Innledning
"Skanningløsningen Filopplaster" forutsetter at fagsystemet bruker skanningløsning og at systemforvaltningen har besluttet å ta i bruk funksjonaliteten.
I tilfeller hvor saksbehandler har mottat/har elektroniske dokumenter, som skal inn i fagsystem Gerica kan filopplaster benyttes (slik at det ikke er behov for å skrive ut, for så å skanne det fysisk).
Hensikten med rutinen
At ansatte vet hvordan de håndtere dokumenter som skal overføres til Gerica. Det anbefales at virksomheten lager en intern oppfølgingsrutine.
Hvem gjelder rutinen for
Gjelder for ansatte som har tilgang og skal ta i bruk filopplaster.
Ansvarsfordeling
Leder er ansvarlig for at rutinen er kjent for ansatte som har tilgang til filopplaster.
Ansatte er ansvarlig for å følge opp rutinen.
Aktivitet/Beskrivelse
I det daglige kan saksbehandler nå applikasjonen gjennom: https://skanning-webapp.app.oslo.kommune.no/ (det anbefales å bokmerke siden)
I applikasjonen velger man aktuelt fagsystem, virksomhet og eventuelt tjenestested. Deretter velger man filer på kjente Microsoft-office format, bilder eller mail-tråder fra Outlook. Disse kan dras over i det grå feltet fra maskinen man sitter på, eller velges via fildialog: «velg filer». Mail-tråder vil inkludere eventuelle vedlegg.
Tilgangsstyringen på valgt Virksomhet og Tjenestested er tilsvarende den ordinære skanning hvor QR-kode peker mot riktig mottaksmappe. Nivå i rollen må stemme overens med valgt tjenestested.
Funksjonalitet
| Beskrivelse | Aktivitet | Ansvar |
|
Dokumenter kan mellomlagres på "Onedrive" eller skrivebordet før det dras eller hentes inn i filopplaster. (Melding om sletting av mellomlagrede filer kommer opp ved opplastning av filen (se bildet nr. 1 nedenfor) |
Må slettes senest innen 3 dager. |
Ansatt |
|
Det MÅ fremkomme brukerID på dokumentet før det overføres til Gerica. (se bilde nr. 2 og nr. 3 og 4) |
Fyll ut bruker id
|
Ansatt |
| Den ansattes mailadresse kommer automatisk opp ved overførsel til filopplaster og vises øverst i dokumentet (se bilde nr. 5) |
Sletting av mellomlagrede filer
Endring av filnavn
Fjern alt før komma og sett inn filnavnet som vist under.
Bilde nr. 3
Lagring av filnavnet
Når filnavnet er endret - Trykk "Lagre filnavn"
Bilde nr. 4
Den ansattes mailadresse i dokumentet/filen
Bilde nr. 5
Når dokumentet har kommet inn Gericas mottaksmappen vil man se i forhåndsvisningen mailadressen på ansatt som har lastet opp filen.
Automatisk sletterutine
NB! Opplastede dokumenter skal umiddelbart knyttes mot brukers journal.
Hver torsdag kjøres det en automatisk sletterutine knyttet til mottaksmappene. Denne rutinen sletter alle dokumenter som ikke er knyttet til journal og som er eldre enn 7 dager. For at viktige dokumenter ikke skal gå tapt må virksomhetene kontrollere mottaksmappene slik at det ikke ligger dokumenter tilbake i tid.
Tilgang
Som saksbehandler med tilgang til skanningløsningen, gis tilgang til filopplaster i PRK/IDA. PRK-administratorer i virksomhet gir denne tilgangen. Type tilgang i PRK er
(F) Interaktive Tjenester. Den aktuelle tilgangen er "Skanning Filopplaster for Gerica" om vist under.
Informasjon
Viktig at ansatte har en god rutine på å slette mellomlagrede dokumenter.
Filopplaster har støtte for de fleste office-filer og bilde-filer (png, jpg osv). Ved opplastning til Gerica endres dokumentet til pdf fil.
Applikasjonen har nå "Click and Drag" fra outlook - tilhørende vedlegg blir tillagt som en fil totalt.
Avvik
Det anbefales å føre avvik på filer som ikke blir slettet.
Utstyr
Pc
Andre nyttige linker
Websak: Det er per nå ikke mulig å dra over filer fra Websak til Gerica - Skanning - Filopplaster. Dette vil bli mulig når integrasjon mot Gerica er på plass) Foreløpig må man mellomlagre dokument fra Websak, og deretter dra det over i filopplasteren.
Byarkivets brukerveiledning for uttak av dokumenter fra Websak:
se link HER