Hensikten med rutinen
Denne prosedyren gir en beskrivelse av hvordan private tjeneste leverandører skal registrere journaler i Gerica som utløser betaling i brukervalgsordningen av hjemmetjenester i Oslo kommune.
Hvem gjelder rutinen for
Ansatte i bydel som skal kontrollere fakturagrunnlag fra private tjenesteleverandører.
Private utførere/leverandører innen helsetjenester i hjemmet i Oslo kommune.
Ansvarsfordeling
Fagsystemavdelingen i Helseetaten v/PRO-seksjonen og Velferdsetaten v/Kontraktsoppfølgingsseksjonen har ansvar for prosedyren.
Faktureringen foretas etterskuddsvis hver måned, senest den 10. hver måned av private tjenesteleverandører.
Begreper
Bestilt tid er Vedtakstid i Gerica.
Utførelse av rutine
Den planlagte tiden skal ikke overstige bestilt tid (vedtakstid). Benytt BUM rapporten for kontroll av at planlagt tid er lik bestilt tid (vedtakstid), se beskrivelse av rapporten her
- Unntak vil være i forbindelse med revurdering i påvente av nytt vedtak.
Øvre grense for fakturering per bruker per tjeneste er total bestilt tid i Gerica i fakturaperioden. Leverandør kan fakturere for total direkte brukertid i fakturaperioden, forutsatt at total månedlig bestilt tid ikke overstiges. Dersom Leverandør totalt bruker lengre tid enn bestilt tid per måned, kan Leverandør kun fakturere bestilt månedlig tid i Gerica. Dersom Leverandør totalt bruker kortere tid enn bestilt tid per måned, kan Leverandør kun fakturere direkte brukertid.”
Dersom det oppstår akutte behov hos bruker som krever ekstrabesøk/tidsbruk for å ivareta forsvarlig helsehjelp kan leverandør overstige måndelig bestilt tid.
Leverandør kan fakturere for direkte brukertid til nødvendige tiltak i akutte situasjoner. I akutte situasjoner skal Leverandør iverksette nødvendige tiltak. Ansvarlig sykepleier på vakt hos Leverandør har ansvar for, og myndighet til å ta avgjørelser som sikrer at bruker får nødvendig og forsvarlig helsehjelp og eventuelt legetilsyn. Leverandørs vurderinger av nødvendige tiltak i akutte situasjoner skal dokumenteres og journalføres i Gerica.»
Ved ekstra besøk opprettes det ny journal, med tiltak X.17.7 Ekstra besøk og det/de aktuelle tiltaket/ene hentes inn fra Gerica. I tillegg skal helsehjelpen dokumenteres i fritekst. Journalføringen gjøres på LMP under besøket hos bruker.
Ved ekstra tiltak eller endring av tid gjøres dette ved besøket på LMP. Se Gerica Liftecare Mobil Pleie, kapittel 3.8.2 og 3.8.3 Legge til tiltak og endre tid.
Hvis brukers økte behov vedvarer, skal det opprettes revurderingsjournal for vurdering av nytt vedtak.
Direkte brukertid
Direkte brukertid er tid brukt til å utføre tjenesten. Direkte brukertid er tiden fra du starter/lagrer oppdraget på LMP appen, gjort i sanntid.
Start/lagring av oppdrag skal skje når du låser deg inn/ut fra brukers hjem.
Nødvendig dokumentasjon som krever brukernærvær, dvs som gjøres sammen med bruker som en del av den løpende tjenesteytelsen, gjøres fortløpende på LMP. Se brukerveileder Gerica -Brukervalg leverandør/utfører kapittel 13.1 Utførte oppdrag/direkte brukertid
Journalføring av 137 journaler LMP
Når beskjeden ikke meldes via koordinator, skal journal (137-OL-Avbestilte oppdragsjournal) som utløser betaling opprettes på LMP.
Det skal alltid finnes en annen journal som enten inneholder et avbestilt tiltak eller en arbeidslistekansellert journal, når 137-journal opprettes via LMP. OL-Avbestilte oppdragsjournal skal alltid være knyttet opp mot en Helsehjelpjournal, Praktisk bistandsjournal eller en Arbeidslistekansellert journal.
137-journalen skal ha samme starttidspunkt og estimert tid som det planlagte besøket. I fritekstfeltet skal man skrive for eksempel "bomtur" eller "avbestilt tiltak".
Når arbeidslistekansellert journal opprettes, skal korrekt årsaks-kode velges, og årsaken skal i tillegg beskrives i fritekst. Ved avlyste tiltak skal det dokumenteres hvorfor tiltaket blir avlyst i Helsehjelpjournal eller Praktisk bistandsjournal.
Avbestilling av tjenester fra bruker og pårørende
Ved avbestilling før kl 14.00 kan leverandøren fakturere for bestilt tid for tjenester samme dag, frem til døgnskillet kl. 24:00.
Dersom bruker avbestiller praktisk bistand/hjemmesykepleie dag/kveld eller natt etter kl.14:00, kan leverandøren fakturere bestilt tid (vedtakstid) i Gerica for tjenester som skulle ha vært utført samme dag eller dagen etter frem til døgnskille kl. 24:00 dagen etter.
Når avbestilling mottas av koordinator på kontoret.
- Opprett OL-Avbestilte oppdragsjournal per besøk.
- Sett inn fra og til dato (datoen som det skal fakturers for).
- Fra/til klokke skal være planlagt tid/vedtakstid. Ved tidsgruppe skal starttidspunktet være utgangspunktet for, fra kl. og estimatet skal være sluttidspunktet på til klokke. Slik sikres at besøkets varighet blir korrekt (estimatet/tiden på besøket)
- Hvis det finnes en arbeidsliste kansellert journal som er "kansellert", er det ikke nødvendig å hente inn tiltak fra i 137- journalen. Dette forutsetter at det finnes en arbeidsliste som er kansellert med samme start- og sluttidspunkt. Unntak: Hvis det ikke finnes en journal å kontrollere mot, skal det genereres tiltak i den avbestilte journalen.
Når beskjeden mottas på vakten av den enkelt ansatte
- Opprett OL-Avbestilte oppdragsjournal per besøk fra LMP
- Fra/til klokke skal være planlagt tid/vedtakstid. Ved tidsgruppe skal starttidspunktet være utgangspunktet for fra kl. og estimatet skal være sluttidspunktet på til klokke. Slik sikres at besøkets varighet blir korrekt (estimatet/tiden på besøket)
Avlysning av tjenester fra bruker/pårørende og registrering av OL-Avbestilte oppdragsjournal, se video her
Ved henvendelse om avbestilling eller ved forespørsel om avlysning via helsenorge.no dokumenteres dette i arbeidsliste kansellert journal.
- Dato og klokkeslett når beskjeden er kommet inn fra bruker/pårørende eller ved forespørsel om avlysning via helsenorge.no
- Dokumentasjon, når beskjeden ble mottatt og av hvem.
Bomtur
I tillegg til arbeidsliste kansellert må det opprettes egne OL-Avbestilte oppdragsjournaler.
Dersom leverandør kommer til bruker og bruker ikke er tilstede eller unndrar seg tjenesten, anses dette som en bomtur. Ved bomtur kan leverandøren fakturere bestilt tid.
- Opprett OL-Avbestilte oppdragsjournal per besøk fra LMP.
- Fra/til klokke skal være planlagt tid/vedtakstid. Ved tidsgruppe skal starttidspunktet være utgangspunktet for, fra kl. og estimatet skal være sluttidspunktet på til klokke. Slik sikres at besøkets varighet blir korrekt (estimatet/tiden på besøket)
Opprettelse av OL-Avbestilte oppdragsjournal, fra LMP se video her
Ved bomtur dokumenteres dette i arbeidsliste kansellert journal, se brukerveileder Gerica -Brukervalg leverandør/utfører kapittel 14.2 Bomtur
Avbestilling av deler av oppdraget
Enkelttiltak i et oppdrag som avlyses av bruker/pårørende skal registreres som avlyst tiltak, se manual Lifecare Mobil pleie. Dette skal i tillegg dokumenteres i fritekstfeltet. Den ansatte skal registrere den reelle direkte brukertiden. Eks. helsehjelpjournalen skal vise den faktiske tiden ansatte var hjemme hos bruker.
Ved avbestilling av enkelttiltak før kl 14.00 kan leverandøren fakturere for bestilt tid for tjenester samme dag, frem til døgnskillet kl. 24:00.
Dersom bruker/pårørende avbestiller enkelttiltak etter kl.14:00, kan leverandøren fakturere for bestilt tid i Gerica for tiltak som skulle ha vært utført samme dag eller dagen etter frem til døgnskille kl. 24:00 dagen etter.
Tiden som var planlagt brukt på det avbestilte tiltaket må registres i OL-Avbestilte oppdragsjournal.
- Opprett OL-Avbestilte oppdragsjournal per besøk på LMP.
- Fra/til klokke skal være planlagt tid på det/de avbestilte tiltakene. Starttidspunktet skal være innenfor samme tidsperiode som besøket.
Avlysning av deler av et oppdrag og registrering av OL-Avbestilte oppdragsjournal, se video her
Ved avlysning av deler av besøket dokumenteres dette i helsehjelpjournal eller praktisk bistandsjournal, se brukerveileder Gerica -Brukervalg leverandør/utfører kapittel 13.2 Avbestilling av deler av besøket.
Se beskrivelse av hvordan du finner journaler som har avlyste tiltak, her
Midlertidig stopp
Midlertidig stopp kan være stopp av hele tjenesten eller enkelttiltak.
Midlertidig stopp faktureres på samme måte som avbestilt av bruker/pårørende eller avbestilling av deler av oppdraget.
Hjemmesykepleie og praktisk bistand
Ved varsel om midlertidig stopp før kl 14.00 kan leverandøren fakturere for bestilt tid for tjenester samme dag, frem til døgnskillet kl. 24:00.
Ved varsel om midlertidig stopp av tjenesten praktisk bistand og hjemmesykepleie dag/kveld/natt etter kl.14:00, kan leverandør fakturere bestilt tid for tjenester som skulle ha vært utført samme dag eller dagen etter frem til døgnskille kl. 24:00 dagen etter.
- Opprett OL-Avbestilte oppdragsjournal per besøk.
- Sett inn fra og til dato (datoen som det skal fakturers for).
- Fra/til klokke skal være planlagt tid/vedtakstid. Ved tidsgruppe skal starttidspunktet være utgangspunktet for, fra klokke og estimatet skal være sluttidspunktet på til klokke. Slik sikres at besøkets varighet blir korrekt (estimatet/tiden på besøket)
- Hvis det finnes en arbeidsliste kansellert journal som er "kansellert", er det ikke nødvendig å hente inn tiltak fra i 137- journalen. Dette forutsetter at det finnes en arbeidsliste som er kansellert med samme start- og sluttidspunkt. Unntak: Hvis det ikke finnes en journal å kontrollere mot, skal det genereres tiltak i den avbestilte journalen.
Opprettelse av OL-Avbestilte oppdragsjournal, se her
Dokumentasjon når hele tjenesten er stoppet, dokumenteres i 135 OL-Beskjedjournal for å varsle andre tjenesteutøvere ved f.eks. innleggelse.
- Dato når beskjeden er mottatt.
- Start klokke vil være når beskjed er mottatt.
- Dokumentasjon, når beskjeden ble mottatt og av hvem
Tjenesten skal stoppes, se brukerveileder Gerica -Brukervalg leverandør/utfører kapittel 7 Midlertidig stopp
Hjemmesykepleie stasjonær
Ved midlertidig stopp av hjemmesykepleie stasjonære tjenester kan leverandør fakturere bestilt tid i perioden tjenesten er stoppet, begrenset oppad til 14 dager
- Opprett OL-Avbestilt oppdragsjournal per besøk.
- Sett inn fra og til dato (datoen som det skal fakturers for)
- Fra/til klokke skal være planlagt tid/vedtakstid. Ved tidsgruppe skal starttidspunktet være utgangspunktet for, fra klokke og estimatet skal være sluttidspunktet på til klokke. Slik sikres at besøkets varighet blir korrekt (estimatet/tiden på besøket)
- Hvis det finnes en arbeidsliste kansellert journal som er "kansellert", er det ikke nødvendig å hente inn tiltak i 137- journalen. Dette forutsetter at det finnes en arbeidsliste som er kansellert med samme start- og sluttidspunkt. Unntak: Hvis det ikke finnes en journal å kontrollere mot, skal det genereres tiltak i den avbestilte journalen.
Opprettelse av OL-Avbestilte oppdragsjournal, se her
Dokumentasjon når hele tjenesten er stoppet, dokumenteres i 135 OL-Beskjedjournal for å varsle andre tjenesteutøvere ved f.eks. innleggelse.
- Dato når beskjeden er mottatt
- Start kl. vil være når beskjed er mottatt.
- Dokumentasjon, når beskjeden ble mottatt og av hvem
Tjenesten skal settes på midlertidigstopp, se brukerveileder Gerica -Brukervalg leverandør/utfører kapittel 7 Midlertidig stopp
Oppsigelse av tjeneste
Praktisk bistand og hjemmesykepleie
Ved oppsigelse før kl 14.00 kan leverandøren fakturere for bestilt tid for tjenester samme dag, frem til døgnskillet kl. 24:00.
Hvis bydel sier opp praktisk bistand og hjemmesykepleie dag/kveld og natt etter klokken14:00, kan leverandør fakturere bestilt tid (vedtakstid) for tjenester som skal gjennomføres samme dag eller dagen etter frem til døgnskille klokken 24:00 dagen etter.
Dødsfall regnes automatisk som en oppsigelse.
- Opprett OL-Avbestilte oppdragsjournal per besøk.
- Sett inn fra og til dato (datoen som det skal fakturers for).
- Fra/til klokke skal være planlagt tid/vedtakstid. Ved tidsgruppe skal starttidspunktet være utgangspunktet for, fra kl. og estimatet skal være sluttidspunktet på til klokke. Slik sikres at besøkets varighet blir korrekt (estimatet/tiden på besøket).
- Hvis det finnes en arbeidsliste kansellert journal som er "kansellert", er det ikke nødvendig å hente inn tiltak i 137- journalen. Dette forutsetter at det finnes en arbeidsliste som er kansellert med samme start- og sluttidspunkt. Unntak: Hvis det ikke finnes en journal å kontrollere mot, skal det genereres tiltak i den avbestilte journalen.
Opprettelse av OL-Avbestilte oppdragsjournal, se her
Ved oppsigelse dokumenteres i OL-Beskjedjournal, av forvalter i bydel.
- Dato og klokkeslett for oppsigelse er gitt leverandør og av hvem beskjeden er fra.
Tjenesten skal avsluttes, se brukerveileder Gerica -Brukervalg leverandør/utfører kapittel 19 Avslutte tjenesten når bruker dør, flytter eller behov opphører.
Hjemmesykepleie stasjonær
Ved oppsigelse av hjemmesykepleie stasjonær er oppsigelsestiden 14 dager frem til døgnskille kl. 24:00 dagen etter. Dersom bydel sier opp tjenesten mens den er på midlertidig stopp, bortfaller leverandørens rett til å fakturere ihht bestemmelsen om oppsigelse.
Dødsfall regnes automatisk som en oppsigelse.
Ved varsel om planlagt avslutning av hjemmesykepleie stasjonære tjenester lenger frem i tid enn 14 dager, gjelder ingen oppsigelsestid.
- Opprett OL-Avbestilte oppdragsjournal per besøk.
- Sett inn fra og til dato (datoen som det skal fakturers for).
- Fra/til klokke skal være planlagt tid/vedtakstid. Ved tidsgruppe skal starttidspunktet være utgangspunktet for, fra klokke og estimatet skal være sluttidspunktet på til klokke. Slik sikres at besøkets varighet blir korrekt (estimatet/tiden på besøket)
- Hvis det finnes en arbeidsliste kansellert journal som er "kansellert", er det ikke nødvendig å hente inn tiltak i 137- journalen. Dette forutsetter at det finnes en arbeidsliste som er kansellert med samme start- og sluttidspunkt. Unntak: Hvis det ikke finnes en journal å kontrollere mot, skal det genereres tiltak i den avbestilte journalen.
Opprettelse av OL-Avbestilte oppdragsjournal, se her
Ved oppsigelse dokumenteres i OL-Beskjedjournal, av forvalter i bydel.
- Dato og klokkeslett for oppsigelse er gitt leverandør og av hvem beskjeden er fra.
Tjenesten skal avsluttes, se brukerveileder Gerica -Brukervalg leverandør/utfører kapittel 19 Avslutte tjenesten når bruker dør, flytter eller behov opphører.
Bytte av leverandør
Ved bytte av leverandør av praktisk bistand og hjemmesykepleie dag/kveld/natt, skal brukerens eksisterende leverandør levere bestilt tjeneste i 10 dager etter at leverandørbyttet er registrert i Gerica. Leverandør kan fakturere i tråd med faktureringsbestemmelsene.
Ved bytte av leverandør av hjemmesykepleie stasjonære tjenester skal brukerens eksisterende leverandør levere bestilt tjeneste i 14 dager etter at leverandørbyttet er registrert i Gerica. Leverandør kan fakturere i tråd med faktureringsbestemmelsene.
Leverandør, bruker, Bydel og ny leverandør kan bli enige om et tidligere tidspunkt for bytte av leverandør. Perioden eksisterende leverandør kan fakturere for, forkortes tilsvarende.»
Ved bytte leverandør dokumenteres dette av forvalter i bydel i OL-Beskjedjournal.
- Dato og klokkeslett for bytte av leverandør er gitt til leverandør og av hvem beskjeden er fra.
Fakturagrunnlag
Fakturagrunnlag skal legges ved fakturaen, se Kontroll og kvalitetssikring i brukervalgsordningen.
Det er laget særskilte rapporter i Gerica for bruk i brukervalgsordningen. Disse rapportene er laget for kontroll og kvalitetssikring av registrerte data. I tillegg finnes rapporter som brukes i sentral og lokal statistikk, se Kontroll og kvalitetssikring i brukervalgsordningen.
Gerica - Brukervalg -Fakturagrunnlag private tjenesteleverandører - Rutine