Bestilling av multidose for langtidshjem v. 1.0

Hensikten med rutinen

Sikre at multidosebestillingen utføres på en slik måte at personsensitive opplysninger ikke blir tilgjengelig for uvedkommende 

Hvem gjelder rutinen for

Rutinen gjelder for langtidshjem 

Ansvarsfordeling

Institusjonssjef har ansvar for at rutinen implementeres 

Lege har ansvar for å ordinere legemidler i Gerica, se rutine Ordinering av legemidler (Ikke tilgjengelig)

Sykepleier/vernepleier har ansvar for å bestille legemidler, se rutine  Bestilling, mottak og retur av legemidler

Utførelse av rutine

Arbeidet med å få på plass en elektrinisk løsning bestilling av multidose pågår. I påvente av at en slik foreligger skal følgende fremgangsmåter benyttes til å bestille multidose.

Bestilling av multidose ved bruk av telefax
  • Lege oppdaterer Doseringsliten. Legemidler som skal pakkes i multidose må markeres i eget felt per legemiddel
  • Oppdatert Doseringsliste skrives ut, kontrolleres, dateres og signeres med fullt navn av sykehjemslege. Dersom lege selv skriver ut Doseringslisten gjelder den elektroniske signaturen
  • Sykepleier sender utskrift av Doseringslisten til multidoseapoteket. 
  • Før sending av telefaks må faksmaskinen både hos Apotek1 og Langtidshjem ha krypteringsfunksjon, og denne funksjonen må være slått på
  • ​Beboers navn og fødselsnummer sladdes
  • Doseringslisten merkes med beboers initialer og fødselsår eller med beboeres initialer, fødselsår og løpenummer før den sendes
  • Dersom kun beboers initialer og fødselsår benyttes må det tas kontakt med apoteket per telefon for å bekrefte beboers ID. Dersom løpenummer inkluderes i tillegg til initialer og fødselsår, trengs ikke slik bekreftelse. 
  • Kvittering for at telefax har kommet fram må kontrolleres. Dersom Doseringslisten er feilsendt eller ikke har blitt sendt/kommet fram må nødvendige tiltak gjøres. Hendelsen meldes som uønsket hendelse i EQS
Bestilling av multidose ved bruk av e-post
  • Lege oppdaterer Doseringslisten. Legemidler som skal pakkes i multidose må markeres i eget felt per legemiddel
  • Oppdatert Doseringsliste skrives ut, kontrolleres, dateres og signeres med fullt navn av sykehjemslege. Dersom lege selv skriver ut Doseringslisten gjelder den elektroniske signaturen
  • ​Beboers navn og fødselsnummer sladdes
  • Doseringslisten merkes med  beboeres initialer, fødselsår og løpenummer
  • Sykepleier scanner den sladdede og merkede Doseringslisten og sender den fra scanneren til sin SYE-e-postadresse. NB: Doseringslisten kan ikke sendes som e-post til apoteket direkte fra institusjonens scanner. 
  • Før e-posten kan sendes til apoteket må den krypteres/passordbeskyttes. 7-Zip rogramvare må være installert på datamaskinen. Vær oppmerksom på at denne metoden ikke krypterer selve e-postmeldingen, bare vedleggene. Gjør på følgende:

1. Velg filene du vil kryptere: Åpne 7-Zip og naviger til filene eller mappen du vil kryptere.

2. Lag en kryptert arkivfil: Høyreklikk på filen eller mappen du vil kryptere, og velg ‘7-Zip’ > ‘Legg til til arkiv’. I vinduet som åpnes, velg ‘zip’ som arkivformat. Under ‘Krypterings’ delen, skriv inn et passord i ‘Skriv inn passord’ og ‘Bekreft passord’ feltene. Sørg for at ‘Krypter filnavn’ boksen er merket av hvis du også vil kryptere navnene på filene.

3. Send den krypterte filen: Nå kan du sende den krypterte zip-filen som et vedlegg til e-posten.Mottakeren vil trenge passordet du har satt for å åpne og dekryptere filene. Send passordet via SMS til det telefonnummeret som er avtalt med Apotek 1. Dersom det ikke er mulig å sende passordet via SMS, send passordet via e-post i en separat melding.

  • Den kryterte e-posten videresendes til apotekets e-post. Det må fremgå av e-posten hvem som er avsender (navn på sykepleier/vernepleier som foretar bestillingen og fra hvilken institusjon bestillingen sendes fra) 
  • Apotek 1 sender en bekreftelse på mottatt mail 
Innmelding og utmelding av beboere i multidoseordningen

Sykepleier ringer til apotekets multidoseavdeling for å gi apoteket nødvendige opplysninger om aktuelle beboere. Skjemaet "Meldingsskjema for multidose" som ligger i Aponett skal ikke benyttes. 

Begrepsforklaring

Sladding av beboers navn og fødselsnummer innebærer å gjøre denne informasjonen uleselig på dokumenter for å ivareta personvernet. Dette er en prosess hvor personlige detaljer, som navn og fødselsnummer, tildekket slik at de ikke kan gjenkjennes eller brukes av uvedkommende.

Løpenummer: Løpenummer er et identifikasjonsnummer apoteket benytter for å identifisere beboer, og står på beboers ordinasjonskort. Tomt ordinasjonskort er vedlagt under fanen "relatert."  Løpenummer kan, om nødvendig innhentes fra apotekets multidoseavdeling

Lovverk

Legemiddelhåndteringsforskriften  

Forskrift om rekvirering og utlevering av legemidler m.m

Referanser

Rekvirering og utlevering av legemidler m.m- Veileder til forskrift fra Helsedirektoratet