Hensikten med rutinen

Daglig og ukentlige oppfølgingspunkter for å sikre at meldinger og avlysninger blir lest og fulgt opp.

Hvem gjelder rutinen for

Denne rutinen omfatter alle virksomheter som benytter Digihelse.

Ansvarsfordeling

Det må utarbeides lokale rutiner i den enkelte virksomhet, oppfølging knyttet til:

• roller, ansvar og frist
• sjekk/oppføling av nye meldinger (lese, svare eller gi midlertidig svar, ev. behandle meldingen)
• oppfølging av meldinger som er markert med status under behandling.  
• videresending av melding til rett tjeneste
• håndtering av avlysningsmeldinger (sette pasienten på midlertidig stopp eller kansellere besøk)
• håndtering av mottattte feilsendte meldinger (som skulle ha vært til en andre f.eks. HELFO)

Beskrivelse/Utførelse av rutine

Alle mottatte meldinger skal besvares innen neste virkedag. Det står på Helsenorge.no at man kan forvente svar på melding i løpet av første virkedag. 

Det anbefales at meldinger sjekkes minimum 3 ganger daglig, tilsvarende PLO meldingene.

I Gerica benevnes Digihelse som “Innbyggerdialog”.  

Besvaring av meldinger fra ansatt til innbygger, eller personer med fullmakt

Vær oppmerksom på at alt som skrives i meldingen er en del av pasientensjournal. Husk at all informasjon i meldingen må være korrekt, relevant og i tråd med gjeldende lover og regler for helsekommunikasjon.

• Tydelig avsender: Informasjon om hvem som sender meldingen (navn, ev. tittel)
• Klart språk: Benytt klarspråk, en tydelig og forståelig formulering uten medisinsk fagspråk, hvis det ikke er nødvendig. 
• Relevant informasjon: Meldingene skal inneholde nødvendige og faktabaserte opplysninger som er direkte knyttet til saken.
• Vennelig tone: En profesjonell tilnærming for å sikre god kommunikasjon.

Før meldingen besvares, kontroller at rett mottaker er angitt før melding sendes.  

Oppfølging og kontroll

Det skal være fast oppfølging av disse statusene i innbyggerdialog:

Symbol	Status/beskrivelse	Frist
	NY melding	Sjekkes daglig x flere
	Ny forespørsel om avlysning	Sjekkes daglig x flere Svare ut innbygger med Godkjenn eller Avvis (med begrunnelse), settes tjenesten på midlertidig stopp eller kansellere arbeidslistjournalen
	Under behandling	x1 per Uke Meldinger med mer enn 1 uke med denne statusen, må følges opp. Dette for å sikre at meldingen blir besvart.

Se vedlegg

Se eksempel fra bydel Frogner (utarbeidet under pilotering av Digihelse i 2017)

Her kan du lese mer

Gerica - Digihelse - Brukerveiledning