Før du får lov å begynne posteringer, må du gjøre følgende: 

Gjøre bruker tilgjengelig i beboerregnskapet

Hent inn bruker:  Dette gjøres ved å trykke på knappen til venstre i bildet.  og dette bildet vises: 

Velg den aktuelle brukeren i feltet Klient ved å trykke F4 eller høyre musetast. Resten av feltene hentes fra brukerregisteret og fylles ut automatisk

Legg inn hvilket Regnskapsår du skal føre regnskap for.

Legge til konto.

Dette gjøres ved å trykke på knappen midt i bildet.    og dette bildet vises:

 

Konto: Her registreres kontonummeret på brukers konto.

Navn: Her fylles ut navnet på kontoen.( ikke brukers navn, men f.eks brukskonto, sparekonto mv)

Saldo: Det skal ikke skrives noe i feltet for saldo (denne skal fremkomme ved føring av bilag).

Status: Her velger du et av alternativene. Dersom du eks. velger status ”inn”, får du ikke ført midler ut fra denne kontoen. Velger du status ”ikke i bruk”  vil det sperres for føringer på denne konti.

Disponeres av: Viser hvem som disponerer kontoen. Du må krysse av for ”kommunen” for at du skal få lov til å føre bilag på brukeren (du vil ikke få tilgang til brukeren i bildet posteringer før du har krysset av her).

Type:Viser om dette er en Driftskonto eller Sparekonto. Lagre dataene du har registrert inn.

Standard konto: Standard brukskonto settes ved å trykke på knappen   Sett som standard konto. Det vil da vises slik:

 Vise posteringer

Trykk på bruker på venstre side og konto øverst i bildet slik at disse linjene blir blå

Du vil da få oversikt over førte bilag/posterte bilag. Som standard får du frem de bilag som er ført i gjeldende år. Dersom du vil se bilag fra tidligere år, må du endre årstall i dette feltet:

 

Registrere nytt bilag

 Velg nytt bilag med  knappen.  Du får da opp et bilde der du registrer:

 Bilagsnummer: Bilagsnummeret kommer automatisk når du har registrert inn datoen under fanen Beløp. Bilagsnummeret kan ikke endres.  

 Bilagstype: Ved å klikke høyre mustast, velger du den ferdige teksten i kodeverket, eller du kan skrive egen tekst i det hvite feltet.

 Dato: Her føres dato bilaget skal føres på.

 Ut-beløp: Her føres beløpet dersom dette er en sum som går ut av konto.

 

 Inn-beløp: Her føres beløpet dersom dette er en sum som går inn på konto.

 

Fakturanummer:  Dersom det er en faktura som er betalt kan Fakturanummeret som står på Fakturaen skrives her.

 

 Trykk på ”lagre” knappen.

Du vil da få en oversikt over ”kladden”, dvs. en oversikt over hvilke bilag du har lagt inn, saldoen før bilagene er bokført osv. Bilagene som ikke er bokført har rød tekst. Sjekk nøye bilagene du har ført før du bokfører bilagene.

 Så lenge bilagene ligger som kladd, vil det vises regnskap øverst i bildet:

 Når bilagene bokføres forsvinner visningen av "kladdene".

Bokføre bilag

Trykk på knappen ”bokfør bilag”  for å bokføre bilagene. 

Når du har bokført har du ”låst” bilagene, dvs. du kan ikke endre eller slette disse. Dersom du da ønsker å korrigere noen føringer må du lage motbilag..

Du får spørsmålet: Ønsker du å bokføre kladden? Klikk Ja

 

Har du flere bilag som ligger som kladd vil alle bilag bli bokført samtidig.  

Overføring mellom kontoer:

 For å overføre midler mellom brukers kontoer, kan dette gjøres ved å trykke på knappen ”overfør til annen konto”.    

 

Du får da opp et bilde der du registrer:

Fra konto: Velg hvilken konto du fører midler fra (her kan du trykke høyre mustast for å få oppslag).

Bilagstekst: Her kan du ta høyre mustast og velge den ferdige teksten i kodeverket, eller du kan skrive egen tekst i det hvite feltet

Dato: Datobilaget skal føres på.

Beløp: Beløpet som du skal overføre fra denne kontoen til en annen konto.

Til konto:  Velg hvilken konto du fører midler til (her kan du trykke høyre mustast for å få oppslag).

Bilagstekst: 

• Her kan du ta høyre mustast og velge den ferdige teksten i kodeverket, eller du kan skrive egen tekst i det hvite feltet. 
• Trykk så på knappen  ”start overføring” i bildet for å legge bilagene som ”kladd”. 

 

Du får melding om at Overføringen er utført.  

 

Trykk på knappen  ”bokfør bilag”  for å bokføre bilagene. 

 

Du får spørsmålet: Ønsker du å bokføre kladden? Klikk Ja.

Da har du ”låst” bilagene, dvs. du kan ikke endre eller slette disse. Dersom du da ønsker å korrigere noen føringer må du lage motbilag.  Du vil nå få en oversikt over førte bilag og saldo. 

Avslutte beboerregnskapet

Når bruker er flyttet til annen institusjon eller bruker er død skal beboerregnskapet avsluttes på følgende måte:

1. Opprett bilag med uttak av beløp på konto slik at saldo på konto går i 0,-. Sett inn bilagsstekst «Saldo utbetalt pårørende»

2. Når saldo på konto er satt til 0,- opprett nytt bilagt med teksten «Regnskap avsluttet» 

3. Hake av for «Konto avsluttet» 

4. Hake av for «Regnskapet stoppet» i Klientkortet

NB: Det er ikke mulig å slette brukere fra beboerregnskap hvor det er registrert konto og eller bilag

Tilgangsroller med ulike opsjoner – tilgang til bruker

Det er viktig at alle som har ansvar for beboerregnskapet har flere roller med ulike opsjoner. Opsjoner er antall ekstradager som er satt i rollen. Ansatte har ulikt behov for hvor lenge de skal ha tilgang til brukeren etter at tjenestene/tiltakene er avsluttet.

Tilgang til bruker etter at tjenesten er opphørt reguleres via antall ekstradager satt inn på Opsjon i tilgangsrolle (eksempelvis kan det være 7, 60, 400 dager). Eksempler:

Utskrifter

Den enkleste måten å ta ut rapporter på er ved å  ha åpnet bildet posteringer. Da får du frem en ”rapportknapp”. 

Trykk på denne og du får et utvalg av ferdigdefinerte rapporter.

Du kan ta ut rapporter for:

• Kontoutskrift på valgt konto: ( nr -105) . I denne rapporten får du oversikt over saldo pr. måned på valgt klient/konto. Stå på aktuell konto på klient du ønsker å ta ut rapport for, rapporten kommer opp uten av det skal settes inn avgrensinger.
• Kontoutskrift- Utvalg: ( nr -111). Denne rapporten gir samme resultat som i rapport nr. – 105 «Kontoutskrift på valgt konto» som beskrevet over. Forskjellen i denne rapporten er at du kan sette inn klientID og evt. dra over felter som det er aktuelt å selektere på. (Inn/ut beløp, måned, billagstekst, bilagsstatus ) Konto som du ønsker kontoutskrift av må markeres, da det ikke er mulig å sette inn i filteret/seleksjonen i rapporten. Ønsker du å ta ut saldo for en bestemt måned kan du dra over feltet «Måned» og sette inn tallet på måneden (3=mars)
• OK_Oversikt- Kontoutskrift per bruker: ( nr 11854). Denne rapporten gir en oversikt per bruker, med aktuelle føringer i valt tidsrepiode. Informasjon om hvilke kontoer de ulike bilag er ført på, viser også.

Rutiner

Ved å velge Rutiner fra menyen Velg er det mulig å kjøre rutiner for regnskapet. Det er KUN rutine nr 2 bydelene skal benytte.

Det er forklarende tekst i det enkelte bilde. Rutinekjøring må gjøres med forsiktighet, og husk at ”back-up” må være tatt før rutiner blir kjørt.

Det vil ikke være mulig å føre bilag på det året etter at årsavslutningsrutinen er kjørt.

Årsavslutning alle: Denne skal IKKE BRUKES, da den er på kommunenivå 

Årsavslutning valgt bruker.

Denne rutinen kjører årsavslutning på den valgte bruker. Kontroller at det er rett bruker, ved å sjekke Bruker Id og Navn. Kontroller at du står i rett regnskapsår FØR du kjører rutina. Hvis det gjeldt regnskapsår 2023, så avslutter konteringer valt regnskapsår og oppretter en ny linje på nytt regnskapsår.

På en testpasient vil det på nytt år bli slik på aktuell konto og bruker:

Vær obs på brukere som flytter fra et sykehjem til et annet i løpet av et år. Der må regnskap avsluttes for gammel institusjon ved flytting og vurdere behov for om det skal opprettes nytt beboerregnskap ved ny institusjon/ bolig. Sjekk at alle bilag er ført på begge steder før rutinen kjøres.

Årsavslutning på utvalg. Anbefales IKKE å benytte.

Denne rutinen kjører årsavslutning på et utvalgt nivå. Vi anbefaler at boliger og institusjoner KUN benytter årsavslutning per bruker, se rutina over.    

Etterberegn brukers saldoer( Skal ikke brukes da den er på kommunenivå)

 Kompetansekrav

Ansatte som skal føre beboerregnskap må ha gjennomgått opplæring i modulen i Gerica, samt fått infromasjon om regnskapsføring generelt. Lokal leder har ansvar for dette. Boligen skal ha egne rutiner for oppbevaring og kontroll av bilag, regnskapsførsel, årsavslutning og rapportering til f.eks beboers verge eller pårørende vedrørende beboerregnskapet.

Eksempler på avvik fra rutinen

• Bilag blir ikke ført fortløpende, eller ikke kontert etter rutine. Det medfører at bebioerregnskapet ikke er komplett.
• Manglende opplæring kan medføre at bilag ikke blir kontert, årsavslutninger ikke gjennomført, eller at bilag blir ført på foregående regnskapår.
• Beboerregnskap blir ikke avslutta ved flytting til annen bolig eller ved dødsfall. Dette medfører at ansatte som har ansvar for nye beboerregnskap, også ser beboerregnskap på beboere som har flytta eller er døde.
• Rutine 1-4 er ikke tilgangsstyrte. Rutine 1 og 4 omfatter hele kommunen, og ansatte kan ved en feil starte rutine for hele Oslo, noe som berører alle som benytter beboerregnskap.