Bestilling av multidose for langtidshjem v. 1.1

Hensikten med rutinen

Sikre at sending av legemiddellister fra langtidshjem til Apotek 1 utføres på en slik måte at personsensitive opplysninger ikke blir tilgjengelig for uvedkommende.

Hvem gjelder rutinen for

Rutinen gjelder for langtidshjem i Oslo som har avtale med Apotek 1.

Begrepsforklaring

Pasientnett: Apotek 1s digitale løsning for administrasjon av multidoseordningen. Løsningen er koblet opp via Norsk helsenett og sikrer informasjonssikker meldingsutveksling rundt multidosebrukerne mellom apotek og kommunehelsetjeneste.

Sladding av beboers navn og fødselsnummer: Innebærer å gjøre denne informasjonen uleselig på dokumenter før sending, for å ivareta personvernet. Dette er en prosess hvor personlige detaljer, som navn og fødselsnummer, tildekket slik at de ikke kan gjenkjennes eller brukes av uvedkommende.

Løpenummer: Løpenummer er et identifikasjonsnummer apoteket benytter for å identifisere beboer, og står på beboers ordinasjonskort. Tomt ordinasjonskort er vedlagt under fanen "relatert."  Løpenummer kan, om nødvendig innhentes fra apotekets multidoseavdeling.

Ansvarsfordeling

  • Institusjonssjef har ansvar for at rutinen implementeres 
  • Institusjonssjef har ansvar for å opprette en administrator for Pasientnett som styrer sykepleieres/vernepleieres tilgang til løsningen
  • Lege har ansvar for å ordinere legemidler i Gerica, i henhold til rutine Ordinering av legemidler (Ikke tilgjengelig) og sende inn legemiddellisten fra Gerica til Apotek 1. 
  • Sykepleier/vernepleier har ansvar for å benytte Pasientnett for å kommunisere med Apotek 1 om multidosebrukere

Utførelse av rutine

Arbeidet med å etablere en elektronisk løsning for overføring av legemiddellister (doseringslister) til Apotek 1 er i gang. Løsningen rulles ut puljevis, og innen utgangen av 2025 vil alle langtidshjem være tilknyttet. 

Inntil videre skal bestilling av multidose og inn- og utmelding av beboere i multidoseordningen utføres som tidligere. Dette gjelder frem til leger, sykepleiere/vernepleiere har fått nødvendig opplæring i hvordan benytte Gerica (for sending av multidoselister) og Pasientnett (for administrasjon av ordningen). Når den elektroniske overføringen av legemiddellister er implementert ved langtidshjemmet, skal telefax og e-post kun benyttes i nødstilfeller, som ved nedetid i Gerica eller Pasientnett.

Bestilling av multidose fra Gerica

  • Nye beboere må innmeldes i multidose-ordningen ved bruk av Pasientnett av sykepleier/vernepleier
  • Lege oppdaterer beboers doseringsliste. NB: For at legemidler som skal pakkes i multidosen MÅ det enten hukes av for multidose eller skrives «Multidose» i merknadsfeltet.

  • Doseringslisten sendes via meldingstypen Medisinske opplysninger. Mottaker skal være Forskrivning - APOTEK 1 GRUPPEN AS innen lantidshjemmets endringsfrist.

  • Doseringslisten plasserer seg på riktig beboer i apotekets multidosesystem, så fremt beboer er innmeldt i multidosesystemet på forhånd. Apoteket kan så pakke multidose til aktuell beboer.

Bruk av Pasientnett

Pasientnett brukes av sykepleiere/vernepleiere til å melde inn følgende administrative endringer i multidose innen langtidshjemmets endringsfrist:

  • Melde inn nye multidosebrukere til multidoseordningen
  • MORS
  • Avslutte multidose
  • Midlertidig stopp av multidose
  • Restarte midlertidig stoppet multidose
  • Endre ordinasjonskort (for eksempel endre klokkeslett på en dose eller be om å få et legemiddel pakket i egen pose)
  • Bestille erstatningsdose på neste rull
  • Bestille feriepakking for enkeltbeboere
  • Sende hastebestilling på multidose
  • Endre beboerinformasjon 

Bestilling av multidose ved bruk av telefax

  • Lege oppdaterer Doseringsliten i Gerica. Legemidler som skal pakkes i multidose må markeres i eget felt per legemiddel.
  • Oppdatert Doseringsliste skrives ut, kontrolleres, dateres og signeres med fullt navn av sykehjemslege. Dersom lege selv skriver ut Doseringslisten gjelder den elektroniske signaturen.
  • Sykepleier sender utskrift av Doseringslisten til multidoseapoteket. 
  • Før sending av telefaks må faksmaskinen ha påskrudd krypteringsfunksjonen
  • ​Beboers navn og fødselsnummer sladdes
  • Doseringslisten merkes med beboers initialer og fødselsår eller med beboeres initialer, fødselsår og løpenummer før den sendes
  • Dersom kun beboers initialer og fødselsår benyttes må det tas kontakt med apoteket per telefon for å bekrefte beboers ID. Dersom løpenummer inkluderes i tillegg til initialer og fødselsår, trengs ikke slik bekreftelse. 
  • Kvittering for at telefax har kommet fram må kontrolleres. Dersom Doseringslisten er feilsendt eller ikke har blitt sendt/kommet fram må nødvendige tiltak gjøres. Hendelsen meldes som uønsket hendelse i EQS.

Bestilling av multidose ved bruk av e-post

  • Lege oppdaterer Doseringslisten i Gerica. Legemidler som skal pakkes i multidose må markeres i eget felt per legemiddel.
  • Oppdatert Doseringsliste skrives ut, kontrolleres, dateres og signeres med fullt navn av sykehjemslege. Dersom lege selv skriver ut Doseringslisten gjelder den elektroniske signaturen.
  • ​Beboers navn og fødselsnummer sladdes
  • Doseringslisten merkes med  beboeres initialer, fødselsår og løpenummer
  • Sykepleier scanner den sladdede og merkede Doseringslisten og sender den fra scanneren til sin SYE-e-postadresse. NB: Doseringslisten kan ikke sendes som e-post til apoteket direkte fra institusjonens scanner. 
  • Før e-posten kan sendes til apoteket må vedleggene krypteres/passordbeskyttes. 7-Zip rogramvare må være installert på datamaskinen. Vær oppmerksom på at denne metoden ikke krypterer selve e-postmeldingen, bare vedleggene. Gjør på følgende:

1. Velg filene du vil kryptere: Åpne 7-Zip og naviger til filene eller mappen du vil kryptere.

2. Lag en kryptert arkivfil: Høyreklikk på filen eller mappen du vil kryptere, og velg ‘7-Zip’ > ‘Legg til til arkiv’. I vinduet som åpnes, velg ‘zip’ som arkivformat. Under ‘Krypterings’ delen, skriv inn et passord i ‘Skriv inn passord’ og ‘Bekreft passord’ feltene. Sørg for at ‘Krypter filnavn’ boksen er merket av hvis du også vil kryptere navnene på filene.

3. Send den krypterte filen: Nå kan du sende den krypterte zip-filen som et vedlegg til e-posten. Mottakeren vil trenge passordet du har satt for å åpne og dekryptere filene. Send passordet via SMS til det telefonnummeret som er avtalt med Apotek 1. Dersom det ikke er mulig å sende passordet via SMS, send passordet via e-post i en separat melding.

  • E-posten med det krypterte vedlegget videresendes til apotekets e-post. Det må fremgå av e-posten hvem som er avsender (navn på sykepleier/vernepleier som foretar bestillingen og fra hvilken institusjon bestillingen sendes fra) 
  • Apotek 1 sender en bekreftelse på mottatt mail 

Lovverk

Legemiddelhåndteringsforskriften  

Forskrift om rekvirering og utlevering av legemidler m.m

Referanser

Rekvirering og utlevering av legemidler m.m- Veileder til forskrift fra Helsedirektoratet