Ved omorganisering må både forvalter av ELISE og Gerica involveres for å tilrettelegge nytt og korrekt oppsett i begge systemer. Forberedende aktiviteter tar tid og involverer flere parter, og bør derfor settes i gang i god tid før selve omorganiseringen skal gjennomføres i virksomheten. Denne rutinen identifiserer disse aktivitetene og hvem som har ansvaret for dem.
Ansvarlige for ELISE og Gerica i bydelene og Sykehjemsetaten, samt forvalterne av ELISE og Gerica i Helseetaten.
Helseetaten har ansvaret for at rutinen er publisert og oppdatert. Den enkelte bydel og etat er ansvarlig for å følge rutinen.
Det er flere aktiviteter som må koordineres mellom Gerica, ELISE og virksomheten og krever tett dialog mellom partene. Ved usikkerhet om omorganiseringen krever endring i team/tjenestesteder i ELISE, ta kontakt med Pasinfo for avklaring.
|
Aktivitet |
Ansvar |
Når? |
|
Informasjon om omorganisering meldes fra virksomheten i god tid før endringen skal skje. Dette meldes av ansvarlig for ELISE eller Gerica i virksomheten til forvalter av ELISE i Helsetaten på epost til support@pasinfo.no. |
Bydel/ etat |
Så snart omorganisering er bestemt i bydelen |
|
Informasjon om ny organisering av tjenestesteder, nye tjenestenivåer i Gerica og navn på disse sendes forvalter ELISE etter at dette er avklart med Gerica forvalter. |
Bydel/ etat |
Med en gang det er avklart |
|
Nye team/køer tilhørende nye tjenestenivåer opprettes i ELISE. Teamene opprettes som arbeidsteam = nei inntil videre, og med "Ny fra dd.mm.yy" i parentes etter teamnavnet. |
Pasinfo |
Innen 1 uke etter mottatt liste over team |
| Nye tjenestesteder opprettes i ELISE. | Pasinfo | Innen 1 uke etter mottatt liste over team og organisasjonsstruktur |
|
Nye visninger for nye team/tjenestenivåer opprettes og deles med teamene, inkludert «alle»-teamet i virksomheten. |
Pasinfo |
Når som helst før omorganiseringen |
| Tilganger gis for ansatte tilknyttet nye team. | Bydel/ etat | Når som helst etter at team er lagt inn |
|
Tidspunkt for gjennomføring av endring i Gerica avtales med forvalter Gerica. Forvalter ELISE informeres. |
Bydel/ etat |
|
|
Nye team settes som arbeidsteam = ja etter avtale noen få dager før omorganisering iverksettes slik at oppgaver/aktiviteter som er opprettet med forfallsdato frem i tid kan flyttes til nye team. |
Pasinfo |
1-3 dager før omorganiseringen |
|
Oppgaver/aktiviteter med forfallsdato frem i tid (etter omorganisering) flyttes til nye team. |
Bydel/ etat |
Før omorganisering, etter at team er lagt tilgjengelig i ELISE |
|
Nivåkonvertering gjennomføres i Gerica i samarbeid med forvalter av Gerica i Helseetaten. |
Bydel/etat |
|
|
Gamle team settes som arbeidsteam = nei etter avtale slik at de ikke lenger kan tildele nye oppgaver/aktiviteter. Bør skje så raskt som mulig etter omorganiseringen. Gamle team og køer navnes "Ikke i bruk" i parentes etter teamnavnet. |
Pasinfo |
Så raskt som mulig etter omorganisering |
| Gamle tjenestesteder settes inaktive etter omorganiseringen. | Pasinfo | Så raskt som mulig etter omorganisering |
|
Køene tilhørende gamle team sjekkes og deaktiveres når de er tomme. Forvalter av ELISE i Helseetaten tar kontakt med ELISE-ansvarlig i virksomheten dersom det ligger igjen aktiviteter/oppgaver i gamle køer for å sikre at disse flyttes til ny kø så raskt som mulig. |
Pasinfo |
Så raskt som mulig etter omorganisering |
| Ansatte flyttes over til riktige tjenestested etter omorganiseringen. Verktøy for Masseoppdatering kan benyttes. Se rutine for tilgangsadministrasjon. ELISE - Rutine - Tilgangsadministrasjon | Bydel/etat | |
|
Når alle innbyggere har avsluttet knytning mot gamle team deaktiveres teamene og alle tilganger til teamene avsluttes. For å se at innbygger har avsluttet knytning mot gamle team benyttes de gamle visningene. De skal være tomme etter fullført nivåkonvertering i Gerica. |
Pasinfo |
Inntil 7 dager etter omorganisering |
|
Visningene for gamle team slettes |
Pasinfo |
Etter at forrige punkt er sluttført |