ELISE kontakt og oppgaver i virksomheten v. 1.0

Etter innføringen av ELISE i bydelene og Sykehjemseetaten (SYE) er det behov for å sammenstille og gjennomgå innholdet i oppgaver og ansvarsområder som er viktig at blir ivaretatt i hver enkelt virksomhet ved drift av ELISE. Dette for at bruken av ELISE blir forvaltet og at det opprettholdes oppgaver innenfor kompetanse- og tjenesteutvikling sammen med ledere og fagansvarlige.  

Medarbeider(e) som har oppgavene bør være plassert i organisasjonen slik at de får mulighet til faste møtepunkter med lederstaben og ha god tilgjengelighet til tjenesten. Virksomheten må definere hvilke oppgaver som det er aktuelt at blir delegert til superbrukere(bydel)/koordinerende superbrukere (SYE), og hvordan samarbeid mellom ledelse, systemkoordinator Gerica, superbrukere/koordinerende superbrukere og andre aktuelle skal foregå.  

 

Ansvar og oppgaver: 

  • Utpeke en kontaktperson mellom virksomheten og Helseetaten 

  • Følge opp informasjons- og kommunikasjonsarbeid fra Helseetaten 

 

  • Være tilgjengelig og synlig på tjenestestedene for å kunne ivareta oppgaver 

  • Være virksomhetens representant for å melde inn til Helseetaten hvilke behov tjenesten har for utvikling av nye funksjoner og endring av eksisterende funksjoner 

  • Samle erfaringer og tilbakemeldinger fra tjenesten for at ELISE skal muliggjøre gode arbeidsprosesser i tjenesten. 

  • Informere om produktutvikling i ELISE i virksomheten og kartlegge hvilke endringer produktet vil innebærer for arbeidsprosessene i tjenestene.  

 

  • Ha tett kontakt med ledelsen om status, tjeneste- og kompetanseutviklingsbehov, gevinstrealisering, og effektivisering av arbeidsprosesser 

  • Måle gevinster ved bruk av ELISE og rapportere til/utvikle gevinstrealiseringsplan sammen med ledelsen. Rapportere årlig til Helseetaten. Hvilke gevinstindikatorer som skal følges opp, avgjøres lokalt i ledelsen i virksomhetene. 

 

  • Videreformidler feilmeldinger som ikke kan løses i egen virksomhet og ha 1. linje brukerstøtte for videre support i Helseetaten. 

  • Videreformidler repeterende feil for forbedring i systemet til Helseetaten. 

 

  • Samarbeide med fagsykepleiere og andre relevante aktører om faglig opplæring og bruk av ELISE i opplæring av nye funksjoner 

  • For nyansatte må opplæring av ELISE inngå i ordinær opplæring som tilbys ved oppstart 

 

  • Opprettholde god tilgangsadministrasjon og bistå ved organisasjonsendringer 

  • Utarbeide kommunikasjonsplan sammen med ledelsen i egen virksomhet 

 

Behov for oppfølging og involvering fra leder i samarbeid med ELISE systemkoordinator i egen virksomhet: 

Leder/ledelsen: 

  • gi tydelige føringer i virksomheten for at ELISE skal benyttes 

  • sørge for god struktur for oppfølging med systemkoordinator og superbrukere/koordinerende superbrukere 

  • sette av tilstrekkelig tid og ressurser til utvikling og implementering av ELISE 

  • arbeide med arbeidsprosesser og endringsarbeid i tjenesten  

 

Oppgaver som ivaretas på ledernivå: 

  • Bestille tilgang til ELISE for medarbeidere 

  • Oppdatere ansattoversikt med endring i tilganger, avslutte tilganger og oppdatere ansattinformasjon  

  • Sørge for at opplæring av nyansatte i ELISE inngår på samme måte som for andre systemer 

  • Der det er behov for lokale rutiner, sørge for at dette blir utarbeidet og implementert i tett kontakt med aktuelle faggrupper 

  • Sørge for at medarbeidere har fungerende utstyr og infrastruktur for å kunne ta i bruk ELISE