Innhold i brukerveileder
Tildele Kompass-rolle (Bestiller, Iverksetter, Overordnet godkjenner)
Prosess for tildeling av Kompass-roller
Bestillingsskjema for tildeling av Kompass-roller (Bestiller, Iverksetter og Overordnet godkjenner i Kompass)
Søke opp en behandlet bestilling
Delegere rolleansvaret ved fravær
Innledning
Tilganger til Gerica for ansatte bestilles og avsluttes via eget skjema i Kompass. I Kompass har man ulike roller som er en del av brukeradministrasjonen for Gerica. Denne brukerveilederen fer knyttet til Kompass-rollen Iverksetter.
Brukerveilederen gjelder for
Ansatte som innehar rollen Iverksetter i Kompass, tilknyttet skjemaer for brukeradministrasjon til Gerica.
Ansvarsfordeling
Pro-seksjonen har ansvar for denne rutinen og for skjemaer for brukeradministrasjon til Gerica.
Leder i den en enkelte virksomhet har ansvar for den praktiske gjennomføringen og sikre korrekt tildeling og avslutning av tilganger til Gerica. Leder må gjøre rutinen kjent for sine ansatte og sikre nødvendig opplæring, dokumentasjon av tilgangsbehovet og internkontroll etter gjeldende rutiner.
Ansatte har ansvar for å følge rutinen.
Brukerveileder
Om tilgang til Gerica
Tilgang til Gerica består av to elementer; tilgang til Gerica-applikasjon/ ikon og rolletilgang i Gerica. Den ansatte må ha begge for å få tilgang til Gerica.
Om Iverksetter-rollen
Tilgang til Gerica bestilles gjennom et eget bestillingsskjema i Kompass. Det er lokale ledere med personalansvar (Bestiller- sett inn LINK) som fyller ut bestillingsskjema ved behov for å bestille tilgang til Gerica for ny ansatt, for å endre tilgang hos en eksisterende, eller avslutte tilgang til Gerica for en ansatt som for eksemplel slutter.
Iverksetter er mottaker av innsendte bestillingsskjemaer fra Bestillere i lokal virksomhet. Som Iverksetter har du ansvar for å dobbeltkontrollere forespurt tilgang og sikre at den er i tråd med føringer for tilgang, samt iverksettelse av riktig(e) tilgang(er). Rollen krever dermed god innsikt i Normen, i Gerica generelt, hvordan tilgangsstyringen i Gerica er satt opp, samt inngående kunnskap om de ulike rollene i Gerica. Det krever også forståelse for konsekvenser av feilaktig tildeling/ avslutning av tilgang. Iverksetterrollen tildeles derfor primært til systemkoordinator, superbruker med autorisasjonsansvar eller koordinerende superbruker i bydel/etat.
Beskrivelse av prosessen brukeradministrasjon for Gerica finner du i rutinen Gerica - Tildeling og avslutning av tilganger i Gerica.
Iverksetter har også tilgang til et eget skjema i Kompass; skjemaet «legge til/fjerne bestiller, iverksetter og overordnet godkjenner for Gerica» (Se kapittelet Bestillingsskjema for rolle bestiller, iverksetter og overordnet godkjenner i Kompass for mer informasjon).
Behandle bestilling i Kompass
Når skjemaet «Tilgangsstyring Gerica» sendes inn i Kompass, vil Iverksetter i virksomheten motta epostvarsel om at en bestilling venter på behandling. Dersom virksomheten har mer enn èn Iverksetter, vil alle motta epost om samme bestilling. Det er ikke mulighet for Bestiller å velge en spesifikk Iverksetter.
Gå inn i saken, gjennom å benytte linken du mottar på epost eller gå direkte via Kompass:
Du vil få opp en liste over de bestillingene som er sendt fra Bestillere som du er iverksetter for.
NB! Dersom du ikke får opp den aktuelle bestillingen i listen, betyr det at en annen iverksetter allerede har behandlet den, og bestillingen er derfor lukket. Det er ikke mulig å se hvem som har behandlet saken.
Gjennomgå bestillingen og kontrollere at innholdet er riktig og inneholder tilstrekkelige opplysninger
Dersom alt er riktig kan aktuelle roller i Gerica tildeles. Se manualen Registrering og autorisering av ansatte i Gerica hvordan dette gjøres.
Godkjenne bestilling
Når rollen(-e) er tildelt i Gerica, må bestillingen godkjennes i Kompass. Trykk på «Godkjenn» oppe til høyre i bestillingen:
Du vil du få opp en kommentarboks. Her skal rollene som er tildelt legges inn i, slik at leder får informasjon om dette.
Bestillingsskjemaet har integrasjon mot Gerica-ikonet i Citrix, og en godkjenning av sak i kompass gir/avslutter tilgang til Gerica-applikasjonen/ikonet.
Bestiller vil motta e-post om at bestillingen er godkjent, og den ansatte får Gerica-ikonet på sin startmeny når vedkommende logger seg på PC.
Avslå bestilling
Dersom opplysningene i bestillingen er mangelfulle eller feil må bestillingen avslås. Trykk «avvis» oppe til høyre i bildet:
En kommentarboks vil komme opp, hvor bakgrunn for avslaget må beskrives:
Leder vil motta e-post om at saken er avslått og begrunnelse for det.
NB! Når en bestilling er avslått, er saken ikke lenger redigerbar og leder må opprette en ny bestilling med fullstendige opplysninger
Søke opp en behandlet bestilling
Dersom man trenger å se opplysningene i en sak som er ferdigbehandlet, kan man søke opp saken i Kompass. Gå inn på «Mine forespørsler» i Kompass
Trykk på «Dine forespørsler» for å finne bestillinger som du allerede har behandlet, og velg Fanen «lukket»:
Delegere rolleansvaret ved fravær
Ved ferie og fravær må tildelt rolleansvar delegeres til en «stedfortreder» i Kompass. Dette gjøres inne i Kompass.
Gå i hamburgermenyen oppe i høyre hjørne, og velg «Delegeringer» i nedtrekksmenyen
Søk opp navnet på personen som det skal delegeres til, og sett inn startdato og sluttdato for perioden det skal gjelde på. Trykk Lagre.
Både den som delegerer og den ansatte som det blir delegert til, vil ha tilgang i gitte tidsrom.
Tildele rolle i Kompass (Bestiller, Iverksetter, Overordnet godkjenner)
Prosess for tildeling av Kompassroller
For å kunne sende eller behandle bestillingskjema i Kompass, må det tildeles rolletilganger for Bestiller» og Iverksetter. Tildeling og avslutning av disse rolletilgangene skjer via et eget bestillingsskjema i Kompass. Prosessen starter hos personer som allerede har iverksetter-rolle, og de vil motta en bekreftelse på mail når bestillingen er sendt.
Tildeling av disse tilgangene krevet et høyere beslutningsnivå, og må derfor godkjennes av en «overordnet godkjenner(gruppe)» som består av leder på overordnet nivå. Overordnet godkjenner(gruppe) vil motta varsel om at en bestilling er venter på behandling. Når saken er behandlet, vil bekreftelse eller avslag sendes på mail til iverksetteren som bestilte.
Tildeling av ny eller avslutte eksisterende tilgang for overordnet godkjenner, gjøres også i skjemaet «Legge til/fjerne bestiller, iverksetter og overordnet godkjenner for Gerica».
Bestillingsskjema for tildeling av Kompassroller (Bestiller, Iverksetter og Overordnet godkjenner i Kompass)
Som Iverksetter har du tilgang til et eget bestillingsskjema; «Legge til/fjerne bestiller, iverksetter og overordnet godkjenner for Gerica», som benyttes for å bestille eller avslutte tilgang til Bestillere, andre Iverksetere eller Overordnede godkjenner i din virksomhet.
Gå inn i Kompass og trykk på knappen Applikasjonstjenester:
Rull ned i listen til du finner skjemaet «Legge til/fjerne bestiller, iverksetter og overordnet godkjenner for Gerica" og klikk på linken:
Fyll ut skjemaet:
Trykk send inn.
Overordnet godkjenner(gruppe) vil motta varsel om at en bestilling er mottatt, og når bestillingen er behandlet vil iverksetter motta varsel om at bestillingen er godkjent eller avslått.
Kompetansekrav
Tildeling av tilganger for ansatte fordrer at man har god innsikt i Normen, og alle føringer knyttet til brukeradministrasjon og tilgangsstyring. Det krever også forståelse av konsekvenser av feilaktig tildeling/ avslutning av tilgang.
Kravet for iverksetterrolle er det krav til å ha god innsikt i Gerica generelt, samt hvordan tilgangsstyringen i Gerica er satt opp.
Referanser
Tildeling av tilgangsrettigheter i Gerica – fellesskriv fra EST av 26.02.2008.
Tilgangsrettigheter – kommentarer til fellesskriv.
Instruks for informasjonssikkerhet i Oslo kommune.
Manual Roller og tilgangsstyring
Lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven)
Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)