Innledning

Det kommer flere og flere velferdsteknologiske hjelpemidler som benyttes i hjemmet, i bolig og i institusjon. Oslo kommune har rammeavtaler med ulike leverandører for disse hjelpemidlene. Mange av hjelpemidlene leveres sammen med et ekstern system. Via VKP (velferdsteknologisk knutepunkt en tjeneste driftet av Norsk helsenett, NHN) så kan en opprette en forbindelse med Gerica som gjør det mulig å få til en automatisk overføring av data inn og ut av Gerica fra eksterne systemer. 

Det medfører at en slipper dobbeltføringer og det blir mindre feilkilder for å registrere feil.

For at data skal kunne overføres fra ett system til et annet er det en del regler som må være tilstede. Det som alltid er en forutsetning er at personnummer (11 siffer) til bruker er riktig i begge systemer.

Andre forutsetning kan variere noe og blir beskrevet under hvert avsnitt her.

Vedørende bestilling og andre rutiner knyttet til medisindispenser, se informasjon på Helseetatens intranettsider.

 

1. Elektronisk dosett og multidosedispenser

Tiltakene ligger under Medisinadministrasjon

 

•  Tiltakene 3.4.7.1.3 Elektronisk dosett og  3.4.7.1.4 Multidosedispenser skal ligge uten tidsplan. Skriv prosedyrebeskrivelse for hvordan varsler/alarmer skal følges opp.  For eksempel om man skal ringe bruker, ektefelle/ annen pårørende ved varsel om medisinen ikke har blitt tatt ut av medisindosetten eller medisindispenseren.

 

Brukere som har et av disse tiltakene: elektronisk dosett eller multidosedispenser skal i tillegg ha tiltaket Levere multidose:

• Tiltaket Levere multidose skal ha tidsplan og prosedyrebeskrivelse for når og hvordan påfylling av dispenser skal foregå. Legg inn tidsplan og rute for fylling av dispenseren under tiltak Levere multidose, samt estimert tid på dette, slik at det kommer med på arbeidslisten. (NB – tiltaket og tidsplanen får dagens dato som start-dato. Dersom du ønsker å ha en annen dato som start-dato må denne datoen velges i tiltaksplanen før nytt tiltak/tidsplan opprettes.)

• Tiltaket Skifte multidoserull i dispenser kan benyttes i tillegg til de to nevnte over, ved behov for å synliggjøre kompetansebehov ved arbeidslistefordeling. Hvis dette tiltaket brukes skal tiltaket Levere multidose stå uten tidsplan, mens tiltaket Skifte multidoserull i dispenser skal stå med tidsplan og prosedyrebeskrivelse for når og hvordan påfylling av dispenser skal foregå.

 Tiltakene vises i tiltaksplanen.

 

Tiltaket Skifte multidoserull har en blå pil som indikerer at tiltaket skal utføres en annen dag enn i dag. Hold musepeker over den blå pilen for å se hvilken dato dette skal utføres. Multidosedispenser og multidose levere tiltakene har ingen pil siden den ikke har tidsplan. Ved endring i hyppighet på besøk endres tidsplanen på tiltaket i tiltaksplanen. For videre beskrivelse, se manual for tiltaksplan.

 1.1 Dokumentasjon

Dokumentasjon på tiltaket Elektronisk Dosett x.4.7.1.3

Journalføres automatisk inn i Gerica når en lukker varsler i annet system.

• Journalføres i journal 211= Behandlet avvik velferdsteknologi og journalen inneholder:
• Tiltaket 
• Dato og klokke slett når varslet oppsto
• Hva det varslet om. (F.eks det kan være et teknisk varsel eller at medisinen ikke ble utlevert)
• Hva en har gjort med varslet og hva en har skrevet som fritekst.
• Nederst i journalen vil det komme frem hvilket system varslet kommer fra.

Regelen for at automatisk journalføring er at bruker må være registrert med samme personnummer i begge systemer, at det er opprettet tiltaket x.4.7.1.3 og at tiltaket har en tildelt dato ( samme i begge sytemer) og det skal ligge uten uten tidsplan.

Dokumentasjon på tiltaket Multidosedispenser x.4.7.1.4

journalføres automatisk inn i Gerica

• I journal 210 Medisin utlevert av dispenser –journalen opprettes hver gang bruker tar ut medisiner fra dispenseren
  • Journalen inneholder tiltaket og evt det en har skrevet i fritekst.
• I journal 211 Behandlet avvik velferdsteknologi - Journalen opprettes når en lukker et avvik. 
  • Journalen inneholder tiltaket og under fanen fritekst:
  • Hvilket system og utstyr det gjelder, hva det gjelder, hva som er gjort, antall varsler og av hvem

Regelen for at automatisk journalføring er at bruker må være registrert med samme personnummer i begge systemer, at det er opprettet tiltaket x.4.7.1.3 og at tiltaket har en tildelt dato ( samme i begge sytemer) og det skal ligge uten uten tidsplan.

 

2 Digitalt tilsyn innkl. Sensorteknologi

Tiltaket ligger under flere tjenester under x.2 Psykisk støtte/oppfølging.

Om bruker har digitalt tilsyn både på dagtid og på natt må en opprette tiltaket både under den tjenesten som har ansvar for tiltaket digital tilsyn på dagtid og på tjenesten hjemmesykepleie natt. 

Tiltaket Digitalt tilsyn x.2.1.3 Journalføres automatisk inn i Gerica i.

• I journal 211 Behandlet avvik velferdsteknologi
  • Alarmer og varsler fra en RoomMate-enhet journalføres etterat de har blitt kvittert ut i RoomMate-appen, men bare dersom du svarer JA på at du vil registrere hendelsen i EPJ. Ved testing av utstyr eller falsk alarm, kan du svare NEI til registrering i EPJ. Det er mulig å legge til fritekst i journalen etter at den har kommet inn i Gerica.
• I journalen 212 Digitalt tilsyn.  
  • Gjennomførte digitale tilsyn blir automatisk journalført i Gerica. De sendes inn 1 minutt etter de er avsluttet. Alle tilsyn med mindre enn 1 minutt mellom, sendes inn i samme journal.
  • Journalen innholder:
  • «Digitalt tilsyn» og  hvilket system,
  • Anonymersiert eller bildebasert tilsyn med dato og klokkeslett og fra hvilket sted
  • med din signatur! 

Regelen for at automatisk journalføring er at bruker må være registrert med samme personnummer i begge systemer, at det er opprettet tiltaket x.2.1.3 og at tiltaket har en tildelt dato ( samme i begge sytemer).

Bilder over hvordan journaler automatisk overføres til Gerica og hva som blir journalført

 

 

 

3 Digital hjemmeoppfølging

3.1 Sak/tjeneste 103 Digital hjemmeoppfølging

Alle pasienter som utfører målinger selv hjemme skal ha tjenesten digital hjemmeoppfølging. Tjenesten skal legges til rette for at personer med kronisk somatiske sykdommer bedre kan mestre egen sykdom med redusert behov for helse- og omsorgstjenester. Dataene registreres elektronisk av bruker og blir følgt opp av helsepersonell. 

Det opprettes egenbehandlingsplaner- Setter opp hvilke målinger en skal ta og referanseverdier. 

Saksbehandling, vedtak, tjeneste start/slutt vil være likt andre tjenester som for eksempel hjemmesykepleie.

Saksopplysninger fylles ut. Tjenesten er en IPLOS-tjeneste og det er krav om angivelse av omfang/tid.

Det må gå tydelig fram av vedtaket hvilken type digital oppfølging det dreier seg om. Benytt standardteksten OK_Digital hjemmeoppfølging under fanen Vedtak.

Informer bruker om IPLOS og fyll ut IPLOS-informasjon på brukerkort og i ADL-bildet.

Lagre sak og det opprettes automatisk ny tjeneste. NB – det må settes inn riktig nivå på tjenesten for at de ansatte ved responssenteret skal få tilgang til brukeren. Bydel må ha et eget nivå for denne tjenesten

Eksempel:

Bruk vedtaksmalen 507; OK_Sak – Innvilget u/betaling + alle langtidsplasser – NY.

Opprett OL-Beskjedjournal til responssenteret, med standardtekst «OL_NY Melding om oppstart ny bruker».

 

3.2 Vedtak etter oppstart av tjenesten

Dersom responssenteret foretar kartlegging av behov som en del av saksutredningen, settes Type til «Avgjørelse» i stedet for «Innvilget». Tjenesten opprettes som beskrevet under, men det blir ikke skrevet vedtak. Responssenteret dokumenterer kartlegging og behovsvurdering i journalen Tverrfaglig samarbeidsjournal. På bakgrunn av dette revurderes tjenesten til «Innvilget» og det fattes vedtak med standardtekster som nevnt over.

 

 3.3  Oppstart tjenesten

For å sikre god tilgangsstyring til brukeropplysninger må en opprette et eget nivå for tjenesten 103 digital hjemmeoppfølging. Ansatte ved responssenteret må ha dette nivået i sin tilgangsrolle.

Ansatt ved responssenteret skal lese beskjedjournaler daglig for å se beskjeder om nye brukere. Bekreft mottatt beskjed om ny bruker i OL-Beskjedjournal med standardtekst «OL_NY Bekrefte mottatt ny/endring av oppdrag».

Kontakt bruker og avtal utplassering og opplæring av utstyr. Sett start-dato på tjenesten den datoen tjenesten starter. Opprett tiltaksplan med situasjonsbeskrivelse, mål, tiltak og tidsplan for planlagt oppfølging. Se egen manual Tiltaksplan. I prosedyretekst beskrives det en skal gjøre ved oppfølging av varsler/målinger. Hakes av som «Utføres inne».

        

      

3.5  Samarbeid med andre tjenester:

Om det er andre tjenester som skal gi hjelp til brukere  med f.eks digitale målinger må de opprette tiltaket x.3.3.11.10 Avstandoppfølging under sin tjeneste.

Det gir tilgang til bruker. 

(videosamtaler og visning av prosedyrer er ikke tjeneste 103 digital hjemmeoppfølging eller tiltak avstandsoppfølging)

 

  3.6 Dokumentasjon

Daglig dokumentasjon overføres automatisk fra ekstern system ( i dette tilfellet Dignio Prevent) via  VKP og inn i Gerica. Det er satt opp regler i dignio prevent på hva som blir med over til Gerica.

Dette føres så videre inn til VKP der det skjer en spørring mot Gerica.

For at en journal skal automatisk journalføres i Gerica må personnummer og tjenesten 103 digital hjemmeoppfølging være registrert i Gerica.  Når en da lukker et varsel i ekstern system uavhengig av hvilken tjeneste som gjør det og en velger at dette skal journalføres så vil dette bli registrert som en 136 OL- fagjournal i Gerica.

Dokumentasjon av planlagt kontakt med bruker gjøres ut fra genererte arbeidslister, via LMP eller i tiltaksplanen. (Se egen manual for generering av arbeidslister.). Gjennomfører en ikke tiltaket “digital hjemmeoppfølging” når en er på besøk hos bruker- kan en slette tiltaket.

Sletter en ikke tiltaket blir dette en del av dokumentasjonen til tjenesten som har utførte det.

ar en f.eks både lukket et avvik i ekstern system og registrert tiltaket som en del av besøket til bruker. Vil en få to journalnotat. Et på OL_ fagjournal og ett som en del av helsejournalen.

Hjemmebesøk knyttet til oppfølging eller teknisk support dokumenteres i helsehjelps journal.

Det opprettes tidsplan og generer arbeidslister på tjenesten. En har mulighet for å slette tiltak fra LMP og PC. Har en derfor ikke utført digital hjemmeoppfølging kansellerer en tiltaket før en journalfører arbeidslista.

3.6.1 Ikke planlagte oppdrag

Dokumentasjon av ikke planlagt oppfølging gjøres i tiltaksplan-vinduet i Gerica. Dette skjer for eksempel ved mottatte målinger utenfor satte grenseverdier.

Marker riktig bruker i brukerlisten, og klikk på tiltaksplan-ikonet.

Klikk på ikonet  for å åpne journal-delen av vinduet.

Klikk på det tiltaket det er oppfølging på, for eksempel blodtrykksmåling.

Klikk på  Skriv fritekst og lagre.

 

3.7  Avslutte tjenesten

Dokumenter i OL-beskjedjournal ønske om å avslutte tjenesten. Saksbehandler setter sluttdato på sak/tjeneste. Responssenter avtaler innhenting/demontering av utstyr med bruker/pårørende.

Ved mors avsluttes tjenesten når brukerrutinen kjøres. Responssenteret avtaler innhenting/demontering av utstyr med pårørende

4.0 Digital DOT Behandling

Dette gjelder brukere som mottar DOT behandling digitalt. Bruker får tilgang på en APP der hjemmesykepleien kan ha videochat med bruker og se at medisinen blir tatt. Brukerne skal få vedtak på hjemmesykepleie og det er opprettet et eget tiltak under hjemmesykepleien som heter 3.4.1.13.1 Digital DOT behandling. 

En har også mulighet for å legge til tidsplan til tiltaket slik at tiltaket kommer opp i en arbeidsliste. Da sammen med andre tiltak bruker har. 

Utført oppdrag journalføres i en journal 101 helsehjelpsjournal fra LMP om en benytter det. Benytter en PC så oppretter en helsehjelpsjournal og legger til tiltaket. Dette blir da registrert i en journal med direkte brukertid.

Om hjemmesykepleien leverer ut medikamentet ved døra til bruker kan en i tillegg til DOT tiltaket også opprettet tiltaket:

3.4.1.1 Medisin- sette frem eller 

3.4.1.3 Medisiner- oppfølging av

4.1 Registrering av spørreskjema

For at en skal få spørreskjema/ skjema for rapportering av bivirkninger direkte overført i en journal til Gerica, må en opprette tjenesten 103 Digital hjemmeoppfølging. Nivået på tjenesten må være det samme som på tjenesten hjemmesykepleie. Dette for at hjemmesykepleien skal få lesetilgang til journalen som opprettes. 

I Dignio Prevent har en mulighet for å velge hva eller om en vil sende inn journal til Gerica. Automatisk overføring av journal til Gerica fra denne tjenesten vil bli registrert i en OL_fagjournal (indirekte brukertid)