1 Innledning

Brukerveiledningen beskriver arbeidsprosesser rundt brukervalg i hjemmetjenesten. Det presiseres at brukerveiledningen gjelder uavhengig av hvem som leverer hjemmetjenesten.

I tillegg er det utarbeidet en tilsvarende brukerveiledning - brukervalg kommunale og private leverandører, brukerveiledning for kontroll, kvalitetssikring og faktureringsrutiner og en rutine som beskriver bruk av Gerica i kortversjon, se lenke: Gerica - Brukervalg -kortversjon.

Grunnlaget for brukerveilederen er:

• Rammeavtale kjøp av hjemmesykepleie og praktisk bistand.
• Overordnet standard for tjenester i hjemmet.
• Samt øvrige dokumenter som beskriver brukervalgsordningen for hjemmetjenesten.

Det er Velferdsetaten v/Kontraktsoppfølgingsseksjonen som har ansvar for kontraktsoppfølging av private leverandører på systemnivå. Bydelene har ansvar for å påse at tjenestene som ytes samsvarer med tjenestemottakers vedtak.

Bydelene skal sørge for at:

• Tjenestemottakeren, og eventuelt pårørende eller verge, raskt får informasjon om brukervalget og leverandørene. Dette skal dokumenteres i saksbehandlerjournal og hvis bruker velger leverandør før vedtaket fattes, skal det i tillegg registreres i vedtaksbrevet.
• Det er lagt til rette for å dokumentere at tjenestemottaker får fått informasjon om brukervalget. Dette bør dokumenteres i journal. I tillegg skal det velges ett av avkrysningsalternativene i feltet Valg av leverandør, under fanen Detaljer.
  • Bruker har fått tildelt kommunal leverandør.
  • Bruker har tatt et informert valg.

Det ikke foretas noen etterregistrering hos brukere som har valgt leverandør før 01.06.2024. For eksisterende brukere skal valget registreres ved revurdering av vedtak eller når bruker ønsker å bytte leverandør.

• Mottakere av hjemmesykepleie, praktisk bistand og BPA so m ikke tar et valg skal få tjenester fra kommunen. 
• Det skal legges til rette for systematisk samarbeid med private leverandører, Jfr. kapittel.7.1 Samarbeidsplikt, i Rammeavtalen.
• Tjenestene som leveres er i samsvar med tjenestemottakerens vedtak, både når det gjelder tjenestens innhold og omfang, uavhengig av hvem som leverer tjenesten.
• Mottakere av hjemmesykepleie og praktisk bistand kan bytte leverandør uten å måtte gi noen begrunnelse.
• Private leverandører tas med på råd i utviklingen av tjenester til hjemmeboende.
• Private leverandører vet hvem som er kontaktperson for brukervalg i bydelen.

Begreper:

I brukerveiledningen brukes begrepet Leverandør om alle som utfører hjemmetjenester, både kommunale og private tjenesteutførere.

Hjemmetjeneste er en fellesbetegnelse for praktisk bistand og hjemmesykepleie.

Bydel er samlebetegnelsen på forvaltningsoppgavene knyttet til tildeling av tjenester og den daglige oppfølgingen og administreringen av ordningen.

2 Valg av leverandør – Ny bruker

2.1 Fatte vedtak om tjenester og saksbehandling

• Søknad kommer, vurdering foretas og vedtak fattes.
  • For hjemmesykepleie som skal utføres på dag og kveldstid, mellom kl. 07.30 – 22.30, skal sakstype 3; hjemmesykepleie benyttes.
  • For hjemmesykepleie som skal utføres om natten, mellom kl. 22.30 – 07.30, skal sakstype 91; hjemmesykepleie natt benyttes.
  • Det vil si at de brukere som har behov for hjemmesykepleie hele døgnet, vil få to vedtak og to tjenester fordi brukerne kan velge forskjellige leverandører av hjemmesykepleie natt og dag/kveld.
  • Hvis tjenesten derimot skal utføres over hele vakter/ døgn, f.eks. barn på natt, ALS pasienter, terminalpleie o.l., uavhengig av tiden på døgnet, skal sakstype 110: hjemmesykepleie stasjonær benyttes.
  • Praktisk bistand leveres hovedsakelig på virkedager, mellom kl.07.30 og kl.17.00. Tjenesten kan også utføres i virkedager mellom kl. 17.00 og 20.00, når brukers behov tilsier det. ​​​​
• Som en del av saksbehandlingen skal forvalter:
  • Registrere IPLOS (person- og boligopplysninger, behov for bistand/assistanse - funksjonsvariabler og timer per uke på sak).
  • Foreta en brannvernsjekk (bruk dokumentmalen: OL_Skjema – Brannvern i Gerica eller kartleggingsskjema i ELISE).
  • Foreta en arbeidsplasskartlegging (bruk dokumentmalen: OK_Skjema – Arbeidsplasskartlegging).

I situasjoner hvor bydel ikke rekker å foreta en arbeidsplasskartlegging, for eksempel når bruker kommer uventet og raskt hjem fra sykehus, må leverandøren utføre tjenesten til bruker selv om ikke alle hjelpemidler er på plass i hjemmet.

Forvalter kan da fatte to vedtak, ett som gjelder før hjelpemidler er på plass og ett annet vedtak for når hjelpemidlene er på plass. Leverandøren har i disse situasjoner selv ansvar for å foreta en arbeidsplasskartlegging for å sikre de ansattes arbeidsmiljø før hjelpemidlene er på plass.

2.1.1 Vedtakets innhold

Vedtaket er også bestillingen til leverandøren og skal inneholde:

• Det skal komme frem hvilke tjenester som skal utføres, hvor ofte tjenestene skal gis, hvor lang tid som er fastsatt for utførelse, om det evt. er behov for mer enn en person til stede og vedtaksperiodens lengde.
• Tidsbegrensede vedtak kun skal benyttes der tjenestebehovet er tidsbegrenset. For de fleste vedtak vil det kun være nødvendig å sette f.om-dato (tidsubegrensede vedtak) siden tjenestebehovet mest sannsynlig vedvarer.
• For vedtak om praktisk bistand skal det i tillegg gjøres rede for hvilke deler av vedtaket som er belagt med egenbetaling og hvilke som ikke er det.
• Tidspunkt for når tjenesten skal utføres skal enten komme frem av vedtaket eller avtales direkte mellom bruker og leverandør. Vedtaket må utformes på en slik måte at evt. svingninger i hjelpebehovet imøtekommes.
• Hvis bruker velger leverandør før vedtaket fattes, registres dette i vedtaksbrevet. Hent inn standardtekst i meldingsfanen på Sak: OL_Valgt leverandør.
• Det skal velges ett av avkrysningsalternativene i feltet Valg av leverandør, under fanen Detaljer.
  • Bruker har tatt et informert valg.
  • Bruker har fått tildelt kommunal leverandør.
• Det ikke foretas noen etterregistrering hos brukere som har valgt leverandør før 01.06.2024. For eksisterende brukere skal valget registreres ved revurdering av vedtak eller når bruker ønsker å bytte leverandør.
• Når brukeren har valgt Leverandør, sett inn riktig Nivå, Utfører og evt. hake for Privat utfører. Leverandøren setter selv inn tildeltdato når beskjed om ny bruker er mottatt.

 

• Riktig leverandør hentes inn fra gruppe 5: Utførere:

          

          

• Nivået til de private leverandørene hentes inn fra 1.17.1 – Hjemmetjenester. Det er leverandørnivåene som skal brukes:

                                                                  

Det er Nivå 4 som skal settes inn på tjenestene, for eksempel 1.17.1.3 (2care hjemmetjenester), både på tjenesten praktisk bistand og hjemmesykepleie.

2.1.2 Oppstart av tjeneste

Hjemmesykepleie

Brukere vil ofte ha behov for at tjenesten iverksettes umiddelbart. Bydel skal varsle valgt Leverandør gjennom Gerica så raskt som mulig etter at bruker har gjort sitt valg, og senest kl. 14.00 virkedagen før tjenesten skal igangsettes. Det samme gjelder varsel om utvidelse av vedtaket. Leverandør skal starte opp tjenesten så raskt som mulig og i henhold til krav om forsvarlighet. Dette gjelder for både nye brukere og eksisterende brukere som får vedtak om utvidet tjeneste. Bydelen skal gi varsel via OL-Beskjedjournal i Gerica.

Ved behov for raskere igangsetting, skal Bydel varsle Leverandør via telefon, senest klokken15.30 på hverdager (man.-fre.). Leverandør plikter i slike tilfeller å iverksette tjenesten senest 2 timer etter at varsel er gitt, og skal umiddelbart ta kontakt med bruker og avtale besøk. Bydel skal registrere muntlig varsel i Gerica. 

Praktisk bistand

Bydel skal varsle valgt Leverandør gjennom Gerica så raskt som mulig etter at bruker har gjort sitt valg. Bydelen skal gi varsel via OL- Beskjedjournal i Gerica. 
Leverandør skal kontakte bruker og avtale førstegangsbesøk og tidspunkt for oppstart av tjenesten. Tjenesten skal iverksettes senest innen 2 uker fra Bydel varsler Leverandør om brukers valg.

 

2.1.3 Melde fra til leverandør om ny bruker

• Opprett OL- Beskjedjournal. Hent standardteksten OL_Melding om oppstart – ny bruker. Knytt tjenesten til journalen.

         

• Leverandør skal bekrefte i journal at melding om ny bruker er mottatt.
• Ved ny bruker skal leverandøren igangsette tjenesten den dagen leverandøren bekrefter melding om ny bruker, unntak ved leverandørbytte da igangsettelsen skjer automatisk på en gitt dato.

Bydelen tar ut rapport på OL- Beskjedjournaler daglig for å følge opp dette. 

3 Skrive vedtak når tjenesten allerede er opprettet

Det kan av og til være aktuelt å starte en tjeneste før søknaden er ferdig saksbehandlet. Når bydelen i ettertid oppretter og/eller innvilger saken, vil det, når saken lagres, komme opp et spørsmål om tjenesten som er startet skal knyttes til saken, velg JA!

NB! for at fra dato skal bli riktig i vedtaket, må vedtak gyldig dato være lik tildelt dato på tjenesten. 

4 Bytte av leverandør

Brukerne kan når som helst velge en annen leverandør skriftlig eller muntlig uten å måtte oppgi grunn for byttet. 

Ved bytte av leverandør av praktisk bistand og hjemmesykepleie dag/kveld/natt, skal brukerens eksisterende leverandør levere bestilt tjeneste i 10 dager etter at leverandørbyttet er registrert i Gerica.

Ved bytte av leverandør av hjemmesykepleie stasjonære tjenester skal brukerens eksisterende leverandør levere bestilt tjeneste i 14 dager etter at leverandørbyttet er registrert i Gerica. 

Melding om bytte av leverandør registreres av bydelen i Saksbehandlerjournal. På brukerens aktive tjeneste, på fanen Brukervalg, registrer følgende:

           

• Feltet Oppsigelse: sett inn datoen brukeren sa opp nåværende leverandør.
• Feltet Ny Oppstart: sett inn datoen den nye leverandøren skal ta over ansvaret for brukeren (10 dager + en dag fra og med oppsigelsesdato).
• Feltet Ny leverandør: Registrer den nye leverandøren.
•  Lagre aktiv tjeneste.
• Ta kopi av aktiv tjeneste. 

På den nye kopierte tjenesten settes:

• Ny tildelt dato (10 eller 14 dager eller + en dag fra og med oppsigelsesdato).
• Fjern alle dataene på fanen Brukervalg, dato i feltene: Oppsigelse, Ny oppstart og leverandørnavnet i feltet Ny leverandør.
• Registreres ett av avkrysningsalternativene i feltet Valg av leverandør, under fanen Detaljer.
  • Bruker har fått tildelt kommunal leverandør.
  • Bruker har tatt et informert valg.
• Hak eventuelt av for privat utfører eller ta eventuelt vekk hake hvis dette er en kommunal utfører, og hent inn den nye leverandøren i feltet Utfører.
• Sett inn det nye nivået til leverandør i feltet Nivå: 

         

• Lagre (kopiert) tjenesten, svar Ja på følgende spørsmål som kommer opp: 

                                           

Til slutt settes riktig avsluttet dato inn på aktiv tjeneste (den tiende dagen fra og med oppsigelsesdato) med avslutningsårsak Bytte av leverandør. Når tjenesten lagres svar Ja på spørsmålet som kommer opp (for å avslutte tiltak og tidsangivelser på den tjenesten som avsluttes) 

                                          

Sakskortet vil nå inneholde både "gammel" og "ny" tjeneste.

       

NB! Noter Id for kopiert tjeneste (Ny leverandør – her 19700) for å kunne knytte journalen til riktig tjeneste slik at leverandøren får tilgang til brukeren og journalen.

• Opprett OL-Beskjedjournal til ny og gammel leverandør.

For å koble journalen mot riktig tjeneste velg enten å skrive inn Id til ny leverandørs tjeneste inn i feltet Tjeneste (se 2 kulepunkt opp), eller:

Hold Shift tasten nede og klikk med høyre musetast i feltet Tjeneste slik at en gul kopi av tjenestelista åpnes og tjenesten til den nye leverandøren kan velges (den tjenesten med startdato fram i tid).

         

• Velg standardteksten OL_NY melding om oppstart etter leverandørbytte og rediger teksten:

        

• Knytt journalen som skal til gammel leverandør ved å registrere journalen til aktiv tjeneste (sjekk Id-nummeret). 
• Hent standardteksten OL_Melding om oppsigelse og rediger teksten. 
• Lagre journalen. 
• Sende brev til bruker som bekrefter leverandørskiftet, dokument OL_Bekrefte leverandørskifte-bruker.

5 Revurdering av vedtak

5.1 Revurdering av vedtak

• Bydelen mottar melding om endringer av behov fra leverandøren i revurderingsjournal eller fra andre. 
• Leverandør skal gi melding i Gerica om revurdering av vedtak minst 4 uker før utløp, og 
  oppdatere funksjonsvariablene/ADL og eventuelt IPLOS personopplysninger.
• Bydelen skal ha som rutine å ta ut rapport fra Gerica på revurderingsjournaler daglig. 
• Bydel vurderer og avgjør om bruker fortsatt har et bistandsbehov, og gjør eventuelt et nytt vedtak.  
• Ved endring av tjenestens innhold varsles leverandøren i OL-beskjedjournal. 

5.1.1 Revurdering av vedtak i oppsigelsestiden for leverandørbytte

Revurdering av vedtak i oppsigelsestiden må håndteres på en bestemt måte, vær nøye med å følge rutinen som beskrives under steg for steg.

Når det er aktuelt med en revurdering, sjekk alltid om dette er en bruker som har valgt en annen leverandør ved først å åpne sakskortet. Hvis saken har flere tjenester knyttet til seg, og en av dem ikke har startet enda, må følgende rutine følges:  

 

         

Steg 1:

• marker tjenesten som ikke har startet enda (den nyeste tjenesten)
• trykk på ikonet   |
• svar Ja på spørsmålet som kommer, NB! det er ikke tjenesten som slettes, men koblingen mellom saken og tjeneste

          

• marker og åpne (dobbeltklikke) den tjenesten som er aktiv per dato:

         

• fjern avsluttetdato og avsluttet årsak

         

• lagre tjenesten
• lagre saken

Steg 2:

• revurder saken på vanlig måte.
• før saken lagres, må tjenesten til den nye leverandøren limes inn.

           

• marker tjenesten som starter fram i tid og dobbeltklikk eller marker og lim inn tjenesten i saken

            

• marker og åpne tjenesten som er revurdert (den med høyeste Id):

          

• sett inn avsluttetdato (dagen før den nye leverandøren skal overta) og avsluttetårsak 16; Bytte av leverandør
• lagre tjenesten og svar Ja på spørsmålet som kommer opp:

         

• NB! ofte vises tjenestene dobbelt i denne fasen, dette er bare en visningsfeil.
• lagre saken

Tjenestene til brukeren ser nå slik ut:

      

Den nye saken ser slik ut:

     

Steg 3:

• Opprett 2 OL-Beskjedjournaler med standardteksten OL_Bekrefte mottatt ny/endring av oppdrag til "gammel" og en til "ny" leverandør med informasjon om revurdering. NB! knytt journalene til riktige tjenester!

6 Avbestilling

Leverandøren skal varsle bydel ved: 

• Avbestilling på grunn av innleggelse på institusjon/sykehus. 
• Avbestilling på grunn av reise. 
• Avbestilling som gir grunn til bekymring for om hvorvidt bruker mottar nødvendig helsehjelp/praktisk bistand.

Leverandøren skal dokumentere avbestillingene i journal og opprette OL_beskjedjournal til bydel, hvor det henvises til hvilken journal dette er dokumentert i. Bydelen varsler andre samarbeidspartnere. 

7 Bekymringsmelding

Leverandøren er pliktig til å varsle bydelen umiddelbart ved bekymringsmelding. Når leverandøren mottar bekymringsmeldinger, dokumenteres det i OL- fagjournal, og det opprettes en OL-Beskjedjournal til bydel med henvisning til fagjournalen. 

8 Fakturering

Fakturering skal være basert på bestemmelsene i kontraktsbestemmelsen 2024. Rammeavtalen om kjøp og salg av hjemmesykepleie og praktisk bistand. Leverandørens faktura skal spesifiseres og dokumenteres slik at det kan kontrolleres av bydel. Fakturagrunnlag skal legges ved fakturaen. 

9 Avslutte tjenesten når bruker dør, flytter eller behovet opphører

Ved opphør av behov, skal Leverandør straks avslutte tjenesten, tiltak og tisdplan til bruker, og dokumentere det i Gerica. Leverandøren varsler bydelen i OL-Beskjedjournal og oppretter en tverrfagligsamarbeidsjournal som beskriver situasjonen (type sluttnotat).

Bydelen har ansvar for å kjøre brukerrutinen i brukerkortet ved dødsfall og ved flyttinger ut av kommunen. NB! Husk å avslutte aktive medisiner.