekkelige og riktige opplysninger, vil rolle(r) tildeles den ansatte i Gerica og bestillingen godkjennes i Kompass. Du vil dermed motta e-post om at bestillingen er godkjent, og den ansatte får Gerica-ikonet på sin startmeny når vedkommende logger seg på PC, og nettbrett/LMP.

Søke opp en ferdigbehandlet bestilling

Dersom man trenger å se opplysningene i en sak som er ferdigbehandlet, kan man søke opp saken.

Gå inn på dine forespørsler

Velg fanen Lukket:

Du kan filtrere hvilke saker du vil se øverst på siden, eller lete gjennom liste over alle lukkede saker.

Omorganiseringer

Alle roller skal i utgangspunktet gå via Kompass, men ved omorganisering kan man velge å gjøre tildelingen utenom Kompass. Det er imidlertid viktig at bydelen sørger for tilstrekkelig dokumentasjon, slik at det er mulig å fremvise ved ettersyn/ revisjon i ettertid. Leder må sørge for å dokumentere avgjørelsen, og iverksetter må dokumentere tildeling av rollene i endringsloggen i Gerica.

Kompetansekrav

Tildeling av tilganger for ansatte fordrer at man har god innsikt i Normen, og alle føringer knyttet til brukeradministrasjon og tilgangsstyring. Det krever også forståelse av konsekvenser av feilaktig tildeling/ avslutning av tilgang.

Kravet for Bestillere er at man innehar myndighet i kraft av sin rolle, eller har fått tildelt myndighet, til å vudere den ansattes behov for tilgang.

Referanser

Tildeling av tilgangsrettigheter i Gerica – fellesskriv fra EST av 26.02.2008.

Tilgangsrettigheter – kommentarer til fellesskriv.

Instruks for informasjonssikkerhet i Oslo kommune.

Manual Roller og tilgangsstyring

Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven)

Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)

Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)

Normen

Forfatter:	Marianne Mikkelsen (Spesialkonsulent)
Godkjent av:	Irene Oksdøl (Seksjonssjef)
Dokumentadministrator:	Kitty Lena Schau (Spesialkonsulent)
Dokument-ID:	41478
Gyldig fra:	28.08.2023
Revisjonsfrist:	26.08.2028

Innhold i brukerveileder

Innledning