Smittevern- Bestilling, mottak, oppbevaring og kassasjon av koronavaksiner v. 2.1

Formål

Sikre en forsvarlig håndtering og oppbevaring av koronavaksiner i Sykehjemsetaten. 

Omfang/Virkeområde

Gjeldende i alle helsehus og langtidshjem fra mottak av koronavaksiner til vaksinene er brukt eller kassert.  

Ansvar

Instusjonssjef har ansvar for at prosedyren gjøres kjent og implementeres. Institusjonssjef har ansvar for at institusjonen har et vaksineteam som beskrevet i Smittevern - Lokale vaksinasjonsteam: Organisering og oppgavebeskrivelse

Vaksineteam i SYE følger med på myndigheters føringer, informerer institusjonene etter behov,  og har dialog med Helseetaten om bestilling og distribusjon av vaksiner. Mandat vaksineteam

Vaksinekoordinator skal holde seg orientert om informasjon og føringer fra myndigheter og vaksineteamet i SYE via Teamskanalen SYE/vaksinekoordinatorer og er vaksineteamets kontaktperson i institusjonen. Smittevern - Lokale vaksinasjonsteam: Organisering og oppgavebeskrivelse

Vaksinekoordinator bestiller vaksiner i henhold til informasjon fra vaksineteamet i SYE og skal sørge for etterlevelse av rutiner knyttet til oppbevaring og bruk i egen virksomhet.  

Aktivitet/Beskrivelse

 1.Bestilling av vaksine

  • Institusjonen bestiller vaksiner i henhold til instruksjoner gitt i Teamsgruppen SYE/Vaksinekoordinatorer og får beskjed på forhånd hvor mange doser som vil leveres og når leveransen forventes levert.
  • Helseetaten sender ut kjøreliste/informasjon om leveranse.

2. Mottak av vaksine

Vaksinekoordinator, evt stedfortreder, bør ta i mot leveransen av vaksiner. Evt kan annen sykepleier (som er kjent med rutinen) være mottaker.

Ved mottak av vaksiner kontrolleres følgende: 

  • Synlig brekkasje (for eksempel knuste glass eller skadede forseglinger/gummipropper).
  • Antall mottatte enheter. Stemmer antall mottatte enheter med:
    • avtalt mengde
    • pakkseddel
  • Holdbarhet av mottatt hetteglass (NB: informasjon om holdbarhet finnes på etiketten på esken vaksinen ble levert, IKKE på hetteglasset)- se eksempeletikett under.
  • Batchnr på ytteremballasje og hetteglass stemmer overens

Eksempel nummer 1:

Eksempel på eske med etikett levert fra Helseetaten- det er her aktuell holdbarhet står. Batchnr på eske skal stemme med hetteglass levert. 

 ​

Eksempel nummer 2 (forside): 

Eksempel på etikett på levert vaksine. NB: Høsten 2024 leveres Comirnaty JN.1, ikke Comirnaty XXB.1.5 som er avbildet.

-8810362415186149969.jpg

Eksempel nummer 2 (bakside):  Se: Lotnr = aktuellt batchnummer og holdbarhet

thumbnail_-3256756250719846306.jpg

Send mail til vaksine.logistikk@sye.oslo.kommune.no snarest hvis noe ikke stemmer eller er uklart. 

​​Mottatte hetteglass/doser settes kjølig.

Temperatur i kjøleskapet/kjøleboks sjekkes før innsetting (skal være 2-8 grader).

Vaksineregnskap føres for å holde oversikt over mottak, uttak, holdbarhet og for dokumentasjon av istandgjøring av sprøyter. Det er ikke lenger påkrevet å føre nøyaktig regnskap over vaksinerdoser brukt og kassert og skjemaet skal heller ikke benyttes til rapportering.  Ulike batchnummer/LOT-nummer eller vaksiner med ulik holdbarhet føres på egne skjema. (Skjema finnes som vedlegg til denne rutine) 

Følgende registreres på toppen av vaksineregnskapsskjemaet:

  • Fullt navn på vaksine
  • Batchnr (=lotnr)
  • Mengde mottatt
  • Mottaksdato og klokkeslett
  • Holdbarhet for aktuell leveranse i kjøleskap (holdbarhet på eske)
  • Signering for mottak

Vaksineregnskap oppbevares i egen perm.

3. Oppbevaring

  • Vaksinene skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende på medisinrommet.
  • Vaksinene skal oppbevareskjølig, mellom 2-8 grader. 
    • Institusjonenes vanlige kjøleskap til oppbevaring av legemidler kan benyttes, men oppbevares adskilt fra andre legemidler/vaksiner (NB: vaksiner med ulike batchnummer og/eller ulik holdbarhet oppbevares adskilt), og kjøleskapet skal være ryddig og ikke fullt. Vaksinene skal ikke oppbevares i kjøleskapsdøren.
    • Alternativt kan kjøleboks levert av Helseetaten til dette formålet benyttes. (NB: må være koblet til strøm!). Bruksanvisning til kjøleboks og til termometeret som følger med boksen er vedlagt under fanen relatert. 
  • Det anbefales at kjøleskapet eller termometeret har alarmfunksjon som varsler når temperaturen blir for høy eller for lav.
  • Temperaturen i kjøleskapet skal til enhver tid ligge mellom 2-8 grader. 
    • ​Kjøleskapstemperaturen skal kontrolleres daglig og dokumenteres. (ved behov for eget skjema for koronavaksiner- ligger det et forslag til skjema som relatart vedlegg).

Avvik

  • Råd vedrørende bruk etter avvikende temperatuerer; kontakt  til FHI på telefon 21 07 70 00 i normalarbeidstiden, utenom normalarbeidstid kan smittevernvakta kontaktes, telefon 21 07 63 48.
  • Avvik skal også meldes i EQS

4. Uttak av vaksiner

  • Uttak av vaksiner fra kjøleskap føres i vaksineregnskapet med dobbeltkontroll.
  • Istandgjøring, inkl dobbeltkontroll dokumenteres i vaksineregnskapsskjema. For rutine, se Smittevern-Koronavaksinering høsten 2024
  • Bruk av doser kan registreres i vaksineregnskapsskjema (dose 1, oppfriskningsdoser og kassasjon) 

5. Kassasjon og svinn

  • Vaksiner utgått på holdbarhet kasseres i risikoavfallseske, evt sendes til apoteket til destruksjon, som for øvrige legemidler.
  • Hvis man får trukket opp færre doser enn 6 bør årsak kartlegges for å sikre riktig håndtering/dosestørrelser. (Gjelder også uventede overskuddsdoser)
    • Eventuelle avvik registreres som uønsket hendelse i EQS.
    • Ta gjerne kontakt med vaksine.logistikk@sye.oslo.kommune.no ved uventede hendelser knyttet til doser.
  • Utstyr brukt i tilberedning og utdeling kasseres i kanyleboks (kanyler) eller risikoavfallsboks som sendes apoteket for destruksjon.

6. Overskudd av vaksiner

Det utføres ikke redistribusjon av leverte hetteglass, og overskuddsglass vil vanligvis gå til kassasjon. 

Kilder

Koronavaksinasjon- håndbok for helsepersonell (FHI)

Hjemmel