Gerica - Brukervalg - Fakturagrunnlag private tjenesteleverandører - Rutine v. 1.1

Hensikten med rutinen

Sikre korrekt uttak av fakturagrunnlag.

Enhetlig rutine for oversendelse av fakturagrunnlag og samhandling ved eventuelle uklarheter.

 

Hvem gjelder rutinen for

Ansatte i bydel som skal kontrollere fakturagrunnlag fra private tjenesteleverandører.

Private utførere/leverandører innen helsetjenester i hjemmet i Oslo kommune.

 

Ansvarsfordeling

Fagsystemavdelingen i Helseetaten v/PRO-seksjonen og Velferdsetaten v/Kontraktsoppfølgingsseksjonen har ansvar for prosedyren.

Private tjenesteleverandører tar ut og sender fakturagrunnlag til bydel.

Oppdragsgiver (bydel) kontrollerer fakturagrunnlaget til leverandør.

Utførelse av rutine

Forutsetning for å ta ut fakturagrunnlag

Tilrettelagte statistikk roller for private tjenesteleverandører må benyttes.

Rapporten OL_fakturagrunnlag kjøres på:

  • Bydelsnivå
  • Fra/til dato (aktuell periode)
  • Tjenestetype 3-4-91-110
  • Nivå til privat leverandørlever

Se eksempel

Oppdages det feil ved uttak av fakturagrunnlaget kontakt systemkoordinator i Velferdsetaten via Kompass.

Uttak av fakturagrunnlaget

Den private tjenesteleverandøren skal genere fakturagrunnlaget, som deretter skal kontrolleres av bydel. 

I Gerica er det ikke mulig å sperre for endringer etter at fakturaperioden er "avsluttet". Dette kan føre til at et fakturagrunnlaget som hentes ut i ettertid, ikke stemmer overens med det opprinnelige fakturagrunnlaget.

Eksempel:

  • ved at en bruker flytter mellom to bydeler
  • endringer på tjeneste start/slutt
  • tilgang til bruker etter avsluttet tjeneste utløper i rollen

Bydelen bør derfor ikke gå månedsvis bakover i tid for å kontrollere fakturagrunnlag, det skal gjøres fortløpende. I tillegg blir det vanskeligere for leverandør på bestridelser etter kontroll av fakturagrunnlag, når det gjelder forhold som ligger lang tilbake i tid, ettersom dette ofte må verifiseres med den aktuelle ansatte.

Oversending av fakturagrunnlaget til bydel

Fakturagrunnlaget skal sendes fra leverandør til bydel.

 

Bestridelse av fakturagrunnlaget

Bestrides fakturagrunnlaget må dialogen mellom bydel og leverandør foregå over telefon.   

I tilfeller hvor det oppstår uklarheter om hvordan kontrakten skal fortolkes, kan Velferdsetaten bistå i å avklare dette overfor leverandør og bydel. I direkte brukerrettede saker, hvor det oppstår uenighet mellom bydel og leverandør må disse forsøkes løses mellom partene, bydel og leverandør.  

 

Revurderingsjournal/endringer i bestilt tid

Revurderingsjournaler bør bli gjennomført uten ugrunnet opphold slik at den enkelte tjenestemottaker gis helsehjelp som er tilpasset faktisk hjelpebehov. Lang avklaringstid på revurderingsjournaler bidrar til feilkilder i fakturagrunnlaget, fordi utført tid raskt vil overgå bestilt tid av bydel i Gerica. Det vil bli vanskeligere å kontrollere grunnlaget, hvis det er uenighet om bestilt tid. 

 

Faktureringstidspunkt og betalingsfrist
Fakturering skal foretas etterskuddsvis hver måned, senest den 10. hver måned. 
Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura. Betaling av faktura 
innebærer ingen godkjennelse av fakturagrunnlaget. 


Det kreves at alle fakturaer og kreditnotaer sendes i Elektronisk handelsformat (EHF)til 
Oslo Kommunes Fakturasentral, Bydel …….., Postboks 6532 Etterstad, 0606 Oslo, jf. 
Byrådsavdeling for finans, Rundskriv 16/2013. Fakturaen skal merkes bydelens aktuelle 
ressursnummer, jf. vedlegg 2.