Hensikten med rutinen er å sikre like arbeidsprosesser for henvendelser mellom tjenester både internt og på tvers av virksomheter i Oslo kommune, som benytter ELISE. Funksjonen "Henvendelse" i ELISE er utviklet med hensikt om å bedre pasientsikkerheten ved å sikre trygg informasjonsutveksling mellom tjenesteutøvere.
Henvendelser skal bidra til:
Rutinen gjelder for alle medarbeidere som jobber med tjenester i hjemmet og på institusjoner som bruker ELISE.
Ansvarsfordeling
Den eller de som ser et tjenstlig behov, eller mottar beskjed fra innbygger om et tjenstlig behov, har ansvar for å videreformidle dette i "Henvendelse" i ELISE til riktig tjenesteutøver. Mottakende part av henvendelsen er ansvarlig for å vurdere og behandle henvendelsen, samt kontakte innbygger ved behov.
Det kan varierer hvilke tjenester som benytter ELISE og funksjonen "Henvendelse" i de ulike virksomhetene, så den som oppretter og sender en "Henvendelse" i ELISE må være sikker på at den mottakende tjenesten bruker funksjonen.
Skjemaet er tilpasset de ulike tjenestene, og innholdet vil derfor variere etter hvilken tjeneste "Henvendelsen" skal sendes til. Eksempelvis vil det komme opp informasjonselementer om hjelpemidler og aktivitetsutfordringer for "Henvendelse" til fysioterapi og ergoterapi, men ikke ved henvendelse til farmasøyt
Alle som mottar forespørsel om tjenester fra innbygger, kan opprette en henvendelse til en annen tjeneste på vegne av innbygger. Medarbeidere i tjenestene kan også opprette henvendelser til andre interne og eksterne kommunale tjenester basert på faglige vurderinger.
En henvendelse er en dokumentasjonspliktig forespørsel til en eller flere tjenesteutøvere i kommunen. Mottakende tjeneste plikter å vurdere mottatt henvendelse med bakgrunn i føringer og faglige vurderinger. Alle vurderinger skal journalføres i henholdsvis ELISE og Gerica.
Henvendelse opprettes i ELISE for innbyggeren den skal gjelde. Innbygger må ha en aktiv tjeneste i Gerica for at det skal være mulig å knytte innbygger til en Henvendelse. Dersom innbygger ikke har en aktiv tjeneste i Gerica fra før, kan Vurdering av tjenestebehov (100) opprettes. Avsender fyller inn informasjon i henvendelsesskjema og setter «Arbeidsteam» i ELISE til riktig mottaker (eks. Bydel (bydelsnavn) Fysioterapeuter). Den som oppretter en henvendelse kan følge med på status på henvendelsen ved å gå til oversikten for Henvendelser i ELISE, eller på tidslinjen til innbygger.
Mottakende tjeneste mottar Henvendelser i sin kø i ELISE med beskrivelse av hvilken tjeneste henvendelsen gjelder. Mottakende tjeneste setter status på henvendelsen til:
Medarbeider i mottakende tjeneste dokumenterer og holder dialog om oppstart av ny tjeneste i tidslinjen på Henvendelse i ELISE frem til oppstart av tjenesten, eller frem til endelig avslag.
Mottakende tjeneste kan sette status «Mottatt» dersom det er behov for ytterligere avklaringer om tjenstlig behov for ny tjeneste. Løpende dokumentasjon som gjelder henvendelsen, kan dokumenteres i tidslinjen i henvendelsesskjemaet.
Ved innvilgelse må sak og tjeneste opprettes i Gerica som tidligere. Ved behov for venteliste opprettes tjeneste i Gerica uten start- og sluttdato. Henvendelse i ELISE kan benyttes som venteliste i tillegg til venteliste i Gerica for tjenester som benytter Gerica til venteliste i dag. Dersom innbygger henvender seg direkte, må tjenesten må tjenesten opprette en "Henvendelse" til seg selv for at ventelisten skal bli fullstendig.
I ELISE vil forfallsdato for tjenestestart bli satt med bakgrunn i prioriteringsnøkkel for tjenestene som benytter prioriteringsnøkkel. Denne kan ved behov endres manuelt. For alle andre tjenester må dato for ønsket oppstart settes manuelt.
Henvendelse i ELISE kan fullføres. Sak og tjeneste opprettes manuelt i Gerica med korrekt startdato. Før løpende dokumentasjon i Gerica som tidligere.
Sett henvendelsesstatus til «Avslått» i tilfellene hvor mottakende tjeneste vurderer at det ikke foreligger tjenstlig behov. Begrunnelse beskrives i korte trekk i tidslinjen på henvendelsesskjemaet før Henvendelsen fullføres i ELISE. Saksbehandler oppretter sak i Gerica og begrunner avslag på tjeneste i saken i Gerica.
Fullførte henvendelser er tilgjengelige i tidslinjen til innbygger og i Henvendelser i ELISE. Når en Henvendelse fullføres i ELISE overføres henvendelsesskjemaet til ELISE henvendelse (175-journal) i Gerica. Denne journalen er ikke knyttet til tjeneste eller sak i Geric
Opplæring i funksjonen henvendelse i ELISE
Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 Forsvarlighet
Helsepersonelloven § 25. Opplysninger til samarbeidende personell
Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjenester
Pasientjournalloven § 19. Helseopplysninger ved helsehjelp
Ved behov for ny hovedtjeneste skal funksjonen Pasientovergang i ELISE brukes.
Hvis innbygger ikke har noen tildelt tjeneste i Gerica.
Hvis innbygger kontakter tjenesteutøver direkte.
Hvis det er behov for rask oppfølging og vurdering må det benyttes andre kommunikasjonsformer i tillegg til Henvendelse i ELISE.