Gerica - GAT integrasjon - Brukerveileder v. 1.3

1 Innledning

Det er mulig å importere vaktboken fra GAT til Gerica.

For å hente vaktboken fra GAT, må kostnadsstedet i GAT kobles til tjenestestedet eller nivået i Gerica. Hver gang et kostnadssted skal kobles, kan det kun knyttes til ett nivå.

Systemkoordinatoren må sende en e-post til Pro-seksjonen med informasjon om hvilket nivå det gjelder, samt navnet og nummeret på kostnadsstedet.

I samarbeid med GAT-forvaltning kobles kostnadsstedet i GAT til Gerica. Deretter importerer vi i Pro-seksjonen enheter og «kostnadsstedet» inn i Gerica, og knytter det til organisasjonsenheten i GRS på riktig nivå.

Når koblingen er utført i både GAT og Gerica, må vaktboken fra GAT importeres til Ukeplanen. Dette må gjøres første gang for å hente inn ansatte (gjennom koblingen med ansattkartoteket) og for å knytte vakttypene til den aktuelle ukeplanen. Etter at førstegangsimporten er gjennomført i ukeplanen, kan man bruke funksjonen «Hent turnus» i arbeidsplanleggingsbildet.

 

2 Opprette ny ukeplan

For å lage en ny ukeplan, trykk på "Ny"-knappen , skriv inn turnusnavnet og velg nivået som det nye kostnadsstedet er koblet til.  

Lagre 

Det er ikke nødvendig å hente inn ansatte eller registrere vakttyper, da disse vil bli importert fra vaktboken i GAT.

Vær oppmerksom på at startdatoen i vaktboken i GAT må samsvare med startdatoen i ukeplanen. Hvis datoene ikke stemmer overens, vil ikke de ansatte bli overført til ukeplanen.

Marker den nye ukeplan, trykk på knappen "Hent vakter fra turnussytem"  Gerica henter nå inn ansatte med vakter for inneværende uke.

 

Etter importen vil vaktene bli knyttet til den aktuelle ukeplanen

 

 

2.1 Endringer i eksisterende ukeplan

Det er ikke nødvendig å hente inn ansatte som allerede er registrert i ukeplanen, eller nye vakttyper. Disse vil automatisk bli importert når vaktboken hentes inn i arbeidsplanleggingsbildet. Ansatte som er registrert i ukeplanen, men som ikke lenger finnes i vaktboken i GAT, vil forbli registrert i ukeplanen uten vakter.

3 Henting av turnus i arbeidsplankartleggingsbildet

Hent inn riktig ukeplan i feltet Ukeplan .

"Høyreklikk", søk opp riktig ukepla.

Trykk OK

Trykk på Knappen Hent turnus

 

Følgende bilde vises: Importen av ansatte og deres vakter hentes inn for den dagen du er på.

Dersom det skjer endringer i vaktboken i GAT etter at importen er utført, kan ny turnus hentes inn. Tidligere importerte vakter vil da bli slettet og erstattet med den oppdaterte dataen.

Ansatte som ikke er registrert i Gerica, vil bli opprettet i ansattbildet, med GRS nummer i brukernavnet.

De grå skraverte feltene indikerer vaktens start og slutt tidspunkt .

 

4 Feilmelding ved import «Hent vakter fra turnussystem» i Ukeplan

Denne meldingen betyr at det ikke er koblet til noe kostnadssted til det nivået.

Hva gjøres: Se innledningen, ta kontakt med Pro-seksjonen.

 

5 Ansatte med ugyldig fødselsnummer, eller som ikke er registrert i Gerica

Ansatte matches med fullt fødselsnummer når vaktboken hentes fra GAT.

Ansatte som ikke er registrert i ansattkartoteket fra før, vil automatisk bli opprettet. De vil få initialene GRS etterfulgt av et løpenummer.

Du kan søke etter ansatte i Brukernavnsfanen i ansattkartoteket ved å skrive GRS i det gule søkefeltet. Vær oppmerksom på at disse ansattopplysningene ikke er fullstendig registrert.

Registrer hovedarbeidsgiver, status, tittel, rolle og trykk på knappen for å generere et passord.

Endre GRS-initialene slik at du unngår at ansatt vises ved neste sjekk av ansatte.

Merk! Ansatte kan være registrert tidligere i ansattkartoteket med ufullstendig fødselsnummer eller et hjelpenummer. Hvis dette er tilfelle, må du rydde opp slik at hver ansatt kun finnes én gang i ansattkartoteket. Bruk fanen "Navn" for å sjekke om en ansatt er registrert med ufullstendig fødselsnummer eller hjelpenummer.

Hvis dette ikke ryddes opp, kan det føre til at arbeidslister blir tildelt feil ansatt-ID, og arbeidslistene vil ikke vises når den ansatte logger seg inn.

 

6 Beskrivelse av ulike feilmeldinger

Hva gjøres når det kommer feilmelding?

Når det kommer opp feilmelding, trykk på knappen "Mer informasjon"  

 

6.1 Feilmeldinger ved import «Hent turnus» i arbeidsplanleggingsbildet

 

6.1.1 Feilmelding: GetPlanPeriodeFromWS

Hvis feltet Ukeplan ikke er fylt ut  ved import av Hent turnus , så kommer denne advarselen opp:

Trykk NEI

Hvis du har trykket på Ja knappen så vil følgende feilmelding komme opp:

Ved å trykke på knappen "Mer informasjon" så vil følgende feilmelding komme opp:

Trykk på "Lukk "knappen.

Deretter må du klikke på X-en for å lukke alle disse meldingene som vises.

Hva må gjøres: Hent inn ukeplanen før import «Hent turnus»

6.1.2 Feilmelding: CheckReturnXlm - Value cannot be null

Denne meldingen indikerer at ukeplanen ikke er hentet inn i arbeidsplanleggingsbildet før vaktboken importeres fra GAT.

 

Hva må gjøres: Hent inn ukeplanen før import «Hent turnus»

 

6.1.3 Feilmelding: CheckReturnXlm - Could not find any employment for employee(s)

Dette er den vanligste feilmeldingen ved import av vaktboken fra GAT. Meldingen betyr at det er en feil i grunnlaget i GAT. Feilen skyldes ofte et stillingsforhold som ikke lenger er aktivt, eller en ansatt som har sluttet.

 

Hva må gjøres, kontroller:

  • 1. Org. Enhet/Koststed.
  • 2. Person ID, Sjekke ansattnummer i GAT som påvirker feilen.
  • Kontakt GAT-forvaltning, ved bistand til å finne feilen.

 

6.1.4  Feilmelding: GetDutyCode

Denne meldingen betyr at det er lagt inn en vaktkode i GAT med mer enn 4 tegn.

Gerica kan ikke importere vaktkoder med lange navn.

 

eller

Hva må gjøres: Endre vaktkode i GAT til maks 4 tegn.

 

6.1.5  Feilmelding: InvokeMethod

Denne meldingen betyr servicen i Gerica ikke samsvarer med servicen i GAT.

Hva må gjøres: Melde sak i Kompass.