Hensikten med rutinen

Sikre at helseopplysninger som utveksles ikke kan identifiseres av uvedkommende. 

Hvem gjelder rutinen for

Rutinen skal benyttes av alle ved nødvendig oversendelse av helseopplysninger hvor det ikke er andre etablerte muligheter. 

Ansvarsfordeling

Helseetaten ved Avdeling for samfunnsmedisin har ansvar for å oppdatere rutinen. 

Avdelingsleder/e har ansvar for å risikovurdere oversending av helseopplysningene, og sikre tilstrekkelig opplæring.

Ansatte som skal oversende helseopplysninger til andre virksomheter har ansvar for å følge rutinen.

---

Utførelse av rutine

Introduksjon 

• Filer med personopplysninger skal ikke sendes ukryptert som vedlegg i e-post.
• Dette dokumentet forklarer hvordan du kan kryptere en Excel-fil med et passord som du sender via sms eller ringer til mottaker. 

Viktig før du setter i gang

• Kryptering gjør det ikke automatisk lovlig og dataansvarlig må risikovurdere dette før hver behandling.
• Ingen av de registrerte kan ha adressesperre (kode 6 og 7) - da er ikke overføringen lovlig. 
• Du må ha en nyere versjon av Excel - se under.
• Lag en egen katalog til filen/e du skal kryptere – så blir rydding enklere og sikrere.

Hvordan sjekke Excel-versjon

For å bruke kryptering som er sterk nok må du ha Excel i versjon 2016, 2019 eller den som kalles "Microsoft 365".

Har du 2007, 2010 eller 2013,  kan du ikke bruke krypteringen og må ringe mottaker for å avtale annen måte for forsendelse, 

                                                                             

Klikk på "Fil"                                                              Klikk på "Konto",                                                                            

 

 Andre versjoner- her: Microsoft 365

Kryptering av Excel-filen

Fyll ut filen som vanlig. Sjekk alle felter og rader. Krypteringen skjer slik:

                                                                                                                                                

Klikk på "Fil"                                                Klikk på "Informasjon"                                       

 

Klikk på "Beskytt arbeidsbok" deretter ‘Kryptér med passord’.

Velg passord

Velg et passord som består av minst 8 tegn. Du må gjenta det for å sikre at du ikke feiltastet. 

 

Lagre filen og steng Excel (med x oppe til høyre eller Fil>Lukk).

Sjekk at dette virket

Åpne filen igjen og sjekk at du blir spurt om passord. Sjekk at passordet du husker åpner filen. Lukk filen igjen.

Send filen på e-post

Send filen på e-post til mottaker. Skriv at passord kommer på sms, og at du vil ha bekreftet mottak og at filen kunne åpnes. 

Send sms til mottaker

Send sms med passordet. Ikke bruk ordet "passord" i sms'en, mottaker skjønner hva det er når e-posten kommer. 

Slett filen fra disk

Når mottaker har bekreftet mottak og at filen kan åpnes, kan du slette filen fra disken slik: Trykk Shift+Delete slik at filen slettes uten å legges i søppelkassen. 

Hjemmel

Hjemmelsgrunnlaget for denne behandlingen vil variere med formåle

Utstyr

 Excel i versjon 2016, 2019 eller "Microsoft 365".