Formål

Sikre enhetlig dokumentasjon av vurdering, ordinering og dokumentasjon av vaksine gitt og eventuelle bivirkninger.

Omfang/Virkeområde

Gjelder langtidshjem i Sykehjemsetaten

Ansvar

Instutsjonssjef har ansvar for at prosedyren gjøres kjent og følges.

 Aktivitet/Beskrivelse

• Kontrollere vaksinasjonsstatus i SYSVAK:
  • Velg beboer og gå i eLink, Melding pr. bruker
  • Opprett ny melding
  • Velg meldingstype "Vaksine søk"
  • Mottaker er SYSVAK (Mottak 1 eller Mottak 2, samme som for vaksineregistrering)
  • Send meldingen
  • Om kort tid vil du motta melding "SOKRESPONSE" fra FHI med oversikt over alle vaksiner registrert på denne beboeren i SYSVAK

Denne funksjonen erstatter oppslag i SYSVAK-nett.

 

• Lege må vurdere : 
  • Om beboer skal ha vaksine
  • Samtykkekompetanse 
  • Innhente samtykke fra pårørende/verge dersom beboer ikke har samtykkekompetanse og dokumentere dette i Gerica. 
  • Dersom beboer uten samtykkekompetanse rundt vaksinering motsetter seg vaksinasjon må det vurderes om pasient- og brukerrettighetslovens kap. 4A skal gjøres gjeldende
     
• Veildening om vaksiner: 
  • ​​Smittevern - Sesonginfluensavaksinering 2026/2027
  • Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)

• Legen ordinerer aktuell vaksine i  Gerica for å bekrefte at pasienten skal ha vaksinen
  • Fra legemiddelkartoteket velg medikamenter (øverst) – trykk NY
  • Registrer i medikamentinfo og signatur (ordinering)
  • Lagre

Eksempel under på ordinering på coronavaksine:

 

• Seponere medikamentet​
  • Ordineringen skal være aktiv inntil vaksinen er satt. Da seponeres vaksinen. Dette gjøres av sykepleier som har dokumentasjonsansvar. Bruk 5018 Sykepleier i vaksinasjonsteamet på feltet seponert av, årsak 17 Vaksine. 

• Tiltaksplan
  • ​Sykepleier informeres om at ordinert vaksine kan settes og dokumenterer i tiltaksplan under Medisinadministrasjon, i undermappen som heter vaksinasjon. Der skal det føres journal hvor det dokumenteres for gitt vaksine og ikke på manuelle skjemaer.
  • Hent aktuelle tiltak for aktuell vaksine og observasjon av bivirkning samtidig 50.4.5.4   

​​​Eksempelet under viser tiltak for ulike vaksinetyper:

 

• Registrer 114 Intitusjonsjournal med standardtekst 16_Tplan_Vaksine_korona eller influensa_gitt på henholdsvis tiltaket 50.4.5.6, 50.4.5.7, 50.4.5.8, 50.4.5.9 eller 50.4.5.10
• Registrer 114 Institusjonsjournal med standardtekst 16_Tplan_Vaksine_bivirkning/alvorlig_bivirkning ved ev. bivirkninger på tiltaket 50.4.5.4

  • All dokumentasjon om observerte bivirkninger / ingen bivirkninger skal skrives på tiltaket for bivirkninger 50.4.5.4

• Når vaksinen er satt skal det kun skrives en journal med standardtekst pr tiltak. Hvis det er behov for å dokumentere noe mer om vaksinen, ikke opprett ny journal, men bruk knappen legg til tekst. Legg til tekst må gjøres fra journalbildet.

       ​

Registrering i SYSVAK via Gerica 

Alle vaksiner skal meldes til SYSVAK. Vaksine registrering gjøres direkte fra Gerica på følgende måte:​ ​​

• Gå på brukerlista og stå på den bruker som det skal sendes registreres vaksine på
• Gå på eLink per bruker
  • ​Opprett ny melding
  • Velg meldingstype Vaksine registrering
  • Avsender kommer automatisk
  • Mottaker er SYSVAK - bruk en av disse adressene som vist på bilder under
  •  
  • Konsultasjonsdato skal settes til den datoen vaksinen ble satt
  • Vaksine: velg aktuell vaksine
  • Årsak til vaksine: dette feltet fremkommer i meldingen dersom type vaksine krever innrapportering på dette (som blant annet pneumokokk, influensa, korona). For beboere på langtidshjem vil årsaken være "risikogruppe".
  • Preparat: er forhåndsutfylt ut ifra hvilken vaksine er valgt. Høyreklikk i feltet og velg preparatet.
  • Batch: legg inn rett batch nummer fra ampulle
  • Registrerende helseenhet: er forhånds utfylt med innlogget nivå på rolle, men kan endres
  • Trykk på knapp "Send melding"

Eksempelet under er corona vaksine:

  

Klikk her for å se veiledningsvideo

• FHI svarer med HENDELSERESPONSE

Svar fra FHI må leses for å sikre at registreringen er riktig. Når det står "Vaksinasjon er registrert OK"  er vaksinen registrert i SYSVAK. Svar fra FHI merkes som behandlet. 

• Ved etterregistrering vil svaret se slik ut

  

• I noen tilfeller kan det oppstå behov for å sende vaksine melding på nytt (f.eks. for å endre feilskrevet batch nr.). Ny melding opprettes som beskrevet ovenfor, men det er viktig å huske at følgende felter må inneholde samme informasjon som den forrige meldingen:
  • meldingstype
  • ​bruker 
  • konsultasjonsdato (vaksinasjonsdato)
  • vaksine

Dersom informasjon i disse feltene endres vil SYSVAK oppfatte dette som ny vaksinasjon. Ved behov for å endre informasjonen må det tas kontakt med SYSVAK for sletting, og deretter registrere vaksinen på nytt.

Beboere skal kun ha én vaksine melding per vaksinedose.

• Feilregistrering

Dersom det er registrert feil er det mulig å kansellere en vaksinemelding fra Gerica.

• Høyreklikk på den aktuelle meldingen, velg "Send kansellering" og send melding
• Opdatert meldingsoversikten viser den aktuelle meldingen med overskriften "Meldingen er kansellert"

Klikk her for å se veiledningsvideo

• melde.no

Link til melde.no er nå tilgjengelig i Gerica for enklere rapportering av bivirkniner til nasjonale myndigheter. Linken finnes på "Verktøy" meny.​ Bivirkninger skal i tillegg dokumenteres i Gerica på tiltak 50.4.5.4.

Alle andre uønskede hendelser skal fortsatt meldes i EQS på vanlig vis. 

Rapportering til SYE administrasjon 

Institusjonene sender vaksine-regnskap  på epost til:  vaksine.logistikk@sye.oslo.kommune.no 

Melding av mistenkte bivirkninger og vaksinesvikt

• Helsepersonell har meldeplikt for dødelige eller livstruende bivirkninger, bivirkninger som har gitt varige alvorlige følger, eller som er uventede eller nye (jfr. bivirkningsregisterforskriftens §3-1 (3) og SYSVAK-registerforskriften §2-1 (1)).
• Ved oppstart av koronavaksinasjonen vil vi ha begrenset kunnskap om bivirkninger av vaksinene. Vi vil vite lite om sjeldne bivirkninger (kan forekomme hos 1 av 1 000 til 1 av 10 000 vaksinerte), og nesten ingenting om svært sjeldne bivirkninger (kan forekomme hos færre enn 1 av 10 000 vaksinerte). Det er derfor svært viktig at mistenkte bivirkninger meldes fortløpende.
• Alvorlige bivirkninger er definert som bivirkninger som er livstruende, ender med død, fører til eller forlenger en sykehusinnleggelse, som medfører vedvarende eller betydelig nedsatt funksjonsevne eller arbeidsuførhet, eller er en medfødt anomali/fødselsdefekt (jfr. legemiddelforskriftens §10-1 (b) (2)).
• Ved mistanke om meldepliktige bivirkninger etter vaksinasjon skal melding sendes via nettskjema på melde.no
• Dokumentasjon i Gerica i Tiltaksplan under tiltaket 
• Alvorlig sykdomsforløp av SARS-CoV-2-infeksjon hos fullvaksinerte skal meldes som vaksinesvikt. Koronavaksinen gir den enkelte god beskyttelse mot alvorlig forløp av covid-19-sykdom. Full beskyttelse oppstår 1-2 uker etter siste dose. Grad av beskyttelse kan variere mellom de ulike vaksinene, og personer kan ha ulik immunrespons, avhengig av alder og helsetilstand. Dersom en person blir alvorlig syk med covid-19 senere enn 1-2 uker etter fullført vaksinasjon kan dette regnes som en mulig vaksinesvikt og skal registreres som bivirkning melde.no

 

Referanser

se fanen relatert