Gerica - Brukervalg - bydeler - Kontroll av fakturagrunnlag fra private tjenesteleverandører - Rutine v. 1.3

Hensikten med rutinen

Denne prosedyren beskriver hvordan bydelen skal kontrollere fakturagrunnlaget i Gerica fra private tjenesteleverandører. 

 

Hvem gjelder rutinen for

Ansatte i bydel som skal kontrollere fakturagrunnlag fra private tjenesteleverandører.

 

Ansvarsfordeling

Fagsystemavdelingen i Helseetaten v/PRO-seksjonen og Velferdsetaten v/Kontraktsoppfølgingsseksjonen har ansvar for prosedyren.

 

Begreper

Bestilt tid er Vedtakstid i Gerica.

 

Utførelse av rutine

Øvre grense for fakturering per bruker per tjeneste er total bestilt tid i Gerica i fakturaperioden. Leverandør kan fakturere for total direkte brukertid i fakturaperioden, forutsatt at total månedlig bestilt tid ikke overstiges. Dersom Leverandør totalt bruker lenger tid enn bestilt tid per måned, kan Leverandør kun fakturere bestilt månedlig tid i Gerica. Dersom Leverandør totalt bruker kortere tid enn bestilt tid per måned, kan Leverandør kun fakturere direkte brukertid.

Dersom det oppstår akutte behov hos bruker som krever ekstrabesøk/tidsbruk for å ivareta forsvarlig helsehjelp kan leverandør overstige månedlig bestilt tid. 

Leverandør kan fakturere for direkte brukertid til nødvendige tiltak i akutte situasjoner. I akutte situasjoner skal leverandør iverksette nødvendige tiltak. Ansvarlig sykepleier på vakt hos Leverandør har ansvar for, og myndighet til å ta avgjørelser som sikrer at bruker får nødvendig og forsvarlig helsehjelp og eventuelt legetilsyn. Leverandørs vurderinger av nødvendige tiltak i akutte situasjoner skal dokumenteres og journalføres i Gerica. Dette gjøres ved det opprettes ny journal, og det/de aktuelle tiltak hentes inn fra Gerica. I tillegg skal helsehjelpen dokumenteres i fritekst. Journalføringen gjøres på LMP under besøket hos bruker.  

Hvis brukers økte behov vedvarer, skal det opprettes revurderingsjournal til bydelens kontor for vurdering av nytt vedtak.

1. Sjekk at bestilt tid og planlagt tid stemmer.

Den bestilte tiden skal til enhver tid være lik planlagt tid. Benytt BUM rapporten for kontroll, det er BUM rapportens kolonne vedtak/vedtak som er lik den bestilte tiden se beskrivelse av rapporten her

  • Unntak vil være i forbindelse med revurdering, i påvente av nytt vedtak. 

Kontroll av rapport OL_Fakturagrunnlag NY

Timeantallet skal ikke overstige bestilt tid, det vil da komme opp et varsel på raden under utført/avbestilt

Vedtakstiden (bestilt tid) regnes ut slik:
Rapporten teller hvor mange dager tjenesten er aktiv i perioden, henter ut fra tilknyttet sak hvor mye tid pr uke som er vedtatt og regner ut fra det.

Se beskrivelse av rapporten her.

Ved enkelte tilfelle er disse avvikene på tid korrekt.

  • Akutt behov for å ivareta forsvarlig helsehjelp. Benytt brukerveileder Gerica - journal finne journaler med ekstra besøk, ekstra tiltak eller endret tid. 
  • Revurdering i påvente av nytt vedtak. Sjekk om det er skrevet revurderingsjournal (120; Revurderingsjournal) på aktuell bruker, samt dokumentasjon
  • Utført tid/avbestilt tid vil ikke stemme med bestilt tid i perioden dersom det er ulik besøksfrekvens per mnd, for eksempel hver 3-4 uke.
  • Når avbestilte besøk er knyttet til avsluttede tjenester.

​ ​​​​Avbestilte besøk/tiltak (AVB) må kontrolleres manuelt

 

Oversikt over hvilke journaltyper som skal benyttes som dokumentasjon på opprettede OL-Avbestilte oppdragsjournaler, som utløser betaling i brukervalgsordningen av hjemmetjenester i Oslo kommune. 

 

Type avlysning Journaltype Hva skal dokumenteres i journalen
Avbestilling av tjenester fra bruker og pårørende 18; Arbeidsliste kansellert journal.
  • Dato når beskjeden er kommet inn fra bruker/pårørende eller avlysning via helsenorge.no
  • Start kl. vil være når beskjed er mottatt. 
  • Dokumentasjon, når beskjeden ble mottatt og av hvem
Bomtur 18; Arbeidsliste kansellert journal.
  • Dokumentasjon skal stå i arbeidslistekansellert journal.

Avbestilling av deler av oppdraget

 101; helsehjelpjournal eller 110; praktisk bistandsjournal
Midlertidig stopp 135 OL-Beskjedjournal
  • Tjenesten eller tiltaket skal være registrert på midlertidig stopp.
  • Dato når beskjeden er kommet inn fra bruker/pårørende eller forespørsel om avlysning via helsenorge.no
  • Start kl. vil være når beskjed er mottatt. 
  • Dokumentasjon, når beskjeden ble mottatt og av hvem. 
Oppsigelse/bytte av leverandør 135; OL-Beskjedjournal
  • Dato og klokkeslett for når oppsigelse er formidlet til leverandør og av hvem beskjeden er fra.

Fakturering

Fakturagrunnlag skal legges ved fakturaen, se Kontroll og kvalitetssikring i brukervalgsordningen.