1 Innledning

I denne rutinen for generell saksbehandling beskrives noen av de vanligste problemstillingene knyttet til saksbehandling hvor bl.a. forvaltningsloven setter føringer. Det presiseres at dette er tatt inn i rutinen med tanke på å beskrive hvordan Gerica skal brukes, og ikke hvordan bydelene skal utøve sitt saksbehandlingsfaglige arbeid. I brukerveilederen for generell saksbehandling beskrives det hvordan man teknisk gjør det i Gerica. 

Alle saksopplysninger skal, så fremt det er mulig, skrives på saken (sakskortet) og flettes inn i vedtaket. Det er viktig at alle felt som står beskrevet nedenfor blir fylt ut. Det skal ikke skrives direkte inn i vedtaksdokumentet fordi alt skal stå i sakskortet.

Hvis bydelen har behov for flere standardtekster må lokal systemkoordinator tilrettelegge dette i kodeverket.

Da saksbehandlingen henger veldig sammen med SvarUt er det viktig å sette seg godt inn i  Gerica - SvarUt - Brukerveileder og Gerica - SvarUt - Rutine.

1.1 Noen viktige dokumenter

• I 2016 (oppdatert i 2017) utga Helsedirektoratet en Veileder for saksbehandling - Tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven §§ 3-2 første ledd nr. 6, 3-6 og 3-8. Denne veilederen gjelder for all saksbehandling i Oslo kommune.
• I 2020 kom Oslo kommunes Overordnet standard for tjenester i hjemmet – saksbehandling og veiledning, og som et ledd i det arbeidet er det utarbeidet et Vurderings- og kartleggingsskjema - voksne .

 

2 Generelt

2.1 Når skal en henvendelse registreres som en søknad?

• Når forvaltningen får kunnskap om at det finnes noen som kanskje har et hjelpebehov, skal saken undersøkes. Henvendelse kan være skriftlig eller muntlig, komme fra den som selv mener å ha et hjelpebehov eller fra andre som mener at vedkommende kan ha et hjelpebehov.
• Hvorvidt en henvendelse er en søknad kan variere fra sak til sak, og må vurderes i hvert tilfelle. Det følger av Forvaltningslovens §§ 11 og 17 at forvaltningen har veilednings- og informasjons- og utredningsplikt når det mottas en henvendelse eller søknad. Videre skal forvaltningen sørge for at henvendelser blir nedtegnet og kommunisert til rette instans uten ugrunnet opphold.
• Søknad kan fremsettes skriftlig eller muntlig. Dersom søker er i stand til å fylle ut et søknadsskjema, kan forvaltningen be om at dette blir gjort. Dersom søker ikke kan fylle ut et søknadsskjema, har forvaltningen plikt til å nedtegne søknaden umiddelbart jf veiledningsplikten.
• En henvendelse er en søknad når en henvendelse om hjelpebehovet er mottatt - enten som er undertegnet søknad eller, hvis søker ikke er i stand til å fylle ut søknadsskjema selv, når forvaltningen har mottatt tilstrekkelig opplysninger til å kunne nedtegne søknaden, jf punktet over.

2.2 Registrering av søknader

• Det er utarbeidet et felles søknadsskjema for helse- og omsorgstjenester i Oslo kommune. Søknadsskjemaet ligger på bydelenes internettside i tillegg er det lagt inn som skjema i Gerica.
• Bruk sak 100; helse- og omsorgstjenester når det kommer søknader/henvendelser som ikke er på konkrete tjenestetyper. 

2.3 Samlevedtak

I helse- og omsorgstjenesteloven gis det adgang til å fatte såkalte samlevedtak. Det er ikke laget teknisk løsning for dette i Gerica per dato. Kravene i Iplos er heller endret, og dette sammen med blant annet brukervalgsordningen i hjemmetjenesten gir ikke den nødvendige tekniske friheten i Gerica.  

2.4  Normal prosedyre for mottak av søknad/saksbehandling

• Ved henvendelser fra andre enn søker selv, registreres opplysningene i journalnotat 140; Henvendelse - notat inntil en reell søknad foreligger. Dette gjelder også for bekymringsmeldinger på brukere/innbyggere som ikke har aktiv tjeneste.
• Det skal som hovedregel fattes enkeltvedtak på alle søknader om helse- og omsorgstjenester. Unntaket er hvis det antas at tjenesten ikke vil vare lenger enn fjorten dager. Da gir helse- og omsorgstjenesteloven anledning til å igangsette tjenester uten enkeltvedtak.
• Det anbefales allikevel at bydelene oppretter sak på alle tjenestene som igangsettes og tar en vurdering om det skal flettes et vedtaksbrev eller ikke. Hvis tjenesten varer lenger enn fjorten dager, skal det uansett fattes enkeltvedtak med virkning fra første dag, og da er søkt dato og andre aktuelle data allerede registrert i Gerica. I tillegg må brukeren informeres om egenbetaling hvis tjenesten som igangsettes har krav om dette.
• Søknader om helse- og omsorgstjenester skal behandles etter saksbehandlingsreglene i Forvaltningsloven, med de begrensinger som følger av pasient og brukerrettighetslovens § 2-7.
• Oslo kommune har egne krav til saksbehandlingstid.  For henvendelser og søknader som ikke kan behandles innen 14 dager, skal det sendes et foreløpig svar (forvaltningsmelding) med orientering om saksbehandlingstid.

2.5 Krav til dokumentasjon

Før det kan fattes vedtak må saken være opplyst. Saksbehandler kan bruke tid på å innhente nødvendig dokumentasjon og det må da sendes forvaltningsmelding/foreløpig svar dersom søknaden ikke kan besvares innen fristen.

Hvis bruker ikke har gitt tilstrekkelige opplysninger kan saksbehandler:

• Etterlyse dokumentasjon med frist, skriftlig.
• Gi avslag med begrunnelse om manglende opplysninger, hvis tidsfristen ikke overholdes.

2.6 Søknader som blir trukket

Hvis bruker trekker en søknad før den er ferdigbehandlet bør dette gjøres skriftlig med brukers underskrift, spesielt når det gjelder søknader om langtidsopphold eller andre mer omfattende tjenester. Hvis bruker trekker søknaden muntlig over telefon, og saksbehandler mener det ikke er nødvendig med underskrift fra bruker, skal dette dokumenteres i journalnotat av den som mottar beskjed. Saksbehandler må uansett sende brev til bruker. Bruk dokumentmal: OK_Brev vedr trukket søknad.

2.7 Tjenester som opphører etter brukers ønske

Hvis bruker melder at en ikke lenger ønsker en tjeneste som er innvilget, skal dette dokumenteres i journalnotat av den som mottar slik beskjed. Det gis beskjed til saksbehandler som sender brev til bruker om at tjenesten avsluttes. Bruk dokumentmal: OK_Brev vedr opphør av tjeneste. 

2.8 Tjenester som opphører etter initiativ fra saksbehandler eller utfører

Hvis opphør av tjenesten initieres av saksbehandler, eller leverandør inne i en vedtaksperiode, skal det gis forhåndsvarsel skriftlig eller muntlig. Det anbefales å bruke skjønn med hensyn til når det skal sendes skriftlig varsel, da endringer i tjenestetilbudet som kommer av vanlige svingninger i brukers helsesituasjon skjer hele tiden og vanligvis etter avtale med bruker. For skriftlig forhåndsvarsel, bruk mal OK_Sak forhåndsvarsel. Hvis skriftlig forhåndsvarsel er sendt, og bruker er uenig i endringen, skal det fattes Opphørsvedtak.

2.9 Opphør av tjenesten ved revurderingsdato

Ved revurdering av tjenesten når vedtaket går ut skal det gis skriftlig forhåndsvarsel om endringer i tjenestetilbudet som ikke er varslet på annen måte, for eksempel gjennom vedtak eller etter avtale med bruker, og der det kan være grunn til å tro at bruker har en annen mening.

Hvis det er varslet i vedtaket at tjenesten stoppes ved vedtakets utløpsdato, og at det må søkes på nytt om det ønskes videreføring av tjenesten, kan tjenesten stoppes uten nærmere varsel. Der dette er aktuelt kan standardtekst OK_Info om å søke på nytt brukes. Hvis det ikke er varslet i vedtaket skal det sendes forhåndsvarsel med beskjed om at bruker må søke på nytt hvis han er uenig i at tjenesten skal opphøre ved utløp.

2.10 Avvisning av søknader

Søknader som er sendt til rett instans kan ikke avvises. Alle søknader skal realitetsbehandles, men det er mulig å gi avslag på søknader som ikke er tilstrekkelig opplyst grunnet manglende dokumentasjon.

Det er kun mulig å avvise søknader som er sendt til feil instans. (eks. det søkes om hjemmesykepleie til sosialkontoret.) Det fattes ikke vedtak om avvisning av søknad, men søknaden kan av saksbehandler sendes til rette instans eller returneres til søker med beskjed om avvisning og informasjon om rett instans.

2.11 Registrering av brukeropplysninger når brukeren er registrert i Gerica fra før

Hvis følgende advarsel kommer når brukerens fødselsnummer registreres i Gerica: «Angitt fødselsnummer er allerede i bruk på følgende personer: Etternavn, Fornavn – brukerid”, betyr det at brukeren allerede er registrert i Gerica.

Bruk Brukersøk, eller kontakt systemkoordinator i bydelen, for å få tilgang til brukeren/søkeren. Ved permanente flyttinger skal ikke brukeropplysningene endres før selve flyttingen er gjort, evt. faktureringen er utført av fraflyttingsbydelen, hvis søkeren har aktive tjenester i bydelen han/hun flytter fra.

Les også rutinen Gerica - Overføring av brukere mellom enheter/virksomheter - Rutine

3 Saksbildet

3.1 Saksflyt

 

4 Brannvern

Oslo kommune har bestemt at hjemmeboende brukere skal få tilbud om årlig brannvernsjekk fra hjemmetjenesten. Brannvernsjekk skal være med i vedtak om hjemmetjenester, uavhengig av hva slags tjeneste bruker får. Dvs. at dette kan fattes i vedtak om tjenester til hjemmeboende og funksjonshemmede hjemmesykepleie/psykisk helsearbeid, praktisk bistand, ergo- eller fysioterapi. Bruk standardtekst på Vedtaksfanen: OK_Brannvern, tilbud om sikkerhetssjekk. Ved førstegangsvurdering av saksbehandler skal de foreta en sjekk og fylle ut skjemaet OL_Skjema Brannvern som ligger på tjenestebildet.

5 Aktuelle dokumentmaler

For enkelte tjenesteområder er det laget egne dokument- og vedtaksmaler. Noen av disse tjenesteområdene er listet opp i innledningen på side 4.

5.1 Vedtaksmaler (ikke uttømmende)

For å kunne benytte dokumentmaler som er satt opp som Vedtaksdokument må saken være ferdigbehandlet, dvs. (feltet Type) enten være 1 – Innvilget, 2 – Avslag eller 4-Avgjørelse. Det er ikke mulig å flette/sende vedtak digitalt før saksbehandling er ferdig.

HUSK – Vedtak skal alltid stiles til den som skal motta tjenesten. Eventuell verge/hjelpeverge eller fullmektig skal kun ha kopi.

Oslo kommunes fellesmaler begynner med OK eller OL. Vedtaksmalene er følgende:

Id	Navn	Bruksområde	Vedtaks-dokument?	Utsendelses-kontroll?
509	OK_Sak – Avslag	Brukes ved avslag av søknad om tjenester.	JA	JA
506	OK_Sak - Innvilget m/betaling, pr.bistand/pers.ass	Kommunerevisjonen i Oslo har pålagt bydelene å opplyse hvilken inntekt som er lagt til grunn når satsen for praktisk bistand er beregnet. Flettingen i denne malen er derfor annerledes enn neste mal hvor betalingen er en fast sats.	JA	JA
541	OK_Sak - Innvilget med betaling, fast sats	Malen brukes ved vedtak om korttidsplasser, (bortsett fra avlastning som er gratis, da brukes innvilget uten betaling), dagsenter med betaling og trygghetsalarm med betaling. Om brukeren skal betale egenandel for trygghetsalarm er avhengig av inntekten, men betalingssatsen er fast (per måned).	JA	JA
507	OK_Sak – Innvilget u/betaling + alle langtidsplasser	Brukes til alle tjenester som det ikke betales egenandel for.   Brukes også ved vedtak om tidsavgrensede avlastningsopphold i sykehjem (da tjenesten ikke belagt med egenandel).   Grunnen til at det skal brukes «uten betaling» ved langtidsplasser, er at det er ingen utregning av egenandel i dette vedtaket, kun informasjon om at det vil bli foretatt en beregning av egenandel kommer som i eget vedtak senere.	JA	JA
557	OK_Sak - Økonomisk vedtak	Brukes når det er fattet vedtak på betalingstjenester før likningsopplysninger foreligger. Når disse foreligger fattes eget økonomisk vedtak med opplysning om hva bruker skal betale.	Nei	Ja

 

5.2 Andre maler knyttet til saksbehandlingen

 

Id	Navn	Bruksområde	Vedtaks-dokument?	Utsendelses-kontroll?
2044	OK_Brev vedr opphør av tjeneste	Om bruker selv har gitt beskjed om at tjenesten kan avsluttes, skal dette dokumenteres i Gerica av den som har mottatt beskjeden. Det gis beskjed til saksbehandler i OL – Beskjedjournal som sender brev med bekreftelse på at tjenesten stoppes etter brukers ønske.	Nei	Ja
528	OK_Forhåndsvarsel	Brukes ved opphør eller endring av tjeneste.	Nei	Nei
3836	OK_Mal - brevmal 2 signaturer		Nei	Ja
4177	OK_Mal - brevmal		Nei	Nei
	OK_ Oppdragsavtaler XXX	Det er 3 ulike maler for avlaster, støttekontakt og omsorgsstønad.	Nei	Ja
530	OK_Sak - Forvaltningsmelding	Skal sendes når saksbehandlingsfristen ikke kan overholdes (foreløpig svar)	Nei	Ja

 

5.3 Klagesaksmaler

 

Navn	Bruksområde	Vedtaks-dokument?	Utsendelses-kontroll?
1474	OK_Vedrørende klage på egenbetaling	Gjelder klage på egenbetaling praktisk bistand som avvises grunnet at det er lagt riktige inntekstopplysninger til grunn (egentlig en klage på bystyrets betalingssatser)	Nei	Ja
3210	OK_Sak - Forvaltningsmelding Klage	Skal brukes hvis saksbehandlingsfristen ikke kan overholdes (foreløpig svar)	Nei	Nei
3471	OK_Sak - Klage følgeskriv til Statsforvalteren	Brukes når klagen sendes til klageinstansen	Nei	Ja
529	OK_Sak - Klage saksfremstilling	Brukes når klagen sendes til klageinstansen	Nei	Ja
539	OK_Sak - Klagesak-brev til bruker	Brukes når klagen sendes til klageinstansen	Nei	Ja