1 Innledning

Det er mulig å importere vaktboka fra GAT til Gerica.

For å kunne hente inn vaktkoka i fra GAT, så må kostnadsstedet i GAT kobles opp mot tjenestestedet/nivået i Gerica. Det er kun mulig å koble et kostnadssted til et nivå.

Systemkoordinator må sende mail til Pro-seksjonen, med hvilket nivå det gjelder, samt navn og nummer på kostnadsstedet.

Vi samarbeider med GAT-forvaltning, som kobler aktuelt kostnadssted i sitt system til Gerica. Så importerer vi i Pro-seksjonen Orgenheter/ «kostnadsstedet» inn i Gerica og knytter kostnadsstedet til Organisasjons enhet i GRS på aktiuelt nivå.

Når koblingen er utført i GAT og Gerica, så må vaktboka fra GAT hentes inn i Ukeplanen. Årsaken til at det må gjøres i ukeplanen første gang er for å hente inn ansatte (koblingen med ansattkartoteket) og koblingen av vakttypene til aktuell ukeplan. Etter at førstegangsimport (hent vakter fra turnussystem) er utført i ukeplanen, så kan hent turnus benyttes i arbeidsplanleggingsbildet.

 

2 Opprette ny ukeplan

Lag ny ukeplan, trykk på Ny knappen og skriv inn Turnus navn og sett inn nivå (som det nye kostnadsstedet er koblet til.)

Lagre 

Det er ikke nødvendig å hente inn ansatte eller registrere inn vakttyper, disse vil bli importert fra vaktboka i GAT.

Merk! Startdatoen i fra vaktboka i GAT må stemme overens med startdatoen i ukeplanen. Hvis det ikke stemmer overens så ansatte ikke kommer med over i ukeplanen.

Marker den nye ukeplan, trykk på knappen   hent vakter i fra turnussystem. Gerica leser nå inn ansatte med vakter for denne uken.

 

Etter importen vil vaktene vil knytte seg til den aktuelle ukeplanen.

 

 

2.1 Endringer i eksisterende ukeplan

Det er ikke nødvendig å hente inn ansatte som ikke er registrert i ukeplanen fra før, eller nye vakttyper. Disse vil automatisk bli importert, når vaktboka hentes inn i arbeidsplanleggingsbildet. Ansatte som allerede er registrert i ukeplanen, men som ikke lenger er registrert i vaktboka i GAT, vil være registrert i ukeplan uten vakter.

 

3 Henting av turnus i arbeidsplankartleggingsbildet

Hent inn riktig ukeplan i feltet Ukeplan .

Trykk F4, søk opp riktig ukeplan

Trykk OK

Trykk på Knappen Hent turnus

Følgende bilde kommer opp.Import av ansatte og deres vakter leses inn for den dagen du står på.

Hvis det etter importen er utført endringer i vaktboka i GAT, så kan ny turnus hentes inn. Tidligere innleste vakter vil bli slettet og erstattes med ny oppdatert data.

Ansatte som ikke er registrert i Gerica blir opprettet.

De grå skraverte feltene indikerer vaktens start og slutt tidspunkt .

 

4 Feilmelding ved import «Hent vakter fra turnussystem» i Ukeplan

Denne meldingen betyr at det ikke er koblet til noe kostnadssted til det nivået.

Hva gjøres: Se innledningen, ta kontakt med Pro-seksjonen.

 

5 Ansatte med ugyldig fødselsnummer, eller som ikke er registrert i Gerica

Ansatte matches med fullstendig fødselsnummer ved innhenting av vaktboka fra GAT.

Ansatte som ikke er registret i ansattkortet fra før, vil automatisk bli opprettet, og vil legge seg med initialene GRS etterfulgt av et løpenummer  

Du kan søke opp ansatte i Brukernavnsfanen i ansattkartoteket, ved å skrive GRS i det gule søkefeltet. Disse ansattopplysningene er ikke fullstendig registrert.

Registrer inn hovedarbeidsgiver, status, tittel, rolle og trykk på knappen generer et passord   

Endre GRS initialene, slik at du ikke får opp ansatt ved neste sjekk av ansatte.

Merk! Ansatte kan være registrert fra før i ansattkartoteket med ufullstendig fødselsnummer eller med et hjelpenummer. Hvis det er tilfelle må det ryddes opp, slik at ansatt kun finnes en gang i ansattkartoteket. Bruk fanen Navn for å sjekke om ansatt er registrert med ufullstendig fødselsnummer eller hjelpenummer.

Konsekvensen ved at dette ikke gjøres er at ansatte sine arbeidslister blir fordelt på feil ansattid. Arbeidslistene til ansatte vil ikke vises, når ansatt logger seg inn.

 

6 Beskrivelse av ulike feilmeldinger

Hva gjøres når det kommer feilmelding?

Når det kommer opp feilmelding, trykk på knappen mere informasjon 

 

6.1 Feilmeldinger ved import «Hent turnus» i arbeidsplanleggingsbildet

 

6.1.1 Feilmelding: GetPlanPeriodeFromWS

Hvis feltet Ukeplan ikke er fylt ut  ved import av Hent turnus , så kommer denne advarselen opp:

Trykk NEI

Hvis du har trykket på Ja knappen så vil følgende feilmelding komme opp:

Ved å trykke på Mer informasjon så vil følgende feilmelding komme opp:

Trykk på LUKK knappen.

Så må du trykke på X en på alle disse meldingene som kommer opp.

Hva må gjøres: Hent inn ukeplanen før import «Hent turnus»

6.1.2 Feilmelding: CheckReturnXlm - Value cannot be null

Denne meldingen betyr at det ikke er hentet inn ukeplan i arbeidsplanleggingsbildet før vaktboka hentes inn fra GAT

 

Hva må gjøres: Hent inn ukeplanen før import «Hent turnus»

 

6.1.3 Feilmelding: CheckReturnXlm - Could not find any employment for employee(s)

Dette er den vanligste feilmeldingen ved Import av vaktboka. Denne meldingen betyr at grunnlaget i GAT er feil. Ofte viser det seg at feilen er forårsaket av et stillingsforhold som ikke lenger er aktivt, eller en ansatt som har sluttet.

 

Hva må gjøres: sjekke 1. Org. Enhet/Koststed. 2. Person ID, Sjekke ansattnummer i GAT som påvirker feilen. Kontakt GAT-forvaltning, ved bistand til å finne feilen.

 

6.1.4  Feilmelding: GetDutyCode

Denne meldingen betyr at det er lagt inn en vaktkode i GAT som har mer enn 4 tegn.

Gerica kan ikke hente inn vaktkoder med lange navn.

 

Eller

Hva må gjøres: Dette må endres i GAT til maks 4 tegn.

 

6.1.5  Feilmelding: InvokeMethod

 Denne meldingen betyr servicen i Gerica ikke når servicen i GAT

Hva må gjøres: Melde sak i Kompass.

 

6.1.6  Feilmelding:InsertAnsattToDb

Hvis det er nyansatte som er registrert i GAT og ikke i Gerica, så feiler importen med følgende feilmelding:

I tidligere versjon ble ansatte opprettet automatisk.

Hva må gjøres: Ansatt må legges inn i Gerica i ansattkortet, så kan vaktboka importeres inn på nytt.