Hensikten med rutinen

Manual for tilgangsadministrasjon i ELISE. Det er utarbeidet en egen rutine med retningslinjer for tilgangsadministrasjon. Denne finner du her. Det er kun ansatte med autorisasjonsansvar som får tilgang til å administrere brukertilganger. Under følger veileder for hvordan man tildeler, avslutter og masseoppdaterer tilganger.

 

Innhold

• Tilgangsadministrasjon
• ​Ansattoversikt
• Bestille tilgang
  • ​​​Ansattinformasjon
  • Organisasjon
  • Eksisterende tilganger
  • Tilganger på vent
  • Velg ny tilgang
  • Informasjon om ventende tilgangsbestillinger
  • Oppdatere ansattinformasjon
• Verifisere tilgangsbestilling
  • ​Informasjon til den ansatte
• ​​Avslutte tilganger for en ansatt
  • ​Avslutt enkelttilgang
  • Avslutt alle tilganger
• Masseoppdatering av ansatte 
• Team
  • Tilgangsteam
  • Arbeidsteam
• Køer

 

Tilgangsadministrasjon

Modulen for tilgangsadministrasjon ligger som en egen applikasjon i Pasinfo. Man bytter applikasjon ved å klikke på "ELISE" eller "ELISE institusjon" øverst til venstre inne i applikasjonen (markert i rødt).

 

Da åpnes et pop-up-vindu hvor man velger "ELISE Tilgangsadministrasjon". Da åpnes applikasjonen.

 

Ansattoversikt

Åpningsbildet er ansattoversikten. I tillegg har du menyvalgene "Masseoppdatering", "Opprett ny tilgang" eller "Tilgangsbestillinger", "Team" og "Køer" på venstre side i bildet.

I Ansattoversikten finner du en liste over ansatte som har tilgang til ELISE. Hvis du velger visningen for din virksomhet finner du listen over “dine” ansatte, på virksomhetsnivå. Du har filtreringsmuligheter under hver kolonne på lik linje som i ELISE- applikasjonen. Du kan med andre ord filtrere på stillinger, tjenestested, slutt- og startdato.

 

I det lille søkevinduet oppe i høyre hjørne kan du søke etter enkeltansatte.

 Benytt gjerne en stjerne (*) før navnet du skal søke etter. Da søker den etter alt som inneholder dette navnet og ikke på begynnelsen av navnet. Eks: *Hansen.

 

Bestille tilgang til ny ansatt

Tildeling av nye tilganger er basert på en to-delt prosess der leder bestiller tilganger og en ELISE-kontakt/superbruker validerer og verifiserer tilgangene.

For å bestille tilgang til en ny ansatt velger du "Bestille tilgang" i menyen til venstre. Det er kun ledere som har tilgang til å bestille tilganger.

Dette åpner bestillingsskjemaet:

I den venstre kolonnen registreres informasjon om den ansatte og organisasjonen den ansatte er tilknyttet. I kolonnen i midten vises eksisterende tilganger knyttet til den ansatte, og allerede bestilte tilganger på vent tilknyttet den ansatte. I kolonnen til høyre finner du de ulike tilgangene du har mulighet til å bestille til den ansatte. Obligatoriske felter er markert med en rød stjerne og må fylles ut.

Hvis en bruker allerede er registrert i systemet vil felter alle feltene på ansattinformasjon og under organisasjon fylles ut med dataene denne brukeren er registrert med etter at epostadresse er lagt inn.

 

Ansattinformasjon

I feltene under ansattinformasjon fyller man inn personlig informasjon om den ansatte. Dette inkluderer e-post, fødselsnummer (11 siffer), fornavn, etternavn og telefonnummer (ikke obligatorisk felt).

Man skal alltid starte med å fylle inn e-post først, da systemet sjekker om personen allerede har tilganger. De andre feltene vil være låst inntil man legger inn e-postadresse.

OBS! Hvis du ikke får oppdatert tilgang. Se over følgende: Er det mellomrom før innholdet i feltene? Er det skrevet inn telefonnummer med mellomrom/for få sifre?

Organisasjon

I feltene under Organisasjon fyller man inn informasjon om den ansattes stillingstittel og virksomhet den ansatte jobber i. Stillingstittel er en nedtrekksmeny man kan velge fra.

Når man klikker i feltet "Tjenestested" får man en egen meny opp der man kan velge tjenestestedet den ansatte jobber. Klikk på pil for å utvide listen.

Feltet "Virksomhet" fylles automatisk ut når man har valgt tjenestested.

Feltet "E-post nærmeste leder" fylles ut automatisk til innlogget bruker i ELISE. Dersom nærmeste leder er en annen enn den som oppretter tilgangsforespørselen, korrigeres e-postadressen manuelt til riktig leder.

NB! Sluttdato settes maks 3 år frem i tid fra dagens dato. Oppstartdato settes på tidligst dagens dato, eller frem i tid. 

OBS: Godkjenner mottar e-post med varsel om at det er søkt om tilgang og nærmeste leder mottar e-post med varsel om at det er gitt tilgang.

Eksisterende tilganger

Dette feltet viser hvis den ansatte har eksisterende tilganger til team knyttet til sin e-postadresse. Man kan via dette panelet fjerne tilganger til team den ansatte har tilgang til per i dag.

OBS! Man kan ikke avslutte og legge til team i samme runde. Da kreves det at man sender en forespørsel, oppdaterer siden og begynner utfyllingen fra start igjen.

Tilganger på vent

Når man har søkt om en eller flere tilganger til en ansatt vil de vises her frem til de godkjennes av en med godkjenner-rolle.

Velg ny tilgang

I denne fanen huker man av de tilganger man bestiller for den ansatte. Personen som har rettighet til å bestille tilgang har det på tvers av sin virksomhet. Eksempel: leder i hjemmetjenesten i Team Nord i bydel Gamle Oslo har mulighet til å søke om tilgang for ansatte til Team Sør, Øst og Vest også.

Man kan huke av for flere team samtidig, og fullfører handlingen ved å trykke på knappen "Opprett ny tilgang". Tilgangen legges da i oversikten for å godkjennes ("Tilgangsbestillinger").

 

Informasjon om ventende tilgangsbestillinger

Det går automatisk e-post til de i virksomheten som har tilgang til å validere og verifisere tilgangsbestillinger når det foreligger en ny tilgangsbestilling.

 

Oppdatere informasjon

Inne i tilgangsbestillingen kan du oppdatere informasjon om den ansatte. Det kan for eksempel være endring av telefonnummer, stillingstittel osv. Man kan ikke endre e-postadresse eller fødselsnummer. Hvis man ønsker å endre sluttdato for den ansatte kan man gjøre det her. Endre feltene og trykk på "Oppdater brukerinformasjon" nede i høyre hjørne.

 

 

Verifisere tilgangsbestilling

Verifisering av tilgangsbestillinger er andre og siste del i prosessen for å gi nye tilganger, etter at leder har bestilt ny tilgang.

På underområdet "Tilgangsbestillinger" i ELISE har ELISE-kontakt/superbruker som har godkjennertilgang en visning som heter "Tilganger venter på kontroll og verifisering". Sett visningen knyttet til egen virksomhet som standard for enkel oversikt.

Inne i denne visningen vil man se bestillinger som venter på verifisering. For å gå inn på bestillingen man ønsker å verifisere dobbeltklikker man på oppføringen.

 

For å verifisere må man først se over at tilganger som er bestilt samsvarer med den ansattes stillingstittel og tjenestested. Hvilke tilganger som er bestilt ser man under fanen "Teams".

Hvis informasjonen er korrekt og de riktige tilgangene er søkt om, bekrefter man ved å trykke på knappen "Verifisert" slik at den blir blå/står på. Ved oppstartsdato vil bruker aktiveres og e-post sendes ut til den ansatte.

Etter at man har klikket "Verifisert" kan man lagre og lukke bildet. Tilgangen er da godkjent.

 

Informasjon til den ansatte

Når start-dato for tilgangen blir gjeldende, blir tilgangen iverksatt. Personen som er oppgitt som nærmeste leder vil få e-post som orientering om at tilgangen er opprettet.

Det vil i tillegg automatisk sendes ut informasjon på e-post til den ansatte om tilgangen, samt hvor og hvordan vedkommende logger inn i ELISE på PC og mobil.

 

Varsel ved utløp av tilganger

14 dager før slutt-dato vil personen angitt som nærmeste leder motta e-post som varsler om at tilgangen til den ansatte snart vil avsluttes. Dersom den ansatte skal beholde sin tilgang må leder endre slutt-dato i skjemaet "Bestille tilgang".

Dersom den ansatte ikke har tjenstlig behov for tilgang ut over disse 14 dagene, trenger ikke leder foreta seg noe. Tilgangene blir avsluttet etter endt periode.

 

Avslutt tilganger for en ansatt 

 

Masseoppdatering av ansatte

Ved behov for oppdatering av informasjon på mange ansatte samtidig, kan funksjonen "Masseoppdatering" benyttes. 

Da har man tre ulike muligheter til oppdatering, som er beskrevet nærmere under bildet:

• Endre tjenestested
• Endre leder
• Endre både leder og tjenestested

Endre tjenestested

Seksjon Vest skal slåes sammen med Seksjon Nord og alle ansatte på Seksjon Vest må derfor endre tjenestested. 

1. Søk på tjenestested Seksjon Vest i feltet for dette
2. Trykk på sirkelen under "1. Finn og velg ansatte som skal oppdateres" for å markere alle ansatte, eller marker utvalgte ansatte ved å bruke sirkelen foran deres navn.
3. Fyll inn nytt tjenestested, Seksjon Nord, under "2. Sett nye verdier"
4. Kontroller endringen som er gjort
5. Trykk på "Oppdater valgte ansatte" nederst på siden

Endre leder

Leder Ole Olausen på Distrikt Vest skal ut i permisjon, og Hege Hausen skal vikariere i perioden. 

1. Søk på Ole Olausen i feltet "Søk etter leder". Det kan være lurt å søke med etternavn først, eller ved å skrive inn e-post.
2. Markere alle ansatte (hvis oppdateringen skal gjelde alle) via den øverste sirkelen på venstre side. Man kan også markere utvalgte ansatte i sirkelen foran deres navn.
3. Gå videre til steg 2. og legg inn ny informasjon. I dette tilfellet e-posten til ny leder: hanne.hausen@bxx.oslo.kommune.no
4. Kontroller endringene som er gjort
5. Trykk på "Oppdater valgte ansatte" nederst på siden

Endre leder og tjenestested

Det er en større omorganisering i virksomheten, og det er behov for flere endringer samtidig. Benytt begge de foregående beskrivelsene som veiledning for å utføre endring av leder og tjenestested. 

Tips!

For at bilde skal vises best mulig, er det lurt å skjule sidemenyen ved å trykke på hamburgermenyen, og forminske/slå sammen feltene du ikke skriver i ved hjelp av den blå pilen.

Ikonene ser slik ut: 

    

 

Team

Når du klikker på "Team" i hovedmenyen på venstre side, kommer du til en visning av alle ELISE team. Dette vil være både tilgangsteam og rene arbeidsteam. Du kan ikke selv opprette nye team, men bestiller disse hos support@pasinfo.no.

Tilgangsteam

Et tilgangsteam er et team som gjenspeiler Gerica-nivå. Disse teamene gir tilgang til innbyggere som er registrert med tjenester på dette nivået i Gerica. Her ser du også hvilket Gerica-nivå teamet er knyttet til. Et tilgangsteam vil ofte også brukes som arbeidsteam.

Arbeidsteam

Et arbeidsteam er et team som benyttes for tildeling/fordeling av oppgaver og aktiviteter. Arbeidsteamet kan være et tilgangsteam, eller det kan være et team som kun er et arbeidsteam uten å være knyttet til Gerica-nivå. Disse teamene er team som ikke gir tilgang til innbyggere, men som er opprettet for fordeling av administrative oppgaver eller oppgaveløsning med ansattgrupper som ikke er relatert til organisering av brukerne, f.eks sårteam, fysioteam etc.

 

Hvis du klikker inn på et tilgangsteam ser du en liste over hvilke ansatte som har tilgang til teamet. 

 

Køer

I hovedmenyen finner du arbeidsteam (køer). Køer er systemnavet på arbeidsteam, og du vil derfor finne igjen denne terminologien flere steder i løsningen. Når du klikker på "Køer" i hovedvisningen, får du opp en visning som lister opp alle aktive køer. Hvis du klikker inn på en kø finner du på lik linje som Teams en liste over ansatte som er medlemmer av køen og hvilket Gerica-nivå køen er relatert til (hvis den er relatert til et). Der hvor oppgavekøen samsvarer med et Gerica- tjenestenivå har implisitt alle ansatte som har tilgang til arbeidsteamet også tilgang til køen.

Ved ønske om flere eller andre køer kan dette bestille via Pasinfo support.