Denne veilederen er utarbeidet for å gi støtte for å håndtere midlertidig bruk av doble tjenester, løsninger for å unngå doble tjenester, løse utilsiktede problemer som kan oppstå ved doble tjenester.

Videre viser veilederen hvordan man går frem for å håndtere oppståtte problemer, hvordan utføre egenkontroll ved leverandørbytter og bruk av midlertidige doble tjenester.

2 Doble tjenester ved leverandørbytter

Det er i Gerica problematisk å benytte doble tjenester. Doble tjenester betyr at det ligger to eller flere like tjenester av samme type – uavhengig av om nivået på tjenesten er forskjellig, som for eksempel to stk.-tjeneste: 3 – Hjemmesykepleie.

Det vil i enkelte tilfeller være nødvendig med doble tjenester, som f.eks. ved et planlagt leverandørbytte, eller ved endret behov for omsorgsnivå ved bytte av type plass på institusjon og lignende. Kun en av tjenestene skal da være aktiv, og den aktive skal avsluttes når den nye tjenesten tildeles. Utover dette skal man unngå å benytte doble tjenester så langt det er mulig, da det lett oppstår en del utilsiktede følgefeil.

Gerica behandler alle doble tjenester som en og samme tjeneste, uavhengig av om tjenestene har forskjellig nivå. Kommandoer man foretar i Gerica blir derfor gjeldene for begge tjenestene som er av samme type, om man ikke er påpasselig ved håndtering av endringer og kommandoer som kun skal gjelde for en av tjenestene.

2.1 Bytte av leverandør – normalsituasjonen.

Ved et bytte av leverandør, så vil det i en oppsigelsesperiode være behov for at samme tjeneste ligger dobbelt i Gerica. Dette fordi leverandøren som skal avslutte sine tjenester har behov for å yte disse i oppsigelsesperioden, samtidig som den nye leverandøren skal kunne starte å utarbeide en egen tiltaksplan for bruker i påvente av oppstart. Disse tjenestene har ikke overlappende datoer. Unntak: institusjonstjenester som skal ha overlappende datoer.

Hvis man følger kap. 4. i rutinen for bytte av leverandør nøyaktig så vil det ikke oppstå følgefeil. Det er derimot slik at endringer som gjøres utenfor rutinen gir behov for ekstra oppmerksomhet.

2.1.1 Slik vises tjenestene ved leverandørbytte

Ved et leverandørbytte vil det være dobbel tjeneste i oppsigelsesperioden:

· I oppsigelsesperioden vil alle aktive tiltak knyttet til den gamle tjenesten vises under begge tjenestene.

· Det vil være både start og sluttdato på gammel tjeneste. Alle tiltak med sluttdato tilhører den gamle tjenesten.

· Det vises kun tildeltdato på den nye tjenesten, som foreløpig ikke har noen tiltak tilknyttet.

2.1.2 Opprette tiltak på den nye tjenesten

Ny leverandør må velge samme tildeltdato på tiltakene som tjenesten har når nye tiltak opprettes. Fra tiltaksplanen skroller man frem til dato lik tildeltdato som på den nye tjenesten. Tiltak som da opprettes vil hente inn nivået på den nye tjenesten. Hvis tiltak opprettes fra tjenestebildet, må tildeltdato endres fra dagens til reell dato for oppstart av ny tjeneste.

Ved en normalsituasjon ved bytte av leverandør, uten overlappende dato på tjenestene, kan den nye leverandøren opprette tiltak fra tiltaksplan på vanlig måte. Ved enkelte andre situasjoner med flere leverandører anbefales det derimot å opprette tiltak fra tjenestebildet. Årsaken til dette beskrives i senere kapitler.

· Tiltakene på den nye tjenesten vises også under begge tjenester.

· Når oppsigelsesperioden er avsluttet, vil kun den nye tjenesten med de nye tiltakene vises.

2.1.3 Overlappende datoer

I noen tilfeller vil det være aktuelt å sette tildelt dato på den nye tjenesten lik sluttdato på den gamle tjenesten. Dette fordi en bruker gjerne flytter på dagtid og trenger bistand fra gammel leverandør på dagtid og fra ny leverandør på kveldstid.

Tiltak knyttet til den nye tjenesten må ved overlappende dato opprettes fra tjenestebildet.I etterkant, når den gamle tjenesten er avsluttet, er det enklest å rydde i tiltaksplan og knytte tiltakene til korrekt situasjon.

Slik går man frem:

Marker tiltak under den nye tjenesten, velg å opprette tiltak derfra.

· Sjekk at nivå i fanen detaljer samstemmer med tjenestenivå.

2.1.4 Overføring mellom enheter/leverandører innen samme bydel

Det er ved overføringer mellom enheter innen samme bydel en mulighet å kun endre nivå på tjenesten om tiltakene skal videreføres slik som de er utformet. Man velger da å åpne tjeneste, endre nivået på tjenesten til den nye avdelingen sitt nivå. For at også tiltakene skal få det samme nivået som tjenesten, må man velge alternativet som vist på bildet under. Dialogboksen dukker opp når man lagrer tjenesten etter at nivå er endret:

Et bilde som inneholder tekst, elektronikk, skjermbilde, display

Automatisk generert beskrivelse

· Ruter knyttet til det nye nivået må endres i tidsangivelsene.

OBS: en endring kun av nivå på tjenesten, gjør at man mister statistikken knyttet til det opprinnelige nivået på tjenesten.

For å beholde historikk på tjenestenivå må man velge å kopiere tjenesten.

· Marker tjenesten som skal kopieres, klikk på knappen for å kopiere .

· Legg inn nytt nivå på den kopierte tjenesten, velg «ja» til å kople til eksisterende sak, sett inn tildelt dato på den nye tjenesten.

· Sett inn sluttdato på den gamle tjenesten, svar «ja» til å avslutte alle tilhørende tiltak og tidsangivelser.

· Merk: Tiltak på den nye tjenesten kan opprettes først etter at man har avsluttet den gamle tjenesten.

2.1.5 Korrigering av sluttdato på tjeneste i etterkant av utført rutine for leverandørbytte

Når rutine for leverandørbytte er fulgt, så overlapper ikke slutt- og tildeltdato på de to tjenestene.

Hvis man likevel korrigerer sluttdato på den gamle tjenesten, f.eks. etter avtale med bruker som også trenger besøk på flyttedato, så vil det dukke opp en dialogboks som gir valg knyttet til å avslutte alle aktive tiltak/tidsangivelser.

Et bilde som inneholder tekst, skjermbilde, Font, nummer

Automatisk generert beskrivelse

Hvis ny leverandør ikke har opprettet tiltak ennå:

· Svar «ja». Alle tiltak vil automatisk få samme sluttdato som tjenesten.

Hvis ny leverandør har opprettet nye tiltak:

· Svar «nei». Da forblir tiltakene aktive, for den nye leverandøren.

· Alle tiltak må i tillegg manuelt korrigeres til å ha samme sluttdato som tjenesten, da dette ikke korrigeres automatisk.

2.1.6 Avslutte gammel tjeneste/tiltak uten at tiltak på den nye tjenesten blir avsluttet

Hvis både ny og gammel tjeneste har aktive tiltak, og man kun ønsker å avslutte en av tjenestene med tilhørende tiltak, er dette en manuell jobb som må utføres i riktig rekkefølge. Da må man manuelt først avslutte ett og ett tiltak og tilhørende tidsangivelse på den tjenesten som skal avsluttes. Til sist avsluttes selve tjenesten, og man svarer «nei» til å avslutte tilhørende tiltak/tidsangivelser.

2.1.7 Egenkontroll ved leverandørbytter

For å utføre egenkontroll etter man har jobbet med endringer i tjenestebildet:

· Sjekk at fanen detaljer viser samme nivå som den tjenesten.

· Sjekk at sluttdato på tjeneste/tiltak samstemmer.

· Sjekk at sluttdato på gammel tjeneste er rett.

· Sjekk at tildeltdato på ny tjeneste er rett.

· Sjekk at ikke det er overlappende datoer, om ikke dette er tilsiktet.

· Det kan testes at ruter knyttet til tjenestenivå vises i tidsangivelsene som opprettes på tiltak.

3 Vanlige situasjoner som bør løses uten doble tjenester

3.1 Brukere som flytter mellom bydeler

Dette håndteres på samme måte som leverandørbytte beskrevet i kapittel 2. Vær spesielt oppmerksom ved overlappende dato på gammel og ny tjeneste.

MERK: Kun enkelt tiltak kan settes på midlertidig stopp.

Ved midlertidig bruk av to tjenester, så kan ikke en av to tjenester settes på midlertidig stopp, da dette hindrer generering av arbeidslister på den aktive tjenesten.

Ved avslutning av tjeneste på fraflytningsbydel, så må denne ha fått sluttdato (både tjeneste og tiltak) før ny bydel oppretter tiltak. Altså så snart man vet reell avslutningsdato.

Det ikke mulig å velge å avslutte tiltakene kun knyttet til det ene nivået når man avslutter en av to aktive tjenester. Avslutte alle eller ingen tiltak er valget man får når man avslutter tjeneste.

Som beskrevet i kapittel 2.1.6; løsning hvis det allerede er opprettet tiltak i ny bydel: avslutte aktive tiltak og tidsangivelser knyttet til fraflytningsbydelens tjeneste, manuelt, ett og ett. Til slutt avlutte tjenesten, velge «nei» på å avslutte alle tilhørende tiltak og tidsangivelser. Da beholdes tiltak og tidsangivelser på den tjenesten som ikke avsluttes (den andre aktive tjenesten).

3.2 Brukere som midlertidig oppholder seg i en annen bydel

Dette løses ikke ved å opprette flere tjenester, men ved at den midlertidige oppholds bydelen oppretter tiltak med sitt nivå på eksisterende tjeneste. Tjenesten skal beholde eier bydelens nivå.

Har bruker tjenester fra før og skal midlertidig oppholde seg i annen bydel, så må eier bydel og midlertidig bydel kontakte hverandre for å avtale. Henvendelsen bør gjøres direkte til ansvarlig utførertjeneste og pr telefon (Kan søkes opp i PRK).

Bydelen som eier brukeren, kan gi tilgang til bruker ved å opprette tilgang (manuelt innslag), i brukerbildets fane gruppering (krever vanligvis en saksbehandler rolle). Hvis dette alternativet velges skal det kun opprettes et kort innslag på noen dager, slik at man sikrer oppholds bydelen tilgang til bruker mens tiltak utarbeides. Alternativt kan bydelen som skal ha tilgangen opprette tilgang selv ved bruk av kikkertfunksjonen i brukerbildet, hvis man har tilgang til det i sin Gerica rolle. Det krever at man har kjennskap til alle 11 siffer i brukers personnummer.

Velg kikkertfunksjonen i brukerbildet . Søk på fødselsnummer. Det opprettes i første omgang 3 dagers tilgang til bruker. Denne tilgangen beholder man i oppholds bydelen når det opprettes tiltak med eget nivå. Tilgangen vil oppholds bydel beholde så lenge tiltakene som opprettes er aktive. Eier bydelen vil også ha tilgangen til bruker siden brukers tjeneste har et nivå fra eier bydelen.

Det er svært viktig at utførertjenesten i begge bydeler er kjent med at det er tjeneste/tiltak med forskjellig nivå, og ikke avslutter hverandres aktive tiltak.

Bydelen som eier bruker skal IKKE sette tjenesten på midlertidig stopp, kun egne tiltak. Oppholds bydel som skal yte tjenester skal opprette tiltak med eget nivå. Tiltakene må opprettes fra tjenestebildet. Tiltaket vil automatisk få tjenestens nivå, men man kan i fanen detaljer på tiltaket, endre nivå til oppholds bydelen. Det vil da være to like tiltak; et med nivået til bydelen som eier bruker (de settes på midlertidig stopp av bydelen som eier bruker) og et med nivået til oppholds bydelen som har besøk. Bildet vil da se slik ut;

Et bilde som inneholder tekst, skjermbilde, Font, nummer

Automatisk generert beskrivelse

I brukerbildet; Adresse endres til midlertidig adresse, permanent adresse legges på fanen kommunikasjon på brukerkortet, med merknad folkeregistrert adresse.

Arbeidsplanleggingsbildet;

Arbeidslisteansvarlig skal være spesielt oppmerksom på følgende;

Når besøket fordeles på ansatt, må besøket dras opp på ansatt i fordelingsbildet. Hvis man velger «vis journal», må man ikke lagre den, kun lukke. Hvis man lagrer, vil besøket/arbeidslistejournalen endre nivå til tjenestenivået til Eier bydel (siden det er nivået på tjenesten, og forskjellig fra nivået på tiltaket).

Ved lengre varighet på midlertidig opphold i annen bydel (ut over 14 dager) kan man vurdere å avslutte tjeneste i eier bydelen, og opprette ny/sak/tjeneste i oppholds bydelen i den perioden bruker skal oppholde seg der.

Bakdel ved løsning med tiltak på annen bydel sin tjeneste:

Ved journalføring av besøk, så vil journalen få tjenestenivå til bydelen som eier bruker. Dette vil si at all statistikk på utført tid vil komme på bydelen som eier bruker.

Eks. BUM rapport, der vil alle timer på tjenesten knyttes til eier bydel, uavhengig av om enkelte tiltak utføres i oppholds bydelen.

Fakturering av egenbetaling fungerer ikke for oppholds bydelen, da fakturering kun kan utføres av den bydelen bruker er registrert med i brukerkortet. Eier bydelen kan eventuelt fakturere, mens oppholds bydel intern fakturerer eier bydelen.

3.3 Flere utførertjenester som yter samme tjeneste samtidig.

Det kan være flere situasjoner som gir behov for å opprette tiltak med eget nivå på andre leverandørers tjenester. Dette er situasjoner som i utgangspunktet kan synes å gi behov for dobbel tjeneste, men som løses med bruk av tiltak i stedet, for å unngå problematikk med doble tjenester.

Ved samme type tjeneste som skal ytes fra flere utførertjenester samtidig, skal det kun være én sak og én tjeneste. En slik situasjon løses ved å opprette tiltak med forskjellig nivå knyttet til denne tjenesten. Det blir da viktig å ha god kommunikasjon på tvers av forvaltning/utførertjenestene i forhold til at det skal foreligge ett fellesvedtak og en fellestjeneste med ulike nivåer på tiltakene.

Som beskrevet i kap. 3.2. Ved journalføring vil nivået i journalen endre seg til nivået på tjenesten.

Ved fordeling av oppdrag/besøk i arbeidslistebildet, så må besøkene "dras over" på ansatt, og all fordeling kun utføres på den måten fra arbeidslistebildet. Besøksjournalen kan ikke åpnes og lagres for å fordele på en ansatt, da vil nivå i arbeidsliste journalen endres til tjenestenivået.

For så vidt ingen krise, så lenge det er fordelt på navn eller rute. Oppdraget vil dukke opp på arbeidslisten til ansatte. Men oppdraget kan ikke omfordeles i fordelingsbildet, og oppdraget vil dukke opp i fordelingsbildet til den andre utførertjenesten. Det er ikke hensiktsmessig.

Eksemplene under, kan alle løses uten bruk av doble tjenester:

Brukere med helgeavlastning i annen bydel.
Enkelttiltak utført av annen avdeling innen samme bydel.
Brukere med behov for tjenester gitt på flere adresser samtidig.

3.3.1 Brukere med helgeavlastning i en annen bydel

Eier bydel fortsetter å «eie tjenesten» med sitt nivå på tjeneste.

Legg kun inn tiltak på eier bydelens tjeneste med nivået knyttet til avlastnings bydelen.

Når tiltak avsluttes i avlastningsbydel, må ikke tjenesten avsluttes.

Tjenesten kan heller ikke settes på midlertidig stopp, kun tiltakene. Eier bydel kan evt. sette sine tiltak på midlertidig stopp. Dette må gjøres fra tjenestebildet. Årsaken er at like tiltak, uavhengig av nivå settes på midlertidig stopp hvis dette gjøres fra tiltaksplanen.

Tiltakene vil synes under begge tjenestene, slik at en må være bevisst på hvilke tiltak det er som er "mine" og hvilke som tilhører den andre leverandøren.

3.3.2 Enkelttiltak utført av annen avdeling innen samme bydel

Den avdelingen som yter den største tjenesten bør «eie» tjenesten. Den andre avdelingen oppretter kun tiltak med eget nivå.

Gjøres på samme måte som ved helgeavlastning kap. 3.3.1.

Eksempel:

Bruker med bistand til å sette insulin x 2 daglig fra hjemmesykepleien.

3 dager i uken oppholder bruker seg på et dagsenter innen samme bydel, uten kompetanse til å sette insulin, som ligger geografisk under et annet område av hjemmesykepleien. Da er bruker i behov av å motta hjemmesykepleie fra to avdelinger innen samme bydel.

· Avdelingen som skal sette insulin på dagsenteret oppretter kun tiltak med eget nivå, knyttet til den aktive tjenesten.

· Tiltakene opprettes/avsluttes fra tjenestebildet, ikke i tiltaksplanen.

· Hvert av områdene genererer sine egne tiltak og fordeler som vanlig, tross annet nivå på tiltak enn tjeneste for den ene avdelingen innen hjemmesykepleien.

· Fordeling av arbeidslisteoppdrag for hjemmesykepleien som har tiltak knyttet til dagsenteret, må gjøres ved å trekke oppdrag i arbeidsplanleggingsbildet. Ikke åpne og lagre en arbeidslistejournal, da endres nivå til tjenestenivået.

· Alle journaler vil ved lagring få tjenestens nivå, så all statistikk blir tilhørende den avdelingen som eier tjenesten.

· Begge avdelingene av hjemmesykepleien må kun sette egne tiltak på midlertidig stopp, ikke tjenesten.

3.3.3 Brukere med behov for tjenester gitt på flere adresser samtidig[IP1]

For eksempel med vedtak om hjemmesykepleie, men som trenger bistand i løpet av en arbeidsdag, og som arbeider i en annen bydel. Samme fremgangsmåte som beskrevet i kap. 3.3.1.

3.4 Statistikk og fakturering ved tiltak på annet nivå enn tjenesten

Som nevnt i tidligere kapitler er det noen bakdeler med løsninger hvor man oppretter tiltak med annet nivå enn tjenesten. Dette bør man være klar over i disse tilfellene:

All statistikk blir også «eid» av leverandøren som har sitt nivå på tjenesten.Eks. BUM rapport, der vil alle timer på tjenesten knyttes til eier bydel/leverandør, uavhengig av om enkelte tiltak utføres i avlastnings bydelen.

Løsningen fungerer ikke om leverandør i annen bydel skal fakturere i Gerica. Da må man intern fakturere mellom bydeler, da det er brukernivå i Gerica er styrende ved fakturering.

4 Egenkontroll

4.1 Kontroll av tildeltdato/sluttdato på ny/gammel tjeneste

· Sjekk sluttdato på gammel tjeneste, at den er korrekt og at tjenesten faktisk har fått sin sluttdato.

· Sjekk tildelt dato på ny tjeneste, og at den nye tjenesten ikke har fått sluttdato.

4.2 Sjekke sluttdato på tiltak/tidsangivelser

· Sjekk at alle tiltak/tidsangivelser knyttet til gammel tjeneste har sluttdato og at datoen samsvarer med sluttdato på tjenesten.

· Sjekk at ikke tiltak/tidsangivelser på den nye tjenesten har fått sluttdato.

4.3 Kontroll av nivå på tjeneste/tiltak

· Åpne gammel tjeneste. Sjekk at den fremdeles har nivået til den gamle leverandøren som skal avsluttes.

· Åpne ny tjeneste, sjekk at den den har nivået til den nye leverandøren.

· Sjekk at nivå på tjeneste og tiltak samsvarer:

o I tjenestebildet, åpne tiltak. Velg fanen «detaljer», sjekk at det er samme nivå som på tjeneste. Mest oversiktlig å sjekke dette i tjenestebildet, da man ser hvilke tiltak som har sluttdato vs tiltak som ikke har sluttdato.

o Evt. fra tiltaksplan, høyreklikk på tiltak, i listen sjekk at nivå på tiltak stemmer.

o Hvis man ikke finner egen avdelings ruter ved søk i tidsplan, indikerer dette at nivå på tiltak ikke stemmer.

5 Ved oppståtte feilsituasjoner

5.1 Finne avsluttede tjenester og tiltak

Ved å fjerne hakene for aktive tjenester/tiltak/tidsangivelser i tjenestebildet, vises også de som er avsluttet i tjenestelisten.

5.2 Hvis man ved en feil har avsluttet alle tiltak/tidsangivelser

Det kreves en manuell jobb å rette opp hvis man ved et uhell har fått satt sluttdato på alle tiltak/tidsangivelser som skal være aktive videre. Det finnes ingen angreknapp for dette i Gerica.

· I listen over avsluttede tiltak, sjekk sluttdato. De som ved en feiltakelse er avsluttet med én kommando, vil alle ha samme slutt dato. Gjerne den høyeste dato for avsluttede tiltak man kan se i listen.

· Hele listen over tiltak må gjennomgås, åpne tiltak og fjern sluttdato på de som ikke skulle vært avsluttet.

· Åpne tilhørende tidsangivelser om det er knyttet til tiltaket, fjern sluttdato på tidsangivelsene også.

5.3 Sjekke nivå på genererte arbeidslistejournaler

Man kan kontrollere bl.a. journalers nivå i Gerica for å rydde opp i arbeidslister som er generert på feil tjeneste. Ved bruk av «vis skjulte felter».

· Velg Fil oppe til venstra i Gerica.

· Klikk på linjen vis skjulte felter for å aktivere dette.

Et bilde som inneholder tekst, skjermbilde, programvare, Dataikon

Automatisk generert beskrivelse

Journaler vil få en ekstra fane (X) hvor man ser nivå på journal og Batch nummeret.

Nivå viser hvilket nivå det har vært på tiltaket ved generering av arbeidslister.

Hvis det er et Batch nummer registrert, så betyr det at journal ble generert som arbeidslistejournal.

Et bilde som inneholder tekst, skjermbilde, programvare, display

Automatisk generert beskrivelse

MERK: hvis man etter å ha åpnet en journal for å sjekke, velger «lagre», så vil journalens nivå endre seg til den aktive tjenestens nivå, hvis disse to er forskjellig. Om ikke det er ønskelig, lukk journalen uten å lagre.

Om man velger å åpne en journal og lagre for å oppdatere nivået i journalen, vil man etter å ha endret nivå på en journal kunne fordele den på nytt i fordelingsbildet på vanlig måte.

5.4 Fast kontroll av at ikke nivåer endres i vanvare ved tjenesteutførere

Utførende tjeneste bør regelmessig sjekke at bruker har korrekt nivå på tiltak. Sjekke at det genereres arbeidslister som kan fordeles mm. Dette fordi man vet av erfaring at noen i vanvare avslutter/endrer tiltak.

5.5 Sletting av feil generering

Man kan slette en feil generert batch. Forutsetninger for å kunne slette:

· Benytt rolle med tilgang til arbeidsplanleggingsbildet.

· Man kan ikke slette arbeidsliste/batch bakover i tid, kun dagens dato og frem i tid.

· Oppdragene må ikke være fordelt på ansatte eller ruter, da må fordeling først nullstilles.

· Hvis det er journalført på noen av oppdragene som ble generert i samme batch får man heller ikke slettet.

6 Endringslogg for dokumentet

Dato	Versjon	Gerica-versjon	Endring	Endret av
27.09.2024	1.0	9.6	Ny veileder	IHP/AS

Forfatter:	Ivar Hoel Paulsen (Spesialkonsulent)
Godkjent av:	Irene Oksdøl (Seksjonssjef)
Dokumentadministrator:	Ivar Hoel Paulsen (Spesialkonsulent)
Dokument-ID:	49564
Gyldig fra:	03.10.2024
Revisjonsfrist:	03.10.2025

Veileder - ved flere tjenesteytere av samme type tjeneste i Gerica

Innhold

Revisjonskommentar