Hensikten med rutinen er å sikre like arbeidsprosesser for henvendelser mellom tjenester både internt og på tvers av virksomheter i Oslo kommune, som benytter ELISE. Funksjonen "Henvendelse" i ELISE er utviklet med hensikt om å bedre pasientsikkerheten ved å sikre trygg informasjonsutveksling mellom tjenesteutøvere.
Henvendelse skal ikke benyttes for primære helse- og omsorgstjenester (eksempelvis hjemmesykepleie, hverdagsrehabilitering, vurderingsteam). Ved behov for dette, skal Pasientovergang eller oppgave benyttes, avhengig av hva problemstillingen/situasjonen er.
Henvendelser skal bidra til:
Rutinen gjelder for alle medarbeidere som jobber med tjenester i hjemmet og på institusjoner som bruker ELISE.
Den eller de som ser et tjenstlig behov, eller mottar beskjed fra innbygger, pårørende eller annet behandlende helsepersonell om et tjenstlig behov, har ansvar for å videreformidle dette i "Henvendelse" i ELISE til riktig tjenesteutøver. Mottakende part av henvendelsen er ansvarlig for å vurdere og behandle henvendelsen, samt kontakte innbygger ved behov.
Det kan varierer hvilke tjenester som benytter ELISE, og funksjonen "Henvendelse" i de ulike virksomhetene, så den som oppretter og sender en "Henvendelse" i ELISE må være sikker på at den mottakende tjenesten bruker funksjonen. Valgmenyen for hvilke tjeneste/funksjon man sender Henvendelse til er den samme for alle som benytter ELISE og ELISE institusjon. Det vil derfor være valg som kanskje ikke finnes i din virksomhet.
Skjemaet er tilpasset de ulike tjenestene, og innholdet vil derfor variere etter hvilken tjeneste "Henvendelsen" skal sendes til. Eksempelvis vil det komme opp informasjonselementer om emnefelt, hjelpemidler og aktivitetsutfordringer for "Henvendelse" til fysioterapeut og ergoterapeut, men ikke ved henvendelse til velferdsteknologi. Da vil felter om hvilke type velferdsteknologi, og om innbygger er kartlagt i Gerica bli synlig i stedet.
Alle som mottar forespørsel om tjenester fra innbygger, pårørende eller andre, kan opprette en henvendelse til en annen tjeneste på vegne av innbygger. Medarbeidere i tjenestene kan også opprette henvendelser til andre interne og eksterne kommunale tjenester basert på faglige vurderinger.
En henvendelse er en dokumentasjonspliktig forespørsel til en eller flere tjenesteutøvere i kommunen. Mottakende tjeneste plikter å vurdere mottatt henvendelse med bakgrunn i føringer og faglige vurderinger. Alle vurderinger skal journalføres i henholdsvis ELISE og Gerica. Det kan også dokumenteres i tidslinjen i den aktuelle henvendelsen, før den fullføres. Da skrives Henvendelsen og notatet i sin helhet til Gerica i henvendelsesjournal (175).
For Henvendelser som er internt i Sykehjemsetaten, velges dette når Henvendelsen opprettes. Da vil flere av feltene bli borte (angående om innbygger kan åpne dør o.l.), slik at skjemaet blir mer tilpasset Sykehjemsetatens behov. Merk at denne knappen ikke ligger i ELISE mobilapplikasjon for bydeler.
Henvendelse opprettes i ELISE for innbyggeren den skal gjelde. Innbygger må ha en aktiv tjeneste i Gerica for at det skal være mulig å opprette. Dersom innbygger ikke har en aktiv tjeneste i Gerica fra før, kan Vurdering av tjenestebehov (100) opprettes og igangsettes med tildelt dato. Avsender fyller inn informasjon i henvendelsesskjema og setter «Arbeidsteam» i ELISE til riktig mottakesteam (eks. Bydel (bydelsnavn) Fysioterapeuter). Den som oppretter en henvendelse kan følge med på status på henvendelsen ved å gå til oversikten for Henvendelser i ELISE, eller på tidslinjen til innbygger.
Mottakende tjeneste mottar Henvendelser i sin kø i ELISE med beskrivelse av hvilken tjeneste henvendelsen gjelder. Medarbeidere kan også gå i oversikten for Henvendelser i ELISE hvor det finnes ulike visninger som skiller på de ulike faggruppene. Mottakende tjeneste setter status på henvendelsen til:
Medarbeider som setter statusen, blir automatisk fylt ut i feltet for hvem som har utført endrngen. Medarbeider i mottakende tjeneste dokumenterer og holder dialog om oppstart av ny tjeneste i tidslinjen på Henvendelse i ELISE frem til oppstart av tjenesten, eller frem til endelig avslag.
Mottakende tjeneste kan sette status «Mottatt» dersom det er behov for ytterligere avklaringer om tjenstlig behov for ny tjeneste. Løpende dokumentasjon som gjelder henvendelsen, kan dokumenteres i tidslinjen inne i henvendelsen.
Ved innvilgelse må sak og tjeneste opprettes i Gerica som tidligere. Ved behov for venteliste opprettes tjeneste i Gerica uten start- og sluttdato. Henvendelse i ELISE kan benyttes som venteliste i tillegg til venteliste i Gerica for tjenester som benytter Gerica til venteliste i dag. Dersom innbygger henvender seg direkte, må tjenesten opprette en "Henvendelse" til seg selv for at ventelisten skal bli fullstendig.
I ELISE vil forfallsdato for tjenestestart bli satt med bakgrunn i prioriteringsnøkkel for tjenestene som benytter prioriteringsnøkkel. Denne kan ved behov endres manuelt. For alle andre tjenester må dato for ønsket oppstart settes manuelt.
Henvendelse i ELISE kan fullføres. Sak og tjeneste opprettes manuelt i Gerica med korrekt startdato. Før løpende dokumentasjon i Gerica som tidligere. Feltet "Dato for faktisk oppstart" kan fylles ut for å vise hvilke dato tjenesten faktisk ble igangsatt. Feltet er frivillig å fylle inn, men vil føre til en bedre oversikt over eventuelle avvik fra prioriteringsnøkkel for fysio- og ergo, eller andre lokale rutiner.
Sett henvendelsesstatus til «Avslått» i tilfellene hvor mottakende tjeneste vurderer at det ikke foreligger tjenstlig behov. Begrunnelse beskrives i korte trekk i tidslinjen inne i Henvendelsen før den fullføres. Ved tjenester som har behov for saksbehandling, opprettes sak i Gerica og avslaget på tjenesten begrunnes i saken.
Når status endres til innvilget - på venteliste dukker feltet for prioriteringsnøkkel opp. Der settes prioritering for tjeneste, og dato for ønsket oppstart av tjeneste endres basert på dette. For å holde oversikt på antall avvik på prioriteringsnøkkelen, er det et eget datofelt for faktisk oppstart av tjeneste, som kan fylles inn etter oppstart. Feltet er valgfritt, men fylles dette vil det vurderes om det er avvik eller ikke. Det er en egen kolonne som heter avvik prioriteringsnøkkel. Den vil vise avvik hvis dato for faktisk oppstart av tjeneste er etter dato for ønsket oppstart av tjeneste. Dette gjelder uavhengig av om prioriteringsnøkkel er satt, så feltet kan også benyttes av andre team/funksjoner. I visningene til ergoterapeut og fysioterapeut er feltet lagt til, samt en graf som kan vise antall ved å trykke på "Vis diagram" på verktøylinjen, og velge visning for ergoterapi eller fysioterapi.
Ansvarlig for oppfølging brukes for å vise at Henvendelsen følges opp av en bestemt ansatt fra tjenesten/funksjonen det er henvist til. Denne kan settes etter oppføring av Henvendelsen. Hvis det settes en ansvarlig for oppfølging, vil aktiviteten få samme som utfører i Aktiviteter i kø. Det samme gjelder hvis det settes/endres utfører fra Aktiviteter i kø, da vil feltet ansvarlig for oppfølging også settes/endres.
Fullførte henvendelser er tilgjengelige i tidslinjen til innbygger og i Henvendelsesoversikten i ELISE. Det er egen visning på fullførte Henvendelser, og det kan filtreres på f. eks. innbygger eller dato for å finne tilbake til riktig henvendelse. Når en Henvendelse fullføres i ELISE overføres henvendelsesskjemaet til ELISE henvendelse (175-journal) i Gerica. Denne journalen er ikke knyttet til tjeneste eller sak i Gerica.
Opplæring i funksjonen henvendelse i ELISE.
Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 Forsvarlighet
Helsepersonelloven § 25. Opplysninger til samarbeidende personell
Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjenester
Pasientjournalloven § 19. Helseopplysninger ved helsehjelp
Ved behov for ny hovedtjeneste skal funksjonen Pasientovergang i ELISE brukes. Ved behov for dialog rundt disse tjenestene etter oppstart skal Oppgave brukes.
Hvis innbygger ikke har noen tildelt tjeneste i Gerica.
Hvis innbygger kontakter tjenesteutøver direkte.
Hvis det er behov for rask oppfølging og vurdering må det benyttes andre kommunikasjonsformer i tillegg til Henvendelse i ELISE.