ELISE - Kommunikasjon mellom virksomheter/tjenester v. 1.2

Hensikten med rutinen

Sikre at kommunikasjon i ELISE og i ELISE institusjon på tvers av virksomheter og tjenestesteder blir utført likt, slik at aktiviteter blir ivaretatt og fulgt opp.

Hvem gjelder rutinen for

Alle virksomheter og tjenestesteder som benytter ELISE og ELISE institusjon. 

Ansvarsfordeling

Virksomhet/tjenestested er ansvarlig for å utarbeide lokal rutine som sikrer oppfølging av aktive køer i ELISE. 

ELISE-kontakt er ansvarlig for å melde fra til Pasinfo support for å avslutte køer som ikke lenger skal være aktive.

Avsender av aktiviteter er ansvarlig for å følge opp at aktivitetene blir mottatt.

Mottaker av aktiviteter er ansvarlig for å følge opp at aktiviteter blir ivaretatt og fullført, og kommunisere med avsender underveis ved behov.

Utførelse av rutine

Ved behov for dialog og informasjonsutveksling på tvers av virksomheter og tjenestesteder kan Pasientovergang, Henvendelse og Oppgave i ELISE benyttes. Aktuelle rutiner er lenket opp nederst i denne rutinen.

  • Pasientovergang: Innbygger bytter primærtjeneste innen helse og omsorg.
    • Eksempel: hjemmesykepleie, hverdagsrehabilitering, helsehus, Forsterket rehabilitering Aker og langtidsopphold, skrives ut til til tjenester fra sykehusopphold eller skal starte opp med en ny primærtjeneste, skal Pasientovergang benyttes.
    • Merk: Kun utvalgte langtidshjem er inkludert. Se rutine 
  • Henvendelse: Ved oppstart eller ønske om oppstart av tjenester som ikke er tidskritiske.
    • Eksempel: ergoterapi, fysioterapi, klinisk ernæringsfysiolog, kreftkoordinator, praktisk bistand eller ved bytte av leverandør av praktisk bistand (brukervalg)
  • Oppgave: Ved behov for kort informasjonutveksling eller oppgaver ut over det som dekkes av pasientovergang og henvendelse. 

Pasientovergang, henvendelse og oppgave blir videre i rutinen omtalt som "aktiviteter" som fellesbetegnelse. Videre rutine knyttet til håndtering av oppgaver i denne rutinen, gjelder oppgaver sendt mellom tjenestesteder/virksomheter.

Opprette og sende aktiviteter

Når en Aktivitet blir opprettet skal det velges et arbeidsteam som aktiviteten skal følges opp av. Dette arbeidsteamet er mottaker av aktiviteten. Det er ikke mulig å sette en person/ansatt som mottaker, kun et arbeidsteam. Dersom avsender vet hvilket arbeidsteam som skal utføre aktiviteten, kan dette arbeidsteamet velges når aktiviteten blir opprettet. Dersom det er ukjent eller usikkerhet om hvilket arbeidsteam som skal motta aktiviteten, velges virksomhetens mottaksteam i stedet (f. eks. ØSTENSJØ Mottaksteam). 

På innbygger i ELISE finnes fanen "Team og tjenester". I oversikten for tilknyttede team, står alle team i ELISE/ELISE institusjon innbygger er tilknyttet. I ELISE institusjon er oversikten over tilknyttede team plassert i sammendragsfanen inne på innbygger. Merk at denne oppdateres basert på tjenester innbygger er tilknyttet i Gerica.

Ved sending av Oppgaver eller Henvendelser til andre virksomheter/tjenester skal feltet "Avsenderteam" fylles ut under opprettelse. Feltet blir synlig i Oppgave når man fyller inn hvilken innbygger det gjelder i "Angående".

Merk! Hvis det ved en feil blir satt et mottakende team som ikke har tilgang til innbygger i ELISE, vil de ansatte ikke ha tilgang til personopplysninger ut over opplysningene i aktiviteten. Boksen med personalia blir først tilgjengelig etter at ansatt har fått tilgang til innbygger (tjeneste med samme Gerica-nivå som team den ansatt har tilgang til i ELISE).

Ta imot aktiviteter

Alle som benytter ELISE må følge med i sine køer for å se om det har kommet nye aktiviteter. Virksomheten/tjenestestedet har ansvar for at mottaksteam-køene følges opp og aktivitetene viderefordeles til riktige arbeidsteam og køer.

Nye aktiviteter må bekreftes som mottatt slik at avsender kan se dette:

  • Pasientovergang: Skriv et notat i tidslinjen om at Pasientovergangen er mottatt.
  • Henvendelse: Sett henvendelsesstatus til "mottatt".
  • Oppgave: Skriv et notat i tidslinjen om at oppgaven er mottatt med mindre den kan fullføres med en gang.

Dersom en medarbeider oppdager at en aktivitet er lagt til feil arbeidsteam, skal dette rettes så raskt som mulig av den som oppdager feilen. Ved usikkerhet rundt rutinen kan ELISE-kontakt eller leder kontaktes.

Dersom det er usikkert hvilket team som er riktig, velg aktuell virksomhet sitt mottaksteam (f. eks. ØSTENSJØ Mottaksteam).

Dersom det er sendt til et team/tjeneste som ikke benytter ELISE eller henvendelsen/oppgaven er feil, skal det legges inn notat i tidslinjen med informasjon om dette, før den kanselleres. Se beskrivelse under for hvordan avsender kan finne informasjon om dette.

Videre oppfølging av aktiviteter

Som mottaker av en aktivitet er arbeidsteamet ansvarlig for at videre oppfølging utføres i henhold til rutiner. Det finnes egne rutiner for bruk av både Pasientovergang, Henvendelse og Oppgave. Pasientoverganger skal følges opp minimum x3 per dag (kl. 10, kl. 12 og kl. 14). Dersom det er en beskjed som haster eller inneholder tidskritisk informasjon, må avsender i tillegg ta kontakt med mottaker på telefon.

Som avsender av en aktivitet er avsenderteam ansvarlig for å svare på eventuelle spørsmål mottaker har om aktiviteten. Avsender er også ansvarlig for å følge opp dersom mottaker ikke bekrefter at aktiviteten er mottatt.

Oppfølging av spørsmål og dialog fra tidslinjene i aktivitetene gjøres i Samhandling i ELISE:

Her vises alle Pasientoverganger, Henvendelser og Oppgaver der det er skrevet nye notater siste 14 dager.

Det er flere ulike filtreringsmuligheter på siden:

  • Visninger for oppgaver, henvendelser og pasientoverganger med opprettet notat siste x timer/dager (2 timer, 4 dager, 14 dager osv.)
  • Visning hvor det er andre enn den som er innlogget som har skrevet siste notat
  • Visning hvor den som er innlogget er ansvarlig for oppfølging (Henvendelse) eller ansvarlig saksbehandler (Pasientovergang) eller utfører (Oppgave)
  • Visning hvor den som er innlogget har opprettet aktivitetene
  • Filtrering på team, der filteret viser resultater hvis valgt team er mottakerteam (arbeidsteam) eller avsenderteam
  • Søk på Gerica-id og innbyggers navn

For ansatte med som har tilgang til mange innbyggere, er det anbefalt å filtrere på team for å unngå at aktiviteter som ikke gjelder deg dukker opp. Visningene med ulikt tidsintervall kan brukes for å lese seg opp på det siste som har skjedd f.eks. siste 2 timer. 

For å se notatene, klikk på den aktiviteten du ønsker å lese, så kommer alle notater opp i høyre side av bildet. For å åpne aktiviteten for å lese mer detaljer eller skrive et nytt notat, klikk på knappen nederst til høyre i bildet.

Det skal ikke byttes arbeidsteam på aktivitetene under dialogen, med mindre det er satt feil mottaker. Det er ikke nødvendig å bytte arbeidsteam frem og tilbake med tanke på hvem det er sin "tur" til å lese beskjed i notatet. Dette vil fanges opp i Samhandling, slik at både mottaker og avsender, kan følge opp de samme aktivitetene uten å bytte arbeidsteam.

Alle aktiviteter er alltid tilgjengelig i innbyggers tidslinje. De er også tilgjengelige under Aktiviteter, Pasientovergang og Henvendelse i venstremenyen i ELISE. Det finnes egen visning under Henvendelse som heter "Henvendelser opprettet av meg", for Pasientovergang heter visningen "Pasientovergang opprettet av meg". Du kan også benytte sorteringsmulighet ved å filtrere i kolonnen for "Ansvarlig arbeidsteam", hvis dette feltet er fylt inn. For helsehus er det feltet "Ansvarlig avdeling" som benyttes. 

Utstyr 

Tilgang til ELISE eller ELISE institusjon.

Kompetansekrav

Kjennskap til funksjonalitet i ELISE og til aktuelle rutiner for bruk av ELISE.

Aktuelle rutiner

ELISE/Gerica - Dokumentasjon og samhandling for opphold i helsehus
ELISE/Gerica - Brukervalg - bydeler/forvalter - Brukerveiledning
ELISE/Gerica - Brukervalg - Leverandør/Utfører - Brukerveileder
ELISE - Henvendelse
ELISE - Oppgaver

Begrepsforklaring

Arbeidsteam: køer man kan sende aktiviteter til.

Avsender: den som har opprettet en aktivitet og lagt den til et arbeidsteam/kø på tvers av virksomhet/tjenestested.

Mottaker: den som er ansvarlig for å behandle køen som en aktivitet er sendt til.

Lovverk

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 Forsvarlighet

Helsepersonelloven § 25 Opplysninger til samarbeidende personell

Pasient- og brukerrettighetsloven § 2-1 a Rett til nødvendig hjelp fra kommunens helse- og omsorgstjenester

Pasientjournalloven § 19 Helseopplysninger ved helsehjelp

Eksempler på avvik fra rutine

Arbeidsteam er aktive, men køer følges ikke opp. Det er ikke meldt behov for å avslutte køer/team til support.

Mangel på lokale rutiner for oppfølging av køer/Pasientovergang.

Aktiviteter sendes til feil arbeidsteam/kø. Teamet som oppdager at en aktivitet er sendt feil, kan melde fra til sin ELISE-kontakt som kan bistå videre. Hvis det er åpenbart hvor aktiviteten egentlig skulle, kan arbeidsteam endres til dette. Legg eventuelt inn et notat i tidslinjen på dette. Support kan også kontaktes.

Avvik skal også meldes i EQS.