Hensikten med rutinen er å sikre like arbeidsprosesser for henvendelser mellom tjenester både internt og på tvers av virksomheter i Oslo kommune, som benytter ELISE. Funksjonen "Henvendelse" i ELISE er utviklet med hensikt om å bedre pasientsikkerheten ved å sikre trygg informasjonsutveksling mellom tjenesteutøvere.
Henvendelse skal ikke benyttes for primære helse- og omsorgstjenester (eksempelvis hjemmesykepleie, hverdagsrehabilitering, vurderingsteam). Ved behov for dette, skal Pasientovergang eller oppgave benyttes, avhengig av hva problemstillingen/situasjonen er.
Henvendelser skal bidra til:
Rutinen gjelder for alle medarbeidere som jobber med tjenester i hjemmet og på institusjoner som bruker ELISE.
Den eller de som ser et tjenstlig behov, eller mottar beskjed fra innbygger, pårørende eller annet behandlende helsepersonell om et tjenstlig behov, har ansvar for å videreformidle dette i "Henvendelse" i ELISE til riktig tjenesteutøver. Mottakende part av henvendelsen er ansvarlig for å vurdere og behandle henvendelsen, samt kontakte innbygger ved behov.
Det kan varierer hvilke tjenester som benytter ELISE, og funksjonen "Henvendelse" i de ulike virksomhetene, så den som oppretter og sender en "Henvendelse" i ELISE må være sikker på at den mottakende tjenesten bruker funksjonen. Valgmenyen for hvilke tjeneste/funksjon man sender Henvendelse til er den samme for alle som benytter ELISE og ELISE institusjon. Det vil derfor være valg som kanskje ikke finnes i din virksomhet.
Henvendelsesskjemaet er tilpasset de ulike tjenestene, og innholdet vil derfor variere etter hvilken tjeneste "Henvendelsen" skal sendes til. Eksempelvis vil det komme opp informasjonselementer om emnefelt, hjelpemidler og aktivitetsutfordringer for "Henvendelse" til fysioterapeut og ergoterapeut, men ikke ved henvendelse til velferdsteknologi. Da vil felter om hvilke type velferdsteknologi, og om innbygger er kartlagt i Gerica bli synlig i stedet.
Det er valgt arbeidsteam som avgjør hvilket team som mottar henvendelsen i sin kø. Listen i "Henvendelse til tjenester/funksjon" inneholder utvalgte tjenester. Valget "Saksbehandler/forvaltning" kan benyttes til øvrige tjenester/funksjoner. Det kan også benyttes til tjenester/funksjoner som ikke er i ELISE, men der saksbehandler behandler henvendelsen. I disse tilfelle må saksbehandler også fullføre henvendelsen. Hvis "Saksbehanlder/forvaltning" velges, vil det vises et emnefelt hvor man kan spesifisere hvilken tjeneste/funksjon som er aktuell.
Vi gjør oppmerksom på at revurderingsjournaler fortsatt skal skrives i Gerica.
Alle som mottar forespørsel om tjenester fra innbygger, pårørende eller andre, kan opprette en henvendelse til tjenesten på vegne av innbygger. Medarbeidere kan også opprette henvendelser til tjenester basert på faglige vurderinger.
En henvendelse er en dokumentasjonspliktig forespørsel. Mottakende tjeneste plikter å vurdere mottatt henvendelse med bakgrunn i føringer og faglige vurderinger. Alle vurderinger som gjøres i forbindelse med henvendelsenskal journalføres i henholdsvis ELISE og Gerica. Dersom vurderingene dokumenteres i tidslinjen i henvendelse i ELISE, vil dette automatisk overføres til henvendelsesjournal (175) i Gerica når henvendelsen fullføres i ELISE.
Dersom en henvendelse er internt i Sykehjemsetaten, velges "ja" på spørsmål om "Er henvendelsen intern i Sykehjemseetaten?"når henvendelsen opprettes. Da vil flere av feltene bli borte, slik at skjemaet blir tilpasset Sykehjemsetatens behov.
Merk at dette spørsmålerikke er i ELISE mobilapplikasjon for bydel.
Henvendelse opprettes i ELISE for innbyggeren den gjelder. Innbygger må ha en aktiv tjeneste i Gerica. Dersom innbygger ikke har en aktiv tjeneste i Gerica fra før, kan Vurdering av tjenestebehov (100) tildeles og igangsettes med tildelt dato. Avsender fyller inn informasjon i henvendelsen og setter «Arbeidsteam» i ELISE til riktig team (eks. BYDEL Fysioterapeuter). Den som oppretter en henvendelse kan følge med på status på henvendelsen ved å gå ioversikten for Henvendelse i ELISE, eller tiltidslinjen til innbygger.
Mottakende tjeneste mottar Henvendelser i ELISE med beskrivelse av hvilken tjeneste henvendelsen gjelder. Medarbeidere kan også gå i oversikten for Henvendelser i ELISE hvor det finnes ulike visninger som skiller på de ulike faggruppene. Mottakende tjeneste setter status på henvendelsen til:
Medarbeider som setter statusen, blir automatisk fylt ut i feltet for hvem som har utført endringen. Medarbeider i mottakende tjeneste dokumenterer og holder dialog om oppstart av ny tjeneste i tidslinjen på Henvendelse i ELISE frem til oppstart av tjenesten, eller frem til endelig avslag.
Mottakende tjeneste kan sette status «Mottatt» dersom det er behov for ytterligere avklaringer om tjenstlig behov for ny tjeneste. Løpende dokumentasjon som gjelder henvendelsen, kan dokumenteres i tidslinjen inne i henvendelsen.
Ved innvilgelse må sak og tjeneste opprettes i Gerica som tidligere. Ved behov for venteliste opprettes tjeneste i Gerica uten start- og sluttdato. Henvendelse i ELISE kan benyttes som venteliste i tillegg til venteliste i Gerica for tjenester som benytter Gerica til venteliste i dag. Dersom innbygger henvender seg direkte, må tjenesten opprette en "Henvendelse" til seg selv for at ventelisten skal bli fullstendig.
I ELISE vil forfallsdato for tjenestestart bli satt med bakgrunn i prioriteringsnøkkel for tjenestene som benytter prioriteringsnøkkel. Denne kan ved behov endres manuelt. For alle andre tjenester må dato for ønsket oppstart settes manuelt.
Henvendelse i ELISE kan fullføres. Sak og tjeneste opprettes manuelt i Gerica med korrekt startdato. Før løpende dokumentasjon i Gerica som tidligere. Feltet "Dato for faktisk oppstart" kan fylles ut for å vise hvilke dato tjenesten faktisk ble igangsatt. Feltet er frivillig å fylle inn, men vil føre til en bedre oversikt over eventuelle avvik fra prioriteringsnøkkel for fysio- og ergo, eller andre lokale rutiner.
Sett henvendelsesstatus til «Avslått» i tilfellene hvor mottakende tjeneste vurderer at det ikke foreligger tjenstlig behov. Begrunnelse beskrives i korte trekk i tidslinjen inne i Henvendelsen før den fullføres. Ved tjenester som har behov for saksbehandling, opprettes sak i Gerica og avslaget på tjenesten begrunnes i saken.
Når status endres til "Innvilget - på venteliste" dukker feltet for prioriteringsnøkkel opp. Der settes prioritering for tjeneste, og dato for ønsket oppstart av tjeneste endres basert på dette. Det er en egen kolonne som heter avvik prioriteringsnøkkel som er synlig i visningen for avviksoppfølging, og som kan legges til i tilpassede visninger. Den vil vise avvik hvis dagens dato er etter dato for ønsket oppstart av tjeneste. I visningene til ergoterapeut og fysioterapeut er feltet lagt til, samt en graf som kan vise antall ved å trykke på "Vis diagram" på verktøylinjen, og velge visning for ergoterapi eller fysioterapi.
Ansvarlig for oppfølging brukes for å vise at henvendelsen følges opp av en bestemt ansatt fra tjenesten/funksjonen det er henvist til. Ansvarlig for oppfølging kan fylles inn etter opprettelse av henvendelsen. Hvis det fylles inn ansvarlig for oppfølging, vil aktiviteten få samme som utfører i Aktiviteter i kø. Det samme gjelder hvis det settes/endres utfører fra Aktiviteter i kø, da vil feltet ansvarlig for oppfølging også settes/endres.
Fullførte henvendelser er tilgjengelige i tidslinjen til innbygger og i Henvendelsesoversikten i ELISE. Det er egen visning på fullførte Henvendelser, og det kan filtreres på f. eks. innbygger eller dato for å finne tilbake til riktig henvendelse. Når en Henvendelse fullføres i ELISE overføres aktiviteten til ELISE henvendelse (175-journal) i Gerica. Denne journalen er ikke knyttet til tjeneste eller sak i Gerica.
Opplæring i funksjonen henvendelse i ELISE.
Se også rutine for ELISE - kommunikasjon mellom virksomheter ELISE - Kommunikasjon mellom virksomheter/tjenester
Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 Forsvarlighet
Helsepersonelloven § 25. Opplysninger til samarbeidende personell
Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a. Rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjenester
Pasientjournalloven § 19. Helseopplysninger ved helsehjelp
Ved behov for ny hovedtjeneste skal funksjonen Pasientovergang i ELISE brukes. Ved behov for dialog rundt disse tjenestene etter oppstart skal Oppgave brukes.
Hvis innbygger ikke har noen tildelt tjeneste i Gerica.
Hvis innbygger kontakter tjenesteutøver direkte.
Hvis det er behov for rask oppfølging og vurdering må det benyttes andre kommunikasjonsformer i tillegg til Henvendelse i ELISE.