Alle obligatoriske IPLOS-opplysninger i Gerica skal være utfylt og være oppdatert til enhver tid.
Ledere, saksbehandlere og private/kommunale leverandører som yter kommunale helse- og omsorgstjenester.
Søkere eller tjenestemottakere som Oslo kommune har ansvar for og som søker om, eller mottar kommunale tjenester, skal i henhold til dokumentasjonsplikten og IPLOS forskriften registreres i IPLOS registeret. (Dokumentasjonsplikten fremgår av Helsepersonelloven § 39 og Pasientjournalforskriften § 5, men også av bestemmelsene om innsynsrett og taushetsplikt. IPLOS forskrift: ”Forskrift om pseudonymt register for individbasert helse- og omsorgsstatistikk” av 17.02.2006).
Obligatoriske tidspunkter når IPLOS-opplysninger skal registreres, kontrolleres og evt oppdateres:
Dette skal gjøres i samarbeid med bruker, pårørende, foresatte og med andre involverte fagpersoner. Veilederen for registrering av IPLOS-data fra Helsedirektoratet skal brukes for å sikre korrekt vurdering og utfylling av IPLOS-opplysningene.
Alle dokumentasjonspliktige medarbeidere som yter tjenester har plikt til å bidra med å holde IPLOS-opplysninger oppdaterte. IPLOS-opplysninger er definert som en del av brukerens journal som til enhver tid skal være oppdatert. Det er viktig at IPLOS-arbeidet og ansvarsfordelingen i de aktuelle tjenestestedene organiseres på en slik måte at dette statlige kravet blir ivaretatt.
Både kommunale og private leverandører som ikke har tilgang til Oslo kommunes pleie- og omsorgssystem Gerica skal følge de obligatoriske retningslinjer for IPLOS-registrering vedtatt i Oslo kommune. De aktuelle leverandører er forpliktet til uoppfordret å sende endringer i IPLOS-opplysninger til ansvarlig forvalter i den bydelen som har ansvar for tjenestemottakeren.
Sykehjemsetaten tilbyr kontaktpersoner for private leverandører av sykehjemstjenester opplæring i IPLOS-registrering, og Velferdsetaten har et opplæringsansvar for private leverandører av hjemmetjenester i Oslo kommune. Kontaktpersonene har plikt til gjennomføre videre opplæring for aktuelle øvrige medarbeidere i sin virksomhet.
| Hvem |
Medarbeidere med |
Dokumentasjonspliktige medarbeidere som utfører tjenester i institusjon |
Dokumentasjonspliktige |
| Tidspunkt | |||
|
Ved ny søker, ny tjenestemottaker eller |
Har ansvar for å innhente, registrere, oppdatere og informere om IPLOS, samt dele ut informasjonsbrosjyre om IPLOS. |
Kontrollerer og evt. oppdaterer IPLOS-opplysninger kort tid etter innskrivelsen. |
Kontrollerer og evt. oppdaterer IPLOS-opplysninger kort tid etter tjenesteoppstart. |
|
Ved endring av IPLOS-opplysninger |
Oppdaterer IPLOS- opplysninger når informasjonen mottas og/eller endringer observeres. |
Oppdaterer IPLOS- opplysninger når informasjonen mottas og/eller endringer observeres. |
Oppdaterer IPLOS- opplysninger når informasjonen mottas og/eller endringer observeres. |
|
Ved revurderinger eller behov for endring i tjenester |
Kontrollerer og oppdaterer IPLOS-opplysninger når vedtak revurderes. |
Skriver revurderingsjournal. Oppdaterer IPLOS-opplysninger. |
Skriver revurderingsjournal. Oppdaterer IPLOS-opplysninger. |
|
Ved avslutning av tjeneste |
Utfører skal melde til forvalter. |
Kontrollerer og evt. oppdaterer IPLOS-opplysninger. |
Kontrollerer og evt. oppdaterer IPLOS-opplysninger. |
|
Ved korttids-/ |
|
Oppdaterer IPLOS-opplysninger noen få dager etter innleggelsen og rett før utskrivelsen. |
Kontrollerer og evt. oppdaterer IPLOS-opplysninger kort tid etter utskrivelsen. |
|
Ved klage |
Registrer dato for mottatt klage, status og dato klage besvart. |
Kontroller at øvrige IPLOS- opplysninger som skal sendes med klagen til fylkesmannen er oppdaterte |
Kontroller at øvrige IPLOS- opplysninger som skal sendes med klagen til fylkesmannen er oppdaterte |
|
Skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner |
|
Når skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner inntreffer (HOL §9-5, tredje ledd punkt a) |
Når skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner inntreffer (HOL §9-5, tredje ledd punkt a) |
|
Planlagte tiltak
(Tvang i systematiske tiltak) |
Planlagte skadeavvergende tiltak i gjentatte nødssituasjoner eller tiltak for å dekke tjenestemottakerens grunnleggende behov, HOL kap. 9-5, tredje ledd punkt b og c. |
Planlagte skadeavvergende tiltak i gjentatte nødssituasjoner eller tiltak for å dekke tjenestemottakerens grunnleggende behov, HOL kap. 9-5, tredje ledd punkt b og c. |
Planlagte skadeavvergende tiltak i gjentatte nødssituasjoner eller tiltak for å dekke tjenestemottakerens grunnleggende behov, HOL kap. 9-5, tredje ledd punkt b og c. |
|
Helsehjelp med tvang |
|
Når helsehjelp med tvang etter PBRL kap. 4A besluttes |
Når helsehjelp med tvang etter PBRL kap. 4A besluttes |
*) De tjenestestedene som ikke har tilgang til Gerica, informerer om behov for endring i tjenester til ansvarlig forvalter som har ansvar for tjenestemottakeren. Avtalte eller sentrale rutiner følges.
|
Brukerbildet |
|||||
|
|
Forvaltnings-funksjon |
Utførere |
Anmerkning |
||
|
Navn |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
|
||
|
Adresse |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Som er registrert i folkeregisteret |
||
|
Personnummer |
Ved førstegangsregistrering |
|
|
||
|
Død dato |
Det må være korrekt dødsdato! Følge enhetlige rutiner i forhold til ansvar og registrering, eksempel ved brukervalg eller korttids-langtidsopphold. Tjenestesteder uten Gerica-tilgang må omgående informere ansvarlig bestillerkontor/forvalter i skriftlig form! |
||||
|
Husstand |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
|
||
|
Omsorg for barn under 18 år |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
|
||
|
Får privat, ikke betalt hjelp |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Tjenester som utføres av f.eks pårørende/naboer er også en del av opplysninger om behov for bistand/assistanse. |
||
|
Er boligen egnet for søker tjenestemottaker |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
|
||
|
Dato vurdert av tannhelsehjelp |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Siste tidspunkt, ikke obligatorisk |
||
|
Dato vurdert av lege |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Siste tidspunkt, ikke obligatorisk |
||
|
Individuell plan/koordinator oppnevnt |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Må være en aktiv plan! |
||
|
Spørsmål om ernæring |
|
Ved endring |
Skal registreres på alle aktuelle |
||
|
Spørsmål om Legemiddelgjennomgang |
|
Ved endring |
Skal registreres på alle aktuelle |
||
|
Opplysning om samfunnsdeltakelse |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Skal registreres på alle aktuelle |
||
|
Heldøgns tjenestetilbud |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Skal registreres på alle aktuelle |
||
|
Venteliste på langtidsplass |
*Registreres kun av Formidlingsenheten i SYE |
Ved endring |
Skal registreres på alle aktuelle |
||
|
(Re)habilitering utenfor inst. |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Skal registreres på alle aktuelle |
||
|
Saksbildet |
|||||
|
Sakstype |
Ved vedtak |
|
|
||
|
Søkt dato |
Ved mottatt søknad |
|
|
||
|
Vedtaks dato |
Ved vedtak |
|
|
||
|
Type vedtak |
Ved vedtak |
|
|
||
|
Tid pr. uke – omfang og ressursinnsats |
Ved vedtak |
|
|
||
|
Klagesaksbehandling |
Ved klage |
|
Dato mottatt klage og dato besvart klage i kommunen |
||
|
Tjenestebildet |
|||||
|
Tildelt dato |
Ved oppstart av tjenester de har ansvar for |
Ved oppstart av tjenesten |
|
||
|
Avsluttet dato |
Ved avslutning av tjenester de har ansvar for |
Ved avslutning av tjenesten |
|
||
|
Institusjonsnummer |
Ved institusjonsplass de har ansvar for å tildele |
Ved institusjonsplass |
|
||
|
Spesialisthelsetjenestens døgntilbud |
Når informasjon mottas |
Når informasjon mottas |
Registreres i forbindelse med midlertidig stopp. Kan registreres tilbake i tid |
||
|
Journalbildet |
|||||
|
Relevante diagnoser |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
|
||
|
ADL-bildet (20variabler) |
|||||
|
Opplysninger om behov for bistand/assistanse |
Ved vedtak/endring |
Ved endring |
Skår 9: Ikke relevant Opplysningen er ikke relevant for å kartlegge ressurser og vurdere behov for personbistand |
||
Avvik meldes leder og berørte parter.