Feil/avvik i legemiddelhåndteringen - rutine v. 2.4

Formål

Registrering av avvik/feil/uønskede hendelser/nesten uhell er en del av virksomhetens kvalitetsarbeid. Registrering og oppfølging av avvik skal sikre at virksomheten arbeider systematisk for kvalitetsforbedring og pasient- og brukersikkerhet  https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-10-28-1250 


Virkeområde

Alle situasjoner der bestemmelser i legemiddelhåndteringsrutiner i avdeling helse, aktivitet og mestring i bydel Stovner ikke er fulgt, eller der legemiddelhåndteringsforskriften ikke er fulgt, er avvik. Alle slike hendelser skal så snart det er praktisk mulig meldes i bydelens kvalitetssystem (EQS) EQS - Hvordan melde uønskede hendelser og avvik - steg for steg (Ikke tilgjengelig). 

Ansvar

Virksomhetsleder har det overordnede ansvaret for virksomhetens kvalitetsarbeid herunder systematisk oppfølging av avvik i legemiddelhåndteringen, som evaluering og korrigering av avvik/feil/uønskede hendelser/nesten uhell. 

Avdelingssjef har det overordnede ansvaret for arbeidet med avvik. Avdelingssjef skal påse at håndtering av legemidler i tjenesten samsvarer med gjeldende lover og forskrifter, og at interne rutiner gjøres kjent og følges.

Seksjonsleder/fagansvarlig/fagutviklingssykepleier/-vernepleier er ansvarlig for å ta opp avvik på regelmessige møter. Avvik som ikke kan håndteres på tjenestestedet skal meldes til avdelingssjef.

Tjenesteutøvere er ansvarlige for å følge denne rutinen for å sikre god oppfølging av legemiddelhåndteringen. 
 

Beskrivelse av oppgaver

Rutine ved feilmedisinering

  • Med feilmedisinering menes enhver situasjon der pasienten ikke har fått det forordnede legemidlet i henhold til legemiddelliste i elektronisk pasient journal (fått feil legemiddel, fått feil dose, gitt på feil tidspunkt eller at det er legemiddel som ikke er gitt). Det eneste unntaket er der pasienten selv har valgt å ikke ta sitt legemiddel, men også dette skal dokumenteres i pasient journal og vurdres når fastlege må informeres.

  • Ved feilmedisinering kontaktes fastlege/legevakt UMIDDELBART slik at nødvendige medisinske tiltak blir iverksatt. Vakthavende sykepleier/vernepleier kan vurdere om det er forsvarlig å utsette kontakt med lege, dette dokumenteres og begrunnes i journalen. Når andre enn fastlegen er involvert i avgjørelser, skal fastlege informeres via PLO-melding.

  • Det forventes at sykepleier/vernepleier har kunnskap om legemidlets virkning og virkemåte for å kunne gjøre en selvstendig vurdering på at lege ikke skal kontaktes UMIDDELBART. Det henvises til rutinen Fullmakt i legemiddelhåndtering vedrørende krav til kompetanse for å kunne gjøre slike vurderinger Legemiddelhåndtering - Kompetansekrav, opplæring og fullmakt. Det anbefales å dobbelkontrollere avgjørelsen med en annen sykepleier/vernepleier.

  •  Legen SKAL uttale seg om hvordan pasienten skal observeres frem i tid. Sykepleier/vernepleier SKAL etterspørre observasjonsrutiner.

  • Den som oppdager feilmedisineringen skal straks journalføre all relevant informasjon i journal på gjeldende pasient. Denne oppgaven skal ikke overføres til neste skift.
  • Samtykkekompetente pasienter skal informeres om feilmedisineringen og hvilke bivirkninger/observasjoner pasienten skal være oppmerksom på. Er ikke pasienten samtykkekompetent skal det sammen med fagansvarlig vurderes om hovedpårørende skal kontaktes. 

  • Ved feilmedisinering skal slike hendelser også, så snart som praktisk mulig, meldes i bydelens elektroniske kvalitetssystem (EQS). Den som oppdager avviket skal skrive avviket i kvalitetssystemet.

  • Ved registrering av avvik i EQS skal pasientens ID nr oppgis (Gerica ID):

  • Ved avvik til sykehus skal den som melder avviket skrive ut meldingsskjema fra Gerica, signere og overlevere til seksjonsleder/fagansvarlig som også skal signere meldingsskjemaet og deretter sende via brev til riktig adresse.
     

Rutine når legemiddel ikke er gitt

  • Når legemiddelet ikke er gitt kontaktes fastlege/legevakt for vurdering om legemidlet skal gis eller eventuelt utsettes til neste doseringstidspunkt. Vakthavende sykepleier/vernepleier kan på bakgrunn av legemidlet egenskaper og pasientens diagnose vurdere om det er forsvarlig å utsette kontakt med lege og ta egen avgjørelse. Avgjørelsen skal dokumenteres og begrunnes i journalen. Når andre enn fastlegen er involvert i avgjørelser, skal fastlege informeres via PLO-melding.

  • Ved tilfeller når legemiddel ikke er gitt skal slike hendelser, så snart som praktisk mulig, meldes i bydelens elektroniske kvalitetssystem. Den som oppdager avviket skal skrive avviket i kvalitetssystemet.

Rutine for legemidler som gis på feil tidspunkt

  • Legemidler bør gis i faste intervaller for optimal effekt på diagnose. For noen diagnoser er det helt avgjørende for pasientens livskvalitet. I tilfeller hvor tjenesten opplever at intervallene er vanskelig å oppretholde må tjenesten ha systemer som ivaretar denne delen av legemiddelhåndteringen. 

  • Vakthavende sykepleier/vernepleier skal kontaktes når tidspunktet for gitt legemiddel avviker fra det som er ført på medisinliste/multidosekort. Vakthavende sykepleier/vernepleier bør sammen med fagpersoner (fagsykepleier/lege/farmasøyt) vurdere når neste doseringstidpunkt skal gjennomføres for optimal effekt av legemiddelbehandlingen. Vurderinger og tiltak skal journalføres i pasientens journal. 

  • Avvik skal føres i bydelens kvalitetssystem når avviket er på +/- 2 timer ifht angitt tidspunkt for når legemidlet skulle vært gitt. Dette skal sikre oppfølging av denne type utfordringer på systemnivå. 

Rutine for feil oppbevaring av legemidler

  • Når legemidler er oppbevart ved for eksempel feil temperatur, skal det øyeblikkelig vurderes om det er forsvarlig å administrere dette til tjenestemottakeren. 
    Medisinske oppslagsverk (Felleskatalogene, SPC) kan benyttes som hjelpemiddel, eventuelt i kontakt med apotekfarmasøyt eller i direkte kontakt med legemiddelprodusenten. Videre vurdering kan utføres i samarbeid med fagansvarlig på tjenestestedet eller farmasøyt. Ved usikkerhet skal nye legemidler benyttes.

  • Alvorlighetsgrad og risiko i forbindelse med avvik i andre oppbevaringsbetingelser må vurderes i hvert enkelt tilfelle i samarbeid med fagansvarlig og/eller farmasøyt .

  • Avvik skal føres i bydelens kvalitetssystem.
     

Rutine for avviksmelding til Apotek1 

  • Ved avvik i multidose er det imidlertid viktig å først ta en telefon til apoteket for hurtig håndtering/ oppretting ved feil.

  • Sykepleier/vernepleier sender inn avviksskjema via Pasientnett. Se opplasting til Pasientnett: Pasientnett - opplasting av dokumenter til Pasientnett Det finnes ingen egen «avviksskjema funksjon» for dette i Pasientnett, men man kan sende dokumenter under penn/papir- endre ordinasjonskort. 

 

Rutine for avviksmelding til andre enheter i Oslo kommune

  • Avviket skrives i EQS som vanlig og seksjonsleder må tilordne meldingsansvar til riktig enhet i kommunen.

 

Arbeidsbeskrivelse for registrering av avvik til Sykehus

Ved fletting i Gerica finnes eget skjema for avviksregistrering tilhørende Ahus. Dette skjemaet kan benyttes til andre sykehus ved endre informasjon om Ahus til sykehuset det gjelder. Fordelen ved å benytte dette skjemaet er at det lagres i pasientjournalen (Gerica) og ved registrering av avviket i EQS kan det henvises til lagret fil i pasientjournal. 

 

Du skal stå i tjenestebilde til pasient, trykke "flette"ikonet og legge til (3160)-avviksmelding.

Trykk JA, men husk å endre navn på tittel hvis du skriver avviket til et annet sykehus :

Når du så skriver avviket i EQS, kan du henvende til pasientjournal og dato du la det inn der. Eks:

 

Rutine for avviksmelding til Ahus

Hva skal meldes?

  • Uønskede hendelser/avvik knyttet til ansvarsoverføringen mellom Ahus og kommuner/bydeler, som kunne eller har ført til alvorlig skade på pasient (pasientavvik ved inn-/utskrivning) jf retningslinje for kvalitetssikring av pasientforløpsavtalen, pkt 4.2 Alvorlig hendelse.

Hvor/hvordan sende meldingene? 

  • Skjema sendes pr post 

Adresse:
Akershus universitetssykehus HF
v/avdeling kvalitet og pasientsikkerhet
postboks 1000
1478 Lørenskog

 

Rutine for avviksmelding til Oslo universitetssykehus

Hva skal meldes?

  • Hendelser som avviker fra bestemmelsene i Samarbeidsavtalen og tjenesteavtalene skal meldes som avvik . I tillegg kan en også melde inn forslag til forbedringer.

  • Alle uønskede endelser. Unngå pasientidentifiserbare opplysninger i samhandlingsavvikene.

Hvor/hvordan sende meldingene? 

  • Eksterne meldinger om avvik, enten det dreier seg om samarbeid og/eller pasientbehandling, kan sendes sykehuset pr post.

Adresse
Oslo universitetssykehus
Postmottak/sakarkiv
Postboks 4965 Nydalen
0424 Oslo

Rutine for avviksmelding til Diakonhjemmet sykehus

Hva skal meldes?

  • Uønskede behandlingsrelaterte hendelser eller manglende epikrise eller manglende svar på dialogmelding.Hendelser som meldes inn til sykehuset vil bli behandlet i aktuell klinikk, og melder vil få en tilbakemelding. Meldingene er viktige innspill til sykehusets kontinuerlige forbedringsarbeid. 

Hvor/hvordan sende meldingene?

  • Uønskede hendelser, for eksempel manglende epikrise eller manglende svar på dialogmelding, kan meldes per e-post til postmottak@diakonsyk.no . Skriv feks "Samhandlingsavvik" i emnefeltet. E-post er en usikret kommunikasjonskanal. Husk at du aldri oppgir eller vedlegger sensitiv informasjon eller noe som kan identifisere pasienten. Oppgi ditt telefonnummer, så vil du bli kontaktet fra sykehuset. 

  • Du kan også sende brev om den uønskede hendelsen, og der kan personopplysninger oppgis om ønskelig.  

Adresse:
Diakonhjemmet Sykehus 
Postmottak
Postboks 23 Vinderen 
0319 Oslo

 

Hjemmel

 Legemiddelhåndteringsforskriften (Se under fanen Relatert for flere linker)