TISK - Håndtering av personopplysninger for innbyggere med sperret adresse som skal vaksineres v. 4.2

Formål

Sikre at innbyggere med sperret adresse får tilbud om covid-19 vaksinasjon etter prioriteringsrekkefølgen.

Sikre riktig håndtering av personopplysninger for innbyggere med sperret (hemmelig) adresse som skal vaksineres.

Sikre at personopplysninger for innbyggere med sperret adresse ikke er synlig i OSVAK. 

Omfang/Virkeområde

Rutinen gjelder vaksinering og registrering av covid-19 vaksinasjon for innbyggere med sperret adresse i Folkeregisteret.  

Rutinen skal følges uavhengig av krav til elektronisk innrapportering av covid-19 relaterte vaksinasjoner. 

Definisjon sperret (hemmelig) adresse: innbyggere som har et særskilt beskyttelsesbehov med tanke på hvor de oppholder seg. Informasjon som kan identifisere en innbygger med sperret adresse, for eksempel telefonnummer, adresse, fastlege, e-post adresse skal ikke fremkomme. 

Ansvar

  • Kripos sender ut informasjon til innbyggere med sperret adresse om at de skal vaksineres hos sin fastlege.
  • Helseetaten/ Faggruppe smittevern har koordineringsansvar og skal sørge for at innbygger får tilbud om vaksinering hos fastlegen, alternativt ved vaksinasjonssenter/apotek, der fastlegen ikke kan vaksinere. 
  • Fastleger vaksinerer innbyggere med sperret adresse dersom de har tilgjengelig vaksine. Dersom fastlegen ikke kan vaksinere, varsler fastlegen Helseetaten/ Faggruppe smittevern på telefon 477 81 880 (hverdager 08.00-15.30). 
  • Vaksinasjonssenter eller apotek har ansvar for å vaksinere innbyggere etter avtale med Faggruppe smittevern. 
  • Innbyggere med sperret adresse skal ikke være synlig i OSVAK. Superbruker i OSVAK har ansvar for umiddelbart å overføre innbyggere med sperret adresse, dersom de vises i vaksinasjonssenterets system (OSVAK). Overføringen skjer til Helseetaten ved faggruppe Smittevern etter beskrivelse i denne rutinen. Innbygger registreres KUN med fødsels-og personnummer. Det er ikke tillatt å legge til adresse, telefonnummer, e-post eller annen kontaktinformasjon i OSVAK på noen som helst måte.
  • Kvalitetskontrollere i OSVAK gjør tilsvarende overføring, dersom de finner innbyggere med sperret adresse. 
  • Helseetaten/Faggruppe smittevern har ansvar for å holde rutinen oppdatert. ​

Aktivitet/Beskrivelse

Superbrukere og  kvalitetskontrollere i OSVAK

Innbyggere med sperret adresse skal ikke være synlige i OSVAK. Dersom innbyggere med sperret adresse likevel blir synlige i OSVAK, skal de håndteres på følgende måte: 

1. Når det i adressefeltet i OSVAK står oppført sperret adresse på en innbygger:

  • Dette indikerer at innbyggers identitet skal holdes hemmelig.
  • Det er ikke tillatt å legge til adresse eller annen informasjon.

2. Superbrukere og kvalitetskontrollerne overfører disse innbyggerne til Helseetaten/Faggruppe smittevern på følgende måte:

  • Innbygger registreres med "bydel Helseetaten" i OSVAK.
  • Helseetaten v/ Faggruppe smittevern håndterer saken videre og lagrer saken på skjermet område i OSVAK.

3. Dersom innbyggers adressesperre blir opphevet i løpet av vaksinasjonsperioden, varsles Helseetaten ved Faggruppe smittevern på koronasvar@hel.oslo.kommune.no

Det gjøres manuell oppdatering mot Folkeregisteret, slik at innbygger blir flyttet fra "bydel Helseetaten" til hjemmehørende bydel og adresse oppdateres automatisk. 
Helseetaten v/ Faggruppe smittevern
  • Kontrollerer daglig i OSVAK om det er overført innbyggere med sperret adresse.
  • Håndterer innbyggere med sperret adresse på skjermet område i OSVAK som kun Faggruppe smittevern har tilgang til.
  • Varsler fastlege per telefon der innbygger ikke selv har tatt direkte kontakt. (telefonnummer til fastlegen er å finne i Pasinfo). Få legens e-postadresse og legg ved den standardiserte fremgangsmåten for registrering i SYSVAK til fastlegen (se rutine for fastlege nedenfor). E-posten skal ikke inneholde personopplysninger.
  • Tar i mot henvendelser fra fastleger som ikke kan vaksinere.
  • Tar kontakt med innbygger med sperret adresse og avtaler vaksinering ved annet vaksinasjonssted (vaksinasjonssenter/apotek). 
  • Gjør avtale med vaksinasjonsstedet og formidler opplysninger mellom vaksinasjonssted og innbygger. 
  • Dersom ansvarlig for OSVAK får beskjed om at innbyggers adressesperre er opphevet flyttes innbygger fra "bydel Helseetaten" til tilhørende bydel. 
  • Dersom Helseetaten ved Faggruppe Smittevern får beskjed fra superbruker i bydel om at innbyggers adressesperre er opphevet, gjøres det en manuell oppdatering mot Folkeregisteret slik at innbygger flyttes fra "bydel Helseetaten" til hjemmehørende bydel. 
Fastleger
  • Vaksinerer listepasienter/ innbyggere med sperret adresse.
  • Registrerer vaksineringen i SYSVAK etter beskrivelsen under dokumentasjon i denne rutinen.
  • Dersom fastlegen ikke kan vaksinere, varsles Helseetaten/ Faggruppe smittevern på telefon 477 81 880 (hverdager kl. 08.00- 15.30) som overtar ansvar for å koordinere vaksinasjon. 
Vaksinasjonssenter/ apotek 

 

  • Tar i mot telefonisk henvendelser om vaksinering av innbyggere med sperret adresse og gjør vaksineavtale 
  • Tar imot nødvendig opplysninger om innbygger som skal vaksineres
  • Fyller ut egenerklæringsskjema i papirformat og vaksinerer innbygger. Utfylt egenerklæringsskjema påføres kun fødelsnummer og vaksineopplysninger, ingen andre personalia og sendes til Helseetaten/ Faggruppe smittevern ved Avdeling for samfunnsmedisin, Postboks 4716, 0506 Oslo
  • Registrerer vaksineringen i SYSVAK etter beskrivelsen under dokumentasjon i denne rutinen. Sørg for at registreringsskjemaet  oppbevares innelåst frem til det skal sendes. ​

​

Dokumentasjon

For innbyggere med sperret adresse skal vaksinasjoner meldes til FHI på papirskjema. Det skal IKKE registreres elektronisk i SYSVAK, slik at informasjon om bostedsadresse/bostedskommune og vaksinasjonssted kan identifiseres. Innbygger blir da registrert med FHI som vaksinasjonssted og ikke fastlegen/ vaksinasjonssenter eller apotek.

Fremgangsmåte:

  • Send e-post til sysvak@fhi.no med kontaktinformasjon til vaksinatør og varsle om at et skjema blir sendt per post.
  • NB. Ikke oppgi noe informasjon i e-posten om innbygger som er vaksinert.
  • Skriv ut registreringsskjema SYSVAK i papirformat. Fyll ut og bruk helst blokkbokstaver. 
  • Kun fødselsnummer og innbyggers navn oppgis i skjemaet, sammen med opplysninger om vaksinen som er satt.
  • Vent med å sende skjemaet i posten til du får svar fra en saksbehandler i FHI.
  • Skjemaer skal oppbevares innelåst fremtil de blir sendt. 
  • Bruk nøytral konvolutt uten merking dersom mulig (uten logo).
  • Brevet adresseres til Folkehelseinstituttet SYSVAK v/ "navn på saksbehandler i SYSVAK som besvarte e-post", Postboks 222 Skøyen, 0213 Oslo.

 

Hjemmel

 SYSVAK-registerforskriften

Referanser

Melde til SYSVAK 

Faktaark 55 - sperret adresse i Folkeregisteret (Direktoratet for e-helse)