Innledning

Brukerveiledningen beskriver arbeidsprosesser rundt brukervalg i hjemmetjenesten. Det presiseres at brukerveiledningen gjelder uavhengig av hvem som leverer hjemmetjenesten.

Grunnlaget for brukerveilederen er:

• Rammeavtale kjøp av hjemmesykepleie og praktisk bistand
• Overordnet standard for tjenester i hjemmet.
• Samt øvrige dokumenter som beskriver brukervalgsordningen for hjemmetjenesten.

Det er Velferdsetaten v/Kontraktsoppfølgingsseksjonen som har ansvar for kontraktsoppfølging av private leverandører på systemnivå. Bydelene har ansvar for å påse at tjenestene som ytes samsvarer med tjenestemottakers vedtak.

Bydelene skal sørge for at:

• Tjenestemottakeren, og eventuelt pårørende eller verge, raskt får informasjon om brukervalget og leverandørene. Dette skal dokumenteres i saksbehandlerjournal og hvis bruker velger leverandør før vedtaket fattes, skal det i tillegg registreres i vedtaksbrevet.
• Det er lagt til rette for å dokumentere at tjenestemottaker får fått informasjon om brukervalget. Dette bør dokumenteres i journal. I tillegg skal det velges ett av avkrysningsalternativene i feltet Valg av leverandør, under fanen Detaljer.
  • Bruker har fått tildelt kommunal leverandør.
  • Bruker har tatt et informert valg.

Det ikke foretas noen etterregistrering hos brukere som har valgt leverandør før 01.06.2024. For eksisterende brukere skal valget registreres ved revurdering av vedtak eller når bruker ønsker å bytte leverandør.

• Mottakere av hjemmesykepleie, praktisk bistand og BPA so m ikke tar et valg skal få tjenester fra kommunen. 
• Det skal legges til rette for systematisk samarbeid med private leverandører, Jfr. kapittel.7.1 Samarbeidsplikt, i Rammeavtalen.
• Tjenestene som leveres er i samsvar med tjenestemottakerens vedtak, både når det gjelder tjenestens innhold og omfang, uavhengig av hvem som leverer tjenesten.
• Mottakere av hjemmesykepleie og praktisk bistand kan bytte leverandør uten å måtte gi noen begrunnelse.
• Private leverandører tas med på råd i utviklingen av tjenester til hjemmeboende.
• Private leverandører vet hvem som er kontaktperson for brukervalg i bydelen.

Begrepsforklaring

I brukerveiledningen brukes begrepet:

• Leverandør om alle som utfører hjemmetjenester, både kommunale og private tjenesteutførere
• Hjemmetjeneste er en fellesbetegnelse for praktisk bistand, hjemmesykepleie, hjemmesykepleie natt og hjemmesykepleie stasjonær.
• Bydel er samlebetegnelsem på forvaltningsoppgavene knyttet til tildeling av tjenester og den daglige oppsølgingen og administrering av ordningen.

Valg av leverandør – Ny bruker

Fatte vedtak om tjenester og saksbehandling

• For hjemmesykepleie som skal utføres på dag og kveldstid, mellom kl. 07.30–22.30, skal sakstype 3: hjemmesykepleie benyttes.
• For hjemmesykepleie som skal utføres om natten, mellom kl. 22.30–07.30, skal sakstype 91: hjemmesykepleie natt benyttes.
• Det vil si at de brukere som har behov for hjemmesykepleie hele døgnet, vil få to vedtak. Brukers valg gjelder for vedtak innenfor samme type tjeneste med mindre bruker aktivt velger en annen leverandør. 
• Hvis tjenesten derimot skal utføres over hele vakter/døgn, f.eks. barn på natt, pasienter med ALS, terminalpleie o.l., uavhengig av tiden på døgnet, skal sakstype 110: hjemmesykepleie stasjonær benyttes.
• Praktisk bistand leveres hovedsakelig på virkedager, mellom kl. 07.30-17.00. Tjenesten kan også utføres i virkedager mellom kl. 17.00-20.00, når brukers behov tilsier det. ​​​​

Som en del av saksbehandlingen skal forvalter:

• Registrere IPLOS (person- og boligopplysninger, behov for bistand/assistanse ,funksjonsvariabler og timer per uke på sak).
• Foreta en brannrisikovurdering (bruk kartleggingen i ELISE)
• Foreta en arbeidsplasskartlegging (bruk dokumentmalen: OK_Skjema – Arbeidsplasskartlegging).

I situasjoner hvor bydel ikke rekker å foreta en arbeidsplasskartlegging, for eksempel når bruker kommer uventet og raskt hjem fra sykehus, må leverandøren utføre tjenesten til bruker selv om ikke alle hjelpemidler er på plass i hjemmet

Forvalter kan da fatte to vedtak, ett som gjelder før hjelpemidler er på plass og ett annet vedtak for når hjelpemidlene er på plass. Leverandøren har i disse situasjoner selv ansvar for å foreta en arbeidsplasskartlegging for å sikre de ansattes arbeidsmiljø før hjelpemidlene er på plass.

Vedtakets innhold

Vedtaket er også bestillingen til leverandøren og skal inneholde:

• Det skal komme frem hvilke tjenester som skal utføres, hvor ofte tjenestene skal gis, hvor lang tid som er fastsatt for utførelse, om det evt. er behov for mer enn en person til stede og vedtaksperiodens lengde.
• Tidsbegrensede vedtak kun skal benyttes der tjenestebehovet er tidsbegrenset. For de fleste vedtak vil det kun være nødvendig å sette f.om-dato (tidsubegrensede vedtak) siden tjenestebehovet mest sannsynlig vedvarer.
• For vedtak om praktisk bistand skal det i tillegg gjøres rede for hvilke deler av vedtaket som er belagt med egenbetaling og hvilke som ikke er det.
• Tidspunkt for når tjenesten skal utføres skal enten komme frem av vedtaket eller avtales direkte mellom bruker og leverandør. Vedtaket må utformes på en slik måte at evt. svingninger i hjelpebehovet imøtekommes.
• Hvis bruker velger leverandør før vedtaket fattes, registres dette i vedtaksbrevet. Hent inn standardtekst i meldingsfanen på Sak: OL_Valgt leverandør.
• Det skal velges ett av avkrysningsalternativene i feltet Valg av leverandør, under fanen Detaljer.
  • Bruker har tatt et informert valg.
  • Bruker har fått tildelt kommunal leverandør.
• Det ikke foretas noen etterregistrering hos brukere som har valgt leverandør før 01.06.2024. For eksisterende brukere skal valget registreres ved revurdering av vedtak eller når bruker ønsker å bytte leverandør.
• Når bruker har valgt kommunal eller privat utfører, sett inn riktig Nivå og Utfører. Husk å hake av for Privat utfører dersom tjenesten skal leveres av en privat leverandør. Leverandøren setter selv inn tildeltdato når beskjed om ny bruker er mottatt.

 

• Riktig leverandør hentes inn fra Gruppe 5: Utførere:

          

          

• Nivået til de private leverandørene er registrert under nivå 1.17.1 – Hjemmetjenester. 

                                                                  

Det er Nivå 4 som skal settes inn på tjenestene, for eksempel 1.17.1.3 (2care hjemmetjenester), både på tjenesten praktisk bistand og hjemmesykepleietjenestene.

Oppstart av tjeneste

Hjemmesykepleie

Brukere vil ofte ha behov for at tjenesten iverksettes umiddelbart. Bydel skal varsle valgt Leverandør gjennom Pasientovergang i ELISE så raskt som mulig etter at bruker har gjort sitt valg, og senest kl. 14.00 virkedagen før tjenesten skal igangsettes. Leverandør skal starte opp tjenesten så raskt som mulig og i henhold til krav om forsvarlighet. Det samme gjelder varsel om utvidelse av vedtaket på eksisterende brukere.

Ved behov for raskere igangsetting, skal Bydel varsle Leverandør via telefon, senest kl. 15.30 på hverdager (mandag-fredag). Leverandør plikter i slike tilfeller å iverksette tjenesten senest 2 timer etter at varsel er gitt, og skal umiddelbart ta kontakt med bruker og avtale besøk. Bydel skal registrere muntlig varsel i tidslinjen i den aktive Pasientovergangen.

Praktisk bistand

Bydel skal varsle valgt Leverandør ved opprettelse av Henvendelse i ELISE så raskt som mulig etter at bruker har gjort sitt valg. Leverandør skal kontakte bruker og avtale førstegangsbesøk og tidspunkt for oppstart av tjenesten. Tjenesten skal iverksettes senest innen 2 uker fra bydel varsler leverandør om brukers valg.

Melde fra til leverandør om ny bruker

Hjemmesykepleie, hjemmesykepleie natt og stasjonær hjemmesykepleie

• Oppstart av ny tjeneste varsles av saksbehandler via Pasientovergang i ELISE ved å velge "Hjemmesykepleie", "Hjemmesykepleie natt" eller "Hjemmesykepleie stasjonær" i feltet for "Forespeilet tjeneste/plasstype".
• Leverandør skal legge inn notat i tidslinjen når melding om ny bruker er mottatt.
• Leverandør skal fylle inn feltene for planlagt oppstart når plan for dette foreligger. 
• Ved bytte av leverandør skjer byttet av tjenestene automatisk på en gitt dato i Gerica.
• Ved behov for både hjemmesykepleie og hjemmesykepleie natt opprettes to pasientoverganger, en til hver tjeneste.

Praktisk bistand

• Oppstart av ny tjeneste varsles av saksbehandler via Henvendelse i ELISE ved å velge "Praktisk bistand" i feltet for "Henvendelse til tjeneste/funksjon".
• Leverandør skal endre "Henvendelsesstatus" til "Mottatt" når den er det.
• Ved behov for ytterligere kommentering kan dette gjøres i tidslinjen i Henvendelsen.
• Endre dato hvis noe annet blir avtalt med bruker.

Skrive vedtak når tjenesten allerede er opprettet

Det kan av og til være aktuelt å starte en tjeneste før søknaden er ferdig saksbehandlet. Når bydelen i ettertid oppretter og/eller innvilger saken, vil det, når saken lagres, komme opp et spørsmål om tjenesten som er startet skal knyttes til saken, velg JA!

NB! for at fra dato skal bli riktig i vedtaket, må vedtak gyldig dato være lik tildelt dato på tjenesten. 

Bytte av leverandør

Brukerne kan når som helst velge en annen leverandør skriftlig eller muntlig uten å måtte oppgi grunn for byttet. 

• Ved bytte av leverandør av praktisk bistand og hjemmesykepleie dag/kveld/natt, skal brukerens eksisterende leverandør levere bestilt tjeneste i 10 dager fra og med oppsigelses dagen etter at leverandørbyttet er registrert i Gerica.
• Ved bytte av leverandør av hjemmesykepleie stasjonære tjenester skal brukerens eksisterende leverandør levere bestilt tjeneste i 14 dager fra og med oppsigelses dagen etter at leverandørbyttet er registrert i Gerica. 

Melding om bytte av leverandør registreres av bydelen i Saksbehandlerjournal. På brukerens aktive tjeneste, på fanen Brukervalg, registrer følgende:

           

• Feltet Oppsigelse: sett inn datoen brukeren sa opp nåværende leverandør.
• Feltet Ny Oppstart: sett inn datoen den nye leverandøren skal ta over ansvaret for brukeren (10 dager + en dag fra og med oppsigelsesdato).
• Feltet Ny leverandør: registrer den nye leverandøren.
• Lagre aktiv tjeneste.
• Ta kopi av aktiv tjeneste. 

På den nye kopierte tjenesten settes:

• Ny tildelt dato (10 eller 14 dager + en dag fra og med oppsigelsesdato), avhengig av tjenestetype
• Fjern alle dataene på fanen Brukervalg, dato i feltene: Oppsigelse, Ny oppstart og leverandørnavnet i feltet Ny leverandør.
• Registrer ett av avkrysningsalternativene i feltet Valg av leverandør, under fanen Detaljer.
  • Bruker har fått tildelt kommunal leverandør.
  • Bruker har tatt et informert valg.
• Hak eventuelt av for privat utfører eller ta eventuelt vekk hake hvis dette er en kommunal utfører, og hent inn den nye leverandøren i feltet Utfører.
• Sett inn det nye nivået til leverandør i feltet Nivå: 

         

• Lagre (kopiert) tjenesten, svar Ja på følgende spørsmål som kommer opp: 

                                           

Til slutt settes riktig avsluttet dato inn på aktiv tjeneste (den tiende dagen fra og med oppsigelsesdato) med avslutningsårsak Bytte av leverandør. Når tjenesten lagres svar Ja på spørsmålet som kommer opp (for å avslutte tiltak og tidsangivelser på den tjenesten som avsluttes) 

                                          

NB! Tjenestene skal ha ikke-overlappende datoer.

Sakskortet vil nå inneholde både "gammel" og "ny" tjeneste.

       

NB! I tjenestebildet vil tiltakene til "gammel" leverandør vises både under nye og gammel tjeneste. Tiltakene vil ha samme slutt dato som "gammel" tjeneste.

Informere om leverandørbytte

• Ved bytte mellom leverandør av hjemmesykepleie (dag, kveld, natt, stasjonær) benyttes Pasientovergang i ELISE beskrevet lenger ned.

• Ved bytte mellom leverandører av praktisk bistand benyttes Henvendelse i ELISE beskrevet lenger ned.

• Sende brev til bruker som bekrefter leverandørskiftet fra Gerica.

Informere om bytte av leverandør for hjemmesykepleie, hjemmesykepleie natt og hjemmesykepleie stasjonær

• Saksbehandler oppretter Pasientovergang til arbeidsteam "LEVERANDØR Mottaksteam", og velger i feltet "Overgang fra" "Hjem - med tjenester". I feltet "Forespeilet tjeneste/plasstype" velges "Hjemmesykepleie - bytte av leverandør" evt. Hjemmesykepleie natt/stasjonær - bytte av leverandør.

• Hvis tjenesten allerede gis av en annen privat leverandør, legges denne leverandørens arbeidsteam inn i feltet for "Ansvarlig team hjemmesykepleie". Hvis saksbehandler er usikker på hvilke arbeidsteam innbygger er tilknyttet, finnes denne informasjonen under fanen "Team og tjenester" på innbygger. Eventuelt kan leverandørens mottaksteam legges inn (LEVERANDØR Mottaksteam).

• Oppretter oppgave til leverandør som skal avsluttes med informasjon om oppsigelse. Dato for opprettelse av oppgave og hvem som oppretter den loggføres automatisk. Ved oppsigelse av kommunal leverandør kan saksbehandler vurdere behovet for dette.

• Sende brev til bruker som bekrefter leverandørskiftet fra Gerica.

Informere om bytte av leverandør for praktisk bistand

• Saksbehandler oppretter Henvendelse til LEVERANDØR Mottaksteam til ny leverandør, og velger til tjeneste "Praktisk bistand - bytte av leverandør". Saksbehandler legger inn nåværende praktisk bistand-team, evt. mottaksteamet til nåværende leverandør (LEVERANDØR Mottaksteam), i "Henvendelse fra"-feltet. Ønsket oppstart settes til dato for når tjenesten planlegges overført.

• Sender oppgave til nåværende leverandør som skal avsluttes med informasjon om oppsigelsen ved å sette LEVERANDØR Mottaksteam i feltet for Arbeidsteam. Dato for opprettelse av oppgave og hvem som oppretter den loggføres automatisk.

• Sende brev til bruker som bekrefter leverandørskiftet fra Gerica.

Revurdering av vedtak

Bydelene bør respondere på leverandørenes revurderingsjournaler uten ugrunnet opphold. Dersom saksbehandler er fraværende må det være en annen kontaktperson tilgjengelig som leverandørene kan kontakte for å sikre at bruker får forsvarlige tjenester i henhold til helse- og omsorgstjenesteloven. Jf. kontraktens pkt. 8.12, hvor det fremgår at «Leverandør plikter å samarbeide med Bydel og andre private og offentlige instanser for å sikre bruker et best mulig tjenestetilbud. Samarbeidsplikten omfatter både opprettelse av ny kontakt og videreføring av etablert kontakt med relevante deler av hjelpeapparatet».  

Private tjeneste leverandørens skal vurdere nøye eventuelle konsekvenser av å starte tjenesten før det foreligger tilbakemelding fra bydel. Bydel bør prioritere å svare ut revurderinger fordi det utløser betaling, og etterstrebe å besvare neste virkedag. Hvis bydelen drøyer med å svare på en revurdering, må bydelen uansett betale for utført tjeneste, frem til det er tatt stilling til henvendelsen om revurdering. 

Revurdering av vedtak

• Bydelen mottar melding om endringer av behov fra leverandøren i revurderingsjournal eller fra andre. 
• Leverandør skal gi melding i Gerica om revurdering av vedtak senest fire uker før den registrerte revurderingsdatoen, og oppdatere funksjonsvariablene/ADL og eventuelt IPLOS personopplysninger. 
• Bydelen skal ha som rutine å ta ut rapport fra Gerica på revurderingsjournaler daglig. 
• Bydel vurderer og avgjør om bruker fortsatt har et bistandsbehov, og gjør eventuelt et nytt vedtak.  
• Ved endring av tjenestens innhold varsles leverandøren i OL-beskjedjournal. 

Revurdering av vedtak i oppsigelsestiden for leverandørbytte

Revurdering av vedtak i oppsigelsestiden må håndteres på en bestemt måte, vær nøye med å følge rutinen som beskrives under steg for steg.

Når det er aktuelt med en revurdering, sjekk alltid om dette er en bruker som har valgt en annen leverandør ved først å åpne sakskortet. Hvis saken har flere tjenester knyttet til seg, og en av dem ikke har startet enda, må følgende rutine følges:  

         

Steg 1:

• marker tjenesten som ikke har startet enda (den nyeste tjenesten)

• trykk på ikonet   |

• svar Ja på spørsmålet som kommer, NB! det er ikke tjenesten som slettes, men koblingen mellom saken og tjeneste

          

• marker og åpne (dobbeltklikke) den tjenesten som er aktiv per dato:

         

• fjern avsluttetdato og avsluttet årsak

         

• lagre tjenesten

• lagre saken

Steg 2:

• revurder saken på vanlig måte.

• før saken lagres, må tjenesten til den nye leverandøren limes inn.

           

• marker tjenesten som starter fram i tid og dobbeltklikk eller marker og lim inn tjenesten i saken

            

• marker og åpne tjenesten som er revurdert (den med høyeste Id):

          

• sett inn avsluttetdato (dagen før den nye leverandøren skal overta) og avsluttetårsak 16; Bytte av leverandør

• lagre tjenesten og svar Ja på spørsmålet som kommer opp:

         

• NB! ofte vises tjenestene dobbelt i denne fasen, dette er bare en visningsfeil.

• lagre saken

Tjenestene til brukeren ser nå slik ut:

      

Den nye saken ser slik ut:

     

Avbestilling

Leverandøren skal varsle bydel ved: 

• Avbestilling på grunn av innleggelse på institusjon/sykehus. 
• Avbestilling på grunn av reise. 
• Avbestilling som gir grunn til bekymring for om hvorvidt bruker mottar nødvendig helsehjelp/praktisk bistand.

Leverandøren skal dokumentere avbestillingene i journal og opprette OL_beskjedjournal til bydel, hvor det henvises til hvilken journal dette er dokumentert i. Bydelen varsler andre samarbeidspartnere. 

Bekymringsmelding

Leverandøren er pliktig til å varsle bydelen umiddelbart ved bekymringsmelding. Når leverandøren mottar bekymringsmeldinger, dokumenteres det i OL- fagjournal, og det opprettes en OL-Beskjedjournal til bydel med henvisning til fagjournalen. 

Fakturering

Fakturering skal være basert på bestemmelsene i kontraktsbestemmelsen 2024. Rammeavtalen om kjøp og salg av hjemmesykepleie og praktisk bistand. Leverandørens faktura skal spesifiseres og dokumenteres slik at det kan kontrolleres av bydel. Fakturagrunnlag sendes i Websak og fakturaen sendes via Elektronisk handels faktura (EHF).

Avslutte tjenesten når bruker dør, flytter eller behovet opphører

Hvis behovet for tjeneste opphører, skal leverandør straks avslutte tjenesten, tiltak og tidsplan til bruker, og dokumentere det i Gerica. Leverandøren varsler bydelen i OL-Beskjedjournal,, og oppretter en tverrfaglig samarbeidsjournal som beskriver situasjonen (type sluttnotat).

Bydelen har ansvar for å kjøre brukerrutinen i brukerkortet ved dødsfall og ved flyttinger ut av kommunen. NB! Husk å avslutte aktive medisiner.