Hensikten med rutinen er å sørge for at oppgaver i ELISE blir fulgt opp og at medarbeidere bruker oppgavefunksjonen slik den er tiltenkt.
Videre er hensikten å legge et grunnlag for at hver virksomhet kan utarbeide en lokal rutine for bruk av oppgaver i ELISE som samsvarer med denne overordnede rutinen.
Alle medarbeidere som arbeider på tjenestesteder som har innført ELISE, og som har tatt i bruk oppgavefunksjonen i ELISE.
Leder på tjenestestedet/virksomheten har ansvar for at det blir utarbeidet lokal rutine for bruk av oppgaver i ELISE slik at oppgaver blir brukt på en enhetlig måte i virksomheten, og som er i overenstemmelse med denne overordnede rutinen. Leder på tjenestested har videre ansvar for at denne rutinen er kjent og at medarbeider har blitt tilbudt tilstrekkelig opplæring.
Medarbeider har ansvar for å sette seg inn i gjeldende rutiner og følge de.
Helseetaten har ansvar for å vedlikeholde sentral rutine for oppgaver i ELISE.
Angående: Du kan velge om oppgaven gjelder en bestemt innbygger. Dersom du lar feltet stå blankt, er ikke oppgaven knyttet til en innbygger, men gjelder for det arbeidsteamet som blir valgt.
Arbeidsteam: Obligatorisk felt. Velg det arbeidsteamet hvor oppgaven skal fullføres.
Tildeling av arbeidsteam: Dersom du velger et arbeidsteam du selv ikke er medlem av, vil du ikke kunne finne oppgaven under "Aktiviteter i kø". Du kan finne igjen denne oppgaven på tidslinjen på innbygger, samt i visningen "Alle aktiviteter". Du vil få opp en advarsel (pop-up) som sier at du nå legger oppgaven til et team du ikke er medlem av. Dette er for å sikre at du ikke gjør handlingen ved en feiltakelse. Medarbeidere som er medlem av køen vil få opp oppgaven i "Aktiviteter i kø".
Dersom en oppgave er lagt i feil arbeidsteam, kan du endre arbeidsteamet til riktig arbeidsteam inne i oppgaven. Oppgaven vil da ligge i riktig kø etter 1-2 minutter.
Forfallsdato: Obligatorisk felt. Oppgaven skal fullføres senest den valgte datoen.
Gjentagende oppgave: Du kan sette opp at oppgaven skal være gjentagende, dersom oppgaven gjentar seg. Du kan velge mellom dager og timer, hvilket intervall og eventuell sluttdato for når siste gjentagende oppgave skal opprettes.
Emne: Obligatorisk felt. Kort beskrivelse av innholdet i oppgaven.
Oppgavetype: Velg hva slags type oppgaven du oppretter tilhører. Hvordan ditt tjenestested bruker oppgavetypene, kan være beskrevet i lokal rutine.
Beskrivelse: Beskriv hva oppgaven innebærer.
Tidslinje: Etter at oppgaven er opprettet vil det dukke opp en tidslinje i oppgaven. Ved å legge inn et notat på tidslinjen, vil navnet på den medarbeideren som oppretter notatet og tidspunkt for dette lagres automatisk. Det er ikke mulig å redigere et lagret notat. Notatfeltet kan brukes dersom det er behov for å legge til tilleggsinformasjon, dokumentere endring av tidspunkt eller annet aktuelt.
En oppgave som er opprettet og ikke er fullført, kan annulleres. Dette kan være i tilfeller det ikke lenger er aktuelt, den ble laget på feil grunnlag og lignende. For å annullere en normal oppgave går man inn i oppgaven, trykker på lukk oppgave i verktøylinjen (samme linje som man kan trykke på fullfør), og velger annuller i nedtrekksmenyen. Oppgaven blir da liggende skjult på innbyggers tidslinje som annullert.
Ved behov for å avslutte en gjentagende oppgaverekke, går man inn i den siste gjentagende oppgaven før den er fullført, og velger "nei" for om oppgaven skal være gjentagende, før den fullføres eller annulleres. Det er også mulig å sette inn sluttdato. Da vil den avsluttes når sluttdatoen passeres.
Medarbeidere som har tilgang til ELISE, har tilgang til ELISE på tjenestelefon, nettbrett eller PC. På alle disse flatene er det mulig å behandle oppgaver i ELISE.
Det er nødvendig at medarbeidere har kompetanse i bruk av oppgavefunksjonen i ELISE:
- Opprette oppgaver
- Velge oppgaver
- Tildele oppgaver
- Frigi oppgaver
- Følge med på gjennomføring av oppgaver
- Følge med på forfallsdato for gjennomføring
For selve gjennomføringen av oppgaven, avhenger kompetansen av hva det står beskrevet i oppgaven at medarbeider skal utføre. Dette er ikke en del av denne rutinen.
ELISE: ELektronisk Informasjonsdeling mellom Samhandlende Enheter i helse. Her menes både ELISE som brukes i bydeler og ELISE institusjon som brukes på helsehus og langtidshjem.
Teamets kø: Dette er en oppgaveoversikt der aktiviteter, slik som oppgaver og kartlegginger som blir planlagt frem i tid, samler seg.
Oppgavetype: Ulike kategorier som oppgavene kan deles inn i. Brukes for enklere å kunne filtrere aktiviteter i kø.
Aktiviteter i ELISE: Oppgaver, registreringer og kartlegginger i ELISE