Gerica - SvarUt - Rutine v. 1.6

Formål

Saksflyt og utsending må følges opp jevnlig for å sikre at vedtak/brev blir sendt ut og at rutinen følges.

Omfang/Virkeområde

Denne rutinen omfatter alle virksomheter som benytter SvarUt løsningen, i fra EPJ systemet Gerica.

Daglig og ukentlige oppfølgingspunkter, for å sikre at vedtak/brev blir sendt ut.

Ansvar

Det må utarbeides lokale rutiner i den enkelte virksomhet, spesielt knyttet til oppfølging:

  • av vedtak som ligger til godkjenning.
  • av underkjente utsendinger egne og andres underkjente utsendelser ved fravær.
  • ulike statuser på brevet/dokumentet (se oppfølging og kontroll) 
  • utskrift av forvaltnings-dokumenter.

Aktivitet/Beskrivelse

SvarUt er en sikker løsning for digital utsendelse av brev fra kommune til innbygger. Selve brevutsendingen går elektronisk fra Gerica til den nasjonale SvarUt-løsningen. Brevet blir derfra videresendt digitalt til Altinn eller innbyggers digitale postkasse som Digipost/eBok dersom vedkommende har opprettet dette.

Dersom en mottaker har reservert seg mot elektronisk post eller ikke leser brevet i Altinn vil dokumentene bli skrevet ut for så å bli sendt i manuell post. Dette blir håndtert av en sentral utskriftsløsning som er felles for hele Norge. Dersom mottaker har Digipost eller eBoks vil dokumentene ikke bli sendt til utskrift.

SvarUt-løsningen i Gerica kalles PostUt.

Under er en beskrivelse av faste oppgaver,ansvarfordeling og hva som må følges opp/kontrolleres. For veiledning på hvordan dette gjøres, se brukerveileder Gerica SvarUt

OPPGAVER

Ansvar saksbehandler

Ansvar vedtaksberettiget

Ansvar tjenesteansvarlig/ tjenesteutfører

Informasjon om bruker og brukers pårørende (postmottakere) skal være oppdatert på brukerkortet

Ved opprettelse av nye brukere/ kontaktpersoner:

  • Skrive inn korrekt adresse på bruker og pårørende.
  • Merke kontaktperson som er fast postmottaker med «SvarUt-mottaker»-ikon på brukerkortet.
  • Dersom kontaktperson skal få brev digitalt via SvarUt må fødselsnummer registreres.
  • Dersom advokat er verge må det registreres organisasjonsnummer og ikke fødselsnummer. Dette nummeret må dobbeltsjekkes når det legges inn.

 

 

Ved endringer:

  • Merke kontaktperson som er fast postmottaker med «SvarUt-mottaker»-ikon på brukerkortet.
  • Dersom kontaktperson skal få brev digitalt via SvarUt må fødselsnummer registreres.
  • Dersom advokat er verge må det registreres organisasjonsnummer og ikke fødselsnummer. Dette nummeret må dobbeltsjekkes når det legges inn.

 

Sende vedtak til godkjenning
  • Lagre dokumentet
  • Ved sending til postsenteret, kontroller at brevet sendes til riktig mottakere.
  • Ved sending til postsenteret, kontroller at vedlegg er med dersom aktuelt.

 

 

Angre utsending
  • Anledning til å angre en utsending, hvis man har sendt brev til utsendelseskontrollen for godkjenning, men ser at det er noe som mangler (eksempel vedlegg) eller noe man må rette.

 

 

Avbryte utsending
  • Mulighet for å avbryte en utsending helt, hvis man for eksempel har brukt feil mal. Det vil da ikke mulig å sende dokumentet på nytt til utsendelseskontroll.

 

 

Digital sending til f.eks. Statsforvalter

 
  • Ved digital sending til f.eks. Statsforvalter må det legges inn organisasjonsnummer. For å unngå feiltasting lagres dette org. nummeret på forhånd i Notatblokk og kopieres inn derifra. 
  • For brukere der det oftes sendes til instanser med org.nummer kan dette registres som kontakt. 

 
  • ​​Sjekk at org.nummer til mottaker er korrekt.

 

 

Godkjenning og utsendelse av vedtak/

Underkjennelse av vedtak

 
  • Sjekk daglig i Postsentet-Utsendelseskontroll om det ligger noen brev til godkjenning.
  • Kontroller at mottaker av brev, samt vedlegg er korrekt.
  • Sjekk spesielt nøye dersom vedlegg er et scannet dokument.
  • Godkjenn utsendelse dersom alt er ok. Underkjenn med begrunnelse dersom noe må endres av saksbehandler.

 

 

Oppfølging av egne underkjente vedtak
  • Sjekk journalbildet daglig for å se om det ligger underkjente dokumenter som skal rettes. Bruk funksjonen «Vis bare mine utsendelser» og endre status til «Underkjent».
  • Åpne journalen som ligger der og klikk på fanen «PostUt». Der står det begrunnelse på underkjennelsen.
  • Utfør endringene som beskrevet og send brev til ny godkjenning.

 

 

 
Oppfølging av vedtak med utsendelsesstatus=0
 
  • Når et dokument får utsendelsesstatus 0 betyr det at flettingen av dokumentet har feilet, og det vil ikke bli sendt til SvarUt. Saksbehandler må flette dokumentet på nytt.
  • Når ansatt har flettet et nytt dokument, så kan dokumentet med utsendelsesstatus=0 slettes. (Ikke mulig å endre status på dette dokumentet)
     

Oppfølging av andres underkjente vedtak
  • Sjekk journalbildet daglig for å se om det ligger underkjente dokumenter som skal rettes. Endre status til «Underkjent» for å se alle brev med denne statusen.
  • For å kun se brev for en spesifikk ansatt, f.eks som stedfortreder; bruk filter OK_SvarUt_Stedfortreder.
  • Åpne journalen som ligger der og klikk på fanen «PostUt». Der står det begrunnelse på underkjennelsen.
  • Utfør endringene som beskrevet og send brev til ny godkjenning.

 

 

 

Overlevert bruker
  • Overlevert bruker kan benyttes når dokumentet er skrevet ut og overlevert mottaker i hånda.​

 

 
Print
  • Alle vedtak og brev i forvaltning (vedtak, klagesaksbehehandling, etc) må skrives ut og legges i papirarkiv.
    
Sjekk av status på dokumentet
  • Ved behov kan man sjekke status på en forsendelse i Postsenter –Utgående brev.  Her ser man om brevet er sendt ok, om det er lest digitalt eller skrevet ut.
  • Ved behov kan man sjekke status på en forsendelse i Postsenter – Utgående brev. Her ser man om brevet er sendt ok, om det er lest digitalt eller skrevet ut.
  

 

OPPFØLGING OG KONTROLL

Saksflyt og utsending må følges opp jevnlig for å sikre at vedtak/brev blir sendt ut og at rutinen følges.

Det skal være fast oppfølging av disse statusene:

 

Symbol

Status

Beskrivelse

1 - Venter

Dersom brev/ vedtak blir liggende mer enn 1 uke med denne statusen må det følges opp for å hindre at de blir glemt. Brev/ vedtak med denne statusen er ikke sendt til Postsenteret for kontroll. Brev som er opprettet ved en feil, eller ikke skal sendes ut skal endres til status «avbrutt».

2 - Til kontroll

Dersom brev/ vedtak blir liggende mer enn 1 uke med denne statusen må det følges opp for å hindre at de blir glemt. Brev/ vedtak med denne statusen ligger til kontroll i Postsenteret, men er ikke sendt ut. For brev som ikke skal godkjennes og sendes ut må sending til kontroll angres eller underkjennes og håndteres videre etterpå.

3 - Underkjent

Dersom brev/ vedtak blir liggende mer enn 1 uke med denne statusen må det følges opp for å hindre at de blir glemt. Brev/ vedtak med denne statusen er underkjent under kontroll i Postsenteret og har ikke blitt rettet/ endret eller sendt til ny kontroll. Brev som er opprettet ved en feil, eller ikke skal sendes ut skal endres til status «avbrutt».

4 - Sender

Dersom brev/ vedtak blir liggende mer enn 1 dag med denne statusen må det følges opp. Utsending til SvarUt har stanset opp. Dersom dette gjelder alle brev/vedtak i samme tidsperiode må det meldes via Kompass.

5 - Feil

Utsendingen har feilet til en eller flere mottakere. Årsak til feilen står beskrevet i journalen. Dersom feil ikke kan rettes må forsendelsen skrives ut lokalt (se forrige avsnitt) og sendes per post. Status skal da endres til «Overlevert bruker».

Referanser

Manual SvarUt