Gerica - Overføring av brukere mellom enheter/virksomheter - Rutine v. 1.7

Formål

Formålet er å klargjøre retningslinjer for ansvarsfordelingen for personrettede tiltak internt i kommunen (mellom bydelene).

Omfang/Virkeområde

Gjelder overføring av brukere mellom enheter i Gerica.

Ansvar

Behov for å lage rutiner for hvordan bydelstilhørigheten skal registreres og hvordan flytting/overføring av brukere fra en bydel til en annen skal foregå. Denne rutinen beskriver hvilke punkter som kan gjøre seg gjeldene, hvem som har ansvar for hva og når, og gir eksempler på ulik problematikk og utfordringer knyttet til dette. Sykehjemsetaten er også til en viss grad berørt.

Følgende overordnede prinsipper gjelder ved avklaring av ansvarsforhold og overføring av saker mellom bydelene:

  • Hensynet til brukerens beste.
  • Bruker bør motta statlige og kommunale tjenester fra samme NAV-kontor og fra en bydel. Dersom brukeren har behov for statlige arbeids- og/eller aktivitetsrettede tjenester i tillegg til kommunale tjenester, må avklaring av hvilken bydel som skal være ansvarlig skje i samråd med statlig del av NAV.

Retningslinjene skal klargjøre hvilken bydel som har ansvar for tjenester og ytelser, og skal blant annet:

  • Ivareta brukerens behov for forutsigbarhet og likebehandling.
  • Bidra til den beste og mest hensiktsmessige løsningen for brukeren.
  • Ivareta bydelenes behov for å ha best mulig oversikt over inntekter og utgifter.
  • Være enkle å praktisere.
  • Være hensiktsmessige i flertallet av sakene.
  • Gi retningslinjer for hvordan saker skal håndteres der det har oppstått tvil om hvilken bydel som har ansvaret.

Kriterier for tilhørighet er beskrevet i fellesskriv-2021/5. Ved uenighet mellom bydelene om tilhørighet skal dette ikke diskuteres i brukers journal i Gerica, men håndteres via andre egnede kanaler.

Aktivitet/Beskrivelse

Det er viktig å vite at en får tilgang til brukerne i Gerica gjennom nivået i brukerkortet, samt nivået på tjenester og tiltak. Nivået på sak gir ikke tilgang. Hvis nivået som er satt i tilgangsrollen matcher noen av brukerens nivå, får man tilgang til brukeren. Det medfører at flere bydeler kan ha tilgang til samme bruker i Gerica samtidig, eller at en bruker er registrert i feil bydel etter flytting. For å se hvem som har tilgang til å se brukeren kan en se på fanen Gruppering på brukerkortet. 

INNHOLDSFORTEGNELSE:

  1. Ny søknad henvendelse– behov for overføring av bruker til annen bydel
  2. Fakturering ved flytting
  3. Melding om flytting til folkeregisteret
  4. Setting av nivå og bydelstilhørighet brukerkortet.
  5. Standard registrering i brukerbildet
  6. Spesielle hensyn
  7. Permanent flytting -Når søker har aktive tjenester før flytting
  8. Permanent flytting -Når søker ikke har aktive tjenester før flytting
  9. Flytting internt innad i egen bydel
  10. Omsorg+
  11. LTO Sykehjem
  12. Midlertidig opphold
  13. Brukere med behov for tjenester gitt på flere ulike adresser samtidig
  14. Brukere uten fast bopel (UFB)
  15. Tjenester etter helse- og omsorgs-tjenesteloven, for brukere som er innlagt i Velferdsetatens institusjoner
  16. Tjenester til barn under 18 år
  17. Overføring av TT – saker
  18. Søkere fra andre kommuner
  19. Brukere fra andre kommuner på hotellopphold
  20. Tjenester/bolig fra eksterne tilbydere i annen bydel
  21. Andre opphold i institusjon
  22. Settebydel
  23. Avslutning ved flytting ut av bydelen.

 

Ny søknad/henvendelse – behov for overføring av bruker til annen bydel

I dag kommer henvendelser/søknader om tjenester på forskjellige måter som krever ulik tilnærming dersom bruker allerede er registrert i Gerica:

Søknad/ henvendelse

Aktivitet

Ansvar

Kommentar

Følgende advarsel kommer når man registrerer ny bruker: ”Angitt fødselsnummer er allerede i bruk på følgende personer: Etternavn, Fornavn og brukerid”. Dette betyr at brukeren allerede er registrert i Gerica, men at brukeren er registrert med nivå i en annen bydel.

 

For å komme videre må det da gjøres et Brukersøk  i brukerlisten for å få tilgang til brukeren.

Ansatt som skulle registrere brukeren.

Brukersøk oppretter tilgang til bruker i 3 døgn. Endringer på brukerkort for varig tilgang må gjøres innen det. (se under)

 

Henvendelsen kommer som en elektronisk melding fra sykehuset eller fastlegen, og meldingen «kommer til» feil bydel fordi registreringen av bydelstilhørighet på brukerkortet ikke er oppdatert.

 

Meldingen skal ligge som ikke behandlet.

 

Nivå og bydelsregistreringen på brukerkortet må korrigeres så raskt som mulig slik at riktig bydel ser meldingen.

 

At bydelstilhørigheten er endret dokumenteres i journal 140; Henvendelse – notat Bestillerkontoret slik at den nye bydelen får vite hva som har skjedd.

Saksbehandler i den bydelen som ser PLO-meldingen.

Dersom meldingen allerede er besvart/ merket som behandlet av feil bydel må de kontakte riktig bydel på telefon i tillegg for å opplyse om dette da meldingen ikke vil oppdages når den er merket som behandlet.

 

 

Fakturering ved flytting

Hvis en bruker med betalbar tjeneste flytter midt i en måned så må nivået på brukerkortet endres etter at faktureringen i fraflytningsbydelen er gjort. Dette må det avtales særskilt mellom bydelene for å hindre at det blir gjort feil. Alternativt kan det foretas internfakturering i ettertid. Årstak følger med over til neste bydel.

Melding om flytting til folkeregisteret

Bruker har selv ansvar for å melde ny bostedsadresse til Folkeregisteret ved flytting. Dette gjelder også ved flytting til Omsorg+. Ved flytting til sykehjem utenfor Oslo kommune skal det ikke meldes flytting når bydel har vedtaks- og betalingsansvar.

Setting av nivå og bydelstilhørighet på brukerkortet

Standard registrering i brukerbildet

På fanen Gruppering på brukerkortet skal Nivå og Bydel være likt. Bydel er der bruker bor og som har administrasjonsansvar for bruker. Unntak: se punktet brukere fra annen kommune.

Nivåsetting i brukerkortet

Det skal kun registreres 3 nivåer i brukerkortet, og det er saksbehandler eller den som registrerer ny bruker som har ansvar for å registrere rett nivå på bruker. Nivået indikerer hvor brukeren bor/ hvem som har ansvar for bruker, og styrer i tillegg tilgangen for ansatte.

Nivået skal vises som følgende:

1.x.1: Hjemmeboende. Hvis brukeren bor hjemme i ”egen bolig”, hentes Nivået fra Nivå 1.bd.1 Hjemmeboende. 

1.x.2: Bolig. Hvis brukeren bor i tilrettelagt bolig med bemanning (omsorg +, bolig med bistand, barnebolig og Mølerhjulet), hentes Nivået fra Nivå 1.bd.2 Bolig.

1.x.3: Bestiller. Hvis bruker bor på en annen type ”kjøpeplass” utenfor bydelen og SYE, kan det være aktuelt å sette 1.bd.3 Bestiller på brukerkortet.

1.x.4: Rus. Nivået skal brukes for å regulere tilgangen til denne brukergruppen. Alle brukere som blir innlagt i spesialhelsetjenesten og/eller som søker på eller er innlagt i institusjon for personer med rusproblemer skal ha dette nivået på brukerkortet        

1.x.16: Sykehjem. Hvis brukeren bor på Institusjon, hentes Nivået fra Nivå 1.bd.16 Sykehjem

X`en i midten representerer bydelsnummeret. Eksempel 1.1.1 =Gamle Oslo

Spesielle hensyn

Permanent flytting -Når søker har aktive tjenester før flytting

Hvis søker har aktive tjenester gitt og administrert fra en annen enhet/bydel; foreta et brukersøk slik at bydelens saksbehandler/forvaltning får tilgang til brukeren, hvis det er behov for det fram til flyttedatoen. Dette for å kunne vurdere/saksbehandle søknaden.

I hovedsak skal man varsle bydelen om flytting hvis dette er kjent. Hvis bydelen ikke er varslet, og brukeren har aktive tjenester i Gerica, bør den andre bydelen kontaktes for en avklaring av situasjonen. Fraflyttingsbydel er ansvarlig for å hjelpe brukeren i den tiden det tar å overføre saken.

Endringer på brukerkortet i forhold til nivå, adr osv. er tilflytningsbydelens ansvar og gjøres når flyttingen er iverksatt, såframt ikke det avtales noe annet (for eksempel i forhold til fakturering). 

Permanent flytting -Når søker ikke har aktive tjenester før flytting

Hvis søkeren ikke har aktive tjenester i fraflyttingsbydel: Korriger adresse, nivå, bydelstilhørighet på brukerkortet til ny bydel. Kvalitetssikre dataene med søk i Folkeregisteret. Brukerens gamle adresse legges inn på fanen Kommunikasjon på Brukerbildet.

Brukere med behov for tjenester gitt på flere ulike adresser samtidig

Hvis det er snakk om samme type tjeneste som skal forvaltes fra flere forvaltningsenheter samtidig, skal det allikevel kun være en sak og en tjeneste. Det blir da viktig å ha god kommunikasjon på tvers av forvaltningsenheter/ tjenestesteder i forhold til at det da skal foreligge et fellesvedtak og en fellestjeneste med ulike nivåer på tiltakene.

  • Tiltakene vil synes under begge tjenestene, slik at en må være bevisst på hvilke tiltak det er som er "mine" og hvilke som tilhører den andre leverandøren ved for eksempel journalføring.
  • Ved journalføring vil nivået i journalen endre seg til nivået på tjenesten.
  • Ved fordeling av oppdrag/besøk i arbeidslistebildet, så må besøkene "dras over" på ansatt. Besøksjournalen kan ikke åpnes og lagres, da vil journalen bli lagret med tjenestenivået til bruker.
  • Hvis tiltak som gis av den ene leverandøren skal avsluttes, må man kun avslutte sine egne tiltak og tidsplaner. Tjenesten skal ikke avsluttes.
  • Tjenesten kan heller ikke settes på midlertidig stopp, kun tiltakene. Tiltakene må settes på midlertidig stopp fra tjenestekortet, dette fordi like tiltak, uavhengig av nivå settes på midlertidig stopp i fra tiltaksplanen.
  • Hvis det er snakk om fakturerbare tjenester må man fakturere fra den ene bydelen (hvor brukeren bor) og intern fakturere i ettertid.

Eks:

  • hjemmesykepleie i eget hjem og på arbeidsplassen/ skole/studiestedet
  • trygghetsalarm installert både i hjemmet og i ferieboligen

Brukere uten fast bopel (UFB)

Hvis bruker ikke har tilhørighet til noen fast eller midlertidig adresse, skal ansvaret for brukeren være i henhold til fødselsdato, definert i fellesskriv-2021/5. Administrativt tildelt bydel forkortes til ATB. Nivå og Bydel settes lik ATB.

Når det er uklarhet om tilhørighet, har den bydelen som brukeren henvender seg til, hjelpeplikt fram til oppnådd tilhørighet er avklart.

Tjenester etter helse- og omsorgs-tjenesteloven for brukere som er innlagt i Velferdsetatens institusjoner

Nivå og bydel beholdes lik opprinnelig bostedsbydel. Oppholdsbydel må foreta brukersøk i brukerlisten for å få tilgang til bruker. Det er oppholdsbydel, det vil si der institusjonen ligger som skal fatte vedtak om disse tjenestene. Det er oppholdsbydel som finansierer tjenestene.

Oppholdsbydel skal samtidig med at vedtak fattes gjøre opprinnelig bostedsbydel kjent med vedtaket. Oppholdsbydel kan kreve refusjon fra institusjonen dersom behovet for helse- og omsorgstjenester varer mer enn en måned.

Tjenester til barn under 18 år

Nivå og Bydel settes til foreldrenes/omsorgspersonenes bostedsbydel, siden det er disse som er ansvarlig for oppfølging og har betalingsansvar for tjenester til barn under 18 år.

Ved delt omsorg følger betalings-ansvaret morens bydel. Morens bydel skal følge opp og ha ansvar for planlegging av langsiktige tiltak til barn som bor vekselvis hos begge foreldre. For personer som ble innlagt i institusjon før fylte 18 år, blir bostedsbydel definert som den bydel foreldrene/ omsorgs-personene bodde i da vedkommende fylte 18 år.

Permanent flytting - Når søker ikke har aktive tjenester før flytting

Hvis søkeren ikke har aktive tjenester i fraflyttingsbydel: Korriger adresse, nivå, bydelstilhørighet på brukerkortet til ny bydel. Kvalitetssikre dataene med søk i Folkeregisteret.

Brukerens gamle adresse legges inn på fanen Kommunikasjon på Brukerkortet.

Flytting internt innad  i egen bydel

Hvis bruker for eksempel skal bytte av tjenenstested innad i egen bydel, for eksempel hjemmesykepleie, så bør dette gjøres på lik måte som ved et leverandørbytte. Se brukerveiledning punkt 4 i Gerica - Brukervalg - bydel. Unntak nivåkonvertering/Omorganisering.

Omsorg+

Nivå på brukerkortet settes til 1.x.2, der x og Bydel er lik opprinnelig bostedsbydel, selv om de flytter til Omsorg+ i en annen bydel. Opprinnelig bostedsbydel har ansvar for vedtak og finansiering av alle helse- og omsorgstjenester til disse brukerne i to år etter flyttingen. Etter to år overtar bydelen der boligen ligger ansvar for vedtak og finansiering. Nivå og Bydel på brukerkortet endres da til bydel der Omsorg+ ligger.

Dette omfatter hjemmetjenester, institusjonstilbud og øvrige helse- og omsorgstjenester. For hjemmetjenester (hjemmesykepleie og praktisk bistand) vil rutinen for fakturering være lik som brukervalgsordningen. For sykehjemstjenester, inkludert dagsenterplasser administreres av sykehjemsetaten, vil den bydelen brukeren kommer fra bli fakturert av sykehjemsetaten. Fakturering av øvrige tjenester som utføres av bydelens boligen ligger i, må avtales særskilt mellom bydelene.

Bruker har selv ansvar for å melde flytting til Folkeregisteret.

LTO Sykehjem

Nivå på brukerkortet settes til 1.x.16, der x og Bydel er lik opprinnelig bostedsbydel.

Opprinnelig bostedsbydel har ansvar for å vedta og finansiere alle helse- og omsorgstjenester.

Bruker har selv ansvar for å melde flyttingen til Folkeregisteret ved sykehjemsplass i Oslo kommune.

Midlertidig opphold

Hvis oppholdet er av midlertidig art; besøk, feriebolig o.l., skal Nivå og Bydel på brukerkortet ikke endres. For å få tilgang til bruker må det gjøres et brukersøk i brukerlisten. Adresse endres til midlertidig adresse, permanent adresse legges på fanen Kommunikasjon på brukerkortet.

Vedtak om tjenester fattes og utføres av bydelen hvor oppholdet skjer.

Hvis det er snakk om fakturerbare tjenester må i tillegg kundenummeret sjekkes og evt. korrigeres i samarbeid med opprinnelig bostedsbydel.

Overføring av TT – saker

Når flytting er kjent fra avgiverbydel

Avgiverbydel:

  • informerer tilflyttingsbydel om at bruker skal flytte.
  • overfører saksmappa til tilflyttingsbydel.

TT- saken skal følge bruker fra en bydel til den neste.

Tilflyttingsbydel har ansvar for:

  • Korriger brukeropplysningene i brukerkortet; adresse, nivå, bydelsfelt.
  • Kopier aktiv tjenesten fra avgiverbydel, sett inn tildelt dato (den dagen dere mottok bruker) og nivå. Ved lagring av ny tjenesten svar; JA, på å koble ny tjeneste til sak.
  • Avslutter tjenesten fra fraflytningsbydel, med årsak flyttet.
  • I aktiv TT –sak, endre revurderingid til saksbehandler i tilflytningsbydel.
  • Ved revurdering av vedtak, endre saksbehandler og nivået på sak til ny bydel.

Når flytting ikke er kjent fra avgiverbydel

  • TT- saken skal følge bruker fra en bydel til den neste.

Tilflyttingsbydel har ansvar for:

  • Korriger brukeropplysningene i brukerkortet; adresse, nivå, bydelsfelt.
  • Kopier aktiv tjenesten fra avgiverbydel, sett inn tildelt dato (den dagen dere mottok bruker) og nivå. Ved lagring av ny tjenesten svar; JA, på å koble ny tjeneste til sak.
  • Avslutter tjenesten fra fraflytningsbydel, med årsak flyttet.
  • I aktiv TT –sak, endre revurderingid til saksbehandler i tilflytningsbydel.
  • Ta kontakt med avgiverbydel om å overføre saksmappa.
  • Ved revurdering av vedtak, endre saksbehandler og nivået på sak til ny bydel.

Når bruker med aktiv TT- tjeneste flytter til sykehjem i en annen bydel skal adressen endres på brukerkortet samt øvrige opplysninger på brukerkortet, men TT- saken forblir i administrasjonsbydelen.

Søkere fra andre kommuner

Søknad om sykehjem eller bolig med heldøgns omsorg fra søkere uten bolig tilhørighet i noen bydel, fordeles etter fødselsdato tilsvarende UFB.

Brukere fra andre kommuner på hotellopphold

Nivå og brukerkortet settes til 1.x.1, der x er bydelen hvor oppholdet skjer. Bydel settes til 30-«Andre kommuner». Kommune settes til den kommune der bruker har bosted.

Vedtak om tjenester fattes og finansieres av bydelen der oppholdet skjer. For enkelt å kunne ta ut statistikk på disse brukerne kan en legge inn «Hotellgjest» i feltet Status på Detalje-fanen på brukerkortet. (må tilrettelegges til hver bydel)

Tjenester/bolig fra eksterne tilbydere i annen bydel

Brukerne beholder Nivå og Bydel lik opprinnelig bostedsbydel.

Vedtaksbydel/opprinnelig bostedsbydel kjøper tjenester/bolig fra eksterne tilbydere i annen bydel. Vedtaksbydel har ansvar for både å vedta og finansiere alle helse- og omsorgstjenester som ytes til disse personene. Dette omfatter både hjemmetjenester, institusjonstilbud og øvrige helse- og omsorgstjenester.

Andre opphold i institusjon

Brukerne beholder Nivå og Bydel lik opprinnelig bostedsbydel.

Brukere i institusjon med heldøgns helse- og omsorgstjenester, aldershjem, sykehjem, fengsel, langtidsbrukere i psykiatrisk institusjon, døgnovernattingssteder og lignende, er innleggende bydel/ den bydel bruker bodde i før innleggelsen sitt ansvar. Den samme bydelen er også ansvarlig ved utskriving av brukeren.

Settebydel

Hvordan registrering i Gerica skal foretas må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Tilgang til settebydel kan gis via brukersøk, manuelt innslag i sikkerhetstabellen eller ved å endre Nivå på brukerkortet i enkelte tilfeller.

Nivå på brukerkortet skal i utgangspunktet ikke endres til settebydel. Settebydel vil ha tilgang til bruker gjennom tjenestene de tildeler. Hvis det er en leder eller en saksbehandler som er inhabile, kan man sperre tilgang til bruker for enkelt ansatte, de vil ha tilgang til bruker gjennom brukerkortet selvom bruker ikke har noen aktive tjenester i bydelen. Hvis det er flere som er inhabile endrer man nivået på brukerkortet til settebydel. Settbydel må da internfakturere bydelen som "eier" bruker.

Ulike problemstillinger en må ta i betraktning:

  • Dersom Nivå på brukerkortet endres vil saksbehandlere i bostedsbydel likevel ha tilgang til bruker dersom det er kommunal utfører av tjenesten.
  • Dersom tilgang til settebydel blir gitt via brukersøk vil tilgangen bli borte etter gitt tid i opsjon i rollen.
  • Dersom Nivå på brukerkortet ikke endres til settebydel må saksbehandler her være ekstra obs for å fange opp PLO-meldinger til bruker.
  • Dersom tilgang til bruker for saksbehandlere i settebydel blir gitt via tilgang til enkeltbruker må saksbehandler bytte rolle for å se bruker. En må også huske å holde listen over hvilke ansatte som skal ha tilgang til brukeren oppdatert.
  • Sperring av tilgang til bruker kan benyttes for ansatte som ikke skal ha tilgang til bruker. Se manual tilgangsstyring og roller
  • Dersom Nivå på brukerkortet endres til settebydel, må settebydel huske å endre dette når bruker ikke lenger har behov for tjenester eller det av andre grunner er bydel som "eier" bruker skal overta bruker igjen.

Når en leder er inhabil, kan direkte underordnede ikke treffe avgjørelser i saken. I slike tilfeller bør saken overføres til en annen ansvarsmyndighet i bydelen. Dersom dette ikke er mulig, overføres saken til en annen bydel i samsvar med oversikt over settekontor.

Avslutning ved flytting ut av bydelen

Man skal ikke endre brukeropplysningene på brukere som flytter til en annen bydel når det ikke er aktuelt å videreføre tjenester i tilflytningsbydelen i fraflyttings-øyeblikket. Flyttingen skal kun dokumenteres i journal.

Referanser

Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester har utarbeidet et fellesskriv 2021/5 Ansvarsfordeling mellom bydelene i saker om personrettede tiltak.

Se manual tilgangsstyring og roller