Formål
Registrere, behandle og dokumentere søknader om spesialpedagogisk hjelp, tegnspråkopplæring og tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne i barnehagen.
Omfang/Virkeområde
Denne rutinen omfatter alle virksomheter som saksbehandler disse søknadene i systemet Gerica.
Ansvar
Det må utarbeides lokale rutiner i den enkelte virksomhet, spesielt knyttet til oppfølging:
- dokumentasjon
Aktivitet/Beskrivelse
Registrere bruker se manualen Brukeropplysninger i Gerica
Fylle ut saksbildet, se brukerveilederen Gerica -Generell saksbehandling og rutinen Rutine- Generell saksbehandling.
Sende dokumenter fra gerica elektronisk se brukerveilederen Gerica - SvarUt og rutinen Gerica - Rutinebeskrivelse SvarUt
Scann inn alle dokumenter, se manual for scanning
Spesialpedagogisk hjelp
Førstegangsvedtak
|
Oppgaver |
Hva gjør saksbehandler |
Husk |
Ansvar samarbeidspartner |
|
Registrere søknad |
Opprett sak 92 |
Barnehage og andre instanser skal ikke ligge i brukerbilde. |
|
|
Sende forvaltningsmelding til foresatte |
Flett dokument (se egen tabell for nr) |
|
|
|
Oversende søknad til PPT (Pedagogisk psykologisk tjeneste) |
Flett dokument (se egen tabell for nr) |
Legg ved søknad og vedlegg Husk kopi av oversendelse søknad til bostedsbydel (se egen rutine for dette) Husk send kopi av PPT sakkyndig vurdering til bostedsbydel
|
PPT sender bekreftelse på at de har mottatt. PPT sender kopi med innkalling til samtale. |
|
Fatte vedtak etter mottatt sakkyndig vurdering |
Flett dokument (se egen tabell for nr) |
Bruk hjelpetekst og husk hjelpetekst: "OK_barnets beste" Før vedtak fattes, innhentes samtykke fra foresatte. Tildel tjenesten i tjenestebildet når vedtaket igangsettes. |
|
|
Sende vedtak til foresatte, barnehage, PPT og evnt annen bydel |
SvarUt |
Mottakere som ikke er foresatte hentes fra Postutkontakter når det sendes. |
|
|
Barn i spesielt tilrettelagte barnehager- Berg gård barnehage og Voldsløkka barnehage |
Setter nivå til barnehagen på tjenesten i tjenestebildet. Berg gård barnehage: 1.8.1.14 Voldsløkka bhg: 1.8.1.52 |
Manuelt innslag til egen bydel for vedtaksperioden. |
Tildele tjenesten og opprette og tildele tiltak. |
Revurdering av vedtak om spesialpedagogisk hjelp
|
Oppgaver |
Hva gjør saksbehandler |
husk |
|
Revurder sak |
Legg inn nye/oppdaterte opplysninger. Bruk årsevaluering. |
Husk evnt å endre timetall i saksbilde. |
|
Fatte vedtak |
Flette dokument |
|
|
Sende vedtak til foresatte, barnehage, PPT og evnt annen bydel |
SvarUt |
Mottakere som ikke er foresatte hentes fra Postutkontakter når det sendes.
|
Dokumentmaler
|
Malnr |
Malnavn |
|
3820 |
OK_spes.ped1 - søknad om spes.ped.hjelp - førskolealder |
|
3821 |
OK_spes.ped2 - Forespørsel om sakkyndig vurdering-SvarUt |
|
3822 |
OK_spes.ped3 - forvaltningsmeldingsmelding søknad spes ped-SvarUt |
|
3823 |
OK_spes.ped5 - forespørsel samtykke til å fatte vedtak om spes ped hjelp-SvarUt |
|
3824 |
OK_spes.ped4 - samtykke |
|
4093 |
OK_spes.ped7 – avslag spesped-SvarUt |
|
4094 |
OK_spes.ped6 – innvilget spesped-SvarUt |
Tilrettelegging for barn med nedsatt funksjonsevne
Førstegangsvedtak tilrettelegging etter bhgl § 37
|
Oppgaver |
Hva gjør saksbehandler |
Husk |
Ansvar samarbeidspartner |
|
Registrere søknad
|
Opprett sak 107
|
Barnehage og andre instanser skal ikke ligge i brukerbilde.
|
|
|
Send forvaltningsmelding til foresatte
|
Flett dokument (se egen tabell for nr)
|
Fyll inn begrunnelse og dato for når saken skal være ferdigbehandlet. |
|
|
Innhente opplysninger for vurdering av tilrettelegging |
Journalføre i 121. saksbehandlerjournal.
|
|
|
|
Fatte vedtak |
Flett dokument (se egen tabell for nr) |
Bruk hjelpetekst og husk hjelpetekst: "OK_barnets beste" |
|
|
Sende vedtak til foresatte, barnehage, og evnt annen bydel |
SvarUt |
Mottakere som ikke er foresatte hentes fra Postutkontakter når det sendes |
|
Evaluering av vedtak om tilrettelegging
|
Oppgaver |
Hva gjør saksbehandler |
husk |
|
Revurder sak |
Legg inn nye/oppdaterte opplysninger. |
Husk evnt å endre timetall i saksbilde. |
|
Fatte vedtak |
Flette dokument |
|
|
Sende vedtak til foresatte, barnehage, PPT og evnt. annen bydel |
|
Mottakere som ikke er foresatte hentes fra PostUt-kontakter når det sendes.
|
Dokumentmaler
|
Malnr |
Malnavn |
|
4159 |
OK_spes.ped99 – forvaltingsmelding tilrettelegging-SvarUt
|
|
4091 |
OK_spes.ped99a – innvilget tilrettelegging
|
|
4092 |
OK_spes.ped99b-avslag tilrettelegging |
Tegnspråkopplæring
|
Oppgaver |
Hva gjør saksbehandler |
Husk |
Ansvar samarbeidspartne |
|
Registrere søknad |
Opprett sak 122 |
Barnehage og andre instanser skal ikke ligge i brukerbilde. |
|
|
Sende forvaltningsmeld. til foresatte |
Flett dokument (se egen tabell for nr) |
|
|
|
Oversende søknad til PPT (Pedagogisk psykologisk tjeneste) |
Flett dokument (se egen tabell for nr) |
Legg ved søknad og vedlegg Husk kopi av oversendelse søknad til bostedsbydel (se egen rutine for dette) Husk send kopi av PPT sakkyndig vurdering til bostedsbydel
|
PPT sender bekreftelse på at de har mottatt. PPT sender kopi med innkalling til samtale. |
|
Fatte vedtak etter mottatt sakkyndig vurdering |
Flett dokument (se egen tabell for nr) |
Bruk hjelpetekste og husk hjelpetekst: "OK_barnets beste" Innhent samtykke fra foresatte til å fatte vedtak før det fattes. |
|
|
Sende vedtak til foresatte, barnehage, PPT og evnt. annen bydel |
SvarUt |
Mottakere som ikke er foresatte hentes fra PostUt-kontakter når det sendes. |
|
| Malnr | Malnavn |
| 4782 | OK_Rett til tegnspråkopplæring |
Klagesaksbehandling
|
Oppgaver |
Ansvar saksbehandler |
husk |
Ansvar tjenesteansvarlig/tjenesteutfører |
|
Registrere klage |
|
|
|
|
Sende forvaltingsmelding til foresatte |
SvarUt |
Kun når saksbehandlingstiden overstiger 4 uker. |
|
|
Vurdere om man gir medhold/delvis medhold eller opprettholder vedtaket. |
Innhente nye opplysninger. Dialog med foresatte. Journalføres.
|
|
|
|
Skriv saksfremstilling ved delvis medhold eller når vedtak opprettholdes |
Flett dokument |
Gis det delvis medhold, spør om foresatte vil opprettholde klagen. |
|
|
Send klagesaksaks-fremstilling til Statsforvalter og foresatte |
SvarUt |
|
|
|
Send følgebrev “Svar på klage” til foresatte |
Flett og sendt i SvarUt |
|
|
Dokumentmaler
|
Malnr |
Malnavn |
|
4160 |
OK_ spes.ped99c – forvaltningsmelding klage |
|
4161 |
OK_ spes.ped99d –svar på klage til foresatte-SvarUt |
|
4162 |
OK_ spes.ped99f – klageframstilling-SvarUt |
Flytting mellom bydeler/kommuner
|
Oppgaver |
Ansvar saksbehandler |
Husk |
|
|
Innhente samtykke fra foresatte til å overføre sak(ene). |
|
Kan gjøres per telefon, dokumenter i journal. |
|
|
Overføre sak |
Flett dokument (nr) Legg inn fra hvem og når du mottok samtykke i teksten. |
Åpne Gerica for ny bydel/sende journal i papirform til andre kommuner. |
|
Barn med ulik bosteds- og barnehagebydel
Bostedsbydel er vedtaksbydel.
Barn som er plassert i andre bydeler fra Barneverntjenesten:
- Plasseringsbydel har ansvar for alle vedtak.
Spesialpedagogisk hjelp og tegnspråkopplæring
|
Oppgaver |
Ansvar saksbehandler |
Husk |
|
|
Saksbehandling starter i barnehagebydel. |
Registrere bruker i Gerica og opprette sak. Sende søknad til PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste). Gir bostedsbydel tilgang til bruker ved manuelt innslag og gir beskjed til bostedsbydel.
|
Gi tilgang i 4 måneder. |
|
|
Bostedsbydel fatter vedtak |
Gi manuelt innslag til egen bydel for vedtaksperioden (barnehagebydel har tilgang da de står som utfører). |
|
|
|
Barnehagebydel er utfører. |
Nivå på tjenesten i tjenestebildet skal være utfører (barnehagebydel). |
Barnehagebydel tildeler tjenesten i tjenestebildet. |
|
Tilrettelegging
| Oppgaver | Ansvar saksbehandler | Husk |
| Søknad sendes fra aktuell barnehage til bostedsbydel | Bostedsbydel registrere bruker, oppretter sak og fatter vedtak. | Nivå på tjenesten i tjenestebildet er bostedsbydel. Manuelt innslag er derfor ikke nødvendig. |
Barneverntjenesten:
Barn som er plassert fra andre kommuner: (1)
- Plasseringskommune/barnevernskommune har ansvar for å fatte vedtak om spesialpedagogisk hjelp.
- Fosterhjemsbydel har ansvar for å fatte vedtak om tilrettelegging.
Barn som er plassert i andre kommuner (2)
- Plasseringsbydel/ barnevernsbydel har ansvar for å fatte vedtak om spesialpedagogisk hjelp.
- Fosterhjemskommune har ansvar for å fatte vedtak om tilrettelegging.
|
Oppgaver |
Ansvar saksbehandler |
Husk |
|
|
1 |
|
|
|
|
Saksbehandling starter i fosterhjemsbydelen. |
Registrere bruker i Gerica og opprette sak. Sende søknad til PPT (pedagogisk psykologisk tjeneste). Fosterhjemsbydel sender søknad og opplysninger til ansvarlig i plasseringskommune/barnevernskommune. |
Barnevernet må skrive under på søknaden, om fosterforeldre ikke har fullmakt til å skrive under selv. |
|
|
Plasseringskommune/ barnevernskommune fatter vedtak. |
Plasseringskommune/barnevernskommune vedtaket til Fosterhjemsbydel som er utfører. Fyller ut saksbildet og antall timer oppgitt i mottatt vedtak. Oppretter og tildeler tjenesten.
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
Plasseringsbydel/ barnevernsbydel fatter vedtak. |
Vi mottar sakkyndig vurdering og evnt søknad fra fosterhjemskommune. Følg vanlig saksbehandling. Nivå på tjenestebildet er 1.18.1 om ikke barnehage/fagsenter er registerert i gerica fra før. Gi manuelt innslag til egen bydel for vedtaksperioden. |
Send vedtaket til barnevernet. |
|
| Malnr | Malnavn |
| 3824 | OK_spes.ped8_overføringavsakmellombydeler/kommuner-SvarUt |
Rapporter og oversikter
Oversikt over venteliste
Velg rapporten 11703 *Oslo 9*Venteliste – statistikk. Fyll inn Nivå på sak, Dato og sakstype-/er.
Her kommer alle søkere som har fått innvilget/avgjort sin søknad men hvor tjenesten ikke har startet enda. Teksten som er lagt inn på fanen Opplysning kommer også med i rapporten.
Oversikt over antall brukere og vedtatte timer
Veg rapporten -51 Tjeneste – Status i tjenestebildet. Fyll inn Bydel, tjenestetype og rapporteringsdato (kan settes tilbake i tid på barn med aktive tjenester. Hvis man ønsker å ta ut rapport på barn med avsluttet tjeneste, må man ha en rolle hvor man har tilgang til dette. Kontakt systemkoordinator).
Her kommer alle brukere med aktiv tjeneste per datoen som settes i filteret ut. Timer/min. vedtatt i kolonnen Vedtatt kommer det som er registrert som Tid per uke på saken.
Oversikt over primærkontakter per bruker
Velg rapporten -94 Primærkontakt i tjenestebildet. Sett i tjenestetype og Nivå (bydelsnivå, 1.x).
Rapporten har følgende opplysninger:
Oversikt saksbehandlings- og tildelingstid
Velg rapporten OK_Tildelingstid som ligger i saksbildet. Sett inn sakstype, bydel og den perioden som det er ønskelig å ta ut oversikt fra. Rapporten fungerer sånn at alle saker som har tjenester som har startet i perioden kommer ut. På hver sak kommer disse opplysningene opp:
Antall vedtak og ukentlige vedtakstimer Sped.ped for barn i egen bydel.
Tjenestebilde-Skriv ut-11767 EST_Månedlige nøkkeltall-vedtakstimer....
Ta vekk tjenester/tiltakstyper (alle bortsett fra en)
Endre skilleoperator fra ELLER til OG
Legg til nivå
Fyll inn:
Bydel-dato-tjeneste/tiltakstype (93 spes.ped) og nivå = egen bydel
Klikk på utskrift.
Antall vedtak og ukentlige vedtakstimer Sped.ped for for vedtak i andre bydeler/kommuner
Tjenestebilde-Skriv ut-11767 EST_Månedlige nøkkeltall-vedtakstimer....
Ta vekk tjenester/tiltakstyper (alle bortsett fra en)
Endre skilleoperatør fra ELLER til OG
Legg til nivå 2
Fyll inn:
Bydel-dato-tjeneste/tiltakstype (93 spes.ped) og nivå <> egen bydel
Klikk på utskrift.
Antall vedtak og ukentlige vedtakstimer Sped.ped for for vedtak fra andre bydeler/kommuner som utføres i vår bydel
Tjenestebilde-Skriv ut-11767 EST_Månedlige nøkkeltall-vedtakstimer....
Ta vekk tjenester/tiltakstyper (alle bortsett fra en)
Fyll inn:
Bydel <> fra egen-dato-tjeneste/tiltakstype (93 spes.ped)
Klikk på utskrift
Tilrettelegging
Følg punkt 1 og 2 for spes.ped-bytt til tjeneste/tiltakstype 107 tilrettelegging i barnehagen.
Legg til skilleoperatør OG bak nivå
Legg til Timer kommunalt > enn 0,01
Klikk på utskrift
Vedlegg: