Velferdsteknologi - Startpakke - Video DOT v. 1.0

Startpakke: Video DOT 

Innhold

  1. Om startpakken 
  2. Forankring og samarbeid
  3. Definere mål med tjenesten
  4. Avklare organisering av oppfølgingen 
  5. Prosesser og rutiner
  6. Bestille teknologi og opplæring
  7. Planlegge implementering
  8. Implementere ny tjeneste
  9. Drifte og evaluere tjenesten
  10. Oppfølging av gevinster og kostnader 

 

 

1. Om startpakken 

Startpakken for Video DOT er for deg som skal jobbe med innføring av tjenesten Video DOT ved hjelp av kommunens verktøy for digital hjemmeoppfølging. Tjenesten er en digital versjon av DOT (Direkte observert terapi) for personer med tuberkulose. Ansvar for oppfølging av denne tjenesten ligger til bydelenes hjemmetjeneste. Les generell informasjon om behandling av Tuberkulose i egen by-omfattende rutine. Dersom bydelen velger å bruke et annet verktøy for video DOT vil ansvaret og oppgaver som ligger til Helseetaten tilfalle bydel. Startpakken kan likevel brukes som utgangspunkt i planlegging av tjenesten.  

Innføringen bør gjøres i et samarbeid mellom hjemmetjenesten, bydelens tuberkuloseansvarlig (eksempelvis smittevernsykepleier), velferdsteknologikoordinator og oppfølgingssenter for digital hjemmeoppfølging dersom bydelen har dette. Helseetaten kan bidra med rådgivning og erfaringer fra andre bydeler. Bydelsoverlege og tuberkulosekoordinator på sykehuset bør holdes orientert om etablering av tjenesten.  

Startpakken beskriver oppgaver som må gjennomføres i forbindelse med innføring, og inneholder erfaringer fra bydeler som tilbyr tjenesten i dag. 
 

Kort om tjenesten

Video DOT er digitalisering av allerede eksisterende tjeneste for medisinering av tuberkulose. Tjenesten, som er beskrevet i denne startpakken og håndbok for Video DOT, består av følgende: 

  • Pasienten får utlevert en dosett med medisiner av hjemmetjenesten ut ifra en individuell medisineringsplan fra sykehuset. 
  • Pasienten og hjemmetjenesten har møter for tilsyn av medisininntak via en pasientapp, i henhold til pasientens medisinplan, som oftest daglig. 
  • I tillegg til dette skal pasienten svare på et skjema for bivirkninger av medisinene. I appen kan pasienten fylle ut et skjema for medikamentelle bivirkninger som sendes direkte til hjemmetjenesten.  

Appen erstatter daglige hjemmebesøk og standardiserer oppfølging av bivirkninger. Ved å ta i bruk app på egen mobiltelefon, får pasienten større frihet til å delta på sosiale aktiviteter, jobb eller skole. Bruk av Video DOT vil derfor kunne bidra til å øke livskvaliteten til pasientene under behandling. Formål, roller og ansvar for tjenesten er i utgangspunktet uendret fra ordinær DOT, men en forsvarlig innføring og tilrettelegging for bruk av det digitale verktøyet er nødvendig for å ivareta pasientsikkerheten og lovkravene til behandlingen. 

I dag er det ca. 45 pasienter i året som får oppfølging via DOT i Oslo kommune. Behandlingsløpet for en pasient varer som regel i ca. 6 mnd. En stor andel av disse pasientene vil være aktuelle for utprøving av Video DOT. Med et så lavt volum av pasienter kan det gå lang tid mellom hver gang bydelene har en aktuell pasient. Bydelen bør planlegge og forberede tjenesten samt lage en plan for implementering og oppstart som kan benyttes fra første henviste pasient. På grunn av det lave volumet er det ikke aktuelt å gjennomføre en pilot eller et prosjekt før etablering av tjenesten.

For mer informasjon se Oslo kommune sin byomfattende rutine. 
 

 

 

2. Forankring og samarbeid 

Før innføringsarbeidet startes bør det tas stilling til hvordan tjenesten skal tas i bruk og organiseres i bydelen. Helseetaten har utarbeidet forslag til en tjenestereise i samarbeid med bydeler og OUS. Ansvaret for oppfølgingen ligger til hjemmetjenesten, men det er aktuelt å benytte velferdsteknologikoordinator for hjelp til å gjøre eventuelle lokale tilpasninger. Dersom bydelene allerede har et oppfølgingssenter for digital hjemmeoppfølging bør de involveres eller orienteres om arbeidet. Det er likevel viktig å presisere at ansvaret for DOT krever oppfølging uten for oppfølgingssenternes åpningstider, både i helger og på helligdager, så fullstendig ansvar for oppfølging kan ikke legges der.


► Steg 1: Initiere etablering 

Ansvarlig: Bydel

  • Ta kontakt med Helseetaten, seksjon for velferdsteknologi før initiering og oppstart.
  • Gjør en innledende vurdering av hvordan tjenesten skal tas i bruk ved innføring. Det må tilrettelegges for at hjemmetjenesten har teknisk utstyr, tilgang og tildelt tid til å gjennomføre videotilsyn til faste tidspunkt hver dag. Se gjerne til Mini-Metodevudering gjennomført i samarbeid med Bydel Grünerløkka, FHI, OUS og Helseetaten. 
  • Informer tuberkulosekoordinator på sykehuset og bydelsoverlege om at tjenesten etableres i bydelen, og inviter til å delta inn i arbeidet.
  • Hent gjerne erfaringer fra andre bydeler som tilbyr Video DOT. Kontaktinformasjon kan formidles via Helseetaten.
  • Bruk gjerne presentasjon om Video DOT (kommer) og tjenestereise for Video DOT (kommer) i dialogen. ​
Ansvarlig: Helseetaten
  • Helseetaten kan støtte bydelen i prosess med etablering av Video DOT.
     

Hvem kan ha nytte av Video DOT 

Det er smittevernslege og tuberkulosekoordinator på sykehuset som lager individuell behandlingsplan for alle pasienter som mottar DOT. Tuberkulosekoordinator vil foreslå Video DOT i forbindelse med henvisning til bydel, dersom det er aktuelt. De vurderer forsvarlig oppfølging ut ifra pasientens forutsetninger, behov, motivasjon og helsetilstand. Terskelen for utprøving av Video DOT bør være lav. Dersom pasienten ikke klarer å følge opp behandlingen via appen, går man over til ordinær DOT med hjemmebesøk. 

Alle pasienter må ha en egen smarttelefon eller nettbrett med mulighet for å laste ned pasientapp for digital hjemmeoppfølging, eller ha mulighet til å låne ett nettbrett fra bydelen.
 


► Steg 2: Forankre etablering 

Ansvarlig: Bydel

  • Sørg for at det er definert et tydelig oppdrag som er forankret hos ledelsen i bydelen. 
  • Innføring av Video DOT krever endringer i organisering og arbeidsflyt. Informer og involver ansvarlige for tildeling av arbeidslister, saksbehandlere og ledere i hjemmebaserte tjenester. 
  • Kontakt IKT i bydelen, og informer om hva tjenesten vil kreve av teknisk utstyr og tilrettelegging for de ansatte i hjemmetjenesten. 


► Steg 3: Etablere tjenesten

Ansvarlig: Bydel

Etableringen av Video DOT består i å tilpasse eksisterende DOT-tjeneste, slik at den kan gjennomføres digitalt via video og spørreskjema. Derfor er det ikke nødvendig å etablere et eget implementeringsprosjekt. Rigging av tjenesten gjøres i forkant av første henviste pasient, slik at organisering og ansvarsdeling er avklart og rutiner klare for bruk.
 

► Steg 4: Etablere samarbeidsavtaler     

Ansvarlig: Bydel og sykehus

Tuberkulosekoordinator på OUS følger opp DOT-pasienter i alle bydeler, også de som tilhører en annen sykehussektor. For Video DOT benyttes samme samarbeidsavtaler som for ordinær DOT. 

 

Aktørenes roller 

  • Koordinator på sykehuset henviser pasienter til oppfølging av DOT i bydel, sammen med en medisineringsplan for den enkelte pasient. Tuberkulosekoordinator vil informere om mulighet for video DOT basert på faglig vurdering og samtaler med pasienten. 
  • Hjemmetjenesten i bydelen oppretter tiltak for Video DOT og planlegger videre opplæring og oppfølging sammen med pasienten. 
  • Bydelen vurderer henvisninger, kartlegger behov, tildeler tjenesten og følger opp pasienten. Dette inkluderer oppfølging av svar på skjema om bivirkninger og gjennomføring av videotilsyn for inntak av medisiner.
     

 

 

3. Definere mål med tjenesten 


► Steg 1: Definere målsetting og forventet effekt

Ansvarlig: Bydel

  • Definer forventet nytteffekter ved innføring av tjenesten, både for pasienter, eventuelle pårørende og for helsetjenesten. 
  • Bydelen bør reflektere over mulige mål for oppfølging ved bruk av Video DOT sammenlignet med ordinær DOT. Mål for tjenesten kan være å øke kvaliteten for brukerne eller økonomiske besparelser for hjemmetjenesten. Se kapittel om gevinster. 
     

Forventet nytteverdi 

Erfaringer tilsier at Video DOT gir følgende nytteverdi for:  
  • Pasienter: Økt fleksibilitet til å bevege seg utenfor hjemmet, og delta aktivt på sosiale aktiviteter, jobb eller skole. Unngå daglige besøk av uniformert helsepersonell. 
  • Ansatte: Redusere antall hjemmebesøk for utlevering og tilsyn med inntak av medisiner. Bedre ressursutnyttelse av helsepersonell. 
  • Økonomi: Hjemmetjenesten sparer reisetid på unngåtte hjemmebesøk. 
Se gjerne til mini metodevurdeing utført av Bydel Grünerløkka, OUS og Helseetaten i samarbeid med FHI, som viser potensielle gevinster ved innføring av tjenesten. 
 

 

► Steg 2: Definere aktuelle pasientgrupper 

Ansvarlig: Bydel

  • Brukergruppen for Video DOT er pasienter som får behandling i bydel for tuberkulosemedisinering. Volumet av pasienter er relativt lite men gevinsten for den enkelte pasient er stor. Terskelen for å teste ut tjenesten bør derfor være lav. Se håndbok for Video DOT for konkrete eksklusjonskriterier. 


► Steg 3: Kartlegg dagens oppfølging og hva som skal endres

Ansvarlig: Bydel og sykehus

  • Se til tjenestereise som illustrerer Video DOT, og vurder hvordan denne skiller seg fra dagens organisering av ordinær DOT. 
  • Avklar hvilke arbeidsprosesser som må endres. 
  • Avklar hva som må gjøres på nye måter og hvordan. 

 

 

4. Avklare organisering av oppfølgingen 

Pasienter med Video DOT skal følges opp av hjemmetjenesten hovedsakelig på dagtid, mandag til søndag alle dager. Et behandlingsløp varer som regel i ca. 6. mnd. 


► Steg 1: Avklare organisatorisk tilhørighet og tverrfaglig samarbeid i bydel 

Ansvarlig: Bydel

  • Hjemmetjenesten har ansvar for tjenesten. For å sikre best mulig kontinuitet anbefales det at hjemmetjenesten også tar ansvar for den daglige oppfølgingen.
  • Dersom bydelene har oppfølgingssenter som tar deler av oppfølgingen på hverdager, må overgang til helg og helligdager avtales nøye.


► Steg 2: Sørg for riktig kompetanse og bemanning 

Ansvarlig: Bydel

  • For oppfølging av Video DOT må den ansatte ha godkjent kurs i legemiddelhåndtering. Det kreves også opplæring og tilgang til løsningen for digital hjemmeoppfølging, og at den ansatte møter presis i videorommet til avtalt tid. 
  • Mottak og oppfølging av varsler fra spørreskjema bør gå til en vakttelefon bemannet av ansvarlig sykepleier, eventuelt et oppfølgingssenter dersom bydelen har dette. 

 

 

5. Prosesser og rutiner  

Video DOT skal følge byomfattende rutine for Tuberkulosebehandling og håndbok for velferdsteknologi, samt eventuelle lokale tilknyttede rutiner. 


► Steg 1: Utvikle rutiner for kommunale oppgaver

Ansvarlig: Bydel

  • Les nøye gjennom byomfattende rutine for tuberkulosebehandling, håndbok for Video DOT, samt løpende kommunale oppgaver (kommer) i håndbok for velferdsteknologi. 
  • Gjennomfør aktuelle oppgaver, blant annet knyttet til:
    • risiko- og sårbarhetsvurdering av tjenesten (RoS). Med utgangspunkt i avdekkede risikoer etabler lokale rutiner og tiltak for å minimere konsekvensene. Se utkast til tjeneste-RoS for Video DOT.
    • beredskapsplan
    • rolle- og tilgangsstyring 
    • DPIA 
  • Utvikle lokale rutiner, der det er behov for dette. Gjelder eksempelvis for: 
    • rutine for gjennomføring av videotilsyn
    • rutine for alternativ oppfølging dersom tilsyn ikke lar seg gjennomføre via video 
    • rutine for oppfølging av svar på spørreskjema om bivirkninger. Hvordan følge opp ved rød og gule varsler 


► Steg 2: Utvikle rutiner for sykehus

Ansvarlig: Sykehus

  • Rutine for henvisning av pasienter for oppfølging i bydel. 

 

 

6. Bestille teknologi og opplæring  


Denne startpakken tar utgangspunkt i at bydelen benytter kommunen sin løsning for Digital hjemmeoppfølging. De fleste pasienter som benytter tjenesten vil ikke ha behov for annet utstyr enn egen smarttelefon. Leie av apptilgang for pasienter inngår i samkjøpsavtale for digital hjemmeoppfølging i Oslo kommune. Kostnadene dekkes av bydelen. Mer informasjon om avtalen og priser finnes på intranett. 


► Første gangs avrop     

  • Oslo kommune har inngått samkjøpsavtale med leverandør av oppfølgingssystem, pasientutstyr og brukerstøtte for digital hjemmeoppfølging som kan benyttes til Video DOT. 
  • Ved første gangs avrop på avtalen, se egen rutine i Håndbok for Video DOT; Bestille, faktura og si opp utstyr. 


► Bestille tilganger, opplæring og pasientutstyr

Ansvarlig: Bydel

  • Kontakt administrator i bydelen for å gi tilgang til oppfølgingssystem, eller ta kontakt med Helseetaten dersom bydelen ikke benytter systemet fra før. Det er også mulig å kontakte bydelens oppfølgingssenter dersom bydelen har oppfølgingssenter for digital hjemmeoppfølging. 
  • Bestill opplæring i bruk av systemet for ansatte som skal følge opp pasienten og  velferdsteknologikoordinator ved første gangs bruk av systemet.  
  • Send nødvendige bestillinger til IKT for PC eller nettbrett med mikrofon og høyttaler som kan benyttes i oppfølgingen. Enheten som de ansatte benytter må være tilkoblet Oslo felles-nettverk, da løsningen for digital hjemmeoppfølging har IP-filtrering. Husk at de ansatte trenger et egnet sted for å gjennomføre videotilsynet, som skal være fri for forstyrrelser og ivareta pasientens personvern. Se tips til gjennomføring av videotilsyn i håndboken.

 

 

7. Planlegge implementering  

Lag en godt forankret plan for utrulling av tjenesten. Hent gjerne erfaringer fra andre bydeler som allerede har implementert tjenesten. Gjennomføring av tjenesten er avhengig av første henvisning fra tuberkulosekoordinator, men alle forberedelser bør gjøres i forkant av henvisingen. 


► Steg 1: Lage plan for implementering

Ansvarlig: Bydel

  • Lag en plan for utrulling av tjenesten som kan benyttes så snart bydelen får sin første henvisning fra tuberkulosekoordinator på sykehuset. 

Ansvarlig: Sykehus

  • Sykehuset sørger for at relevante ansatte i virksomheten har tilstrekkelig informasjon om Video DOT i Oslo kommune.


► Steg 2: Implementere prosesser og rutiner  

Ansvarlig: Bydel

  • Igangsett oppfølging av pasient ved første henvisning. Ta i bruk håndbok for Video DOT og lokale rutiner. 
  • Igangsette opplæring, eventuelt oppfriskning, for ansatte. Se håndbok kapittel for bestilling av opplæring.
  • Ta en ny gjennomgang og kontroller at nødvendig teknisk utstyr er på plass.

 

 

8. Implementere ny tjeneste

For å implementere Video DOT i hjemmetjenesten er det avgjørende med effektiv koordinering, god informasjon og en velstrukturert arbeidsfordeling. Det kreves at et tilstrekkelig antall ansatte har grundig opplæring og tilgang i systemet.


► Steg 1: Gjøre organisasjonen klar

Ansvarlig: Bydel

  • Forbered ledere på implementeringen. Sørg for at alle har en god forståelse for hva målsetningene er, og hva som kreves av ressurser. Det vil være spesielt viktig ved tildeling av arbeidslister på dagtid i helger og på helligdager.
  • Be gjerne lederne og bydelsoverlege om å framsnakke tjenesten for å skape engasjement i organisasjonen. 
  • Identifiser gjerne ambassadører som får et særskilt ansvar til å motivere medarbeidere.
  • Sørg for at alle kjenner rutinene godt og at de er lett tilgjengelig for de ansatte. 
  • Sørg for god informasjonsflyt til alle aktuelle ansatte.


► Steg 2: Informere innbyggere og pasienter

Ansvarlig: Sykehus

  • Sykehuset har første kontakt med pasienten. De vurderer om pasienten er aktuell for Video DOT ved overføring til bydel, og gir pasienten innledende informasjon om tjenesten. Sykehuset har også mulighet til å gi en demonstrasjon av appen (ikke det samme som opplæring). 


► Steg 3: Komme i gang med oppfølging av pasienter

Ansvarlig: Bydel

Basert på medisineringsplanen fra sykehuset lager bydelen, i samarbeid med pasienten, en oppfølgingsplan. Samtalen bør inneholde:
  • Opplæring i bruk av appen
  • Felles plan med tidspunkt for oppfølging
  • Tiltak dersom den ansatte eller pasienten ikke møter til avtalt tid
  • Tiltak hvis pasienten rapporterer om bivirkninger i spørreskjema 

 

 

9. Drifte og evaluere tjenesten

Drift av tjenesten skal følge rutiner i Håndbok for Video DOT, byomfattende rutine for tuberkulose, Håndbok for løpende oppgaver (kommer), samt lokale rutiner. 


► Sørge for at rutinene følges   

Ansvarlig: Bydel

  • Være oppdatert på, og følg rutiner for Video DOT.


► Analysere evalueringer og gjennomfør forbedringer av tjenesten

Ansvarlig: Bydel og sykehus

  • Hent inn erfaringer fra ansatte i hjemmetjenesten, koordinator på sykehuset og pasienter. Hvordan opplever de at tjenesten fungerer. Det kan også være nyttig å samle anonymiserte brukerhistorier. 
  • Evaluer samhandling mellom helsepersonell på tvers av kommune og sykehus. Er alle roller og ansvarsforhold klare? Hvordan fungerer henvisningene? Har alle ledd tilstrekkelig kompetanse og tilgang til systemer de har behov for? 
  • Evaluer gjerne om kommunikasjonen fungerer tilfredsstillende. Er svartiden mellom leddene i tjenesten tilstrekkelig? Er informasjonsflyten god?

 

 

10. Oppfølging av gevinster og kostnader 

Ansvarlig: Bydel

Helseetaten, bydel Grunerløkka og FHI har gjennomført en mini-metodevurdering (MMV) av tjenesten Video DOT i Osko kommune. Vurderingen inneholder en gevinstanalyse som kan brukes som grunnlag for gevinstarbeid lokalt i bydelene. Mini-metodevurderingen er publisert på FHI sine nettsider.