1 Innledning
Brukerveilederen beskriver hvordan kommunale eller private leverandører av praktisk bistand eller hjemmesykepleie skal dokumentere i Gerica.
Tjenesten som skal leveres skal være i samsvar med tjenestemottakerens vedtak, både når det gjelder innhold og omfang.
Grunnlaget for brukerveielederen er konkurransegrunnlaget og kontraktbestemmelser for kjøp av helsetjenester i hjemmet og øvrige dokumenter.
I tillegg er det opprettet en egen rutine som kun gjelder for Private leverandører med beskrivelse av hvordan private tjeneste leverandør skal registrere journaler i Gerica som utløser betaling i brukervalgsordningen av hjemmetjenester i Oslo kommune.
Det er utarbeidet en brukerveileder som beskriver bydelens ansvar og krav til dokumentasjon (brukerveileder brukervalg bydel/forvalter)
2 Melding om ny bruker/forberede oppstart
- Meldinger om nye brukere og/eller endrede behov hos eksisterende brukere, skal dokumenteres av forvalter i OL- Beskjedjournal.
- For å få oversikt over tjenester som venter på tildeling, ta ut rapporten: OL_Nye ikke tildelt/valgt, fra saksbildet, hver dag.
- I Gerica ta ut journalrapporten OL-Beskjedjournal daglig for å få oversikt.
2.1 Innhente brukeropplysninger
For å få ytterligere informasjon om bruker, gå igjennom følgende:
- Brukerkortet.
- Arbeidsplasskartleggingsskjema og Brannskjema som ligger som dokumenter i postjournal i journalbildet.
- Andre innvilgede tjenester, journaler og eventuelt tiltaksplan.
- Les brukers vedtak i saksbildet
eller les vedtaket i postjournal i journalbildet. - Les saksbehandlerjournaler.
- Les elektroniske meldinger.
- IPLOS registreringer. (Funksjonsnivå/ADL – personopplysninger).
2.2 Brukerbildet
Gå inn i brukerlista 
og hent opp brukeren.
Aktuell bruker kan søkes fram på flere måter. Enten ved hjelp av navn, brukernummer (id), fødselsnummer eller adresse. Dette gjøres ved å velge aktuell fane og skrive inn hele eller deler av valgte parameter på søkelinjen for deretter å trykke på TAB-tasten.
Brukerkortet åpnes enten ved å dobbeltklikke på brukeren, eller ved å stå markert på bruker og bruke Endre/vise ikonet på knapperaden 
.
Brukerkortet lukkes ved å trykke på Avbryt-ikonet på knapperaden 
.
Denne framgangsmåten brukes for å åpne og lukke alle bilder i Gerica.
2.3 Finne vedtak/dokumenter i journalbildet
- Stå på riktig bruker i brukerbildet og klikk på journal
og journallista til brukeren åpnes. - Sett inn journaltype 1 som er Postjournal eller 205 som er Postjournal SvarUt og velg Sak: praktisk bistand, hjemmesykepleie, hjemmesykepleie natt eller hjemmesykepleie-stasjonær.
- Fra dato: sett evt. inn aktuell dato. OBS: Ved leverandørbytte kan vedtaket være fattet for flere måneder siden.
Eller
- Hva slags dokument som er lagret i postjournalen kommer frem i kolonnen Informasjon, i dette tilfelle Innvilget tjeneste, praktisk bistand.
- Marker journalen og klikk på brillene
øverst til høyre på knapperaden, og vedtaket (som er et Word-dokument) åpnes. Merk at dokumentet av og til kan bli liggende minimert nederst på oppgavelinjen! - Arbeidsplasskartleggingsskjema ligger som en postjournal.
- Brannskjema ligger som postjournal eller finnes som en kartleggingsjournal som er overført fra Elise til Gerica.
2.4 Lese journaler
- Stå på riktig bruker i brukerbildet og klikk på journal og journallista til brukeren åpnes.
- Fra Dato: Viser automatisk 30 dager tilbake i tid, eventuelt sett dato tilbake i tid.
- Filtrer evt. på en bestemt journaltype, for eksempel Saksbehandlerjournal (journaltype 121), ved å hente inn journaltypen i feltet Journal. Journalteksten vises nederst på fanen Fritekst.
- Feltene Sak eller tjeneste kan i tillegg brukes til filtrering hvis ønskelig, men merk at journaler enten er knyttet til sak eller tjeneste, f.eks.
Saksbehandlerjournal knyttes kun til sak og vil ikke komme opp hvis det filtreres på tjeneste.
3 Bekrefte mottatte oppdrag
- Gå inn i journallista.
- Opprett en ny OL-Beskjedjournal.
- Hent inn tjenesten: hvis tjenesten ikke har tildeltdato (eller en tildeltdato fram i tid): hold Shift-tasten nede og klikk med høyre musetast i feltet
Tjeneste slik at en gul kopi av tjenestelista åpnes.
- Merk av i boksen til venstre for tjenesten med mellomromstasten, slik at den får grønn hake, og lim inn med limkosten, eller dobbeltklikk på tjenesten.
- Hent inn standardtekst OL_Bekrefte mottatt ny/endring av oppdrag ved å stå med markør i fritekstfeltet, høyreklikk eller benytte F4 og bekreft at opplysningene om ny bruker er mottatt.
4 Oppstart av ny tjeneste
Brukere som mottar hjemmesykepleie, kan ha forskjellige leverandører dag/kveld og natt eller når tjenesten utføres over hele vakter. Det er derfor laget tre forskjellige hjemmesykepleietjenester i Gerica.
Bydelen må lage egne vedtak for hver av disse tjenestene.
4.1 Reglene for når tjenesten til brukeren skal iverksettes er:
- Hjemmesykepleie
Etter at bruker har gitt beskjed til forvalter om ønsket leverandør, skal bydelen varsle leverandør så raskt som mulig, og senest kl.14.00 virkedagen før tjenesten skal igangsettes. Det samme gjelder ved varsel om utvidet vedtak. Leverandør/utfører skal starte opp tjenesten så raskt som mulig og i henhold til krav om forsvarlighet. Dette gjelder for både nye bruker og eksisterende brukere som får vedtak om utvidet tjeneste. Bydelen skal gi varsel via OL-beskjedjournal i Gerica.
Dersom det er behov for at tjenesten igangsettes raskere, skal bydelen varsle leverandør over telefon, senest kl. 15.30 på hverdager. Leverandør plikter i slike tilfeller, om nødvendig, å iverksette tjenesten senest 2 timer etter at varsel er gitt. Det må dokumenteres i saksbehandlerjournal at muntlig varsel er gitt.
- Praktisk bistand
Etter at bruker har gitt beskjed til bydelen om ønsket leverandør, skal leverandør varsles så raskt som mulig. Bydelen skal gi varsel via OL-Beskjedjournal i Gerica. Tjenesten skal iverksettes senest innen 2 uker fra bydelen varsler leverandøren om brukers valg.
5 Brukers tjeneste
Trykk på tjenesteikonet 
og oversiktsbildet over alle brukerens tjenester kommer opp. I dette eksempelet ligger tjenesten praktisk bistand uten tildelt dato.
- Dobbeltklikk eller trykk på Endre/vise post ikonet
på knapperaden og tjenestekortet åpnes:
- Faggruppe fylles ikke ut.
- Fyll inn riktig tildeltdato, den datoen leverandøren tar ansvaret for tjenesten brukeren har fått vedtak om.
- Revurderingsdato overføres automatisk fra saksbildet.
5.1. Fanen detaljer
- Sjekk at riktig Nivå og Utfører er satt inn av bydelen. Nivå og utførerfelt skal være tilsvarende leverandøren av tjenesten. Dette er veldig viktig for statistikk, økonomi og tilganger. Hvis det er en privat leverandør som skal utføre tjenesten, må man i tillegg påse at det er satt inn hake for Privat leverandør til høyre for Utførerfeltet.
5.2 Fanen ressurser
- Klikk på ressursfanen
- Sett inn primær- og eventuelt sekundærkontakt. NB! Behovsstyrt bemanning (BOB). Tjenestenansvarlig (TA) registreres i feltet primærkontakt og primærkontakt (PK) registreres i feltet sekundærkontakt.
- Ressursbruk pr. uke: hentes fra saksbildet og viser den bestilte tiden lagt inn i feltet Tid pr. uke (ressurstiden) av bydelen i saken/vedtaket.
- Summert tiltak: viser tiden på tiltakene som legges inn på tjenesten og skal være lik den bestilte tiden. I dette tilfellet er det registrert 1 time og 30 minutter i vedtaket (saken), og senere må det opprettes tiltak og tidsplaner som også utgjør 1 time og 30 minutter. Tiden regnes ut som gjennomsnittlig tid pr uke. I tillegg viser bildet om det er en kommunal leverandør som leverer tjenesten (Kommunalt (t/m)) eller ikke, noe som avgjøres om tiltakene har hake for privat leverandør eller ikke.
5.3 Fanen bolignøkkel/dørkode
Nøkkelkode skal registres på fanen bolig nøkkel.
- Hvis aktuelt, legg inn nøkkelnummer, dørkode og dato.
- Mottatt dato: dagen nøkkel/dørkode ble mottatt fra bruker.
- Mottatt id: den ansattes id som mottok nøkkelen/dørkode.
- Kvitteringsskjema for mottatt nøkkel legges i brukerens arkivmappe.
- Ved utkvittering av nøkkel: levert dato angir når bruker fikk nøkkel i retur. Levert id angir fra hvilken ansatt.
6 Tiltaksplan
Leverandørene har ansvaret for at det utarbeides en tiltaksplan. Planen skal utarbeides og kontinuerlig evalueres i samarbeid med bruker, leverandør og bydel. Se manual tiltaksplan her
7 Midlertidig stopp
Midlertidig stopp brukes for å dokumentere stopp i tjenesten eller i tiltak.
I brukervalg blir dette viktig da det kan være ulike leverandører av tjenestene praktisk bistand og hjemmesykepleie.
- Det må lages kontrollrutiner for å sikre at datoene og årsaken til fraværet blir i samsvar med hvor bruker oppholder seg til enhver tid.
- Husk å melde fra til bydel, og eventuelt andre tjenesteytere, i de tilfeller brukeren har sammensatte behov og flere tjenester. Midlertidig stopp skal dokumenteres i OL- Beskjedjournal av den som først mottar varselet.
Bruk av Midlertidig stopp er også viktig ved bruk av arbeidslister.
Midlertidig stopp skal registreres enten i fordelingsbildet eller i tiltaksplanbildet.
Midlertidig stopp skal ikke registreres i tjenestebildet, dette fordi automatikk som gjelder kansellering/sletting og automatisk generering av besøk ikke vil fungere.
Hvis det finnes genererte arbeidslister på aktuell tjeneste med likt nivå som blir satt på midlertidig stopp, så vil:
- Arbeidslister som ikke er fordelt eller de som har blitt fordelt til en rute blir slettet.
- Arbeidslister som er fordelt på ansatt vil bli omgjort til arbeidsliste kansellert journaler.
- Arbeidslister som er fordelt på ansatt på LMP, vil vises som kansellert og ansatt må bekrefte på LMP at besøket er kansellert.
Automatikken over vil ikke gjelde når det kun er tiltak som blir satt på midlertidig stopp.
7.1 Registrere midlertidig stopp
Marker besøket i tiltaksplanen, høyreklikk slik at du får opp følgende dialogboks.
Velg opprett midlertidig stopp av tjeneste eller tiltak.
- Midlertidig stopp kan ikke føres tilbake i tid (dato eller klokkeslett som allerede har passert) i tiltaksplanen.
- Fyll inn Fra dato og eventuelt Til dato hvis denne er kjent. Datoen kan settes fram i tid. Bruk klokkeslett hvis det er ønskelig at tjenesten stoppes, eller bli aktiv, i løpet av dagen.
- Registrer årsaken til midlertidig stopp i feltet Årsak.
- Hvis det dreier seg om midlertidig stopp pga. innleggelse i spesialisthelsetjenesten, hent inn riktig sykehus i feltet Døgntilbud.
- Trykk på det grønne lynet
for å lagre.
Midlertidig stopp vises slik i tiltaksplan på tjenester eller tiltak som er stoppet. Eksempel på et tiltak som er stoppet:
- Når Til dato er satt inn vil Midlertidig stopp automatisk bli avsluttet på gitt dato og klokkeslett.
7.2 Opphør av midlertidig stopp
Når Midlertidig stopp opphører, og det ikke er satt inn Til dato på forhånd, kan du gjøre dette slik. Marker brukerens besøk som skal oppheves og trykk på klikk med høyre musetast. Følgende dialogboks kommer opp:
Midlertidig stopp oppheves fra og med tidspunktet til det markerte tiltaket.
- Fyll inn Til dato, evt. klokkeslett, og trykk på lagre.
Hvis det allerede er genererte arbeidslister på tjenester med likt nivå, mens bruker har stått på midlertidig stopp, så vil det automatisk bli generert opp besøk ved oppheving av midlertidig stopp på tjeneste. Denne funksjonen gjelder ikke ved opphør av tiltak.
8 Bytte av leverandør
Ved bytte av leverandør av praktisk bistand og hjemmesykepleie dag/kveld/natt, skal brukerens eksisterende leverandør yte avtalt tjenestetilbud i 10 dager etter at leverandørbyttet er registrert og for hjemmesykepleie stasjonær skal brukerens eksisterende leverandør yte avtalt tjenestetilbud i 14 dager.
- Leverandørbytte varsles av bydelens kontor i OL-Beskjedjournal til de leverandørene det gjelder for.
- Finn aktuell bruker i brukerlista og trykk på tjenesteikonet
- Ved leverandørbytte vil det ligge to tjenester i brukerens tjenesteliste, i dette eksempelet på tjenesten praktisk bistand:
- Den øverste tjenesten er fortsatt aktiv fram til 25.05.06, mens tjeneste nr. 2 har startdato påfølgende dag, den 26.05.06. Tildeltdatoene og avsluttetdatoene på tjenestene indikerer når ansvaret for brukeren overlates fra den ene til den andre leverandøren.
- Hvilken leverandør som har ansvaret for brukeren vises på fanen Detaljer som vist under:
- Videre registreres tiltak og tidsplan på samme måte som beskrevet tidligere. Startdato på tiltakene skal være lik startdato på den nye tjenesten, bl.a. for å hente inn rett tjenestenivå på tiltakene.
- Bekreftelse på mottatt beskjed om leverandørskifte må journalføres i OL-Beskjedjournal av både av "gammel" og "ny" leverandør. Hent inn riktig standardtekst ved å klikke på høyremusetast, som for eksempel OL_Bekrefte mottatt ny/endring av oppdrag eller OL_Bekrefte oppsigelse av tjeneste. NB! Husk å knytte journalen til riktig tjeneste.
9 Beskjed til neste besøk
Det er mulig å legge inn beskjeder som knyttes til arbeidslistene. Dette kan gjøres på to måter, enten ved at det opprettes en journal inne på kontoret (PC) eller at beskjeden opprettes på tjenestetelefonen inne i arbeidslista til den brukeren det gjelder. Hvordan det gjøres fra tjenestetelefonen er beskrevet i manualen Lifecare Mobil Pleie.
Her beskrives det hvordan det gjøres inne fra kontoret på PC
I journallista til brukeren, trykk NY journal
- Velg journaltype 17; Beskjed til neste besøk
- Gyldig fra: sett inn den datoen beskjeden skal gjelde fra. Det er det første genererte besøket fra og med denne datoen som vil få knyttet beskjeden til seg på arbeidslista til den ansatte. Merk! Beskjeden vil komme opp på alle arbeidslistene som er generert helt til ansatt bekrefter at beskjeden er lest/utført.
- Gyldig fra Kl. slett evt. inn fra når beskjeden skal gjelde fra på gitt dato.
- Bekreftet: når ansatt har bekreftet beskjeden lest/utført på tjenestetelefonen vil bekreftetdato automatisk settes her. Hvis dette gjøres inne på kontoret må riktig dato settes inn her manuelt.
- Ha med: Hake settes hvis beskjeden skal leses/utføres før ansatt går fra kontoret. Besøket vil bli markert med ulike konvolutter på LMP alt ettersom det er registrert hake eller ikke.
- Fritekst: Skriv inn beskjeden. Det er ingen knytning til tjenestetype på denne journalen så beskjeden må alltid starte med hvem beskjeden er til! Eks. Til hjemmesykepleien, Til neste besøk.
- Det er viktig å presisere at beskjeden kun skal bekreftes når den ikke gjelder lenger, dvs. at «oppdraget» er utført eller at det ikke gjelder lenger. Hvis beskjeden f.eks. har noe med sårstellet å gjøre, så er dette beregnet på ansatt som har ansvar for såret, ikke praktisk bistand.
- Tjenestestedet må ha rutiner som sikrer at beskjedene når fram til riktig person. Beskjedene bør tas ut/sjekkes før hver vakt.
Her eksempel på beskjed:
Dette er en beskjed som er viktig å lese før man går ut. Haken for å ha med er satt 
slik at konvolutten blir rød i arbeidslista (LMP).
10 Dokumentasjon - journaltyper
I Gerica har hvert tjenesteområde sin type journalnotat hvor dokumentasjon av direkte brukerrettede tiltak skal journalføres i. I tillegg finnes en rekke journaltyper som det er knyttet andre rutiner til.
10.1 Journaltyper for dokumentasjon av direkte brukertid per tjenesteområde
10.2 Journaltyper knyttet til annen type dokumentasjon
11 Journalføring
Det er krav om at både private leverandører og kommunale leverandører av hjemmetjenester skal benytte bruke LMP app på tjenestetelefonen og ute hos brukerne i sanntid. Se manual for LifeCare Mobil Pleie (LMP). Unntaksvis vil det være nødvendig å dokumentere i ettertid på PC ved f.eks. nedetid på Gerica eller problemer med tjenestetelefonene.
Det presiseres at det skal journalføres/dokumenteres samme dag som besøket utføres/hendelsen oppstår. Det er tjenesteutføreren som har utført besøket som skal dokumentere. Jfr journalforskriften §10, 2 avsnitt.
Det skal etter hver vakt kontrolleres at alle arbeidslistejournaler er blitt journalført. Arbeidslister som blir liggende igjen, anses ikke som brukers journal og vil bli slettet. Dobbeltgenerering tilbake tid, kan bli liggende til de vil bli slettet av PRO-seksjonen. (Dette gjøres hver 2. måned.)
Direkte brukertid skal dokumenteres i enten praktisk bistandsjournal eller helsehjelpjournal, avhengig av hvilken tjeneste som journalføres. Avlyste besøk og bomturer dokumenteres i journalen Arbeidsliste kansellert med riktig avlystårsak. Private tjenesteleverandører må i tillegg benyttet OL_avbestilte oppdragsjournal for å dokumentere avlyste besøk som utløser betaling. Indirekte brukertid (brukerrettede tiltak som ikke regnes som direkte brukertid) journalføres i OL-fagjournal.
Avvik fra bestilling og/eller det som er planlagt, skal alltid dokumenteres i journal. Hvis dette vedvarer er det mye som tyder på at brukeren har et endret behov, og bydelen skal da varsles via revurderingsjournal, samtidig som leverandør oppdaterer IPLOS.
Rutinen ved arbeidslistegenerering varierer litt fra virksomhet til virksomhet, med består i hovedtrekk i å endre den genererte arbeidslistejournalen til for eksempel praktisk bistandsjournal eller helsehjelpjournal. Hvordan dette gjøres via tjenestetelefonen er beskrevet i brukerveiledningen LifeCare Mobil Pleie (LMP).
Hvis man må registrere journal i ettertid på grunn av nedetid i Gerica vil man måtte opprette/eller endre en journal i journalbildet via PC. Fremgangsmåte på hvordan man gjøres beskrives i kap. 11.2 Opprette arbeidslistejournaler og 11.2 Endre arbeidslistejournaler.
11.1 Opprette arbeidslistejournaler
Manuelt er dette fremgangsmåten, hvis det ikke er generert arbeidsliste for besøket eller opprettet som NY journal fra tjenestetelefon.
- Gå til journallista
- Sjekk at navnet på brukeren er riktig.
- Trykk på NY knappen
oppe på knapperaden, og dette bildet kommer opp:
- Dobbeltsjekk at navnet på brukeren er riktig.
- Journaltype: Hent inn aktuell journaltype, her 110; Praktisk bistandsjournal.
- Tjeneste: Hent inn aktuell tjeneste det skal journalføres på, her praktisk bistand.
- Fra/ Til klokken og dato: Sett inn start og slutt tid (når besøket startet og sluttet).
- Klikk på fanen oppdrag
- På fanen Tiltak. Tiltakene kan genereres inn i journalen ved å trykke på det grønne lynet
. Det er kun de tiltakene som er registrert på tjenesten med tidsplaner som stemmer overens med feltene fra og til klokken og datoen i journalen, som kan genereres inn. Prosedyreteksten kommer ikke med. - Hvis tiden må korrigeres kan tiltaket åpnes ved å markere tiltaket og klikke på åpnetasten
- Timer i første feltet og minutter i felt nummer to.
- Det skal alltid dokumenteres i Fritekst hvis et besøk tar kortere eller lengre tid enn planlagt.
- Lagre med ikonet
For å legge inn tiltak, trykke på NY- knappen
- Finn tiltaket i tjeneste/tiltakstreet med høyremusetast.
- Sett inn varigheten av tiltaket i feltet Tidsforbruk. NB! Husk hake for fakturering hvis dette er et tiltak som brukeren skal betale egenandel for.
- Lagre med ikonet .
- Hent inn øvrige Tiltak på samme måte.
- Til slutt lagres hele med journalen med
ikonet.
Journalen vil se slik ut:
Her kommer det klart fram hva brukeren har fått hjelp til, og hva brukeren skal betale i egenandel (1 time og 30 minutter), og at leverandøren skal ha betalt for 1 time og 50 minutter utført tid og ett besøksvederlag.
Med andre ord hentes antall timer utført tid fra Start og Sluttid i journalen, og egenandelen brukeren skal betale hentes fra tidsestimatene på de tiltakene som har hake for fakturering (vises her som Faktureres - Ja).
11.2 Endre arbeidslistejournaler
- Gå inn i brukerens journalliste og marker den arbeidslistejournalen som skal endres/bekreftes.
- Trykk på Endre/Vise ikonet
oppe på knapperaden for å åpne journalen.
- Journal Type: Endre arbeidslistejournalen til riktig fagjournal.
- Fra/ Til klokken: Sett inn reell start og slutt tid på det utførte besøket.
- Når det er utført ekstratiltak skal tiltaket Ekstratiltak hentes inn i journalen. Klikk på fanen Tiltak og trykke på NY- knappen
- Finn tiltaket i tjeneste/tiltakstreet med F4-tasten.
- Velg riktig Status, her 4; Ekstratiltak
- Sett inn varigheten av tiltaket i feltet Tidsforbruk. NB! Husk hake for fakturering hvis dette er et tiltak som brukeren skal betale egenandel for.
- Lagre med ikonet
. - Hvis tiden må korrigeres kan tiltakene åpnes ved å markere tiltaket og klikk på endre/vise ikonet
.
- Timer i første feltet og minutter i felt nummer to.
- Det skal alltid dokumenteres i Fritekst hvis et oppdrag tar kortere eller lengre tid enn planlagt.
- Hvis det er betalbart tiltak, sjekk at det er hake for fakturering.
- Evt. dokumenter i fritekst.
- Lagre med ikonet , og journalen ser slik ut:
12 Endring av tidspunkt for tjenesteutførelse
Bruker kan forespørre leverandør om å endre avtalt tidspunkt for tjenesteutførelse. Leverandør skal registrere forespørselen i Gerica. Leverandør skal etterkomme brukers ønske mht endringstidspunkt om det er mulig og forsvarlig.
13 Dokumentasjon
13.1 Utførte oppdrag/direkte brukertid i henhold til vedtak
- Dokumenteres i riktig journaltype, praktisk bistandsjournal eller helsehjelpjournal.
- Start- og sluttiden i journalen skal være lik start- og sluttidspunktet for besøket. Direkte brukertid er når du låser deg inn/ut av brukers hjem.
- Korriger estimatet på tiltaket på praktisk bistand slik at tiden stemmer med fakturerbar tid.
Ringetilsyn som bruker, har fått vedtak på regnes som direkte brukertid.
- Starttidspunktet er når du ringer bruker og sluttidspunktet er når du legger på.
Nødvendig dokumentasjon som krever brukernærvær, dvs som gjøres sammen med bruker som en del av den løpende tjenesteytelsen, gjøres fortløpende på LMP.
13.1.1 Legg til tekst
Lengre journalnotater føres på kontoret hvis det er mye å dokumentere ute hos bruker, i journalnotatet i besøket i LMP skriver ansatt relativt korte setninger evt. i stikkordsform. Dette er ikke endel av direkte brukertid.
Funksjonen "Legg til tekst i journalnotat" benyttes når ansatt kommer inn på kontoret for å fullføre dokumentasjonen. Trykk på Legg til fritekstikonet
. Følgende bilde kommer opp:
Skriv inn og velg legg til tekst.
Dokumentasjonen vil bli lagret i journalen med ansatt sitt navn som la til tekst, med dato og klokkeslett.
13.2 Avbestilling/kansellering av deler av besøket
Leverandøren skal varsle bydel ved:
- Avbestilling på grunn av innleggelse på institusjon/sykehus.
- Avbestilling på grunn av reise
- Avbestilling som gir grunn til bekymring for om bruker får nødvendig helsehjelp.
I disse tilfellene skal avbestillingene dokumenteres i journal og det skal opprettes en OL- beskjedjournal til bydel, hvor det henvises til hvilken journal dette er dokumentert i.
- Hvis brukeren avlyser deler av det planlagte besøket, eksempelvis avlyser dusjen, men ønsker hjelp til innkjøp, skal besøket ha reell starttid og sluttid (når den ansatte kom og gikk) i praktisk bistand- eller helsehjelpjournalen. Tiltaket som ikke utføres skal avlyses, se brukermanual LifiCare Mobil Pleie kap. 3.8.4. Husk å dokumenter i fritekst hvorfor oppdraget ikke ble utført.
13.3 Avvik på tid
- Hvis oppdraget/besøket tar kortere eller lengre tid enn det som er bestilt/planlagt, skal besøket ha reell start og slutt tid, og tidsestimatene skal korrigeres på tiltakene for fakturerbartid på tjenesten praktisk bistand.
- Det skal alltid dokumenteres i fritekst hvis et oppdrag avviker på tid.
13.4 Ekstra tiltak/besøk (direkte brukertid grunnet akutte behov - uten vedtak)
Behovet for ekstra tiltak/besøk kan oppstå når brukeren får et akutt bistandsbehov som går ut over det som er bestilt/planlagt.
- Ekstra besøk registreres ved at det opprettes en arbeidslistejournal med tiltak som fordeles til den ansatte. Arbeidsliste journal kan også opprettes i LMP, tiltak som legges til på et besøk fra tjenestetelefonen kommer automatisk opp som ekstra tiltak.
- Ekstrabesøk/tiltak dokumenteres med fritekst.
13.5 Ekstra tiltak/besøk (Velferdsteknologi)
- Utførers på lik måte som punkt.13.4
14 Kansellering av besøk
14.1 Avlysning/kansellering av besøk
Kanselleringsårsakene som skal brukes ligger som valg når besøk kanselleres i fordelingsbildet, fra tjenestetelefonen og når arbeidslisten endres til journalen Arbeidsliste kansellert på PC.
Omstendighetene rundt avlysningen/kanselleringen skal alltid dokumenteres i fritekst.
Her er årsakskodene:
- Når leverandøren avlyser besøket, skal koden avbestilt av tjenesteutfører brukes.
- Når brukeren eller pårørende avlyser besøket skal koden avbestilt av bruker/pårørende brukes.
- Hvis bruker avlyser mer enn ett besøk på rad, eller avbestilling gir grunn til bekymring om hvorvidt bruker mottar nødvendig helsehjelp/praktisk bistand, skal bydelen i tillegg varsles i en OL- Beskjedjournal.
- Hvis det meldes om at brukeren skal være fraværende fram i tid opprettes midlertidig stopp på tjenesten, og OL- Beskjedjournal opprettes for å dokumentere når beskjeden kom som et varsel til bydelen og eventuelt andre samarbeidspartnere
14.2 Bomtur
- Bomtur er når leverandøren ikke er blitt varslet tidsnok slik at utføreren først får rede på at brukeren ikke er hjemme når han eller hun står utenfor brukerens inngangsdør.
- På tjenestetelefon kanselleres besøket med kanselleringsårsaken bomtur. Hvis dette gjøres inne på kontoret må kanselleringen skje fra arbeidsplanleggingsbildet eller at arbeidslistejournalen gjøres om til journalen Arbeidsliste kansellert manuelt. Opprinnelige start og sluttid og tidsestimatene på tiltakene kan stå eller settes lik den planlagte tiden.
- Episoden dokumenteres i sin helhet i fritekstfeltet.
- På denne måten kan det tas ut statistikk på antall bomturer og eventuelt tiltakstiden.
15 Dokumentasjon av indirekte brukertid
Ulike relevante hendelser utover det som dokumenters i forbindelse med hjemmebesøk skal journalføres i OL-Fagjournal (136-journal) av leverandøren. Det være seg telefonhenvendelser fra pårørende, avtaler gjort med brukeren og/eller pårørende (f.eks. flytte oppdrag/besøk til annen dag), lege, sykehus osv. I utgangspunktet skal all kommunikasjon om og med brukeren dokumenteres.
15.1 Utførte oppdrag – indirekte brukertid
Eksempler på indirekte brukertid er dosering /tilrettelegging av doserte medisiner på kontoret.
- Registrer tiltaket som inneoppdrag (se manual tiltaksplan) slik at arbeidslisten blir markert som et inneoppdrag. Når oppdraget bekreftes på i LMP blir disse oppdragene automatisk returnert til Gerica som OL-Fagjournal.
- Hvis oppdraget unntaksvis journalføres på kontoret, må arbeidslista endres til OL-Fagjournal.
16 Endring av behov
Leverandør skal kontinuerlig vurdere brukers bistandsbehov, og dokumentere endringer i Gerica, uavhengig av om behovet vurderes som midlertidig eller varig. Endringer omfatter både økt og redusert hjelpebehov og behov for annen hjelp enn innvilget bistand.
Endringer av behov hos brukeren skal dokumenteres i Revurderingsjournal, samt varsle om dette i OL-beskjedjournal.
I tillegg skal det alltid opprettes revurderingsjournal 4 uker før vedtaket utløper og IPLOS funksjonsvariabler skal oppdateres. Dette gir bydelen mulighet for å avgjøre om bruker fortsatt har et bistandsbehov og gjør eventuelt et nytt vedtak. Bydel varsles i OL-beskjedjournal når dette er utført.
Standardtekst OK_Revurdering kan benyttes.
Ved endring av tjenestens innhold, skal leverandøren varsles i en OL-beskjedjournal fra bydel.
17 Bekymringsmelding
Leverandøren er pliktig å varsle bydelen umiddelbart ved bekymringsmelding. Når leverandøren mottar en bekymringsmelding så dokumenteres dette i OL- fagjournal, og det opprettes en OL-beskjedjournal til bydel, med henvisning til OL-Fagjournalen.
18 Fletting av dokumenter
Leverandørene har ansvar for å fylle ut skjemaene Arbeidsplasskartlegging og Brannvernskjema (brannforebygging i brukers hjem).
I forbindelse med vurdering av brukers hjelpebehov vil bydelen foreta en kartlegging av arbeidsmiljøet i brukers hjem. Oppfølging av dette vil være et arbeidsgiveransvar hos leverandør.
I situasjoner hvor bydel ikke rekker å foreta en arbeidsplasskartlegging fordi bruker for eksempel kommer uventet og raskt hjem fra sykehus eller lignende, må leverandør utføre tjenesten til bruker selv om ikke alle hjelpemidler er på plass i hjemmet.
Bydelen kan da fatte to vedtak, et som gjelder før hjelpemidler er på plass og et annet vedtak når hjelpemidlene er på plass. Leverandør har i disse situasjoner selv ansvar for å foreta en arbeidsplasskartlegging for å sikre de ansattes arbeidsmiljø før hjelpemidlene er på plass.
For brukere som har hjemmetjenester, hvor det oppstår nye behov for tilrettelegging i hjemmet med hjelpemidler, har leverandøren ansvar for å melde dette til bydelen i Revurderingsjournal og ved at nytt arbeidsplasskartleggingsskjema fylles ut.
Skjemaene Arbeidsplasskartlegging og Brannvernskjema finnes i tjenestebildet som dokumentmaler.
Marker tjenesten, slik at tjenesten blir blå.
Klikk på ikonet fletting 
og dette bildet kommer opp:
Marker den malen som skal flettes, i dette eksempelet OK_Arbeidsplasskartlegging, og dobbeltklikk eller lim inn 
- Følgende melding kommer opp:
- Velg Ja.
- Når skjema er ferdig fylt ut, velg Fil og Lagre for å lagre dokumentet i postjournal, eller svar Ja til lagring når dokumentet lukkes.
.
19 Avslutte tjenesten når bruker dør, flytter eller behov opphører.
- Leverandøren varsler bydel i OL-Beskjedjournal, når og hvis det er tale om å avslutte tjenesten. Bydel har ansvar for evt. å melde til andre leverandører.
- Leverandøren har ansvar for å avslutte tjenestene, tiltak og tidsplan og dokumentere det i Gerica.
- Leverandøren oppretter Tverrfaglig samarbeidsjournal som beskriver situasjonen (type sluttnotat).
- Leverandører av hjemmesykepleie har i tillegg ansvar for å avslutte registrerte medisiner, se Medisinrutiner Gerica.
- Bydelen har ansvar for å kjøre brukerrutinen i brukerkortet ved dødsfall og ved flytting ut av kommunen. NB! Samt å avslutte registrerte medisiner.
Brukeveiledere som kan være aktuelle for leverandører av hjemmetjenester
- Brukervalg - kortversjon
- Kvalitetssikring av brukervalgsordningen (inkl. brukervalgsrapportene)
- Enhetlige rutiner for bruk av arbeidssedler i hjemmetjenesten i Oslo kommune
- Arbeidslister
- Tiltaksplan
- Elektroniske meldinger
- DigiHelse
- LifeCare Mobil Pleie (LMP)
- Brukerkort - utfører
- Obligatoriske retningslinjer for registrering av IPLOS-opplysninger
- Brannsjekk
Spesielt for hjemmesykepleie:
- Brukerveieleder som beskriver registrering av medikamenter og oppfølging av disse
- Dokumentasjon av ernæring i Gerica
- Dokumentasjon av tannhelse og tannstatus
- Rutiner for bruk og håndtering av elektroniske meldinger
Begreper
Begrepet leverandør benyttes om alle som utfører hjemmetjenester, både kommunale og private leverandører.
Hjemmetjeneste er en fellesbetegnelse for praktisk bistand og hjemmesykepleie.
Forvalter er den administrative enheten i bydel som fatter vedtak om tildeling av hjemmetjenester, og som har den daglige oppfølging og administrering av ordningen.
Tjenestetelefon brukes som betegnelse på tjenestetelefoner med Gerica app (LMP).