Innholdsfortegnelse
- Ny bruker
- Journalføring av utførte oppdrag/besøk
- Journalføring av sammendrag
- Endring av behov/revurdering av tjenesten
- Henvendelser angående bruker
- Behov for vedlikehold av utstyr
- Bruker flytter
- Avslutte tjeneste
- Fakturering av egenandeler
- Fakturering/oppgjør
- Kontrollrapporter
Ny bruker
Ansvar bydel:
For beboere på langtidsopphold:
- Sykehjemmet har i disse sakene samme funksjon og oppgaver som saksbehandler. Det blir kun en avgjørelse og ikke enkeltvedtak om tjeneste. Heller ingen fakturering av egenbetaling.
For hjemmeboende:
- All saksbehandling foregår i Gerica, og IPLOS-variabler registreres.
- Vedtak fattes og sendes brukeren sammen med informasjonsbrosjyre.
- Opprett tjeneste og riktige tiltak med nivå på alarmsentral.
- Vedtaket er bestillingen til alarmsentralen, og det skal fremgå hvilke alarmer/sensorer som skal monteres.
- Etableringsskjemaet med info til alarmsentralen fylles ut og lagres.
- Varsle alarmsentralen om ny bruker i OL-Beskjedjournal med standardtekst OL_NY Melding om oppstart ny bruker. Gi i tillegg beskjed på telefon ved hastesaker.
- Følg opp brukere som ikke har fått start-dato innen 14 dager med OL-Beskjedjournal til alarmsentral (se avsnitt kontrollrapporter)
Ansvar alarmsentral:
- Ta ut journalrapport hver dag for å fange opp nye brukere/ endringer i vedtak hos eksisterende brukere.
- Bekreft melding fra bydel/sykehjem om ny bruker i OL-Beskjedjournal med standardtekst OL_NY Bekrefte mottatt ny/endring av oppdrag.
- Avtal montering av alarm hos ny bruker innen fristen på 14 dager.
- Kommunikasjon med hjemmetjenesten, pårørende, evt sykehjem ang utprøving av sensorer, avtaler om ladning, etc. Dokumenter inngåtte avtaler i Trygghetsalarm-journal.
- Informer bydel i OL-Beskjedjournal ved problemer med å få tak i bruker for montering.
- Bekreft til bydel i OL-Beskjedjournal når alt er montert og tatt i bruk.
- Sett startdato på tjeneste og tiltak den dagen utstyret settes aktivt.
- Oversikt over brukere der tjeneste eller tiltak ikke er igangsatt skal tas ut ukentlig for å sikre montering innen ønskelig tid (se avsnitt kontrollrapporter).
Ansvar hjemmetjeneste:
-
Journalføring av utførte oppdrag/besøk
Ansvar bydel:
-
Ansvar alarmsentral:
- Informasjon fra besøk som skal formidles til bydel/ hjemmetj. dokumenteres i Trygghetsalarm-journal umiddelbart når besøket er utført av den som har utført besøket.
- Tjenestetelefon med LMP-appen bør benyttes.
- Ved sykehusinnleggelse på brukere med besøk av hjemmesykepleien neste 24timer opprettes Beskjed til neste besøk med orientering om innleggelsen.
Ansvar hjemmetjeneste:
- Ta ut journalrapport hver dag for å fange opp viktig informasjon fra alarmsentralen.
- Følge opp Beskjed til neste besøk på LMP.
Journalføring av sammendrag
Ansvar bydel:
-
Ansvar alarmsentral:
- Dokumenter i Trygghetsalarm-journal oppsummering angående bruker som kan angi reduksjon av brukers funksjonsnivå, som man ønsker å gjøre bydelen oppmerksom på. Eksempel: Har utløst alarmen flere ganger om dagen i en periode. Utløser alarm for sosial kontakt.
- Meld til bydel i OL-Beskjedjournal og henvis til Trygghetsalarm-journal av dato/klokken.
Ansvar hjemmetjeneste:
- Ta ut journalrapport hver dag for å fange opp viktig informasjon fra alarmsentralen
Endring av behov/revurdering av tjenesten
Ansvar bydel:
Ansvar alarmsentral:
- Dokumenter endringer i brukers behov i Trygghetsalarm-journal.
- Meld fra til bydel i Revurderingsjournal, og henvis til Trygghetsalarm-journalen.
Ansvar hjemmetjeneste:
-
Henvendelser angående bruker
Ansvar bydel:
- Dokumenter i Saksbehandlerjournal.
Ansvar alarmsentral:
Ansvar hjemmetjeneste:
-
Behov for vedlikehold av utstyr
Ansvar bydel:
-
Ansvar alarmsentral:
- Dokumentere i Trygghetsalarm-journal hva som er reparert/byttet (service).
Ansvar hjemmetjeneste:
- Meld til alarmsentral i OL-Beskjedjournal om behov for vedlikehold av utstyr.
Bruker flytter
Ansvar bydel:
- Varsle alarmsentral i OL-Beskjedjournal dersom bydel får melding om at bruker flytter.
- Informere bruker om kostnader knyttet til flytting og remontering av alarmen.
- Flytting må avtales med Alarmsentralen. Hvis brukeren flytter til en annen bydel må saksbehandler i ny bydel også involveres hvis det er aktuelt.Brukeren kan ikke selv koble opp alarmen på egen hånd i ny bolig.
Ansvar alarmsentral:
- Varsle bydel i OL-Beskjedjournal dersom alarmsentral først får melding om at bruker flytter.
- Avtale demontering/ nymontering med bruker.
- Returnere gamle nøkler og sjekke at nye nøkler fungerer.
- Meld til bydel i OL-Beskjedjournal når flytting er utført og alarm aktiv på ny adresse.
Ansvar hjemmetjeneste:
-
Avslutte tjeneste
Ansvar bydel:
- Dersom bydel først får melding om opphør av tjenesten informeres alarmsentralen i OL-Beskjedjournal
- Avsluttetdato settes av forvaltningen i bydel og er den datoen tjenesten avsluttes. Hvis brukeren dør skal tjenesten avsluttes umiddelbart. Hvis tjenesten avsluttes av andre grunner skal avsluttetdato være den datoen tjenesten reelt skal stoppe. Hvis brukeren flytter til langtidsopphold skal det avklares om tjeneste 71 lokaliseringsteknologi skal videreføres.
- Send brev til bruker/pårørende og informer om rutiner vedr. tilbakelevering av alarm/utstyr. Benytt brevmal OK_Trygghetsalarm infobrev avvikling.
Ansvar alarmsentral:
- Dersom alarmsentral får melding om opphør av tjenesten først, informeres bydel i OL-Beskjedjournal.
- Alarmsentralen kontakter bruker/pårørende og avtaler tid for demontering av utstyr og tilbakelevering av nøkler.
- Utstyret demonteres og nøkler håndteres.
Ansvar hjemmetjeneste:
-
Fakturering av egenandeler
Ansvar bydel:
- Førstegangs fakturering: Bydel fakturerer bruker iht. det alarmsentralen oppgir å ha montert.
- Månedlig fakturering av egenandel
- Benytt rapporter for å kansellere fakturapost på de som har fått/avsluttet alarm før/etter 15. i måneden. (se avsnitt kontrollrapporter)
Ansvar alarmsentral:
-
Ansvar hjemmetjeneste:
-
Fakturering/oppgjør
Ansvar bydel:
- Bydelen kontrollerer antallet i oversikten fra alarmsentralen og bekrefter antallet i en e-post til alarmsentralen innen den 20. hver måned.
- På bakgrunn av aktive alarmer og registrerte tjenester utført av alarmsentralen betales faktura fra alarmsentral.
Ansvar alarmsentral:
- Alarmsentralen kontrollerer oversikt over aktive alarmer for perioden i Gerica mot eget system hver måned. Avvik mellom de to systemene rettes i samarbeid med bydel.
- Alarmsentralen sender (per e-post) hver måned – innen den 10. en oversikt over antall aktive alarmer per siste dag i måneden, herunder tilgang og avgang i perioden, og samt oversikt over bestilte tjenester iht. kravene gitt i skjemaet som skal brukes.
Ansvar hjemmetjeneste:
-
Kontrollrapporter
Se brukerveileder for saksbehandling trygghetsalarm og bruk av Gerica for alarmsentral for flere detaljer.
- Venteliste: Tjenester og tiltak som mangler start-dato
- Rapport: Filter 31845 – OK_Trygghetsalarm_Uten startd tj u/ aktiv tiltak
- Hvor i Gerica: Brukerlista
- Venteliste: Tiltak som mangler start-dato men har aktiv tjeneste
- Rapport: Filter 30585 – OK_Trygghetsalarm Uten startdato tiltak
- Hvor i Gerica: Brukerlista
- Venteliste: Tjeneste som mangler startdato men har aktive tiltak
- Rapport: Venteliste: Tjeneste som mangler startdato men har aktive tiltak Filter 31844 – OK_Trygghetsalarm_Uten startd tj. m/ aktiv tiltak Brukerlista
- Hvor i Gerica: Brukerlista
- Antall aktive trygghetsalarmer
- Rapport: OK_Trygghetsalarmer_Aktive. Kontroll skal være på antall brukere siste dag i måneden.
- Hvor i Gerica: Tjenestebildet
- Herav antall aktive digitale alarmer
- Rapport: OK_Trygghetsalarmer_Digital (Tjeneste status). Kontroll skal være på antall brukere per siste dag.
- Hvor i Gerica: Tjenestebildet
- Herav antall aktive Safemate
- Rapport: OK_Trygghetsalarmer_Safemate alarm. Kontroll skal være på antall brukere per siste dag.
- Hvor i Gerica: Tjenestebildet
- Antall installasjoner (Nye brukere)
- Rapport: OK_Trygghetsalarmer_Nye. Rapporten henter alle brukere med startdato på tjenesten i angitt periode.
- Hvor i Gerica: Tjenestebildet
- Avsluttede tjenester
- Rapport: OK_Trygghetsalarmer_Avsluttede. Antallet avsjekkes mot forrige måneds aktive brukere og nye brukere.
- Hvor i Gerica: Tjenestebildet
- Brukere med oppstart etter 15. i måneden som ikke skal faktureres for fast månedsbeløp.
- Rapport: OK_Trygghetsalarm tildelt etter 15. i mnd
- Hvor i Gerica: Saksbildet
- Brukere avsluttet før 15. i måneden som ikke skal faktureres for fast månedsbeløp.
- Rapport: OK_Trygghetsalarm avsluttet før 15. i mnd
- Hvor i Gerica: Tjenestebildet