Sikre at brukeropplysninger som kommer i brevpost blir tilgjengliggjort i Gerica
Sikre at diverse kartlegginger som gjøres på papir blir tilgjengliggjort i Gerica
Ansatte som gjenomfører kartlegging i institusjoner som bruker skanning
Ansatte som håndterer brevpost i institusjoner som bruker skanning
Ansatte som yter helsehjelp
Institusjonssjef har ansvar for at rutinen er kjent og utpeke ansatte som skal skanne til Gerica
Ansatte med ansvar for skanning må følge rutinen og Gerica - Skanning av dokumenter i Gerica - Brukerveileder
Alle ansatte må kjenne til skannede dokumenter
Ansatte som håndterer brevpost åpner og sorterer dokumenter til skanning. Dokumenter skannes inn daglig og knyttes fortløpende til riktig journal.
Dokumenter som er skannet inn i Gerica må i tillegg oppbevares i tre måneder, og makuleres etter det.
Navnet på dokumentet skal gjenspeile innhold og skal merkes med dato for når dokumentet er mottatt. For at det skal være lettere å finne riktig dokument må det brukes samme tekst på likelydende dokumenter.
Eksempler:
Skannede dokumenter skal ikke hete "Skannet dokument...", "Opphold helsehus" osv.
Skannede dokumenter legger seg som journaltype 200 og datoen de ble opprettet/skannet.
Ved oppstart av skanning mottar institusjonen unik QR-kode som skal brukes på alle dokumenter. QR-koden endres ikke. Dersom koden mistes kan institsjonen få ny utskrift ved å henvende seg til brukerstøtte Gerica via Kompass skjema "Kontaktskjema SYE".
Multifunksjonsmaskin må være godkjent for sikker skann til Gerica og skal bestilles gjennom godkjent anskaffelse via IKT brukerstøtte i Kompass skjema "Generell forespørsel". I tillegg må det bestilles oppsett av sikker skann.