Hensikten med rutinen er å sørge for at oppgaver i ELISE blir fulgt opp, og at medarbeidere bruker oppgavefunksjonen slik den er tiltenkt.
Videre er hensikten å legge et grunnlag for at hver virksomhet kan utarbeide en lokal rutine for bruk av oppgaver i ELISE som samsvarer med denne overordnede rutinen.
Alle medarbeidere som arbeider på tjenestesteder som har innført ELISE, og som har tatt i bruk oppgavefunksjonen i ELISE.
Leder på tjenestestedet/virksomheten har ansvar for at det blir utarbeidet lokal rutine for bruk av oppgaver i ELISE slik at oppgaver blir brukt på en enhetlig måte i virksomheten, og som er i overenstemmelse med denne overordnede rutinen. Leder på tjenestested har videre ansvar for at denne rutinen er kjent og at medarbeider har blitt tilbudt tilstrekkelig opplæring.
Medarbeider har ansvar for å sette seg inn i gjeldende rutiner og følge de.
Helseetaten har ansvar for å vedlikeholde sentral rutine for oppgaver i ELISE.
Angående: Du kan velge om oppgaven gjelder en bestemt innbygger. Dersom du lar feltet stå blankt, er ikke oppgaven knyttet til en innbygger, men gjelder for det arbeidsteamet som blir valgt.
Arbeidsteam: Obligatorisk felt. Velg det arbeidsteamet hvor oppgaven skal fullføres.
Tildeling av arbeidsteam: Dersom du velger et arbeidsteam du selv ikke er medlem av, vil du ikke kunne finne oppgaven under "Aktiviteter i kø". Du kan finne igjen denne oppgaven på tidslinjen på innbygger, samt i visningen "Alle aktiviteter". Du vil få opp en advarsel (pop-up) som sier at du nå legger oppgaven til et team du ikke er medlem av. Dette er for å sikre at du ikke gjør handlingen ved en feiltakelse. Medarbeidere som er medlem av køen vil se oppgaven i "Aktiviteter i kø".
Dersom en oppgave er lagt i feil arbeidsteam, kan du endre arbeidsteamet til riktig arbeidsteam inne i oppgaven. Oppgaven vil da ligge i riktig kø etter 1-2 minutter.
Utfører: Hvis du vet allerede ved opprettelse hvem som skal utføre oppgaven, kan du søke opp medarbeider og legge inn her. Dette vil også bli synlig i Aktiviteteter i kø. Feltet er frivillig, så hvis du ikke vet hvem som skal utføre oppgaven, lar du feltet være tomt.
Forfallsdato: Obligatorisk felt. Oppgaven skal fullføres senest den valgte datoen.
Gjentagende oppgave - "Skal oppgaven gjentas jevnlig?": Du kan velge at oppgaven skal være gjentagende dersom dette er en oppgave som skal gjentas jevnlig. Du kan velge timesintervall (hver x. time), dagsintervall (hver x. dag) eller bestemte dager oppgaven skal gjentas. Det er mulig å legge inn sluttdato for når siste oppgave skal gjøres hvis dette er kjent ved opprettelse. Når du velger gjentagende oppgave vil ikke alle oppgavene genereres umiddelbart, men neste oppgave som skal gjentas, vil bli opprettet når den nåværende oppgaven fullføres. En ny oppgave i oppgaveserien vil også bli opprettet hvis en oppgave blir kansellert.
Den nye oppgaven opprettes med forfallsdato som tar utgangspunkt i datoen som er senest:
Sluttdato på gjentagende oppgave: Når sluttdato legges inn, vil det bli opprettet oppgaver til og med denne datoen.
Emne: Obligatorisk felt. Kort beskrivelse av innholdet i oppgaven.
Oppgavetype: Velg hva slags type oppgaven du oppretter tilhører. Hvordan ditt tjenestested bruker oppgavetypene, kan være beskrevet i lokal rutine.
Beskrivelse: Beskriv hva oppgaven innebærer.
Tidslinje: Etter at oppgaven er opprettet vil det dukke opp en tidslinje i oppgaven. Ved å legge inn et notat på tidslinjen, vil navnet på den medarbeideren som oppretter notatet og tidspunkt for dette lagres automatisk. Det er ikke mulig å redigere et lagret notat. Notatfeltet kan brukes dersom det er behov for å legge til tilleggsinformasjon, dokumentere endring av tidspunkt eller annet aktuelt.
En oppgave som er opprettet og ikke er fullført, kan annulleres. Dette kan være i tilfeller det ikke lenger er aktuelt å utføre oppgaven, den ble laget på feil grunnlag eller lignende. For å annullere en normal oppgave går man inn i oppgaven, trykker på "lukk oppgave" i verktøylinjen (samme linje som man kan trykke på "merk som fullført"), og velger annullere i nedtrekksmenyen. Oppgaven blir da liggende skjult på innbyggers tidslinje som annullert.
Ved behov for å avslutte en gjentagende oppgaveserie, går man inn i den siste gjentagende oppgaven før den fullføres/annulleres, og velger "nei" for om oppgaven skal være gjentagende. Det er også mulig å sette inn sluttdato. Oppgaveserien blir avsluttet når sluttdatoen passeres.
Det er to måter å avslutte en gjentagende-serie på. Det ene er å sette sluttdato som beskrevet over. Den andre måten er å sette "Skal oppgaven gjentas jevnlig?" til "Nei" før man fullfører eller kansellerer den siste åpne oppgaven.
Medarbeidere som har tilgang til ELISE, har tilgang til ELISE på tjenestetelefon, nettbrett eller PC. På alle disse enhetene er det mulig å behandle oppgaver i ELISE.
Det er nødvendig at medarbeidere har kompetanse i bruk av oppgavefunksjonen i ELISE:
- Opprette oppgaver
- Velge oppgaver
- Tildele oppgaver
- Frigi oppgaver
- Følge med på gjennomføring av oppgaver
- Følge med på forfallsdato for gjennomføring
For selve gjennomføringen av oppgaven, avhenger kompetansebehovet av hva det står beskrevet i oppgaven at medarbeider skal utføre. Dette er ikke en del av denne rutinen.
ELISE: ELektronisk Informasjonsdeling mellom Samhandlende Enheter i helse. Her menes både ELISE som brukes i bydeler og ELISE institusjon som brukes på helsehus og langtidshjem.
Teamets kø (arbeidsteamets kø): Dette er en aktivitetsoversikt der aktiviteter, slik som oppgaver og kartlegginger som blir planlagt frem i tid, samler seg.
Oppgavetype: Ulike kategorier som oppgavene kan deles inn i. Brukes for enklere å kunne filtrere aktiviteter i kø.
Aktiviteter i ELISE: Oppgaver, registreringer og kartlegginger i ELISE