Tilgangsstyring 

• Bydelsoverlege eller leder for etat sender informasjon om hvem som skal være superbruker i etat/bydel til smittevern@hel.oslo.kommune.no, med følgende informasjon:​

  • E-postadresse
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Telefonnummer
  • Bydel/Etat/Arbeidssted
  • Stillingstittel
  • Startdato
  • Sluttdato
  • Navn nærmeste leder
  • E-post nærmeste leder

• Superbruker og vaksinatør får tilgang til:

  • «Pasinfo Vaksine Admin» for tilgangsstyring og administrering/kontroll av registrerte vaksiner.

Registrere vaksine i vaksineapplikasjonen

Vaksineregistrering

1. Vaksinatør må være logget inn i applikasjonen før vaksinering starter.
2. Hvis ansatt er ukjent for vaksinatør, må legitimasjon fremvises før vaksinering
3. Vaksinatør gjennomgår egenerklæringsskjema med den ansatte. Alle punkter i skjemaet gjennomgås og ved avvik skal det vurderes av lege om vaksinen kan settes eller ikke. Det utløses triage (varselstrekant) dersom man svarer ja på noen av spørsmålene i egenerklæringen som kan være kontraindikasjon for vaksinering dersom den fylles ut elektronisk. Det er viktig å journalføre om man overser denne, eller om det gjøres en legevurdering. 
4. Vaksinatør registrerer vaksinasjon, felter som skal fylles ut:
   1. Navn på vaksine
   2. Batch/LOT
   3. Årsak til vaksinering
   4. Vaksinasjonsdato
   5. Vaksine satt på stedet
   6. Vaksinatør – settes automatisk til innlogget bruker (kan endres manuelt)
   7. Rekvirent (Må være lege eller helsesykepleier)
   8. Ansvarlig virksomhet – velg fra forhåndsdefinert liste
   9. Registreringsgrunnlag. 
   10. Merknad (ikke obligatorisk felt)

Egenerklæringsskjema

• Vaksinatør gjennomgår egenerklæringsskjema med den ansatte før vaksinering for å avklare om det er medisinsk forsvarlig å vaksinere den ansatte.
• Se Vaksine - Egenerklæringsskjema for sesonginfluensavaksinering

Etterregistrering 

• Under 5 dager siden vaksinasjon:
  • Registrer vaksinen på vanlig måte i Pasinfo Vaksine ved å opprette timeavtale på riktig dato for vaksinering. 
• Over 5 dager siden vaksinasjon:
  • Registrer vaksinen i Pasinfo Vaksine ved å opprette timeavtale på dagens dato.
  • Sørg for å registrere riktig konsultasjonsdato i selve vaksineregistreringen (dato da vaksinen ble satt). Deretter skal dato for timeavtalen endres til det samme som konsultasjonsdato inne i vaksineregistreringen i Pasinfo Vaksine Admin, dette må gjøres av superbruker. Skriv en merknad om at vaksinasjonen er etterregistrert

Samtykke - Vaksinering av barn og ungdom under 16 år 

• Ved vaksinasjon utenfor barnevaksinasjonsprogrammet må begge foreldrene eller andre med foreldreansvar samtykke til vaksinasjonen. Uten samtykke kan skal ikke vaksinasjon gjennomføres.

• Se samtykkeskjema her. Vaksine - Samtykke skjema for foresatte influensavaksinering

Ansvar og oppfølging for HEL/Faggruppe smittevern og superbrukere i SYE i Pasinfo Vaksine Admin

Alle disse listene med oversikt over de ulike kategoriene finner du når du trykket på "Vaksinering" i listen i menyen til venstre i Pasinfo Vaksine Admin. Deretter velger du liste ved å klikke på "Aktive registreringer" 

Ansatt - Avviste vaksineregistreringer til SYSVAK

1. En kontrolliste i «Pasinfo Vaksine Admin» fanger opp alle tilfeller av vaksinasjoner der melding til SYSVAK har feilet. Visningen sjekkes av både superbrukere og av HEL alle hverdager i perioden det vaksineres mest og deretter én gang per uke til vaksinering avsluttes.

2. Superbrukere forsøker selv å løse tilfeller der melding til SYSVAK har feilet, f.eks. ved å kontakte den ansatte og nøste i hva som kan være grunn til feilen.

3. Hvis superbrukerne ikke finner ut av det, løftes saken ved å sende e-post til smittevern@hel.oslo.kommune.no. HEL kontakter FHI ved behov.

5. Bruk notatfelt i tidslinjen på den ansatte i «Pasinfo Vaksine Admin» for å dokumentere hva som har blitt gjort. Lenke til den aktuelle feilvaksinasjonen kan sendes på mail når man trenger bistand i en sak. For mer informasjon om notat/tidslinje se brukerveiledning på Workplace.

6. Når sak er løst, dvs. at melding er blitt bekreftet godkjent av SYSVAK, vil vaksinasjonen forsvinne fra kontrollisten for feilede meldinger til SYSVAK.

Ansatt - Duplikatregistreringer

• SYSVAK fanger opp og håndterer duplikatmeldinger hvis dataene i følgende felter er identiske: fødselsnummer, SYSVAK-kode og vaksinasjonsdato. 

• Dersom batchnummer, preparatnavn, årsak til vaksinasjon, registreringsdato eller registrerende enhet er annerledes enn ved opprinnelig registrering, vil disse feltene oppdateres i SYSVAK. 

• En kontrolliste i "Pasinfo Vaksine Admin" fanger opp alle tilfeller av duplikatregistreringer, og superbrukere bør sjekker visningen jevnlig. Dobbeltregistreringer skal deaktiveres i "Pasinfo Vaksine Admin" og grunnlag for deaktivering dokumenteres i journalnotat i vaksineregistreringen før deaktivering utføres. Dette er for å sikre riktig statistikk.  

• For mer informasjon om kontrollister (systemvisninger) og deaktivering, se brukerveiledning på Workplace.

Ansatt - Timeavtaler som mangler vaksineregistrering

• Denne systemvisningen må sjekkes jevnlig av superbrukere slik at vi unngår tilfeller der vi har gitt helsebehandling uten å sende vaksineregistrering til SYSVAK. 

• Gå gjennom alle timeavtaler som mangler vaksineregistreringer. Dersom vaksineregistreringen ikke er gjeldende (feilregistrert) må man åpne disse ved å dobbeltklikke på hver enkelt vaksinering, og deretter klikke på "Deaktiver" i linjen under "søk" feltet. 

• Dersom vaksineregistreringen skal gjennomføres, at den ansatte fikk vaksinen men at registreringen ikke ble fullført, må dette gjøres i vaksineregistreringsappen Canvas.

  • Under 5 dager siden registreringen: Man kan gjennomføre vaksinen ved å fullføre vaksineregistreringen på timeavtalen som ble utført gitt dato. 
  • Over 5 dager siden registreringen: Man må legge inn NY vaksineregistrering i Canvas, og sørge for å lege inn riktig dato i selve vaksineregistreringen. Deretter kan man endre dato for timeavtalen i Pasinfo Vaksine Admin. 

Reserveløsning ved nedetid

• Ved nedetid, er det laget et digital reseveløsning der man kan registrere vaksinasjonene manuelt.

  • ​​Les mer om denne løsningen her.

• Egenerklæring gjennomgås muntlig (man printer ut, eller har egenerklæringen i EQS foran seg) og det noteres f.eks på papir at dette er gjort/om det er noen detaljer å bemerke.

  • Se Vaksine - Egenerklæringsskjema for sesonginfluensavaksinering

• Det hukes av i digital reserveløsning for at «Egenerklæring er gjennomgått og OK», men uten at man krysser av for de spesifikke spørsmålene digitalt.

• Vaksine registreres digitalt i reserveløsning (dvs. fødselsnummer og annen info skrives inn manuelt uten at man gjør oppslag mot FREG eller KRR).

• Vaksine sendes til SYSVAK etter 2 dager hvis alt er OK igjen.

• Egenerklæring etterregistreres digitalt så snart man har anledning (komplett med besvarelse av alle spørsmål). Vi lager en systemvisning som fanger opp hvis noen vaksineregistreringer mangler egenerklæring.

Dersom digital reserveløsning er nede

• Skriv ut egenerklæringsskjema og fyll ut feltene på begge sider.

  • Se Vaksine - Egenerklæringsskjema for sesonginfluensavaksinering

• Oppbevar de på et sted der det kun er de som gjennomfører vaksinasjonene som har tilgang, for å ivareta personvern.

• Vaksinene må deretter etterregistreres i vaksineapplikasjonen så snart det lar seg gjøre.