Gerica - Legemidler: Multidoseimport v. 1.0

Innholdsfortegnelse

Hensikten med rutinen 

  • Sikre at sykepleiere/vernepleiere/farmasøyter utfører multidoseimport riktig og har god forståelse og kompetanse på selve multidoseprossesen.

Hvem gjelder rutinen for

  • Ledere med ansvar for legemiddelhåndtering i tjenesten.
  • Sykepleiere/vernepleiere/farmasøyter som skal utføre multidoseimport.

Ansvarsfordeling

Førstelinjeleder har ansvar for at

  • arbeidsplassen er tilrettelagt, arbeidet organisert og planlagt slik til at sykepleiere/vernepleiere/farmasøyter får utført multidoseimport på en forsvarlig måte
  • medarbeidere er kjent med og følger rutinen
  • medarbeidere har fått tilstrekkelig opplæring til å gjennomføre multidoseimport inkludert i tekniske systemer
  • uønskede hendelser og nesten uønskede hendelser i EQS blir fulgt opp

Sykepleiere/vernepleiere/farmasøyter har ansvar for

  • at multidoseimport utføres riktig
  • at legemiddellisten i Gerica/LMP til enhver tid er oppdatert
  • å følge rutinen
  • å melde fra om uønskede hendelser og nesten hendelser i EQS

Multidoseimport

Multidoseimport er en tilleggsmodul i Gerica som benyttes for å sammenstille elektronisk ordinasjonskort mottatt fra apotek med legemidler som allerede ligger i medisinbildet. Ved import av ordinasjonskort, blir legemiddelloversikten i legemiddelmodulen oppdatert og nye legemidler/doseringer blir opprettet, og avsluttede blir seponert.

► Steg 1: Forberedelser til multidoseimport

Det er stor risiko for feil ved multidoseimport, og importen bør gjennomføres av faste medarbeidere som har fått opplæring og forstår prosessen rundt multidoseimporten.

Ansvar: Sykepleier/vernepleier/farmasøyt

  • Bytt til riktig rolle for å kunne jobbe i multidoseimport-bildet.
  • Følg rutine for bestilling og mottak multidose før utføring av multidoseimport: Legemiddelhåndtering - Multidose - Oppstart, bestilling, mottak og avvikling.
  • Sett av tilstrekkelig tid til multidoseimport på et tilrettelagt sted uten forstyrrelser.
  • Ha tilgjengelig to PC-er og eventuelt en LMP for å kontrollsjekke legemiddellisten etter import. Dette er spesielt viktig for å sjekke om legemidler som tas fast utenom multidoserull vises med riktig dose og tidsplan.
  • Ha fysisk ordinasjonskort tilgjengelig og se på endringsrapporten for å forstå årsaken til endringene, og få et helhetlig overblikk.
  • Sjekk om endringene samsvarer med pasientens sykehistorie og nåværende status (se steg 4).

Ny pasient med multidose - første gang det gjøres multidoseimport 

  • Første gang det utføres multidoseimport, kan det komme en lang og uoversiktlig legemiddelliste.
  • Det anbefales sterkt at legemiddellsamstemming er utført, og at både fastlegen og pasienten/pårørende har bekreftet/avkreftet hvilke legemidler som er i bruk på det gjeldende tidspunktet.
  • Sjekk kjernejournal for å se på historikken, utstedelse av e-resepter og uthenting av legemidler som er gjort det siste året. Hyppighet av uthenting fra apoteket kan gi et pekepinn, men ikke fasit, på hvordan legemidler er brukt (ofte/for sjeldent/ikke i det hele tatt).
  • Ta kontakt med fastlegen ved tvil.

► Steg 2: Åpne multidoseimport-bildet

Klikk på    -knappen,  velg Multidoseimport    

Da kommer dette bildet opp (brukerbilde til venstre og legemiddeloversikt til høyre):

For beskrivelse av symboler og kolonner trykk her.

►Steg 3: Gå igjennom brukerbildet og legemiddeloversikten

Se igjennom brukerbildet og legemiddeloversikten for å få et helhetlig bilde over:

  • hvem som er innlagte på kortids-/langtidsinstitusjoner
  • nye innmeldte pasienter
  • multidoseleveranser som er satt på midlertidig stopp

Se her for forklaring av kolonnene og symboler i oversikten.

Brukerbildet

Venstre side i multidoseimportbildet viser oversikt over alle pasienter. Pasienten kommer med på multidoseimportlisten i tilfeller der pasienten har:

  • et legemiddel i medisinkortet som er merket som multidose

  • tiltak x.4.1.6 Multidose – levere (alle pasienter som tjenesten mottar multidoseruller på skal ha dette tiltaket)

  • mottatt ordinasjonskort som ikke enda er importert

  • Nullstill avkrysningskolonnen "Mottatt" ved å trykke på
  • Huk så av avkrysningsboksen "Mottatt" for hver multidoserull som er fysisk mottatt fra apoteket

Legemiddeloversikten

Høyre side av multidoseimportbildet viser oversikt over legemidler til valgt pasient i brukerbildet. Hver dosering for et legemiddel ligger som en egen linje i oversikten.

► Steg 4: Gjennomgang av ordinasjonskort og legemiddelliste

  • Gå gjennom ordinasjonskortet på papir og sammenlign med eksisterende legemiddelliste.
  • Sjekk eLink for endringer fra fastlegen.
    • Vurder endringer som fastlegen ikke har informert om (eksempel: nye legemidler, endring av dose eller seponeringer). Kan endringene/avvikene skyldes gammel legemiddelliste fra siste innleggelse/ikke oppdatert legemiddelliste med gammel informasjon? 
    • Sjekk kjernejournalen for nye resepter som kan bekrefte/avkrefte ny informasjon i epikrisen/endringene fra fastlegen.
    • Informer fastlegen om nye endringer eller eventuelle feil, og be om at det sendes ny oppdatertlegemiddelliste til multidoseapotek.
  • Sørg for å ha tilstrekkelig med legemidler og be om e-resept ved påbegynt behandling før ny multidose er pakket.
  • Dokumenter viktige endringer i 136-fagjournal i Gerica og informer pasient/pårørende.

► Steg 5: Utfør multidoseimport

  • Utfør multidoseimport ved å huke av for riktige legemidler som skal importeres, slik at legemiddellisten og informasjonen knyttet til legemiddelbruken vises riktig i Gerica.
    • Vær nøye med å se på hvert symbol som står foran det enkelte legemiddelet og hvilken betydning det har for hva som skjer med det enkelte legemiddelet/dosering ved import av ordinasjonskortet tilpasientens legemiddelliste (se detaljert beskrivelse av symboler for status i multidoseimport bildet).
    • OBS! Dersom informasjonen om hvordan legemiddelet skal brukes er lagt inn manuelt i Gerica, pass på å huke av for riktig linje slik at viktig informasjon ikke blir slettet etter importen. 
  • Husk å ta multidoseimport på multidoserullene som kommer til tjenestestedet utenom vanlige multidoseleveranser (eksempel: hastebestillinger, nye pasienter til avdelingen).

Dersom multidoseimport ikke er mulig å gjennomføre, må alle legemidler skrives manuelt inn i Gerica.

NB! Dersom et legemiddel er lagt inn manuelt, vil dette legemiddelet ligge dobbelt i sammenstillingsmodulen når det mottas nytt ordinasjonskort hvor dette legemiddelet er lagt inn. Det er da viktig å sette hake for å seponere den manuelle registreringen med symbol slik at legemiddelet kun kommer opp en gang i legemiddellisten i Gerica.

► Steg 6: Etterarbeid og kontroll etter at multidoseimport er utført

  • Sjekk alltid legemiddellisten i Gerica etter at multidoseimporten er utført.
  • Alle legemidler pasienten bruker skal gis etter skriftlig rekvirering fra legen. Hvis det ikke foreligger en slik rekvirering, skal de ikke stå på legemiddellisten og skal heller ikke gis til pasienten.
  • Gjør manuelle endringer i legemiddellisten i Gerica etter utført multidoseimport hvis det er behov for å:
    • legge til nytt legemiddel
    • endre til riktig legemiddelnavn i legemiddellisten (fått synonympreparat)
    • endre dosering
    • endre tidspunkt for utlevering
    • seponere legemiddel
  • Sjekk at legemidler utenom multidose ligger riktig under faste/daglige inntak og eventuelle legemidler.
  • Sjekk om alle eventuelle-legemidler ligger på ordinasjonskortet. Hvis et legemiddel som ikke er brukt over lengre tid skal fjernes, eller et nytt legemiddel som ikke står der skal oppføres, skal dette bekreftes/avkreftes av fastlegen først, og endringene skal sendes til multidoseapotek ved første anledning.
  • Sjekk på LMP at dose og tidspunkt er riktig etter multidoseimport for legemidler utenom multidose. Vises ikke dette riktig på LMP må legemiddelet seponeres først, og så legges inn på nytt med riktig dose og tidsplan.
  • Eksempler på ikke-strukturert tekst som kan sendes fra legen og hvor det er stor risiko at det vises feil på LMP er legemidler som:​
  • skal gis flere enn fire ganger daglig (antiparkinsonmedisin) 
  • brukes etter avtale med legen (inhalasjoner og insulin) 
  • brukes etter skjema (prednisolon og marevan) 
  • Oppdater legemiddellisten slik at den samsvarer med legemidlene som skal gis til pasienten.

​​► Steg 7: Bytt ut eksisterende/gammelt ordinasjonskort

Det følger med to nye ordinasjonskort ved endringer 

På tjenestestedet (medisinrom eller annet låst rom)

  • Ta ut gammelt ordinasjonskort fra perm
  • Legg nytt ordinasjonskort (der det står forklart endringene) i egen perm
  • Makuler gammelt ordinasjonkort

Hos pasient

  • Ta med nytt ordinasjonskort (det uten endringene) hjem til pasient
  • Ta med gammelt ordinasjonskort tilbake til kontoret
  • Makuler gammelt ordinasjonskort
  • Dokumenter at du har lagt igjen nytt ordinasjonskort

Oppdatert ordinasjonskort skal ligge hjemme hos pasient slik at pasient/pårørende og eventuelt annet helsepersonell ved behov, kan få oversikt over legemidler pasienten bruker.  Det er viktig å ha oppdatert ordinasjonskort/legemiddelliste hjemme hos pasienten i tilfeller der LMP ikke fungerer, systemet er nede eller pasient får besøk av legevakt.

Medarbeidere skal ta utgangspunkt i legemiddellisten i Gerica når de deler ut legemidler hos pasient. Ordinasjonskortet kan også brukes til å skaffe seg en oversikt over alle legemidlene og for å finne bilde av legemidlene som ligger i multidoseposene. 

​​► Steg 8: Gjenta steg 1-7 på alle pasienter med endringer i ordinasjonskortet

​​► Steg 9: Gjennomfør dobbeltkontroll på multidoseimportene

Ansvarlig: Annen sykepleier/vernepleier/farmasøyt enn den som utførte multidoseimporten

  • Utfør alltid dobbeltkontroll av multidoseimport
  • Journalfør i Gerica. Følgende tiltak kan brukes:
    • x.4.2.10 Multidoseimport
    • x.4.2.9 Multidose - kontrollere

​​► Steg 10: Seponering av legemiddel som allerede er pakket i multidose

  • Fjern legemiddel som skal seponeres og destruer
  • Legg legemidlene over i dosett. Posene skal ikke klippes og tapes igjen.
  • Utfør alltid dobbeltkontroll av seponeringen.
  • Journalfør i Gerica. Følgende tiltak kan brukes:
    • x.4.2.11 Seponering fra multidose
    • x.4.2.12 Kontroll av seponering fra multidose

► Steg 11: Ta med multidoserullene ut til pasientene

  • Ferdigkontrollerte multidoserullene fordeles til ansatte etter arbeidslister/ruter og tas med ut til pasientene.
  • Journalfør i Gerica. Følgende tiltak kan brukes:
    • x.4.1.6 Multidose levering

Forklaring av symboler og kolonner i multidoseimport-bildet 

I brukerbildet (til venstre)


Nytt ordinasjonskort fra apoteket. Ligger det flere ordinasjonskort på en og samme pasient som ikke er importert, vil det kun være det nyeste ordinasjonskortet som vises. Eldre kort vil automatisk settes til behandlet hvis tjenestestedet mottar et nytt.

http://www.trafikkskilt.no/images/vikepliktsskilt/stoppskilt.jpg
Har pasienten midlertidig stopp på den tjenesten du er logget på med, varsles dette med eget ikon i pasient/brukerlisten. Ved å dobbeltklikke på ikonet, vises tjenestene dette gjelder for. Dersom tjenesten er stoppet, er det ikke mulig å importere multidosen på denne pasienten. Importknappen er da grået ut . Når midlertidig stopp er opphevet blir knappen igjen aktiv.

NB! Det skal ikke importeres legemidler på pasienter som ikke har aktive tjenester. Husk at legemiddellisten i Gerica også brukes av sykehjem og helsehus.


Dersom pasienten har institusjonstjeneste i kommunen (korttids- eller langtidsplass), vises det som et sengeikon ved siden av navnet på pasienten. Det er ikke mulig å utføre multidoseimport, før 3 dager etter at institusjonstjenesten er avsluttet. Importknappen er grået ut på samme måte som for midlertidig stopp. 

Mottatt viser dato for når ordinasjonskortet er mottatt fra apoteket

Behandlet viser dato for når ordinasjonskortet er importert til pasientens legemiddelmodul.

NB! Det er viktig å sammenlikne elektronisk mottattdato med dato på papirversjonen av multidose ordinasjonskortet for å sikre at det alltid er den siste versjonen som er gjeldende. 

I legemiddeloversikten (til høyre)

Kolonner:

Skjermbilde_status.PNG Beskrivelse av legemiddelets status (uforandret, nytt legemiddel, seponering og liknende)

Skjermbilde_medikament.PNG Aktuelt legemiddel

Skjermbilde_start.PNG Startdato for legemiddelet/dosering

Skjermbilde_seponert.PNG Seponeringsdato for legemiddel/dosering

Skjermbilde_tidspunkt.PNG Tidspunkt for legemiddelet/doseringen

Skjermbilde_dose.PNG Viser dosering for legemiddel

Ukedager når legemiddelet skal tas

Symboler:

Skjermbilde_kryss.PNG
Forteller om en rad skal importeres eller ikke

Skjermbilde_Merknad_med.PNG
Merknad til legemiddel

Skjermbilde_gronn_hake.PNG
Doseringen er uforandret. Legemiddelet/dosering på ordinasjonskortet er identisk med det som ligger på medisinkortet

+

Nytt symbol! Betyr at tjenesten må legge inn dosering og tidsplan selv, for at det skal komme frem riktig på legemiddellisten i Gerica og på LMP. 

Hvis legemiddelet allerede er registrert i Gerica med riktig dosering og tidsplan er det ikke nødvendig å gjøre noe (ikke kryss av).

Hvis ordinasjonen er ny må man etter import legge inn riktig ordinasjon manuelt i Gerica. Bruk ordinasjonskortet for å legge inn riktig tidsplan, dosering og eventuelt merkad. 

Dobbeltkontoller etter import - riktig legemiddel, legemiddelform, styrke, dosering, tidspunkt og merknad (eksempel: tas med/uten mat og behov for munnskylling). 

Skjermbilde_pluss.PNG
Nytt legemiddel/dosering vil bli registrert i Gerica. Nytt legemiddel eller dosering på ordinasjonskortet som ikke ligger i legemiddellisten i Gerica. Legemiddel/dosering vil bli startet opp ved import.

Skjermbilde_stopp.PNG
Legemiddel/doseringen vil bli seponert i Gerica. legemiddel/dosering er registrert på legemiddellisten i Gerica, men ligger ikke på ordinasjonskortet. Vil bli seponert ved import.

Skjermbilde_ABC.PNG
Uendret dosering, men merknaden er endret. Merknaden er endret i forhold til merknad som er registrert i Gerica. Ved import vil opprinnelig dosering bli seponert, og ny dosering med ny merknad bli startet opp.

Skjermbilde_sporsmalstegn.PNG
Doseringen er registrert manuelt i Gerica som multidoselegemiddel, men ligger ikke på ordinasjonskortet. Hak av linjen dersom legemiddelet skal seponeres. Legemiddelet er merket som multidose i Gerica, og multidosemerking vil bli fjernet ved import dersom det er satt hake foran ikonet. Da endres symbolet til  og forklaringen på dette symbolet må følges.

Skjermbilde_informasjon.PNG
Legemiddelet er registrert i Gerica, men finnes ikke på ordinasjonskortet. Hak av linjen om det skal seponeres. Legemiddelet er registrert manuelt i Gerica uten hake for multidose, f.eks registrert inn mellom to multidosebestillinger. Legemiddelet il i utgangspunktet ikke bli seponert, men kan seponeres om det hakes av for dette ved import. Når legemiddelet kommer inn på multidosekortet og ligger en gang til i sammenstillingsmodulen med  ,skal det manuelt registrerte legemiddelet seponeres.

Skjermbilde_rodt_utropstegn.PNG

Utsolgt fra apoteket. Huk av linjen om det skal seponeres. Når et legemiddel er utsolgt fra apoteket så erstattes dette normalt med et annet legemiddel. Dette fremkommer vanligvis som en kommentar på legemiddelet. Kontroller at det utsolgte legemiddelet er erstattet. Ta kontakt med fastlege ved mangler.

Utstyr 

  • Egnet arbeidssted der det er mulig å jobbe konsentrert, nøyaktig og uten forstyrrelser
  • To PC-er og en LMP for å kunne utføre multidoseimport og kontroll av legemiddellisten etter importen, på en effektiv og forsvarlig måte

Kompetansekrav 

  • Sykepleier/vernepleier/farmasøyt- det er behov for forståelse, innsikt og kunnskap om hvordan systemet bak multidoseimport er bygget opp og det kreves faglig vurdering om hvordan prosessen rundt multidose fungerer (endringer/registreringer som må gjøres i legemiddellisten i Gerica, dobbelkontroll etter utført multidoseimport, melde ifra til fastlegen om endringene som ikke er kommet, sende e-link hvis behov for nye e-resepter inntil ny multidose er på plass, hastebestillinger av nye multidoser, seponering/identifisering og omdosering fra multidoseposer over til dosetter).

Eksempler på avvik fra rutine

  • Feil levering av multidoserullene (ikke levert, levert feil sted)
  • Ikke sjekket multidoseposene mot legemiddellisten på Gerica/LMP
  • Ikke oppdatert legemiddelliste i Gerica/LMP
  • Legemidler vises på LMP med tidspunkt på 00:00 med 0 i dose
  • Gammelt ordinasjonskort etter endringer er ikke fjernet/makulert fra permen ved tjenestestedet/hjemme hos pasienten
  • Det finnes ikke oppdatert ordinasjonskort hjemme hos pasienten
  • Endringene fra legen er ikke kommet med og multidoseposene må omdoseres