Innhold
- Innledning
- Skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner/ enkeltmeldinger
- Saksbehandling og vedtak om bruk av tvang i planlagte tiltak
- Tiltaksplan
- Protokoll
- Midlertidig protokoll
- Lage rapport for journalføring:
1. Innledning
Denne brukerveilederen beskriver hvordan den utførende tjenesten skal dokumentere tvang og makt_ HOL Kap. 9 i Gerica.
- Brukerveilederen sees i sammenheng med brukerveilederen ”Gerica - Generell saksbehandling” og rutinen “Gerica - Rutine – Generell saksbehandling” for vanlige saksbehandlingsrutiner i Oslo kommune.
- For utsending av dokumenter se brukerveilederen “Gerica -SvarUt”
- For skanning av dokumenter i Gerica se brukerveilederen "Gerica - Skanning av dokumenter i Gerica"
Brukerveilederen forutsetter kunnskap om lovreglene om tvang og makt ovenfor personer med psykisk utviklinghemming.
2. Skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner/ enkeltmeldinger
2.1 Enkeltmeldinger
Enkeltmelding skal fylles ut samme dag som det brukes tvang og makt.
2.1.1. Fylle ut enkeltmelding
Stå på aktuell tjeneste i tjenestebildet og flett dokument 3814: OK_Kap.9-Melding om skadeavvergende tiltak (SvarUt)
- Før det er fattet vedtak om tvang i systematiske tiltak (HOL kap 9) (sak/tjeneste 87), flettes dokumentet fra annen tjeneste bruker har (eks 5: praktisk bistand og opplæring).
- Når det er fattet vedtak om tvang i systematiske tiltak (HOL kap 9) (sak/tjeneste 87), flettes dokumentet fra tjeneste 87: tvang i systematiske tiltak (HOL kap 9)
(Hvordan du får opp den røde hjelpeteksten, står beskrevet i egen boks i starten av dokumentet.)
Punkt 3: Det er mulig å legge inn brukeropplysninger i fanen fritekst på tjenesten i tjenestebildet som kan gjenbrukes ved enkeltmeldinger. Teksten fra dette feltet flettes inn i enkeltmeldingen.
- Før det er fattet et vedtak om tvang i systematiske tiltak (HOL kap 9) legges brukeropplysninger i fritekstfanen på en av tjenestene bruker har fra tidligere (eks tjeneste 5:praktisk bistand og opplæring).
- Etter det er fattet et vedtak om tvang i systematiske tiltak (HOL kap 9), skrives brukeropplysninger i fritekstfanen på denne tjenesten. Du kan kopiere teksten i fritekstfanen skrevet på annen tjeneste over på tjeneste 87 (bruk da ctrlc for å kopiere og ctrlv for å lime inn).
Fyll ut punktene 4.1-4.5 og punktene 5.1-5.3.
Punkt 6: Hvilken veiledning og oppfølging har tjenesteyterne som gjennomførte tiltaket fåttDu kan bruke din egen notatblokk i Gerica 
til å beskrive gjentagende forhold slik som gjennomført Kap. 9-kurs, Verge/HAVA, opplæring, etc. Denne teksten kan du kopiere over til dokumentet ved å bruke ctrl c (kopier) og ctrl v (lim inn).
Punkt 7: Det holder at det står navnene på de ansatte som har besluttet og gjennomført tiltaket, du trenger ikke signatur.
Lagre dokument når alt er ferdig fylt ut og trykk på knappen «ikke send nå»- dokumentet får utsendingsstatus venter.
2.1.2 Opprette journal
Når enkeltmeldingen er ferdig utfylt, kopier punktene 4.1-4.5
Opprett journal 11: Bruk av tvang, for å beskrive hendelsen. Denne journalen opprettes uten tilknytning til en tjeneste.
Fyll ut fra og til klokkeslett i journalen.
Lim inn teksten kopiert fra enkeltmeldingen:
Trykk lagre
2.1.3 Fullføre skjemaet av daglig ansvarlig
Daglig ansvarlig skal fylle ut punkt 8-11.
For å finne hvilket nummer enkeltmeldingen skal ha, åpne siste enkeltmelding i 206-svarut journal. Før nummeret inn øverst i dokumentet.
Mottaker av dokumentet: Statsforvalter ( se punkt 3.2.2: Innsending av fattet vedtak (OFA)
om PostUt kontakter), pårørende, verge, overordnet faglig ansvarlig (OFA).Dokumentet sendes til utsendelseskontrollen (se manual SvarUt).
Hvis OFA mottar kopi av enkeltmelding pr. post fra levrandører, sjekkes det at enkeltmeldingen er riktig nummerert før den skannes inn.
3 Saksbehandling og vedtak om bruk av tvang i planlagte tiltak
3.1. Henvisning
Etter gjentatte enkeltmeldinger av samme karakter, må det vurderes om det skal fattes ett vedtak om tvang.
Henvisning sendes til spesialisthelsetjenesten, som har veiledningsplikt.
3.2. Saksbehandling
Fatte førstegangsvedtak
Revurderingsdato
3.2.1 Skrive vedtak
Opprett sak 87: Tvang i systematiske tiltak (HOL Kap. 9).
Fyll ut saksbildet, unntatt godkjent dato og id.
• Søkt: Henvisningsdatoen til spesialisthelsetjenesten er oppstartsdato for saken.
• Saksbehandler: Er den som skriver vedtaket.
• Henvendelse: Er den som har meldt behov for tvang
• Status: Skal ikke fylles ut!
• Vedtak gyldig: Datoen vedtaket er fattet av OFA
• Vedtak gyldig id: OFA
• Type: 4: Avgjørelse (inntil svar fra Statsforvalteren foreligger)
Flett vedtaksdokument nr 4740: OK_Kap 9_Vedtak om tvang og makt fra saksbildet.
Dokumentet sendes ikke til utsendelseskontrollen da OFA skal se igjennom vedtaket før det sendes til statsforvalter.
Lagre dokumentet.
Du får opp følgende boks, trykk på knappen "ikke send nå":
Du får da opp følgende boks, trykk ja:
Følgende boks kommer opp, trykk OK:
Dokumentet vil da få utsendingsstatus venter
For å finne dokumenter med utsendingsstatus venter ( eller andre utsendingsstatuser):
Gå inn på PostUt fanen i journalbildet.
Om du skal finne kun egne dokumenter, hak av for "vis bare mine utsendelser".
Høyre klikk i feltet for utsendingsstatus
Velg utsedningsstatus venter, da kommer alle du har lagret, men ikke sendt til utsendelseskontrollen opp.
For å komme inn i dokumentet i journalen, marker dokumentet i journalbildet og trykk på brilleknappen på menylinjen øverst.
Du får opp følgende boks
Dokumentet åpnes enten automatisk eller du finner det på oppgavelinjen
Du kan nå redigere i dokumentet.
Du kan også åpne dokumentet for å redigere om du dobbeltklikker på dokumentet i journalbildet og åpne det via PostUt bildet
3.2.2 Dispensasjonssøknad og andre vedlegg
Flett dispensasjonssøknad nr 4655: OK_Kap 9 - dispensasjon fra utdanningskravet (postjournal 1) fra tjenestebildet (se punktet over) dersom det skal sendes som et vedlegg til vedtaket.
Flett dispensasjonssøknad nr 4131: OK_Kap 9 - dispensasjon fra utdanningskravet (svarut journal) om den skal sendes uten vedtak.
For å komme inn i dokumentet i journalen, marker dokumentet i journalbildet og trykk på brilleknappen på menylinjen øverst( se bilder og forklaring under 3.2.1over)
Alle vedlegg som skal følge med vedtaket skannes inn i journalen og navngis med vedleggsnummer og tittel.
Saksbehandler for vedtaket på tjenestestedet sender internmelding til/informerer OFA om at vedtaket og eventuell dispensasjonssøknad er ferdig og hvor vedleggene ligger.
3.2.3 Innsending av fattet vedtak (OFA)
Når faglig ansvarlig for vedtaket på tjenestestedet har skrevet ferdig vedtaket, skal overordnet faglig ansvarlig (OFA) i bydel fatte vedtaket og sende vedtaket med vedlegg til Statsforvalteren. Mottar OFA vedtak med vedlegg pr. post, så skal OFA fatte vedtaket og dette skannes inn i Gerica med vedlegg. OFA oppretter en sak i saksbildet, skriver i vedtaksfanen hvor dokumentet finnes, slik at man øker sporbarheten.
OFA henter dokumentet med utsendinsstatus venter i postut fanen i journalbildet.
Sjekker at alle vedlegg er med, dersom noe mangler legges disse til.
Det er mulig å redigere i dokumentet inntil det sendes til utsendelseskontrollen
Om det ikke er ferdig, lagre og lukk.
For å hente opp dokumentet når du skal jobbe videre med det, gjør følgende:
Klikk på journalfanen til bruker, der velges fanen PostUt, høyreklikk i feltet Utsendingsstatus, velg venter og finn bruker og dokumentet som skal sendes.
For lettere å finne det rette dokumentet kan du benytte filter 31599 fra journalbildet, sett inn navn på saksbehandler/ den som har opprettet dokumentet.
Legg til de øvrige vedleggene. Vedlegg legger seg i den rekkefølgen man henter de inn og kan ikke endres i ettertid.
Klikk på fanen mottaker og velg type PostUt kontakter. Finn Statsforvalteren i Oslo og Viken og andre mottakere som er inne i saken (f.eks. spesialisthelsetjenensten og leverandør).
Bruker, nærmeste pårørende og verge for Kap. 9 skal alltid ha kopi. Disse ligger under kontakter på brukerkortet og må markeres som postut mottakere der for å komme opp automatisk.
Trykk lagre.
For å sende dokument med utsendingsstatus venter:
Stå på PostUt fanen i journalbildet. Filtrer på dokumenter med utsendingsstatus venter. Finn dokumentet og marker dette. Klikk deretter på 
Følgende boks kommer opp:
Hak av for sende og trykk på knappen utfør.
Dokumentet sendes til utsendelseskontrollen i postsenteret.
OFA benytter egen vedtaksmyndig rolle for å godkjenne egne dokumenter.
3.2.3 Når vedtak er overprøvd av Statsforvalter
Når bydelen mottar overprøving fra Statsforvalteren endrer OFA følgende punkter i saksbildet:
Type: Endres til Innvilget eller Avslag
Status: Endres til godkjent
Godkjent dato: Sett inn dato på overprøvingen fra Statsforvalter
Godkjent id: Fylles ut automatisk
Revurderings dato: Sett inn dato tilsvarende tre måneder før vedtaket utløper
Revurderings id: Endre til den som er forventet å revurdere vedtaket, faglig ansvarlig for vedtaket.
Saken vil bli låst når godkjentdato fylles ut.
Hvis Statsforvalteren underkjenner, følg opp det statsforvalter melder gjennom å revurdere vedtaket.
Hvis undekjennelsen fra statsforvalter er et endelig avslag og saken ikke skal følges opp videre, så gjøres følgende:
Type: endre til avslag
Stoppet dato: sett inn dato fra statsforvalter
Årsak: sett inn rett årsak ( se brukerveileder/rutine saksb)
3.2.4 Revurdering
Ved revurdering fylles saksbildet ut frem til og med godkjent id.
Fyll ut hvem som er saksbehandler/faglig ansvarlig.
Ved en revurdering, opprettes automatisk en ny tjeneste. Det settes også automatisk en sluttdato på den eksisterende/gamle tjenesten.
Fordi vi venter på overprøving fra statsforvalteren, er det den gamle tjenesten som skal være den aktive tjenesten. Fjern derfor sluttdato på den gamle tjenesten.
Den nye tjenesten har automatisk fått tildelt dato. denne datoen fjernes i påvente av overprøving fra statsforvalteren.
Se bildeforklaring under:
Gå inn på tjenestebildet og finn den avsluttede tjenesten:
Fjern avsluttet dato på tjenesten som har vært aktiv frem til revurderingen.
Ved revurdering opprettes automatisk en ny tjeneste med tildelt dato. Fjern tildeltdato på denne tjenesten.
Når revurdering er ferdig og vedtak er overprøvd av Statsforvalter, avsluttes den aktive(gamle)tjenesten.
Tildel (den nye) tjenesten som ble opprettet ved revurderingen.
For å finne ikke aktive tjenester, fjern haken for aktive tjenester:
Ved revurdering, flett vedtaksdokument nr 4740: OK_Kap 9_Vedtak om tvang og makt fra saksbildet.
Om du trenger informasjon fra siste vedtaksdokument, kan du kopiere over tekst fra dette til det nye flettede dokumentet.
Finn siste dokument via journalfanen i saksbildet på siste sak ( eller via journalbildet):
Se kap 3.2.1 for info hvordan skrive vedtaket.
4 Tiltaksplan
4.1 Tvangstiltakene i tiltaksplanen
Alle tiltakene i tvangsvedtaket skal være beskrevet i prosedyreteksten i tiltaksplanen til bruker, slik at tiltakene er lett tilgjengelig for alle ansatte. Se brukerveiledning Tiltaksplan.
4.2 Opprette situasjon/målbeskrivelse
Klikk på +Ny, og velg Ny situasjon.
Velg 9: Tvang og makt.
Høyreklikk i Situasjon og velg OK_kap 9_situasjonsbeskrivelse for å få opp mal for situasjonsbeskrivelse.
Høyreklikk i Mål og velg OK_kap 9_Mål for å få opp mal for målbeskrivelse. Målene i vedtaket må gjenspeiles i tiltaksplanen. Kopier inn mål fra vedtaket beskrevet under punkt 7.2
4.3 Opprett tiltak
Marker situasjonen tvang og makt (blå linje) i tiltaksplanen og trykk på +- eller høyreklikk. Velg Nytt tiltak.
Velg relevante tiltak fra tiltakstreet.
Skriv prosedyren inn i fritekstfeltet.
Tjeneste 87 er tilrettelagt for å benytte tidsplan på tiltak og arbeidslistegenerering i de tilfeller det er et godkjent repeterende tvangstiltak til faste tider.
4.3.2 Journalføring på tiltak
Journalen må knyttes til rett tiltak, enten ved å stå markert på tiltaket i tiltaksplanen eller opprette ny journal og hente inn riktig tiltak.
For b-tiltak, sett inn standardtekst.
5 Protokoll
Protokoll er i utgangspunktet en forenklet journalføring. Vurder derfor om journalføring på tiltak er dekkende og om det ikke er behov for protokoll.
Protokollføring i Gerica:
Gå til tiltaksplanen.
Velg tiltak protokoll.
Sett inn standardtekst som under vanlig journalføring på tiltaket.
For protokoller fra private leverandører som ikke bruker Gerica: Papirprotokoller skal sendes OFA, og skannes inn en gang i måneden.
6 Midlertidig protokoll
Midlertidig protokoll kan erstatte enkeltmeldinger på bokstav a etter godkjenning fra Statsforvalteren. Dette gjøres før vedtak foreligger.
7 Lage rapport for journalføring:
7.1 Rapport 15004 med seleksjon 20027: Oversikt kap 9- vedtak tvang-alle tiltak
Tar ut ansatt id, navn på tjeneste, dato, tid, start og slutt og fritekst. Sorterer på slutten.
Skriv inn brukerid-skal kun tas ut på en bruker.
Fyll inn til og fra dato.
7.2 Rapport 15004 med seleksjon 34086: Oversikt kap 9- vedtak tvang-ett tiltak
Bruk rapport 15004.
Sett inn seleksjon 34086.
Skriv inn brukerid.
Fyll inn til og fra dato
Fyll inn type tiltak (høyre klikk
